Strukturelle Eigenschaften von Projekten
Strukturelle Eigenschaften von Projekten
Projekte werden zu einer Firma angelegt, die für Verrechnungszwecke mit dem Feld "Gehört zu Firma"überlagert werden kann (siehe Verrechnungsfirma).
Projekte haben meist einen Auftraggeber/Kunden/Lieferanten, im Feld Kunde/Lieferant können jedoch (mit F8) auch mehrere erfasst werden. Die Verwendung des Projekts ist dann im Kontext mit allen diesen Personen zulässig. Beispielsweise können Eingangsrechnungen mehrerer Lieferanten und Ausgangsrechnungen an mehrere Kunden bei ein und demselben Projekt abgespeichert werden.
Übergliederung von Projekten
Übergliederungen von Projekten sind sinnvoll, wenn man Daten mehrerer Projekte in Aufträgen, Rechnungen, Auswertungen zusammenfassen möchte. Hier ein paar Beispiele:
Das Projekt entspricht in vielen Fällen einem Kostenträger. Es könnte aber auch - zusammen mit anderen Projekten - zu einem Kostenträger gehören. Das wäre bereits eine Übergliederung, eine weitere Übergliederung wäre dann der KORE-Baum (Baum Zuordnung).
Dadurch, dass in allen Bildschirmlisten und in den diversen Auswertungsgeneratoren eine variable Sortierung und Gruppierung möglich ist, können theoretisch alle Projektfelder (Freifelder!) als Übergliederung für Projekte betrachtet werden. So könnte beispielsweise eine Projektliste sortiert bzw. gruppiert werden nach Sachbearbeiter, Kunde und Projektnummer.
Projektarten können Projekte gleicher Eigenschaften zusammenfassen und nach ihnen und ihren Eigenschaften können auch die NTCS LEA-Auswertungen (LEA-Auswertungsdesigner) sortiert und gruppiert werden.
Sammelprojekte sind eine spezielle Möglichkeit, Projekte für die Verrechnung in der NTCS LEA (Leistungserfassung und -abrechnung) zusammenzufassen.
Saubere Datenpflege bei einer großen Anzahl von Projekten
Nummernkreise
Automatische Nummerierung
Setzt man den Parameter "Automatische Nummerierung" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein) auf "Ja", so wird bei der Neuanlage eines Projekts immer die fortlaufende Nummer vorgeschlagen.
Bei der Neuanlage eines Projekts wird die Projektnummer vom Programm automatisch entsprechend der Einstellungen im Projektnummernkreis fix vergeben. Der Benutzer hat auf die Nummer keinerlei Einfluss. 0 - Nein 1 - Ja Bitte beachten Sie, dass die automatische Nummerierung nur dann sinnvoll verwendet werden kann, wenn in diesem Zusammenhang der Parameter Auswahl Projektnummernkreis deaktiviert wird. |
Unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Projekte → Projektnummernkreise können gültige Projektnummernkreise hinterlegt werden.
Mehrere Nummernkreise für Standard-Projekte
Falls Sie für Standard-Projekte mehrere Projektnummernkreise zur Auswahl benötigen, können Sie dies mithilfe des Parameters "Auswahl Projektnummernkreis" aktivieren. Sie finden den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein.
Stellen Sie ein, ob bei der Neuanlage eines Projekts, bei der automatischen Ermittlung der nächsten freien Projektnummer mit F8, alle vorhandenen Projektnummernkreise zur Auswahl angeboten werden sollen. 0 - Nein: Es erfolgt keine Auswahl des Nummernkreises. Es wird automatisch der erste vorhandene Nummernkreis herangezogen und die nächste freie Nummer vergeben. Mit dieser Ausprägung ist es auch nicht möglich, innerhalb einer Firma mehrere Projektnummernkreise mit der Nummernkreisart "Standardprojekt" anzulegen. 1 - Ja: Bei der Ermittlung der nächsten freien Projektnummer (F8-Funktion im Feld "Projektnummer") werden die Nummernkreise zur Auswahl angeboten. Bei nur einem Nummernkreis erfolgt keine Auswahl. |
Zur besseren Organisation der Projektnummernkreise besteht die Möglichkeit, über das Feld "Bezeichnung" für die einzelnen Projektummernkreise eine Bezeichnung zu vergeben.
Hinweis
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Eindeutige Projektnummern
BMD empfiehlt, Projektnummern innerhalb einer Firmengruppe eindeutig zu führen, da redundante Projektnummern in verschiedenen Abläufen zu Problemen bei der Projekterkennung führen können.
Mit dem Parameter "Eindeutige Projektnummern" besteht die Möglichkeit, eine eindeutige Nummerierung der Projekte innerhalb der Firmengruppe sicherzustellen. Diese Einstellung kann unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein → "Eindeutige Projektnummern" gesetzt werden.
Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant. Bei einer Neuanlage wird geprüft, ob die Nummer des Projekts innerhalb einer Firmengruppe eindeutig ist. 0 - Nein: Innerhalb der Firmengruppe kann eine Projektnummer mehrmals vergeben werden. Die nächste freie Projektnummer wird innerhalb des Nummernkreises der gewählten Projektfirma ermittelt. Das Programm berücksichtigt nicht, ob diese Nummer unter anderen Firmen der Firmengruppe bereits verwendet wird. 1 - Ja: Innerhalb der Firmengruppe gibt es eindeutige Projektnummern. Das heißt, bei der Neuanlage eines Projekts wird geprüft, ob die Nummer des Projekts innerhalb der Firmengruppe bereits existiert. Die nächste freie Projektnummer wird innerhalb der Nummernkreise aller Firmen der Firmengruppe ermittelt. Ist eine bestimmte Projektnummer beispielsweise bei Firma 1 in Verwendung, kann sie bei Firma 2 nichtmehr verwendet werden. Es wird innerhalb des Nummernkreises von Firma 2 jene Nummer vorgeschlagen, welche noch in keiner Firma der Firmengruppe verwendet wird. Hinweise
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Hinweis
| Standardmäßig wird dieser Parameter mit der Einstellung "Ja" ausgeliefert. Es wird empfohlen, diese Einstellung nicht zu ändern. Sollten Sie dennoch eine Änderung wünschen, empfehlen wir eine Abklärung durch den BMD Support. |
Zu diesem Thema empfehlen wir auch das kostenlose Lernvideo 
Wie kann ich Projekte auf eine neue Nummer umstellen oder zwei Projekte zusammenspielen?.
Wie kann ich Projekte auf eine neue Nummer umstellen oder zwei Projekte zusammenspielen?.Einheitliche Bezeichnung von Projekten
Setzen Sie den Parameter "Automatische Generierung Projektname" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein) auf "Ja", so wird bei der Neuanlage eines Projekts die Projektbezeichnung automatisch aus Kundenkurzname, Projektartkurzbezeichnung und Stichtag zusammengesetzt. Das ist vor allem dann nützlich, wenn sehr viele Projekte von mehreren Mitarbeitern angelegt werden, wie das beispielsweise durch die Bilanzierer in einer Steuerberatungskanzlei der Fall ist.
Berechtigungssystem für dezentrale Datenwartung mittels Datenbesitzer
Projekte können durch Datenbesitzergruppen derart geschützt werden, dass nur bestimmte Mitarbeiter (Benutzer) ihre Projekte sehen (Datenbesitzer Ansehen) oder bearbeiten (Datenbesitzer Bearbeiten) können. Im allgmeinen werden Projekte jedoch nur für das Bearbeiten gesperrt und nicht für das Ansehen. Das Bearbeiten wird in größeren Organisationen auf mehrere dafür zuständige Stellen (Geschäftsführungssekreatriate, Standortsekretariate ...) aufgeteilt.
Pflichtfelder
Jedes Feld kann vom Administrator in der Feldauswahl zum Pflichtfeld gemacht werden, d. h., eine Eingabe durch den Anwender wird erzwungen. Auch wenn das bei einer schnellen, dringenden Projektanlage unangenehm ist, stellt es doch sicher, dass die Projekte später bei deren Verwendung und bei Auswertungen richtig und vollständig zur Verfügung stehen.
Sperren von Projekten
Wenn Projekte nach Projektablauf konsequent über das Feld "Gesperrt" geschlossen werden, sind für alle Mitarbeiter bei der Suche nach Projekten primär nur mehr die nicht gesperrten Projekte sichtbar, was bei vielen Projekten mit beschränkten Laufzeiten eine erhebliche Verbesserung der Arbeitsweise ist. Gesperrte Projekte sind in der Projektliste sichtbar und man erkennt sie an einem Vorhängeschloss-Symbol.
Beachten Sie im Zusammenhang mit einer Leistungserfassung und der Projekt-Sperre bitte die Hilfe zum Thema Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA.
Folgeprojekte
Die Funktion zum Erzeugen eines Folgeprojektes erleichtert für sich wiederholende Jahresprojekte eine schnelle Anlage. Das gilt bei Steuerberatungskanzleien für jährliche Bilanz- oder Wirtschaftsprüfungsprojekte oder auch für Buchhaltungs- oder Lohnprojekte, die jährlich geführt werden sollen.
Empfehlung für Steuerberatungskanzleien
Projekte sollen mit Projektarten für Buchhaltung, Lohnverrechnung, Jahresabschluss, Wirtschaftprüfung und Beratung geführt werden. Für Jahresabschluss und Wirtschaftsprüfung soll es genau ein Projekt für den jeweiligen Bilanzstichtag geben, für alle anderen Projektarten reicht jeweils ein Projekt für die gesamte Laufzeit des Mandanten.
