Einstellungen zur Kostenrechnung im LOHN

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

 Grundlegende Informationen zur Kostenrechnung finden Sie unter Erste Schritte KORE.

In der Lohnverrechnung stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um Kostentypen (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Geschäftsbereiche, Dimensionen) zu erfassen:

Diese Möglichkeiten können beliebig je nach Anforderung kombiniert werden. Alle vier Varianten stehen für alle Kostentypen zur Verfügung. Folgende fünf Kostentypen werden zur Verfügung gestellt:

Achtung! 

Der Kostentyp "Abteilung" ist von der Organisationseinheit "Abteilung" klar zu unterscheiden. Abteilungen im Sinne des Kostentyps werden im Programm KORE → Stammdaten → Kostenstammdaten in der Kostenrechnung der jeweiligen Firma angelegt. Abteilungen im Sinne von Organisationseinheiten werden im Programm CRM und DMS → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Abteilungen angelegt.

Ein Dienstnehmer gehört immer zur Gänze (100 %) zu einer bestimmten Kostenstelle. In diesem Fall ist eine Stammkostenstelle (Kapitel Stammkostentypen) zu verwenden.

In manchen Fällen wird die gewünschte Kostenstelle direkt bei der Eingabe in der Bruttoerfassung hinterlegt. (Kapitel Eingabe des Kostentyps)

Eine Kostenverteilung liegt vor, wenn die anfallenden Personalkosten für einen Dienstnehmer auf mehrere Kostenstellen in einem bestimmten Verhältnis aufgeteilt werden sollen. Dabei kann es sich um ein prozentuelles Verhältnis oder um Bezugsgrößen bzw. Stunden handeln, nach denen die Kosten verteilt werden. Außerdem kann eine Kostenverteilung für Lohnarten definiert werden. Ein Kostenverteilung kann sowohl fix als auch variabel definiert sein. (Kapitel Kostenverteilung)

Hinweis 

Sobald eine KORE im Zuge der Lohnverrechnung zur Anwendung kommen soll, ist es notwendig unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Buchungsbeleg" das Feld "KORE-Eingaben von Bruttoerfassung verwenden" auf "Ja" zu setzen. Soll eine Kostenverteilung zur Anwendung kommen, so muss das Häkchen beim Feld "Kostenverteilung anwenden" auf "Ja" gesetzt sein. Mehr Informationen zu den beiden Feldern werden im Kapitel Relevante Felder im Lohnartenstamm erläutert.

Im Kapitel Anlage einer Kostenrechnung ist grundsätzlich erklärt, wie eine sogenannte Dummy-Kore angelegt werden kann. Auf dieser wird nicht aktiv gebucht. Es werden Kostentypen mit Nummer und Bezeichnung angelegt, sodass diese im LOHN verwendet werden können. In diesem Kapitel werden nicht sämtliche relevante Einstellungen für eine "echte" Kore thematisiert, auf der aktiv gebucht wird.

Im Kapitel Erfassungmöglichkeiten werden die vier eingangs erwähnten Varianten jeweils in eigenen Unterkapiteln erklärt.

Für die unterschiedlichen Erfassungsmöglichkeiten stehen im Lohnartenstamm zwei Felder zur Verfügung. Auf diese wird im Kapitel Relevante Felder im Lohnartenstamm eingegangen.

Werden mehrere Erfassungsmöglichkeiten gleichzeitig genutzt, so stellt sich die Frage, welche Eingabe nun im Endeffekt für Auswertungen herangezogen wird. Das Kapitel Rangpriorität von Stamm und Verteilung soll darüber Aufschluss geben.

In Bezug auf Kostentypen bietet das Paket LOHN diverse Auswertungsmöglichkeiten zur Kontrolle, Verbuchung und Darstellung am Lohnset, die im gleichnamigen Hauptkapitel behandelt werden.

Im Anschluss wird im Kapitel Unterjährige Einführung einer Kostenrechnung auf die dadurch entstehenden Schwierigkeiten in der Lohnverrechnung eingegangen.

Im Kapitel Importe werden die Importprogramme, die bei den unterschiedlichen Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, kurz genannt. Weiterführende Informationen sind in diesem Kapitel verlinkt.

Die Kostenrechnung wird immer im Paket KORE zu einer jeweiligen Firma angelegt. Dies gilt auch für jene Fälle, in denen die Kostenrechnung nicht mit BMD NTCS geführt wird, sondern lediglich Kostentypen angelegt werden, um die Personalkosten zu verteilen.

Falls die Kostenrechnung mit BMD NTCS geführt wird, wenden Sie sich zur Anlage einer Kostenrechnung zu einer Firma an den KORE Support.

 Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Falls die Kostenrechnung NICHT mit BMD NTCS geführt wird und eine Kostenrechnung für eine Firma angelegt werden muss, um Kostentypen für die Lohnverrechnung anzulegen, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.

Im Programm KORE → Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten ist zur jeweiligen Firma eine Kostenrechnung mit F5 im rechten Bereich am Reiter "KORE" anzulegen.

Es öffnet sich folgendes Fenster zur Anlage der Kostenrechnung zur Firma. Folgende Einstiegsfelder stehen zur Verfügung:

Nehmen Sie insbesondere die Einstellungen in den folgenden Feldern vor.

In einer Kore, in der tatsächlich aktiv gebucht wird, sind wesentlich mehr Felder relevant.

 Feldauswahl Kostenrechnung

Da auf diese Kore nicht aktiv gebucht wird, muss die Kore in diesem Fall nicht einer Fibu der Firma zugeordnet werden (Programm KORE → Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten → Funktion Kore-Fibu-Zuordnung). Dieser Schritt ist dann notwendig, wenn die Buchungen aus der Fibu in die Kore übergeben werden sollen, was bei einer "echten" Fibu bzw. Kore logischerweise der Fall ist, aber bei einer Kore, die nur zur Anlage der Kostentypen angelegt wurde, nicht zutrifft.

Die benötigten Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche können im Paket KORE unter Stammdaten → Kostenstammdaten angelegt werden.

In der Kore können nur jene Kostentypen angelegt werden, die laut den Einstellungen im Programm Firmen- und KORE-Stammdaten verwendet werden. Da die Kostentypen nicht aktiv bebucht werden, reicht die Hinterlegung der Kostennummer und der Kostenbezeichnung.

Über das Programm Kostenstammdaten können über das Menü Extras → "Importieren" Kostentypen bequem aus einer CSV-Datei importiert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Import Kostenstammdaten der Dokumentation "Export/Import Kostenstammdaten".

Im Progamm LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen wird am Reiter "Kostenstamm" ebenso eine Liste der Kostentypen der aktuellen Kore der Firma angezeigt. Auch hier können neue Kostentypen angelegt oder bestehende bearbeitet werden.

Die folgenden monatlichen Personalstammfelder für die fünf Kostentypen werden im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Allgemein/CRM" erfasst.

Die Kostentypen können entweder unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Allgemein/CRM" oder unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Monatsstammdaten am Reiter "Allgemein/CRM" hinterlegt werden. In beiden Fällen wird der Kostentyp ab Ersten des Monats in die historischen Daten geschrieben. Historische Daten haben immer ein "Gültig ab"-Datum. Sofern sie immer noch laufend gültig sind, ist das "Gültig bis"-Datum leer.

Soll eine neuer Kostentyp untermonatig beginnen, so ist mit der Funktion Änderung Tarifgruppe ein neues Dienstverhältnis anzulegen und auf diesem ist der neue Kostentyp zu hinterlegen. Mit einem neuen Dienstverhältnis kann pro Dienstverhältnis ein eigener Stammkostentyp hinterlegt und die abgerechneten Beträge korrekt je Kostentyp aufgeteilt werden.
 

Hinweis 

Alternativ kann in so einem Fall statt eines neuen Dienstverhältnisses auch eine Kostenverteilung angelegt werden. Vor allem, wenn Rückstellungen mit KORE-Informationen aus dem LOHN verbucht werden sollen, ist bei einem untermonatigen Wechsel eines Kostentyps eine Kostenverteilung zu verwenden und kein neues Dienstverhältnis mit einem neuen Stammkostentyp anzulegen!

Hinweis 

Sobald Kostentypen in Kombination mit egal welcher Erfassungmöglichkeit verwendet werden, wird empfohlen, entsprechende Stammkostentypen als Rückfallsebene zu hinterlegen.

Eine Aufrollung der Stammkostentypen ist im Programm LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung über die Funktion "Monatsstammdaten" möglich. Sofern mehrere Monate betroffen sind, kann mit der Funktion "Aufrollung Monatsfeld" gearbeitet werden. 
 

 

Achtung! 

Eine Stammkostenstelle kann immer nur ab Ersten des Monats aufgerollt werden. Soll nun eine Kostenstelle rückwirkend untermonatig beginnen, so ist ein neues Dienstverhältnis mit der Funktion Änderung Tarifgruppe anzulegen. Das Beginn-Datum der Dienstverhältnisse ist anzupassen und die Abrechnungen sind zu korrigieren. Dann kann in der Bruttoerfassung der Kostentyp korrekt aufgerollt werden. Genau wie im laufenden Monat empfiehlt es sich, auch in der Aufrollung statt eines neuen Dienstverhältnisses eine Kostenverteilung anzulegen. Der Aufwand wird deutlich verringert, da bei einer Kostenverteilung keine Korrektur der Abrechnung oder der Stammdaten nötig ist, sondern nur die Kostenverteilung angepasst werden muss.

In manchen Fällen soll der Kostentyp direkt bei der Eingabe der Lohnart in der Bruttoerfassung hinterlegt werden. Diese Variante wird nur dann empfohlen, wenn keine Kostenverteilung möglich ist.

Bei Lohnarten wie beispielsweise Stundenlohn oder Mengenzulagen ist eine Kostenverteilung nach Stunden im Allgemeinen vorzuziehen. Die Lohnart kann mit der gewünschten Gesamtstundenanzahl erfasst werden, die der Gesamtstundenanzahl der Kostenverteilung entspricht. Die nachträgliche Wartung bzw. Änderung bei Satzänderungen ist dadurch wesentlich effizienter möglich.

Bei Lohnarten wie variablen Betragslohnarten (z. B. Diäten) ist die manuelle Eingabe des Kostentyps direkt in der Bruttoerfassung ein probates Mittel, die anfallenden Kosten einem Kostentyp unkompliziert und situationselastisch zuzuordnen.

Die Eingabe von Kostentypen auf den Lohnarten ist dann aktiviert, wenn die folgenden Felder im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "KORE" mit den Ausprägungen "Ja (Nummer)" bzw. "Ja (Nummer + Bezeichnung)" befüllt sind:

Oftmals wird die Eingabe des Kostentyps bei addierenden Lohnarten verwendet (Feld Eingaben addieren steht auf "Ja").

Am Reiter "Buchungsbeleg" muss die Lohnart das Feld KORE-Eingaben von Bruttoerfassung verwenden mit "Ja" befüllt haben.

In der Bruttoerfassung befindet sich oben rechts im Bereich der Eingabe des aktuellen Monats eine Combobox mit den Ausprägungen "Ohne KORE" und "Mit KORE". Bei Verwendung dieser Erfassungsmöglichkeit sollte zur besseren Übersicht die Comboboxausprägung "Mit KORE" verwendet werden. Die Bruttoerfassung verfügt über den Parameter Erfassungsvariante, mit dem die gewünschte Comboboxausprägung dauerhaft eingestellt werden kann.

​Achtung! 

Damit der Vorschlag auf der Lohnart nicht durch eine etwaig vorhandene Kostenverteilung am Dienstnehmer überdeckt wird, muss das Feld Kostenverteilung anwenden in der jeweiligen Lohnart auf "Nein" gestellt sein.

Eine Aufrollung ist im Programm LOHN → Stammdaten → Bruttoerfassung über die Funktion "Aufrollung" möglich. Die Lohnart ist neu mit dem korrekten Kostentyp zu erfassen.

Achtung! 

Hat die aufzurollende Lohnart die Einstellung Eingaben addieren auf "Ja" gestellt, so ist die Lohnart zuerst zu löschen und dann mit den korrekten Kostentypen neu zu erfassen. In diesem Fall sind alle Kostentypen neu zu erfassen, nicht nur jener Kostentyp, der aufgerollt werden soll.

Bei dieser Erfassungsmöglichkeit handelt es sich um eine Variante des Kapitels Eingabe des Kostentyps über die Bruttoerfassung. Soll bei Eingabe einer bestimmten Lohnart immer ein bestimmter Kostentyp herangezogen werden, dann können Vorschläge für Arbeiter und Angestellte getrennt direkt auf der Lohnart im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnarten erfasst werden. Meistens werden Lohnarten, die für einen längeren Zeitraum als einen Monat gelten oder nur bei bestimmten Ereignissen anfallen, einem eigenen Kostentyp zugeordnet. Beispiele sind Sonderzahlungen, Jubiläumsgelder, Austrittsbezüge. Dafür stehen im Programm Lohnarten am Reiter "KORE" die folgenden Felder zur Verfügung:

Achtung! 

Damit der Vorschlag auf der Lohnart nicht durch eine etwaig vorhandene Kostenverteilung am Dienstnehmer überdeckt wird, muss das Feld Kostenverteilung anwenden in der jeweiligen Lohnart auf "Nein" gestellt sein.

Werden die Kosten nach einem bestimmten Verhältnis aufgeteilt, ist eine Kostenverteilung im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Kostenverteilung" zu hinterlegen. Kostenverteilungen können für alle fünf Kostentypen und auch für Lohnarten definiert werden.

Über das Menü "Funktionen" → Einstellungen können die weiteren Kostentypen, ein Feld zur Lohnarteneingabe sowie Felder zur Hinterlegung der Kostenverteilungsart und Auswahl zwischen fixer oder variabler Kostenverteilung eingeblendet werden. Sollen diese Felder dauerhaft eingeblendet werden, empfiehlt es sich, bei bestehenden Dienstnehmern die folgenden Felder im Programm Dienstnehmer am Reiter "Divers" zu aktivieren und entsprechende DN-Vorschläge im Programm → Stammdaten → Lohnfirmen für neue Dienstnehmer zu hinterlegen.

Soll die Kostenverteilung für alle Lohnarten gelten, dann bleibt das Feld "Lohnart" in der Kostenverteilung leer.

Hinweis 

Sollen für alle bzw. mehrere bestehende Dienstnehmer diese Felder gleichermaßen angepasst werden, so können die Felder unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer die Felder in der Listübersicht hinzugefügt werden. Mit rechter Maus auf die Spaltenüberschrift kann mit "Spalte bearbeiten" für alle ausgewählten Dienstnehmer auf einmal das Feld angepasst werden.

​Im Feld KostVert-Fix kann definiert werden, ob es sich um eine fixe oder variable Kostenverteilung handelt. Fixe Kostenverteilungen werden in den nächsten Monat übernommen. Trotz der Einstellung "fix" kann eine Kostenverteilung abgeändert werden. Variable Kostenverteilungen werden nicht in den nächsten Monat übernommen. In der Praxis kommt häufig eine fixe Kostenverteilung vor, sodass der nächste Monat wie der vorherige erstmals initialisiert wird und danach nur punktuelle Änderungen an der Kostenverteilung zu erfassen sind.

Hinweis 

Soll eine Kostenverteilung wieder gelöscht werden und ist diese sehr komplex, so können über die drei senkrechten Punkte rechts oben → Extras → "Alle Datensätze löschen" alle Datensätze auf einmal gelöscht werden und die Erfassung kann von vorne beginnen. Die Möglichkeit alle Datensätze zu löschen findet sich im Dienstnehmerstamm am Reiter "Kostenverteilung" sowie in der Bruttoerfassung im Funktionsfenster "Kostenverteilung".

Eine Aufrollung ist im Programm LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung möglich, indem man zuerst über die Funktion "Aufrollung" in den gewünschten Monat wechselt. Anschließend kann über das Menü "Funktionen" → Kostenverteilung die Kostenverteilung genau für diesen Monat angesehen und verändert werden. In diesem Fenster steht oben rechts eine Combobox zur Verfügung, womit festgelegt werden kann, welche Daten angezeigt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Änderungen an der Kostenverteilung dieses oder eines Aufrollmonats sind nur bei der Comboboxausprägung "Ist" möglich.

Ist die Kostenverteilung für mehrere Monate aufzurollen, muss die Aufrollung mit den genannten Schritten für jeden Monat einzeln durchgeführt werden.

Ändert sich die Kostenverteilung eines Vormonats genau nach dem Schema des laufenden Monats, so kann die Kostenverteilung des laufenden Monats auf ein Vormonat kopiert werden. Dazu steigen Sie unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Kostenverteilung ein. Wieder unter "Funktionen" findet sich der Punkt "aktuelle Kostenverteilung kopieren". Es öffnet sich daraufhin ein neues Fenster, in dem der betroffene Monat ausgewählt werden kann.

​Damit Stammkostenstellen bzw. Kostenverteilungen in der Bruttoerfassung erkannt, korrekt aufgeteilt und Auswertungen dazu erstellt werden können, sind Einstellungen unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Buchungsbeleg" notwendig.

​

Kostenverteilung anwenden

Lohnarten, die nach einer hinterlegten Kostenverteilung entsprechend aufgeteilt werden sollen, müssen dieses Feld auf "Ja" gestellt haben. Hinweis Das Feld ist auf "Ja" zu stellen, wenn tatsächlich eine Kostenverteilung in Verwendung ist und für diese Lohnart eine Kostenverteilung stattfinden soll. Ist eine Kostenverteilung in Verwendung, aber diese eine Lohnart soll explizit nicht nach der hinterlegten Kostenverteilung aufgeteilt werden, so ist das Feld auf "Nein" zu stellen. Werden nur Stammkostenstellen erfasst, ist also keine Kostenverteilung in Verwendung, so führt es zu keinen Problemen, wenn das Feld auf "Ja" gestellt ist. Hinweis Auch auf folgenden Systemlohnarten können diese Einstellungen verwendet werden. Beachten Sie dabei allerdings, dass es sich um nicht kostenrechnungsrelevante Beiträge handelt und diese Lohnarten im Standard mit der Ausprägung "Nein" in diesem Feld ausgeliefert werden. Dieser Parameter ist nur in ganz seltenen Ausnahmefällen in Absprache mit dem LOHN Support abweichend vom Standard zu setzen! 9405 SV Beitrag lfd 9420 SV Beitrag SZ 9470 LSt lfd 9450 LSt § 67 (1,2) 9600 Auszahlungsbetrag  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

KORE-Eingaben von Bruttoerfassung verwenden

Steht dieses Feld auf "Ja", erfolgt die Aufteilung der Lohnart am Buchungsbeleg aufgrund der KORE-Eingaben in der Bruttoerfassung. Bei den KORE-Eingaben (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension und Geschäftsbereich) kann es sich entweder um tatsächliche Eingaben in der Bruttoerfassung, hinterlegte Vorschlagswerte aus dem Lohnartenstamm oder um KORE-Daten aus dem Dienstnehmerstamm handeln. Hinweis Ist bei diesem Feld kein Häkchen hinterlegt, so sind keine korrekten Erfassungen bzw. Auswertungen für die KORE im Paket LOHN möglich. Da in Bezug auf die KORE-Daten mehrere Erfassungsvarianten möglich sind, gibt es Prioritäten, nach denen die Aufteilung vorgenommen wird.   Werden für einen Dienstnehmer mehrere Varianten der Erfassung verwendet, greift das Programm nacheinander auf folgende Eingaben zu: KORE-Eingaben in der Bruttoerfassung (Lohnartenstamm → Reiter "KORE" → KORE-Eingabe auf "Ja") Hinterlegter KORE-Daten-Vorschlag im Lohnartenstamm (firmenspezifischer Lohnartenstamm → Reiter "KORE" → hinterlegte Vorschlagswerte) KORE-Eingaben im Dienstnehmerstamm (Dienstnehmer → Reiter "Allgemein/CRM" → hinterlegte KORE-Eingaben) Hinweis Auch auf folgenden Systemlohnarten können diese Einstellungen verwendet werden. Beachten Sie dabei allerdings, dass es sich um nicht kostenrechnungsrelevante Beiträge handelt und diese Lohnarten im Standard mit der Ausprägung "Nein" in diesem Feld ausgeliefert werden. Dieser Parameter ist nur in ganz seltenen Ausnahmefällen in Absprache mit dem LOHN Support abweichend vom Standard zu setzen! 9405 SV Beitrag lfd 9420 SV Beitrag SZ 9470 LSt lfd 9450 LSt § 67 (1,2) 9600 Auszahlungsbetrag  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Achtung! 

​Wie im Kapitel Erfassungsmöglichkeiten beschrieben, gibt es 3 Hauptmöglichkeiten, um Kostenstellen im Programm zu erfassen: 

• Stammkostentypen
• Eingabe des Kostentyps über die Bruttoerfassung (inkl. Variante Vorschlag für einen Kostentyp auf der Lohnart)
• Kostenverteilung (inkl. Variante, dass für bestimmte Lohnarten Kostenstellen vorgegeben sind)

Achtung! 

Sobald das Feld "Kostenverteilung anwenden" auf "Ja" gestellt ist, wird immer die Kostenverteilung priorisiert. Soll also eine Lohnart immer auf eine bestimmte Kostenstelle geschrieben werden, so muss überlegt werden, welche Erfassungsmöglichkeit grundsätzlich genutzt wird. Liegt nur eine Stammkostenstelle vor, so kann auf der Lohnart ein Kostentyp vorgeschlagen werden. Liegt eine Kostenverteilung vor, so muss die Lohnart mit dem spezifischen Kostentyp ebenfalls über die Kostenverteilung erfasst werden und nicht über den Vorschlagswert im Lohnartenstamm.

Hinweis 

Beachten Sie für die Priorisierung des Ranges die folgenden Beispiele Rangprio bei Verwendung der Stammkostenstelle und Rangprio bei Verwendung einer Kostenverteilung.

Wird nur eine Stammkostenstelle unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Allgemein/CRM"​ im Feld "Kostenstelle" hinterlegt, so gilt diese Kostenstelle für alle Lohnarten. Es ist unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Buchungsbeleg" das Feld "KORE-Eingaben von Bruttoerfassung verwenden" auf "Ja" zu setzen. Es kann zusätzlich unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "KORE" ein Vorschlagswert hinterlegt werden bzw. besteht die Möglichkeit, eine Kostenstelle in der Bruttoerfassung hinzuzufügen. Wird in der Bruttoerfassung eine bestimmte Kostenstelle auf eine Lohnart geschrieben, so wird diese übernommen anstatt der Stammkostenstelle. Dadurch ergibt sich folgende Rangpriorisierung bei der Verwendung von Stammkostenstellen:

​Kommt eine Kostenverteilung zur Anwendung, so ergibt sich eine andere Priorisierung:

1. Eingabe des Kostentyps über die Bruttoerfassung
2. Kostenverteilung über den Dienstnehmerstamm
3. Stammkostentyp (Rückfallebene)
   
   
   

Hinweis 

Aufgrund der Einträge in der Kostenverteilung darf es keine Einträge unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "KORE" geben: Gäbe es hier Einträge, aber am Reiter "Buchungsbeleg" ist die "Kostenverteilung anwenden" mit "Ja" eingestellt, so würde der am Reiter "KORE" hinterlegte Vorschlag ignoriert werden.

Achtung! 

Bei einer Kostenverteilung ist die Darstellung "Mit KORE" in der Bruttoerfassung nicht korrekt. Hier können nur Stammkostenstellen angezeigt werden!

Soll eine Kombination von Stammkostenstelle und Kostenverteilung angewendet werden, so ergibt sich dieselbe Priorisierung wie für die Verwendung der Kostenverteilung. Im Unterschied zur reinen Kostenverteilung wird die Stammkostenstelle nun tatsächlich aktiv genutzt und kommt nicht nur als Rückfallebene zum Einsatz.

1. Eingabe des Kostentyps über die Bruttoerfassung
2. Kostenverteilung über den Dienstnehmerstamm
3. Stammkostentyp
   
   

Achtung! 

Eine Kombination ist zwar programmtechnisch möglich, die Wartung der Lohnarten ist aber deutlich aufwendiger, weil pro Lohnart manuell geprüft werden muss, ob hier nun die Stammkostenstelle oder die Kostenverteilung angewandt werden soll.

Mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Bildschirmansichten → Dienstnehmer-Kore-Auswertungen kann die Abrechnung sämtlicher Dienstnehmer und Monate eines Kalenderjahres inklusive Lohnarten und Kostentypen angezeigt werden. Mit diesem Programm können schnell jene Dienstnehmer und Lohnarten identifiziert werden, die keinen Kostentyp hinterlegt haben.

Falls der Betrag auf einem Kostentyp nicht nachvollzogen werden kann, hilft es, nach dem jeweiligen Kostentyp zu filtern und die Beträge unter Angabe der Dienstnehmer, Monate und Lohnarten zu prüfen.

Optional können die Bezeichnungen der Lohnarten, Dienstnehmer und Kostentypen über die Funktion "Einstellungen" angezeigt werden.

Falls die hinterlegten Kosteninformation in der Lohnverrechnung am Buchungsbeleg berücksichtigt werden sollen, ist das Feld bzw. der Parameter Kore verwenden am Reiter "Erweitert" im Programm LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Buchungsbelege drucken auf "Ja" zu stellen. Jene Kostentypen, die zur Erstellung des Lohnartenjournals bzw. Buchungsbelegs verwendet werden sollen, sind im jeweiligen Feld bzw. Parameter zu aktivieren.

Falls die Aufwände der Lohnnebenkosten auf Kostentypen wie allgemein üblich aufgeteilt werden sollen, ist das Feld bzw. der Parameter LNK auf Kostentypen aufteilen auf "Ja" zu stellen.

Bei Verwendung einer "echten" Kore, in der aktiv gebucht wird, ist der Parameter "Kore-Lohndetaildaten speichern" auf "Ja" zu stellen. Der Parameter findet sich unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke → Buchungsbelege drucken → Export. Damit werden die Lohndetails vom Lohn über die Fibu an die Kore weitergereicht und können in der Kore beispielsweise in Reportings aufgerufen werden. Weiterführende Informationen zum Lohndetail in Reportings des Pakets KORE finden Sie in der gleichnamigen Dokumentation.

Auch direkt im Programm Buchungsbelege drucken können die Lohndetails über das Menü "Extras" → "Kore-Lohndetail ansehen" aufgerufen werden.

Insbesondere wenn bei Verwendung einer Kore nicht alle Aufwände und Erträge auf Kostentypen aufgeteilt sind, wird auf der letzten Seite des Lohnartenjournals und Buchungsbelegs ein Fehler-/Hinweisprotokoll ausgegeben.

Im Prinzip werden drei Lösungswege vorgeschlagen:

Hinweis 

Ist die Firma als BUAK-Firma gekennzeichnet, so wird bei der Druckvorschau nicht auf die Kostentypen geprüft. Erst beim Einspielen in die FIBU werden eventuelle Validierungsfehler angezeigt.

​Dienstnehmer, die in jedem Fall zu kontrollieren sind, werden unterhalb aufgelistet. Zur Kontrolle bzw. Fehlersuche ist das Programm LOHN → Auswertungen → Bildschirmansichten → Dienstnehmer-Kore-Auswertungen sehr zu empfehlen.

• Aufrollung am Lohnartenjournal = Detailliert
• Aufrollung am Buchungsbeleg = Detailliert
• Lohnartenjournal drucken = Ja, sortiert nach Lohnarten
• Buchungsbeleg drucken = Ja, sortiert nach Kontonummer
• Verbuchung je Dienstverhältnis = Ja, eine Seite je Dienstnehmer

Im Programm LOHN → Auswertungen → Auswertungsdesigner stehen folgende Standardauswertungen in Bezug auf Kostenstellen zur Verfügung:

Sollten diese Standardauswertungen nicht vorhanden sein, können sie im Programm Auswertungsdesigner über das Menü "Funktionen" → Import/Export → "Standardauswertungen importieren" aus dem aktuellen Auslieferungsstandard geladen werden.

Analog dazu können eigene Auswertungen für weitere Kostentypen erstellt werden.

Wird eine individuelle Auswertung für die auf Kostentypen abgerechneten Werte erstellt, sind in den meisten Fällen Sortier- und Datenfelder der Kategorie "Abrechnung je Kostentyp" zu verwenden.

Im Programm LOHN → Abrechnungen → Abrechnungskontrollen drucken wird unter anderem geprüft, ob eine Stammkostenstelle beim Dienstnehmer hinterlegt ist (Im Dienstnehmerstamm ist keine Kostenstelle hinterlegt). Oftmals ist eine fehlende Stammkostenstelle Ursache für Fehler am Buchungsbeleg bzw. können aus diesem Grund nicht sämtliche Aufwände und Erträge verbucht werden. Die Abrechnungskontrolle sollte nach der Abrechnung und vor der Erstellung des Buchungsbelegs in jedem Abrechnungslauf zur Standardroutine gehören.

Insbesondere bei einer Kostenverteilung nach Stunden ist häufig eine transparente Darstellung am Lohnset gewünscht. Aus diesem Grund kann im Programm LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken am Reiter "Erweitert" über die folgenden Felder eingestellt werden, dass die am Lohnset dargestellten Lohnarten nach Kostentypen gruppiert werden sollen.

Wird während eines Kalenderjahres eine Kostenrechnung eingeführt und in Monate, in denen es die Kostenrechnung noch nicht gab, gerollt, dann führen diese Aufrollungen zwangsläufig zu einer Problematik, da nicht alle Aufwände Kostentypen zugeordnet werden können. Ein manueller Eingriff ist in diesen Fällen unumgänglich.

Hinweis 

Für eine nachträgliche Erfassung der Kostentypen in Vormonaten, um die Werte als "Original" darzustellen, ist ein kostenpflichtiger Termin zu vereinbaren.

​Aus Sicht der Lohnverrechnung sollte eine Kostenrechnung nicht unterjährig eingeführt werden, da Aufrollungen nie ausgeschlossen werden können. Falls Sie zu Beginn eines neuen Kalenderjahres planen, demnächst eine "echte" Kostenrechnung einzuführen, könnten Sie vorläufig eine Dummy-Kore einführen, auf der nicht aktiv gebucht wird. Prinzipiell reicht es, wenn die Dienstnehmer Stammkostentypen der Dummy-Kore hinterlegt haben.

Je nach Erfassungsmöglichkeit stehen unterschiedliche Importe zur Verfügung.