Dokument versenden mit Begleitbrief

Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

Wenn Sie eine Workflowaufgabe für den Versand von Dokumenten mit Begleitbrief ausführen, erscheint dieses Fenster, in dem Sie die Art des Versandes bestimmen können.

Sie haben die Möglichkeit, den Brief gleich direkt über das E-Mail-Programm zu versenden oder den Standardbrief zu öffnen, wenn Sie noch Details zum Versand (Empfänger, Briefvorlage ...) verändern möchten.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen

E-Mail öffnen

Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird eine E-Mail im Vordergrund geöffnet, die Sie dann an die entsprechende Person versenden können. Das Dokument wird automatisch übergeben und die Standardbriefvorlage bzw. der Empfänger werden automatisch im Hintergrund laut Einstellungen auf der Aufgabenaktion im Workflow ermittelt. Im Anschluss wird sofort der Erledigen Dialog der Workflowaufgabe geöffnet.

Im Hintergrund versenden

Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird die E-Mail automatisch im Hintergrund versendet. Das Dokument wird automatisch übergeben und die Standardbriefvorlage bzw. der Empfänger werden automatisch laut Einstellungen auf der Aufgabenaktion im Workflow ermittelt. Im Anschluss wird sofort der Erledigen Dialog der Workflowaufgabe geöffnet.

Hinweis

Der direkte Versand per E-Mail im Vordergrund ist nur möglich, wenn folgende Einstellungen bzw. Voraussetzungen erfüllt sind.

Hinterlegung einer Standardbriefvorlage auf der Aufgabenaktion.
Hinterlegung eines Personenkennzeichens auf der Aufgabenaktion.
Eine Kontaktperson mit entsprechendem Personenkennzeichen beim Kunden.
Eine gültige E-Mailadresse bei der ermittelten Kontaktperson.

Ist eine dieser Einstellungen nicht gesetzt, wird nach Erscheinen einer Hinweismeldung automatisch der Standardbrief geöffnet. Dort können Sie die fehlenden Einstellungen, zum Beispiel die Auswahl der richtigen Kontaktperson bzw. Standardbriefvorlage, tätigen.

Hinweis

Bei einer fehlgeschlagenen Hintergrundfunktion zum Versand von Dokumenten mit Begleitbrief (MCS_DMS_WF_DOK_SENDASBGLBRIEF) wird die Begründung, warum der Versand fehlgeschlagen ist, direkt im Aufgabentext angegeben, damit man nicht jeden Punkt einzeln prüfen muss.

Folgende Begründungen sind möglich:

Wenn keine Briefvorlage am Workflow hinterlegt ist: "Briefvorlage wurde nicht gefunden!"
Wenn die ermittelte Kontaktperson keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat: "Kontaktperson(en) ohne gültiger E-Mail-Adresse enthalten!"
Wenn es zum definierten Personenkennzeichen keine Kontaktperson gibt: "Nicht zu allen Adressaten konnten Kontaktpersonen ermittelt werden!"

Standardbrief öffnen

Mit dieser Funktion können Sie den Standardbrief öffnen, um noch bestimmte Einstellungen wie Standardbriefvorlage bzw. Adressaten vor dem Versand zu verändern. Haben Sie das gemacht, können Sie über die Funktion "Druck/Versand" im Standardbrief das Dokument mit Begleitbrief per Mail versenden. Nach dem Schließen des Standardbriefs, wird dann automatisch der Erledigen-Dialog der Workflowaufgabe geöffnet.

Hinweis

Beim Start des Standardbriefs aus diesem Fenster, kann jetzt die verwendete Briefvorlage automatisch zur Dokumentenzuordnung dieser Workflowaufgabe hinzugefügt werden. Damit das funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

Auf der Workflowaufgabe muss die Spezialfunktion DMS Dokument mit Begleitbrief versenden hinterlegt sein.
Auf der Workflowaufgabe muss bereits mindestens ein Dokument zugeordnet sein.
Im Druck/Versand Dialog im Standardbrief muss die Option für Archivieren aktiviert werden.

Sind die oben genannten Punkte erfüllt, wird die archivierte Standardbriefvorlage automatisch zur Dokumentenzuordnung dieser Workflowaufgabe hinzugefügt.

Hinweis

Beim Öffnen des Standardbriefs mit dieser Funktion wird immer ein neues Fenster für den Standardbrief geöffnet, auch wenn der Standardbrief bereits geöffnet wäre. Dadurch wird gewährleistet, dass die Werte von der Workflowaufgabe wie Kunde, Kontaktperson, Standardbriefvorlage und das Dokument immer korrekt in den Standardbrief übergeben werden.

Siehe auch: