FAQ DMS
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Wie kann im DMS nach dem Dateityp bzw. Icon gefiltert werden?
In der Dokumentenübersicht bzw. -liste wird das Dateisymbol zwar ganz vorne angezeigt, aber eine Filterung ist nicht möglich, da es sich lediglich um eine Anzeige der Symbole handelt. Alternativ besteht die Möglichkeit, über das Feld "Originaldokument" nach dem Dateityp zu filtern oder über den Archivexplorer die Filterung durchzuführen.
Filterung über das Feld "Originaldokument"
Da jedes Dokument im Feld "Originaldokument" mit der Dateierweiterung gekennzeichnet ist, können Sie nach dieser filtern.
Sie können über einen Filter mit dem Suchmodus "Endet mit" nach der Dateierweiterung suchen, zum Beispiel mit unten gezeigtem Filter alle PDF-Dokumente.
Filterung von Posteingängen und Postausgängen
Die Filterung von Posteingängen und Postausgängen kann nicht über den Dateityp im Feld "Originaldokument" erfolgen, da sowohl die Dokumenten von Posteingängen wie auch die Postausgänge als ".msg"-Datei archiviert werden.
Deswegen können Sie über das Feld "E-Mail ein-/ausgehend" nach den Werten "0 → eingehende E-Mail" oder "1 → ausgehende E-Mail" filtern.
Filterung über den Archivexplorer
Es bietet sich in der Dokumentenübersicht bzw. - liste allerdings noch eine Alternative zur Suche über das Feld "Originaldokument" an. Wenn Sie sich im Archivexplorer in der Dokumentenübersicht
einen neuen Baum anlegen, können Sie über die Funktion "Felder zuordnen" auch das Feld "Dateityp" auswählen.
Über diese Variante werden Ihnen im Baum schließlich auch die Anzahl der Dokumente je Dateityp übersichtlich je Knoten aufgelistet.
Alle weiteren Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Archivexplorer.
Ist es möglich, im DMS die Dokumente in einer Ordnerstruktur darzustellen?
Dafür eignen sich der Archivexplorer in der Dokumentenübersicht und der Baum in der Dokumentenliste. Mit diesen können Sie in einer Baumstruktur navigieren, die Sie selbst gestalten können. Der Archivexplorer ist in der Dokumentenübersicht als eigener Reiter zu finden. In der Dokumentenliste ist der Bereich "Baum" standardmäßig eingeblendet.
Alle weiteren Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Archivexplorer.
Wie kann ein Dokument mit dem Dateidatum archiviert werden?
Bei der Neuanlage eines Dokuments wird im Normalfall das aktuelle Tagesdatum als Erstellungszeitpunkt festgestellt.
Wenn Sie folgenden Parameter aktivieren, wird das Dateidatum als Erstellungsdatum eingesetzt:
Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren → Dokumentendatum aus Dateidatum
In diesem Parameter können Sie den Vorschlagswert im Feld Datum bei der Neuanlage eines Dokuments beeinflussen. Im Normalfall wird das aktuelle Tagesdatum als Erstellungszeitpunkt festgestellt und im Feld Datum vorgeschlagen. Wenn Sie aber diesen Parameter auf Ja stellen, wird das Dateidatum (= letztes Bearbeitungsdatum) als Erstellungsdatum im Feld Datum vorgeschlagen. Hinweis
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Wie kann der Dokumentenname beim Öffnen eines Worddokuments angepasst werden?
Standardmäßig wird die Dokumentennummer des zur Bearbeitung geöffneten Dokumentes beim Ansehen oder Bearbeiten aus dem Archiv (zum Beispiel im Word) angezeigt.
Hier im Beispiel: 1-298170983951081-1.rtf
Möchten Sie diesen Text in der Programmzeile oben durch einen bestimmten Betreff ersetzen, so können hier die Parameter "Variabler Dokumentenname" und "Variabler Dok.-Name Export" genutzt werden. In diesen beiden Parametern hinterlegen Sie jeweils Formeln für den Dokumentennamen beim Öffnen der Dokumente mit "Ansehen" oder "Bearbeiten" bzw. mit einem Export.
Ein weiterer Parameter, der beim Exportformat eine Rolle spielt, ist "Exportformat Dokumentenname".
Diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Spezielle Parameter.
In diesem Parameter können Sie den Dokumentenamen definieren, der zum Beispiel beim Ansehen bzw. Bearbeiten des Dokuments, dem bisherigen Dokumentennamen vorangestellt wird. Über den blauen Pfeil neben diesem Feld können Sie den Formeleditor öffnen, in dem Sie den variablen Dokumentennamen erstellen können, in diesem Editor kann auch auf Datenbankfelder zugegriffen werden. |
In diesem Parameter können Sie den Dokumentenamen definieren, der beim Export von Dokumenten ermittelt werden kann. Über den blauen Pfeil neben diesem Feld können Sie den Formeleditor öffnen, in dem Sie den variablen Dokumentennamen erstellen können, in diesem Editor kann auch auf Datenbankfelder zugegriffen werden. Hinweis
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Mit diesem Parameter können Sie die Formatierung des Dokumentennamens beim Export steuern, folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung: 0 - Standardexport: Der Dokumentenname setzt sich aus diesen Feldern zusammen: Dokumentendatum + Kategorie-Nr. + Betreff + Archiv-Nr. + Dokumenten-Nr. 1 - Formeltext mit int. Dokumentendaten: Der Dokumentenname setzt sich grundsätzlich wie beim Standardexport zusammen, es wird aber der Wert aus dem Parameter Variabler Dok.-Name Export vorangestellt. 2 - Formeltext ohne int. Dokumentendaten: Der Dokumentenname wird gänzlich aus dem Parameter Variabler Dok.-Name Export ermittelt, bei dieser Einstellung werden keine weiteren internen Dokumentendaten in den Namen gepackt. |
Mit F4 kann eine Formel eingesetzt werden, die z. B. aus den Datenbankfeldern "Betreff" und der "Dateinummer" des Dokuments besteht. In diesem Fall: "BMD com Databox - Kopie ... .doc"
Alle weiteren Informationen zum Arbeiten mit Formeln finden Sie unter Formeln.
Wie kann die Lesebestätigung von Outlook archiviert werden?
Eine Lesebestätigung ist keine E-Mail, weshalb diese nicht archiviert werden kann. Eine Lesebestätigung hat keine Datei im Hintergrund, die abgespeichert werden kann, und aus diesem Grund kann diese nicht archiviert werden. Es gibt derzeit leider keine Möglichkeit, Lesebestätigungen ins BMD DMS zu archivieren.
Warum wird ein falsches Icon beim Archivieren von gesendeten E-Mails angezeigt?
Wenn gesendetete E-Mails beim Archivieren im DMS mit dem Icon für den "E-Mail Eingang" 
dargestellt werden anstatt mit dem Icon für den "E-Mail Ausgang" 
, dann liegt es daran, dass die Sender-E-Mail-Adresse von der hinterlegten E-Mail-Adresse am Mitarbeiterstamm abweicht.
Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter von der Office-E-Mail-Adresse E-Mails versendet, dann kann das System diese E-Mails nicht als "gesendete E-Mail" erkennen, da sie nicht von seiner E-Mail-Adresse stammen.
dargestellt werden anstatt mit dem Icon für den "E-Mail Ausgang" , dann liegt es daran, dass die Sender-E-Mail-Adresse von der hinterlegten E-Mail-Adresse am Mitarbeiterstamm abweicht.Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter von der Office-E-Mail-Adresse E-Mails versendet, dann kann das System diese E-Mails nicht als "gesendete E-Mail" erkennen, da sie nicht von seiner E-Mail-Adresse stammen.
Da Outlook für die E-Mail-Adresserkennung nicht verwendet wird, müssen für die Erkennung des richtigen E-Mail-Typs bei versendeten E-Mails von allgemeinen E-Mailkonten (z. B. office@xy.at) diese E-Mail-Adressen auch in den CRM Mitarbeiterstammdaten bei jenen Mitarbeitern gewartet werden, die über diese E-Mail-Adresse E-Mails versenden. Wenn eine Person auch von der Office-Adresse E-Mails versendet und diese als gesendete E-Mails archivieren möchte, dann muss die Office-E-Mail-Adresse in ihrem CRM Mitarbeiterstamm auch hinterlegt werden, um korrekt archivieren zu können.
Wie lässt sich die Dokumentenvorschau als eigenes Fenster einblenden?
Die Dokumentenvorschau lässt sich in jedem FLEX-Fenster über die Funktion Layout ändern 
als eigenes Fenster einblenden. Alle Informationen zur Vorgehensweise finden Sie im Dokument FAQ Fensterbereich in eigenes Fenster.
als eigenes Fenster einblenden. Alle Informationen zur Vorgehensweise finden Sie im Dokument FAQ Fensterbereich in eigenes Fenster.Warum werden in der Dokumentenvorschau die Anhänge von E-Mails nicht angezeigt?
In der Dokumentenvorschau können derzeit keine Anhänge von E-Mails angezeigt werden. Aber es gibt einen einfachen Workaround, mit dem Sie die Anhänge von archivierten Mails mit nur einem Klick öffnen können.
Unterhalb der E-Mail im Bereich der Dokumentenvorschau, werden alle Anhänge angezeigt und können mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Warum ist die Funktion "Dokument löschen" grau bzw. inaktiv?
Wenn man ein Dokument löschen möchte und die Funktion "Löschen (F7)" ausgegraut ist, kann das daran liegen, dass das Dokument noch in Bearbeitung ist. Diese Bearbeitung kann mit der Funktion "Arbeitskopie verwerfen" oder "Arbeitskopie archivieren" geschlossen werden, und anschließend ist ein Löschen des Dokuments wieder möglich.
Haben Sie dies überprüft und ist ein Löschen des Dokuments immer noch nicht möglich, beachten Sie bitte die Informationen unter Dokumente im DMS löschen / auf Pfad verschieben, insbesondere Gründe - Dokumente löschen NICHT möglich.
Wie ist mit der Meldung "Der Archivierungsdienst antwortet nicht oder ist nicht verfügbar!" umzugehen?
"Der Archivierungsdienst antwortet nicht oder ist nicht verfügbar! Starten Sie bitte den Archivierungsdienst "BMDNtcsSvc" am Server neu!": Für diese Hinweismeldung gibt es im Wesentlichen zwei Gründe. Wenn Sie nicht der Netzwerk- oder Serveradministrator sind, melden Sie diesen Fehler umgehend an diesen!
- Der Dienst "BMDNTCSSvc", der für die Verspeicherung der Dokumente am Server zuständig ist, läuft nicht oder ist hängen geblieben. Um diesen Umstand zu beheben, ist der Dienst am Server neu zu starten und anschließend auch die Dokumentenübersicht/-liste.
Dazu wechseln Sie bitte zuerst auf den Server (beispielsweise über eine Remotedesktopverbindung). Danach steigen Sie unter Windows → Systemsteuerungen → Verwaltung → Dienste ein und starten den Dienst neu:
- Falls dieses Vorgehen nicht zur Lösung führen sollte, so ist folgender Punkt sehr wahrscheinlich:
Die Portnummer, die in den DMS-Parametern eingetragen ist, wird durch eine Firewall oder irgendeinen anderen Umstand blockiert oder es wurde ein falscher Servername/eine falsche Server-IP-Adresse hinterlegt. Wenn dies der Fall sein sollte, so kontaktieren Sie bitte ihren Administrator.
Die Speicherparameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Speicherparameter.
Wie ist vorzugehen, wenn das DMS-Dokumentenverzeichnis nicht am gleichen Server liegen soll, auf dem die NTCS installiert ist?
Welche Einstellungen sind zu treffen, wenn BMD NTCS (mit Einstellung "Speicherung über Server") auf Server A läuft, das Dokumentenverzeichnis sich aber auf Server B befinden soll?
Der zuständige EDV-Administrator muss folgende Einstellungen treffen:
- Auf Server B darf das Dokumentenverzeichnis nur für User X freigegeben sein.
- Auf Server A muss der Dienst BMDNtcsSvc mit diesem User hinterlegt sein.
- Auf Server A muss sich der User beim Dienst BMDNtcsSvc anmelden.
- Im Fenster "Pfade" muss in der Spalte "Serverpfad" der UNC-Pfad des Servers B eingetragen sein (d. h. \\ServerB\...).
Wie kann ich ein Worddokument als PDF versenden?
Um archivierte Dokumente vom Dokumententyp ".rtf" bzw. ".docx" aus der Dokumentenübersicht bzw. -liste im PDF-Format zu versenden, können Sie wie folgt vorgehen:
- Das Dokument im DMS öffnen.
- Im Editor auf "Versenden" klicken.
- Als Dateiformat können Sie nun "PDF" wählen.
Wie ändere ich die Kategorie eines Dokuments?
Um ein Dokument in eine andere Kategorie zu verschieben, haben Sie mehrere Möglichkeiten, je nachdem ob Sie die Kategorie bei einem Dokument oder bei mehreren Dokumenten ändern möchten.
Wenn Sie ein einzelnes Dokument einer neuen Kategorie zuordnen möchten, können Sie einfach die Kategorie direkt am Dokumentenstamm ändern. Dies ist direkt in der Bearbeitungsmaske (F6) oder auch in der Listenansicht über die Funktion "Zeilenweise bearbeiten" (Strg + Enter) möglich.
Möchten Sie mehrere Dokumente einer neuen Kategorie zuordnen, bietet sich die Funktion "Spalte bearbeiten" an. Filtern Sie dafür die Liste so, dass Ihnen nur die Dokumente angezeigt werden, welche Sie auf die neue Kategorie umstellen möchten. Diese Dokumente können mehreren Kategorien zugeordnet sein.
- Mit Rechtsklick auf den Spaltenkopf "Kategorie-Nr" können Sie dann die Funktion "Spalte bearbeiten" auswählen.
- Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem Sie die neue Kategorie auswählen können.
- Nachdem Sie auf "Umstellung starten" klicken, werden alle Dokumente in der Liste auf die neue Kategorie umgestellt.
Hinweis
 | Sie können im Fenster "Wertumstellung einer Spalte" ebenfalls Einschränkungen vornehmen, indem Sie einen Wertebereich festlegen. Dieser Wertebereich wird zusätzlich zu der Filterung angewendet, die Sie schon in der Liste angewendet haben.  |
Wie lässt sich die Volltextsuche einblenden?
Die Volltextsuche in der Dokumentenliste oder der Dokumentenübersicht finden Sie in den Einstiegsfeldern der jeweiligen Fenster. Standardmäßig ist das Feld ausgeblendet, daher muss das Feld über die Feldauswahl im Bereich der Einstiegsfelder eingeblendet werden.
Die Feldauswahl können Sie über die rechte Maustaste in diesem Bereich → Feldauswahl aufrufen oder über das 3-Punkte-Menü 
→ Feldauswahl 
.
→ Feldauswahl .
 | Siehe auch: Bitte beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht. BMD empfiehlt rund um dieses Thema das Seminar "DMS - Arbeiten mit dem BMD Archiv mit NTCS". Dieses und noch weitere Seminare finden Sie unter www.bmd.com → Akademie → Seminarangebot → CRM & LEA bzw. WebAkademie CRM & LEA. |