Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, welche im Auslieferungsstandard des Archivstammes eingeblendet sind:
 
Standardfeldauswahl Archive
Archivname
In diesem Feld können Sie das Archiv nach Ihren Wünschen bezeichnen (z. B. Standardarchiv).

Hinweis 
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Wenn Sie die Funktion Mandantenarchiv erstellen ausführen, wird automatisch ein Name für das Archiv vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem Wort Mandantenarchiv und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschnamen überschreiben.

Matchcode
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Archivstammes erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Archivname automatisch in das Feld "Matchcode" geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
Firma
Dieses Feld ermöglicht, das Archiv einer bestimmten Firma zuzuordnen. Wurde dem Archiv eine Firma zugeordnet, kann nur mehr auf die Personen archiviert werden, die unter dieser Firma bzw. allen Firmen innerhalb der Firmengruppe erfasst sind. Sollten Sie auf dem Archiv keine Firma hinterlegen, können Sie auf die Personen der eigenen Firma bzw. der gesamten Firmengruppe, der die eigene Firma angehört, zugreifen.  
 
Diese Zuordnung ist zum Beispiel wichtig für das Papierlose Buchen, damit die Dokumente automatisch zur richtigen Person im richtigen Mandantenarchiv abgelegt werden.
Standardkategorie
In diesem Feld können Sie eine Dokumentenkategorie hinterlegen, die beim Start des Archivierungsvorgangs in dieses Archiv automatisch vorgeschlagen wird. Sie können diese Dokumentenkategorie aber jederzeit manuell in der Archivierungsmaske abändern.
Standardperson
Sollte beim Start des Archivierungsvorgangs keine Person ermittelt werden können, wird automatisch die in diesem Feld hinterlegte Standardperson vorgeschlagen.

Hinweis 
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Sollte für die Archivierung keine Person ermittelt werden können und in diesem Feld auch keine Person hinterlegt sein, wird automatisch eine "Diverse Person" angelegt, auf die dieses Dokument archiviert wird. Diese Person wird mit dem Namen DMS Standardperson und dem Personenkennzeichen 116 DMS angelegt und auch gleich im Feld "Standardperson" am Archivstamm hinterlegt.

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Sollte es bereits eine "Diverse Person" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben, die aber noch nicht am Archiv hinterlegt ist, wird bei der Archivierung keine neue "Diverse Person" angelegt. Es wird auf die bereits bestehende "Diverse Person" mit diesem Personenkennzeichen archiviert und zusätzlich wird diese Person als Standardperson am Archiv hinterlegt. Sollte es mehrere "Diverse Personen" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben und noch keine am Archiv hinterlegt sein, wird bei der Archivierung die mit der kleinsten Nummer als Standardperson herangezogen.

Hinweis 
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Eine durch dieses Programmverhalten angelegte "Diverse Person" wird mit der Nummer 9999 angelegt

Verwendung von Kunden
In Ausnahmefällen kann auch ein Kunde als Standardperson verwendet werden.

Hinweis 
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Wird ein Kunde als Standardperson verwendet, wird in der FIBU ein unbebuchtes Konto angelegt. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass dieselbe Kunden-Nr. über alle Archive verwendbar ist.
 
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