Feldauswahl Archive: Alle Felder

Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern des Archivstammes:

Feldbeschreibung Archive

Archivname

In diesem Feld können Sie das Archiv nach Ihren Wünschen bezeichnen (z. B. Standardarchiv).

Hinweis

Wenn Sie die Funktion Mandantenarchiv erstellen ausführen, wird automatisch ein Name für das Archiv vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem Wort Mandantenarchiv und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschnamen überschreiben.

Datenbesitzer für Ansehen

In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Ansehen" hinterlegen. Nur Mitarbeiter, die in dieser Datenbesitzergruppe enthalten sind, können dieses Archiv sehen bzw. Dokumente in dieses Archiv speichern.

Datenbesitzer für Bearbeiten

In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Bearbeiten" hinterlegen. Sollten Sie eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, können nur jene Mitarbeiter das Archiv bearbeiten, die auch in dieser Datenbesitzergruppe sind.

Hinweis

Diese Datenbesitzergruppe wirkt sich auch auf das Arbeiten in der Dokumentenübersicht bzw. -liste aus. Alle Anwender, die dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sind, können nur wenige Funktionen zu den Dokumenten in diesem Archiv ausführen. Dazu zählen unter anderem folgende Funktionen unter den Menüpunkten Dokument bzw. Funktionen im Fenstermenü:

Dokument:

Kopieren (Das Einfügen des kopierten Dokuments ist dann aber nur in Archiven möglich, bei denen man Bearbeitungsrechte hat.)
In Zwischenablage kopieren
Externen Link in Zwischenablage einfügen
Externen Link als E-Mail senden
...

Funktionen:

Dokument ansehen
Dokument versenden
...

Dok. entfernen möglich

Mit diesem Kennzeichen können Sie festlegen ob die Dokumente in diesem Archiv über die Funktion "Dokument entfernen" gelöscht werden können. Diese Funktion berücksichtigt nur jene Datensätze, bei denen dieses und das gleichnamige Feld auf der Dokumentenkategorie auf Ja stehen. Weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Funktionsbeschreibung der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Erstelldatum

In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem das Archiv erstellt wurde.

Firma

Dieses Feld ermöglicht, das Archiv einer bestimmten Firma zuzuordnen. Wurde dem Archiv eine Firma zugeordnet, kann nur mehr auf die Personen archiviert werden, die unter dieser Firma bzw. allen Firmen innerhalb der Firmengruppe erfasst sind. Sollten Sie auf dem Archiv keine Firma hinterlegen, können Sie auf die Personen der eigenen Firma bzw. der gesamten Firmengruppe, der die eigene Firma angehört, zugreifen.

Diese Zuordnung ist zum Beispiel wichtig für das Papierlose Buchen, damit die Dokumente automatisch zur richtigen Person im richtigen Mandantenarchiv abgelegt werden.

Fremdarchiv

Über dieses Feld können Sie den automatischen Abgleich der Dokumente dieses Archivs für Fremdarchive aktivieren. Beachten Sie hier auch das Feld "XML-Exportverzeichnis Fremdarchiv".

Kategorien automatisch erstellen

Achtung!

Dieses Feld steht standardmäßig bei allen Archiven auf Ja. Sollten Sie die automatische Anlage von Kategorien nicht wollen, dann müssen Sie dieses Feld bei den entsprechenden Archiven deaktivieren.

Als Nr/Kurzbez bzw. Bezeichnung der Kategorie wird das Belegsymbol verwendet. Das heißt, wird ein Dokument für das Belegsymbol ER im Buchen archiviert, so wird eine Dokumentenkategorie ER automatisch erstellt.

Die Hauptkategorie, unter der diese Dokumentenkategorie angelegt wird, wird nach folgenden Prioritäten ermittelt:

Es gibt eine Hauptkategorie mit der Nr/Kurzbez BH, dann werden die Dokumentenkategorien unter dieser Kategorie angelegt.
Es gibt eine Hauptkategorie, die in der Bezeichnung Buch enthält, dann werden die Dokumentenkategorien unter dieser Kategorie angelegt.
Sollte es diese beiden Hauptkategorien nicht geben, dann werden diese unter der erstbesten Hauptkategorie angelegt.

Hinweis

Gibt es in diesem Archiv noch keine Hauptkategorie, dann wird auch diese im Zuge der automatischen Kategorienanlage angelegt mit Nr/Kurz-Bez "1" und Bezeichnung "Hauptkategorie".

Letzter User

Zeigt Ihnen die User-ID jenes Benutzers an, der den Archivstamm zuletzt bearbeitet hat.

Matchcode

In diesem Feld können Sie den Matchcode des Archivstammes erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Archivname automatisch in das Feld "Matchcode" geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.

Musterarchiv

In diesem Feld können Sie ein Archiv als Musterarchiv definieren. Bei der automatischen Anlage eines Mandantenarchivs aus bestimmten Programmteilen wird das definierte Musterarchiv als Basis für die Erstellung des Mandantenarchivs herangezogen.

Hinweis

Dieses Feld darf nur bei einem Archiv gesetzt werden. Aktivieren Sie es bei einem weiteren Archiv, erhalten Sie folgende Hinweismeldung.

Weitere Informationen zur automatischen Anlage von Mandantenarchiven erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Mandantenarchiv.

Pfad-Nr

In diesem Feld können Sie einen für dieses Archiv speziellen Speicherpfad hinterlegen. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld kommen Sie in das Fenster Pfade, in dem Sie den gewünschten Pfad auswählen können bzw. einen neuen erstellen können.

Standardkategorie

In diesem Feld können Sie eine Dokumentenkategorie hinterlegen, die beim Start des Archivierungsvorgangs in dieses Archiv automatisch vorgeschlagen wird. Sie können diese Dokumentenkategorie aber jederzeit manuell in der Archivierungsmaske abändern.

Standardperson

Sollte beim Start des Archivierungsvorgangs keine Person ermittelt werden können, wird automatisch die in diesem Feld hinterlegte Standardperson vorgeschlagen.

Hinweis

Sollte für die Archivierung keine Person ermittelt werden können und in diesem Feld auch keine Person hinterlegt sein, wird automatisch eine "Diverse Person" angelegt, auf die dieses Dokument archiviert wird. Diese Person wird mit dem Namen DMS Standardperson und dem Personenkennzeichen 116 DMS angelegt und auch gleich im Feld "Standardperson" am Archivstamm hinterlegt.

Sollte es bereits eine "Diverse Person" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben, die aber noch nicht am Archiv hinterlegt ist, wird bei der Archivierung keine neue "Diverse Person" angelegt. Es wird auf die bereits bestehende "Diverse Person" mit diesem Personenkennzeichen archiviert und zusätzlich wird diese Person als Standardperson am Archiv hinterlegt. Sollte es mehrere "Diverse Personen" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben und noch keine am Archiv hinterlegt sein, wird bei der Archivierung die mit der kleinsten Nummer als Standardperson herangezogen.

Hinweis

Eine durch dieses Programmverhalten angelegte "Diverse Person" wird mit der Nummer 9999 angelegt

Verwendung von Kunden

In Ausnahmefällen kann auch ein Kunde als Standardperson verwendet werden.

Hinweis

Wird ein Kunde als Standardperson verwendet, wird in der FIBU ein unbebuchtes Konto angelegt. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass dieselbe Kunden-Nr. über alle Archive verwendbar ist.

Standardperson verwenden

In diesem Feld können Sie je (Mandanten-)Archiv definieren bzw. entscheiden, ob das Feld "Person" bei der Neuanlage eines Dokuments bzw. bei der Archivierung im Hintergrund mit der Standardperson befüllt werden oder leer bleiben soll.

Für Archivierung mit und ohne Dialog: Diese Einstellung stellt das Standardverhalten dar. Die Standardperson wird hier als Vorschlag in das Feld "Person" geschrieben (auch bei der Archivierung im Dialog).
Nur bei Archivierung ohne Dialog: Die Standardperson wird mithilfe dieser Einstellung nur bei Archivierung im Hintergrund herangezogen. Bei einer Archivierung im Dialog bleibt das Feld "Person" leer.

Stempeltext Postausgang

In diesem Feld können Sie jenen Text definieren, der für das Stempeln von PDF-Dokumenten verwendet werden soll. Der Stempel kommt zur Anwendung, wenn es sich um eine Neuarchivierung eines PDF-Dokuments handelt und in diesem Zuge ein Postausgang erstellt wird. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie die beiden Datenbankfelder Postdatum und Lfd. PostNr aus der Post einfügen und für den Stempel verwenden.

Hinweis

Beachten Sie, dass dieser Stempeltext nur dann verwendet wird, wenn auf der beim Archivieren verwendeten Dokumentenkategorie kein eigener Stempeltext im Feld Stempeltext Postausgang hinterlegt ist.

Als Voraussetzung, damit dieser Stempeltext herangezogen wird, muss im Feld Stempelnummer Postausgang auf der Dokumentenkategorie ein Stempel hinterlegt sein. Von dem hier hinterlegten Stempel werden die Grundeinstellungen wie die Position, Farbe und Größe des Stempels ermittelt.

Stempeltext Posteingang

In diesem Feld können Sie jenen Text definieren, der für das Stempeln von PDF-Dokumenten verwendet werden soll. Der Stempel kommt zur Anwendung, wenn es sich um eine Neuarchivierung eines PDF-Dokuments handelt und in diesem Zuge ein Posteingang erstellt wird. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie die beiden Datenbankfelder Postdatum und Lfd. PostNr aus der Post einfügen und für den Stempel verwenden.

Hinweis

Beachten Sie, dass dieser Stempeltext nur dann verwendet wird, wenn auf der beim Archivieren verwendeten Dokumentenkategorie kein eigener Stempeltext im Feld Stempeltext Posteingang hinterlegt ist.

Als weitere Voraussetzung, damit dieser Stempeltext herangezogen wird, muss im Feld Stempelnummer Posteingang auf der Dokumentenkategorie ein Stempel hinterlegt sein. Von dem hier hinterlegten Stempel werden die Grundeinstellungen wie die Position, Farbe und Größe des Stempels ermittelt.

Vorschlag Datenb. bearbeiten

In diesem Feld können Sie einen Vorschlagswert für das Datenfeld "Datenbesitzer für Bearbeiten" am Dokument festlegen. Dieser wird auf jedes neu angelegte Dokument dieses Archivs übernommen, unabhängig davon, ob dieses manuell angelegt oder importiert wird.

XML-Exportverzeichnis Fremdarchiv

In diesem Feld können Sie das Verzeichnis für den automatischen Abgleich von Dokumenten ins Fremdarchiv einstellen. Wenn Sie Dokumente in ein Archiv archivieren, welches als Fremdarchiv gekennzeichnet ist, erfolgt die Speicherung der Dokumente am hier eingetragenen Speicherpfad. Die Dokumente werden mit den Metadaten in diesem Verzeichnis (Speicherpfad) abgelegt.

Änderungsdatum

In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Archivstammes angezeigt.