Parameter CRM und DMS
Post
Inhalt
Allgemein
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob im Poststück erfasste Dokumente beim Speichern archiviert werden sollen. Dabei können Sie entscheiden, ob grundsätzlich eine Archivierung erfolgen soll und wenn ja ob diese mit oder ohne Archivierungsdialog erfolgen soll.
Hinweis
 | Wenn Sie die Archivierung mit Eingabe wählen, erfolgt zuerst die Abfrage nach dem Archiv und dann wird die Archivierungsmaske geöffnet. Bei Archivierung ohne Eingabe wird das Dokument nach der Archivauswahl automatisch archiviert. Damit eine Archivierung ohne Dialog möglich ist, muss zusätzlich zu diesem Parameter noch eine Standardkategorie am Archiv hinterlegt sein. Die Archivabfrage kann auch mit dem Parameter Archiv vor Archivierung auswählen übersteuert werden. |
Über diesen Parameter können Sie definieren, ob beim Speichern eines Poststücks beim eingetragenen Mitarbeiter eine Aufgabe automatisch angelegt werden soll. In den Aufgaben kann der Mitarbeiter dann über die Funktion Aufgabe ausführen das betreffende Poststück zum Bearbeiten öffnen. Sie können entscheiden, ob Aufgaben nur für Posteingänge, nur für Postausgänge oder für Postein- und -ausgänge automatisch erzeugt werden sollen.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang noch den Parameter Bearbeitungsmöglichkeit bei Aufgabenanlage.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, können versandfertige Poststücke nur mehr vom Ersteller des Poststücks bearbeitet werden.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Archivierung von E-Mails automatisch Postein- oder -ausgänge bzw. versandfertige Poststücke angelegt werden sollen. Die Anlage der Poststücke erfolgt entweder im Dialog oder automatisch im Hintergrund beim Speichern des Dokuments und das archivierte E-Mail wird dem Poststück zugeordnet.
Hinweis
| Ob die Anlage des Poststücks im Dialog oder im Hintergrund erfolgt, ist abhängig von der Einstellung im Parameter Bearbeiten Poststück. Diesen finden Sie unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen. |
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Anlage einer Frist aus dem Poststück automatisch im Hintergrund erfolgen soll oder ob der Dialog zur Fristenanlage geöffnet werden soll.
Hinweis
| Voraussetzung damit überhaupt eine Frist bei der Anlage eines Poststückes erzeugt wird, ist eine hinterlegte Fristart am Poststück. |
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie vor Archivierung eines Dokuments im Zuge der Poststückanlage das Archiv auswählen möchten, andernfalls wird das Standardarchiv herangezogen.
Hinweis
| Dieser Parameter hat nur dann eine Auswirkung, wenn Sie im Feld Dokument am Poststück ein Dokument auswählen und der Parameter Automatische Archivierung auf Archivierung mit Eingabe oder Archivierung ohne Eingabe gestellt ist. |
Wenn Sie beim Suchen eines Mitarbeiters auf den Reiter "Zugeordnete Tätigkeitsgruppen" wechseln und dieser Parameter auf Ja gesetzt ist, übernehmen Sie beim Bestätigen eines Datensatzes zusätzlich auch die hinterlegte Geschäftsführung der zugeordneten Tätigkeitsgruppe.
In diesem Parameter können Sie festlegen, ob Ihnen beim Start der Post standardmäßig alle Posteingänge, Postausgänge oder die Versandfertigen Poststücke angezeigt werden sollen.
In diesem Parameter können Sie definieren, ob die Postkosten für die Übertragung in die Leistungserfassung aus BMD NTCS oder aus BMD 5.5 ermittelt werden sollen.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird beim Erzeugen einer Frist aus der Post der Datenbesitzer Ansehen vom Poststück auf die Frist übergeben.
Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, wird die zuletzt definierte Auswahl der zugeordneten Mitarbeiter im Feld Benachrichtung an gespeichert und beim nächsten Start wieder vorgeschlagen.
Durch diesen Parameter können Sie entscheiden, ob im Feld "Dokumentenkategorie" nur Kategorien zulässig sind, die als "Bescheid" (Feld 21 auf Dokumentenkategorie) definiert sind.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob die Aufgabe automatisch im Hintergrund angelegt werden soll oder ob der Dialog zur Anlage der Aufgabe geöffnet wird. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:
- Keine Bearbeitungsmöglichkeit: Die Aufgabe wird wie bisher automatisch im Hintergrund angelegt (= Standardausprägung).
- Zum Bearbeiten öffnen: Die Aufgabe wird angelegt und gleich zum Bearbeiten geöffnet, das heißt, auch beim Klick auf "Verwerfen" im Bearbeitungsfenster bleibt diese Aufgabe bestehen.
- Zur Neuanlage öffnen: Die Aufgabe wird zur Neuanlage geöffnet. Klicken Sie hier auf "Verwerfen", wird keine Aufgabe angelegt.
Damit der oben genannte Parameter eine Auswirkung hat, muss der Parameter Aufgaben beim Speichern erzeugen aktiv sein.
Achtung: Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter für die manuelle Erstellung von Aufgaben über das Feld Benachrichtigung an am Poststück nicht berücksichtigt wird. Hier werden die Aufgaben immer im Hintergrund angelegt.
In diesem Parameter können Sie eine Aufgabenhauptkategorie hinterlegen. Die hinterlegte Aufgabenhauptkategorie wird auf alle Aufgaben gesetzt, die durch Wahl des Feldes "Benachrichtigung an" am Poststück erzeugt werden.
Wird die Aufgabe im Vordergrund erzeugt, fungiert der Parameter als Vorschlagswert, kann aber jederzeit überschrieben werden. Ist der Parameter leer, wird keine Kategorie auf die Aufgabe geschrieben.
Ausdruck
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob der Langtext beim Ausdruck der Poststücke unterhalb jedes Poststücks angedruckt werden soll oder nicht.
Automatische Leistungsanlage
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob für jeden gespeicherten Posteingang automatisch eine Leistung in der LEA erstellt werden soll. Zusätzlich können Sie noch unterscheiden, ob die Leistung in NTCS oder in BMD 5.5 erstellt werden soll.
Über diesen Parameter können Sie steuern, ob für jeden gespeicherten Postausgang automatisch eine Leistung in der LEA erstellt werden soll. Zusätzlich können Sie noch unterscheiden, ob die Leistung in NTCS oder in BMD 5.5 erstellt werden soll.
In diesem Parameter können Sie die durchschnittliche Dauer eines Posteingangs in Minuten hinterlegen. Diese wird nach dem Verspeichern eines Posteingangs in die automatisch erzeugte Leistung als Zeit eingesetzt.
Hinweis
| Normalerweise wird die Dauer des Posteingangs von der Versandart ermittelt. Sollte hier keine Dauer hinterlegt sein, wird die Dauer in diesem Parameter für die Leistung herangezogen. |
In diesem Parameter können Sie die durchschnittliche Dauer eines Postausgangs in Minuten hinterlegen. Diese wird nach dem Verspeichern eines Postausgangs in die automatisch erzeugte Leistung als Zeit eingesetzt.
Hinweis
| Normalerweise wird die Dauer des Postausgangs von der Versandart ermittelt. Sollte hier keine Dauer hinterlegt sein, wird die Dauer in diesem Parameter für die Leistung herangezogen. |
In diesem Parameter können Sie den Mitarbeiter hinterlegen, bei dem die Leistung erstellt werden soll. Wenn Sie bei diesem Parameter keinen Mitarbeiter eingeben, wird die Leistung bei jenem Mitarbeiter erzeugt, der das Poststück anlegt.
Zustellanweisungen
Diese Einstellung findet ausschließlich im Zusammenspiel mit den von BMD ausgelieferten Adressmakros Anwendung. Mit diesem Parameter können Sie für die Zustellanweisung "c/o" eine abweichende Schreibweise hinterlegen (z. B. "C/O", "care of" oder "p.A."). Der Parameter wird nach folgender Priorität ermittelt:
- Firmenbezogene Einstellung der Absenderfirma
- Allgemeine Einstellung
Weitere Informationen finden Sie unter BMD Adressmakros im Standardbrief unter Zustellanweisungen für Kontaktpersonen.
Diese Einstellung findet ausschließlich im Zusammenspiel mit den von BMD ausgelieferten Adressmakros Anwendung. Mit diesem Parameter können Sie für die Zustellanweisung "zu Handen" eine abweichende Schreibweise hinterlegen (z. B. "z.H." oder "zu Händen"). Der Parameter wird nach folgender Priorität ermittelt:
- Firmenbezogene Einstellung der Absenderfirma
- Allgemeine Einstellung
Weitere Informationen finden Sie unter BMD Adressmakros im Standardbrief unter Zustellanweisungen für Kontaktpersonen.