Arbeiten mit einer Baumstruktur im DMS
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Allgemein
Im DMS bieten sich für das Arbeiten, wie man es beispielsweise aus dem Windows-Explorer kennt, drei Möglichkeiten an, die eine ähnliche Funktionsweise haben. Dies wäre zum einen der Archivexplorer aus der Dokumentenübersicht, welcher als eigener Reiter angezeigt wird, oder auch der Reiter "Zuletzt verwendet/Favoriten", ebenfalls in der Dokumentenübersicht. Die dritte Variante ist der "Baum" in der Dokumentenliste. In dieser Themenhilfe versuchen wir Ihnen die Möglichkeiten mit dem Arbeiten einer Baumstruktur näher zu erläutern und die kleinen Unterschiede der Varianten aufzulisten.
Alle Varianten bieten die Möglichkeit, die Dokumente aufgrund vom Anwender festgelegter Kriterien (= Felder) zu gliedern und darzustellen.
Zu diesem Thema empfehlen wir folgendes Lernvideo 
: Wie arbeite ich richtig mit dem Archivexplorer?
: Wie arbeite ich richtig mit dem Archivexplorer?Baumstruktur
Der Baum bietet die Möglichkeit, Dokumente schnell nach mehreren voreingestellten Kriterien anzuzeigen. Dabei kann die gewünschte Gliederungsstruktur aus der Combobox selbst ausgewählt und die Kriterien von Ihnen selbst bestimmt werden. Diese Funktionalitäten stehen Ihnen archivübergreifend zur Verfügung.
Um in das Fenster "Einstellungen Archivexplorer" zu gelangen, rufen Sie das Symbol neben der Combobox auf:
Alle weiteren Informationen zur Anlage eines neuen Baumes finden Sie in der Hilfe Einstellungen Archivexplorer.
Die Daten des Baumes teilen sich in den Kopf sowie die gewählten Kriterien der Gliederungsstruktur.
Wird von Ihnen keine eigene Struktur angelegt, wird automatisch die Struktur "Standard" herangezogen, die aus den Feldern (= Kriterien) "Person" und "Kategorie" besteht.
Trifft auf ein Dokument keines der Kriterien zu, wird es dem letzten Zweig der Baumstruktur (= ohne "Kriteriumname") zugeordnet.
Beispiel
 | Auf dem Standard-Baum im Archivexplorer sind die Felder "Jahr", "Kategorie" und "Sachbearb.-Nr." zugeordnet. Wenn nun zu dem Kunden Dokumente vorhanden sind, wo das Jahr, die Dokumentenkategorie, aber nicht der Sachbearbeiter ermittelt werden kann, wird der letzte Knoten als "(ohne Sachbearb.-Nr.)" angezeigt.  |
Hinweis
 | Über die rechte Maustaste auf einem Knoten stehend können Sie über die Funktion "Knoten exportieren" einen mehrstufigen Dokumentenexport durchführen. Sehen Sie dazu das Dokument Export Baum.  |
Sortierung
Die Sortierung kann hier numerisch bzw. alphanumerisch eingestellt werden. Die numerische Sortierung funktioniert nur bei bestimmten Feldern, die auch sinnvoll nach Nummer sortiert werden können, zum Beispiel "Person", "Projekt", "Sachbearbeiter" etc. Wird die Sortierung hier eingestellt, dann gilt diese nur für die aktuelle Anzeige dieses Baums. Beim Neustart der Liste bzw. Wechsel des Baums ist die Sortierung wieder weg.
Wenn die Sortierung für einen Baum fix gelten soll, muss diese in den Baumeinstellungen vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Einstellungen Archivexplorer.
Archivexplorer
Der Archivexplorer gliedert sich in die beiden Bereiche der Einstiegsfelder und des Baumes. Damit der Archivexplorer allerdings überhaupt in der Dokumentenübersicht zu sehen ist, muss der Reiter wie alle anderen Reiter in den CRM Parametern (CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Layouteinstellungen → Anzeige Reiter ...) aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Wenn der Archivexplorer eingeblendet ist, können Sie ihn unter CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht → Reiter "Archivexplorer" finden.
Einstiegsfelder
In den Einstiegsfeldern kann vorab nach einem Kunden oder Lieferanten gefiltert werden.
Kunde/Lieferant | Durch dieses Einstiegsfeld wird die Möglichkeit geboten, gleich im Archivexplorer auf eine andere Person umzuschalten, ohne den Archivexplorer erneut aufzurufen, z. B. aus dem Kunden-Navigator. Es öffnet sich der Dialog "Kunde/Lieferant suchen". |
Baum
Der zweite Bereich im Archivexplorer ist der "Baum", wo Sie über die Combobox die gewünschte Gliederungsstruktur auswählen.
Zusätzlich zur Auswahl über die Combobox stehen Ihnen auch noch folgende Funktionen im Archivexplorer zur Verfügung:
 Anzeige Summen | Neben jedem Knoten kann jetzt die Anzahl der in der Liste angezeigten Dokumente angezeigt werden. | ||||
| Anzeige Bezeichnung |
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Sonstige Informationen
Beim Wechsel vom Reiter "Kunden/Lieferanten" auf den Archivexplorer wird der markierte Kunde/Lieferant automatisch in das Einstiegsfeld übergeben. Die Dokumente der ausgewählten Person werden dabei neu geladen und strukturiert dargestellt. Erfolgt ein Wechsel von einem anderen Reiter (z. B. Projekte), bleibt die Kundeneingabe im Archivexplorer leer. Wird zum Beispiel vom Reiter "Kunde/Lieferant" auf den Archivexplorer gewechselt, wird der zuletzt markierte Kunde/Lieferant als erstes Kriterium (= Kopf) in den Archivexplorer übergeben.
Wechsel auf Archivexplorer aus anderen Reitern
Der zuletzt markierte Eintrag wird als Kopf von folgenden Reitern verwendet:
Der zuletzt markierte Eintrag wird als Kopf von folgenden Reitern verwendet:
- Kunde/Lieferant (der Kunde wird ebenso in das Einstiegsfeld übertragen)
- Projekte
- Kategorien
- Sachbearbeiter
- Institution
- Diverse Personen
- Gesellschafter
- Mitarbeiter
Dabei wird berücksichtigt, wenn dieser Kopf auch bereits in der Gliederung vorkommt, indem die Gliederung in der Folge das Kriterium nicht mehr aufweist.
Wenn Sie von einem der Reiter "Schlagwörter", "Artikel" oder "Sachkonten" auf den Reiter "Archivexplorer" wechseln, wird als Kopf der zuletzt markierte Eintrag der oben angeführten Reiter herangezogen.
Wechsel auf Archivexplorer aus den Navigatoren
Beim Wechsel vom Kunden-, Mitarbeiter- oder Projekt-Navigator auf den Reiter "Archivexplorer" entscheidet der Parameter "Start DMS aus Navigator", ob wie bisher der Standardreiter (= der jeweils gleichnamige Reiter "Kunden/Lieferanten", "Sachbearbeiter" oder "Projekte") oder der Reiter "Archivexplorer" geöffnet wird (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen → Start DMS aus Navigator).
Über diesen Parameter können Sie steuern, mit welcher Ansicht die Dokumentenübersicht beim Aufruf der Dokumente aus den Navigatoren (Kunden-, Mitarbeiter-, Projekt-Navigator ...) gestartet werden soll. In diesem Parameter stehen Ihnen folgende zwei Ausprägungen zur Verfügung: 0 - Standard Bei dieser Einstellung wird die Dokumentenübersicht mit dem jeweiligen Reiter gestartet, abhängig vom Navigator aus dem der Aufruf erfolgt. Das heißt, aus dem Kunden-Navigator mit dem Reiter Kunde/Lieferant, aus dem Projekt-Navigator mit dem Reiter Projekt usw. 1 - Archivexplorer Bei dieser Einstellung wird die Dokumentenübersicht immer mit dem Reiter Archivexplorer gestartet, egal aus welchem Navigator der Aufruf erfolgt. Nur das Hauptfilterkriterium im Archivexplorer ist abhängig vom Navigator, aus dem der Aufruf erfolgt. So ist beim Aufruf aus dem Kunden-Navigator der Kunde das Hauptfilterkriterium, beim Aufruf aus dem Projekt-Navigator das Projekt usw. |
Wird die Ausprägung "1 - Archivexplorer" eingestellt, gilt die gleiche Logik, wie oberhalb beschrieben: Wenn von einem der Navigatoren (Kunden-, Mitarbeiter-, Projekt-Navigator) der Archivexplorer aufgerufen wird, wird der übergebene Kunde, Mitarbeiter oder das übergebene Projekt als Filterkriterium im Kopf der Baumstruktur angezeigt.
Mit dem Parameter "Archivexplorer/Zuletzt verwendet/Favoriten öffnen" können Sie festlegen, wie viele Ebenen in der Baumstruktur geöffnet werden sollen: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Archivexplorer/Zuletzt verwendet/Favoriten öffnen.
In diesem Parameter können Sie festlegen, wie viele Ebenen in der Baumstruktur geöffnet werden sollen, wenn Sie in der Dokumentenübersicht den Reiter Archivexplorer bzw. den Reiter Zuletzt verwendet/Favoriten öffnen. |
Neuarchivierung auf dem Reiter "Archivexplorer"
Bei Neuarchivierung werden die Daten, soweit vorhanden, aus dem selektierten Zweig der Gliederungsstruktur in den entsprechenden Dokumentenfeldern als Vorschlagswerte gesetzt.
Bei Neuarchivierung werden die Daten, soweit vorhanden, aus dem selektierten Zweig der Gliederungsstruktur in den entsprechenden Dokumentenfeldern als Vorschlagswerte gesetzt.
Zuletzt verwendet/Favoriten
Im Reiter "Zuletzt verwendet/Favoriten" gliedern sich ebenso wie beim Archivexplorer die beiden Bereiche in die Einstiegsfelder und den Baum. Bezüglich der Anzeige des Reiters in der Dokumentenübersicht gelten ebenso dieselben Voraussetzungen wie beim Archivexplorer.
In "Zuletzt verwendet/Favoriten" werden jene Dokumente angezeigt, die kürzlich bearbeitet, archiviert etc. worden sind.
Alle weiteren Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zur Dokumentenübersicht.
Baum (in der Dokumentenliste)
Allgemein
Der Baum in der Dokumentenliste bietet eine Möglichkeit, Dokumente schnell nach mehreren voreingestellten Kriterien anzuzeigen.
Grundsätzlich kann der Baum in der Dokumentenliste mit dem Archivexplorer in der Dokumentenübersicht verglichen werden. Es stehen auch hier die bereits definierten Bäume des Reiters "Archivexplorer" zur Verfügung. Die Anlage von Bäumen funktioniert identisch wie in der Dokumentenübersicht, deshalb wird die Anlage hier nicht beschrieben. Folgend werden jene Punkte beschrieben, die sich vom Archivexplorer unterscheiden.
Weitere Informationen zur Anlage eines Baumes erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Einstellungen Archivexplorer.
Baumstruktur
Je Baum gibt es einen fixen Überknoten "Alle", um alle Dokumente abhängig von den Einstiegsfeldern zu laden, ohne dass die Anzeige vom ausgewählten Baum beeinflusst wird.
Ein weiterer Vorteil dieses Hauptknotens ist, dass die Dokumente gleich mehrerer Kunden, Projekte etc. angezeigt werden können und dies nicht auf eine Person / ein Projekt beschränkt ist. Soll weiterhin nur eine Person, ein Projekt etc. im Baum angezeigt werden, kann über das entsprechende Einstiegsfeld vorgefiltert werden.
Ein weiterer Vorteil dieses Hauptknotens ist, dass die Dokumente gleich mehrerer Kunden, Projekte etc. angezeigt werden können und dies nicht auf eine Person / ein Projekt beschränkt ist. Soll weiterhin nur eine Person, ein Projekt etc. im Baum angezeigt werden, kann über das entsprechende Einstiegsfeld vorgefiltert werden.
Unterhalb wird für jedes zugeordnete Feld ein eigener Baumknoten angezeigt, um die Dokumente, die dieses Kriterium erfüllen, mit einem Klick vorzufiltern.
Hinweis
| Beim Wechsel des Baums bleibt dieser in der Dokumentenliste grundsätzlich ausgeklappt, wenn die Anzahl der Dokumente 250 nicht übersteigt. Es bleibt immer nur die erste Ebene ausgeklappt, alle weiteren Ebenen werden beim Wechsel eingeklappt. Übersteigt die Anzahl der Dokumente 250, wird beim Wechsel des Baums dieser komplett eingeklappt. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Vollansicht | Mit dieser Funktion können Sie Knoten sichtbar machen, auf denen sich keine Dokumente befinden. Zum Beispiel könnte man, wenn einem Baum das Feld "Kategorien" zugeordnet ist, alle Kategorien als Knoten anzeigen. Bei Personen, Sachbearbeitern, Projektknoten sowie bei Archiv, Kategorien und Schlagwortknoten funktioniert die Vollansicht nur, wenn im entsprechenden Einstiegsfeld etwas ausgewählt wird. Ausgehend von dieser Basis werden bei Vollansicht Personen bzw. Projekte dazugeladen, auf denen keine Dokumente archiviert sind. Hinweis
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Anzeige Summen | Neben jedem Knoten kann jetzt die Anzahl der in der Liste angezeigten Dokumente angezeigt werden. | ||||
Anzeige Bezeichnung |
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