Funktionen im Workflow [LEA/PLE]
Funktionen im Workflow [LEA/PLE]
In diesem Dokument werden die Unterschiede zwischen den einzelnen Workflowfunktionsarten erklärt. Gleich unterhalb finden Sie eine Auflistung der Spezial- bzw. Hintergrundfunktionen, die im Workflow ausgeführt werden können. Mit einem Klick auf die einzelnen Funktionen gelangen Sie direkt zur detaillierten Beschreibung.
Einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten von Workflows in der LEA finden Sie in den Themendokumentationen Honorarnotenfreigabe mit Workflow und LEA-KORE-Überleitung mit Workflow.
Menüfunktionen
Durch Menüfunktionen können Sie beim Ausführen von Workflowaufgaben verschiedene Programmteile in der NTCS aufrufen. Beim Ausführen solcher Aufgaben wird nur das entsprechende Fenster aufgerufen, ohne dass irgendwelche Vorschlagswerte oder gezielte Funktionen dazu gestartet werden. Sie können jedes in der Menüleiste verfügbare Fenster als Menüfunktion hinterlegen und beim Ausführen einer Workflowaufgabe starten.
Spezialfunktionen
Spezialfunktionen sind speziell für den Workflow angepasste Funktionen, die beim Ausführen der Workflowaufgabe durch den zuständigen Mitarbeiter verschiedene Programmteile bzw. Funktionen in der NTCS starten. Die folgenden Kapitel geben Ihnen einen Überblick über alle derzeit für die LEA verfügbaren Spezialfunktionen. In der letzten Spalte wird angezeigt, ob Sie Workflowaufgaben mit dieser Spezialfunktion auch im BMD Web ausführen können.
Kore-Analyse für Workflow
Die Workflow-Spezialfunktion "Kore-Analyse für Workflow" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt.
LEA Rechnung freigeben
Die Workflow-Spezialfunktion "LEA Rechnung freigeben" wird im Rahmen der Honorarnotenfreigabe mit Workflow benötigt. Sie wird daher auch in allen drei Standardworkflows der LEA Fakturierung (Workflow mit Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck, Workflow mit Leistungsverzeichnis ohne Kontrollausdruck und Workflow ohne Leistungsverzeichnis) für die Freigabe der Honorarnote eingesetzt.
Beschreibung | BMD Web | ||||
Wird eine Workflowaufgabe ausgeführt, bei der diese Spezialfunktion hinterlegt ist, wird das Fenster Honorarnoten mit einer Filterung auf die betroffene Honorarnote gestartet. Sie können diese Honorarnote dann bearbeiten. Wird das Fenster "Honorarnoten" geschlossen, so erscheint ein "Erledigen-Fenster". In diesem ist die Aufgabe mit dem entsprechenden Status zu erledigen und der Workflow geht einen Schritt weiter. Hinweis Änderungen am Leistungsverzeichnis
Hinweis Freigebende Personen
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Projektleistungserfassung für Kore-Überleitungsworkflow
Die Workflow-Spezialfunktion "Projektleistungserfassung für Kore-Überleitungsworkflow" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt.
Hintergrundfunktionen
Hintergrundfunktionen werden nicht von einem Mitarbeiter, sondern automatisch im Hintergrund ohne Benutzeraktion ausgeführt. Durch Hintergrundfunktionen werden grundsätzlich keine Aufgaben erzeugt, mit einer Ausnahme: Wenn bei der Ausführung Fehler auftreten, wird für den Workflow-Verantwortlichen eine Aufgabe angelegt. Die folgenden Kapitel geben Ihnen einen Überblick über alle derzeit für die LEA verfügbaren Hintergrundfunktionen. In der letzten Spalte wird angezeigt, ob Sie Workflowaufgaben mit dieser Hintergrundfunktion auch im BMD Web ausführen können.
Aufrollungen mit Kore-Buchungen löschen
Die Workflow-Spezialfunktion "Kore-Buchungen löschen" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt. LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis erstellen
Die Workflow-Spezialfunktion "LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis erstellen" wird in einem bestimmten Ablauf im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow benötigt. Sie wird z. B. auch in einem der Standardworkflows der LEA Fakturierung (Workflow mit Leistungsverzeichnis ohne Kontrollausdruck) für das Erstellen des Leistungsverzeichnisses eingesetzt.
Beschreibung
BMD Web
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch für die betroffene Honorarnote im Hintergrund ein Leistungsverzeichnis als Leistungsnachweis im PDF-Format erstellt. Die gewünschte Auswertung muss auf dieser Workflowaktion im Feld "Auswertung" ausgewählt werden.
Zusätzlich ist es nötig, dass pro Verrechnungsfirma ein entsprechender DMS-Vorschlagswert angelegt wird, um das korrekte Archiv und die gewünschte Dokumentenkategorie bzw. optional auch den Dokumentennamen festzulegen. Alternativ wird der Dokumentenname "LEA - Workflow" verwendet.
LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck erstellen
Die Workflow-Spezialfunktion "LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck erstellen" wird in einem bestimmten Ablauf im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow benötigt. Sie wird z. B. auch in einem der Standardworkflows der LEA Fakturierung (Workflow mit Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck) für das Erstellen des Leistungsverzeichnisses und des Kontrollausdrucks eingesetzt.
Beschreibung
BMD Web
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch für die betroffene Honorarnote im Hintergrund ein Kontrollausdruck inkl. Leistungsverzeichnis als Leistungsnachweis im PDF-Format erstellt. Die gewünschte Auswertung muss auf dieser Workflowaktion im Feld "Auswertung" ausgewählt werden.
Zusätzlich ist es nötig, dass pro Verrechnungsfirma ein entsprechender DMS-Vorschlagswert angelegt wird, um das korrekte Archiv und die gewünschte Dokumentenkategorie bzw. optional auch den Dokumentennamen festzulegen. Alternativ wird der Dokumentenname "LEA - Workflow" verwendet.
LEA Rechnung - Workflowstatus setzen
Die Workflow-Spezialfunktion "LEA Rechnung - Workflowstatus setzen" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt. Sie wird daher auch in allen drei Standardworkflows der LEA Fakturierung (Workflow mit Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck, Workflow mit Leistungsverzeichnis ohne Kontrollausdruck und Workflow ohne Leistungsverzeichnis) für das Setzen des jeweiligen Workflowstatus benötigt.
Beschreibung
BMD Web
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird der Workflowstatus auf der betroffenen Honorarnote gesetzt. Der gewünschte Status muss am Workflowschritt im Feld "Status Hintergrundfunktion" definiert werden.
Dadurch beeinflusstes Feld der Honorarnote:
Workflowstatus Dieses Feld zeigt den Status an, in dem sich die betroffene Honorarnote derzeit im Workflow befindet. Es wird dabei zwischen folgenden Ausprägungen unterschieden:- -
- In Bearbeitung
- Im Freigabeprozess
- Freigegeben
Wenn sich die Honorarnote "In Bearbeitung" befindet, so kann diese nicht weiterverarbeitet werden (Ausdruck mit Nummer, Verbuchung der Honorarnote in die Fibu ...). Sie muss zuerst die Freigabe durchlaufen.Befindet sich die Honorarnote "Im Freigabeprozess", so kann die Honorarnote lediglich durch den aktuellen Aufgabenbesitzer weiterverarbeitet werden. Es ist in diesem Fall auch möglich, dass der freigebende Benutzer diese Honorarnote gleich mit Nummer druckt, in die Fibu verbucht und abschließt (siehe Honorarnoten-Freigabe mit Workflow).
Leistungen für Kore-Übernahme analysieren
Die Workflow-Spezialfunktion "Leistungen für Kore-Übernahme analysieren" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt. Prüfung Kore für Überleitung
Die Workflow-Spezialfunktion "Prüfung Kore für Überleitung" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt.
Prüfung nicht autorisierter Leistungen
Die Workflow-Spezialfunktion "Prüfung nicht autorisierter Leistungen" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt. Überleitung der Daten in die Kore
Die Workflow-Spezialfunktion "Überleitung der Daten in die Kore" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt.
Die Workflow-Spezialfunktion "Projektleistungserfassung für Kore-Überleitungsworkflow" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt.
Hintergrundfunktionen
Hintergrundfunktionen werden nicht von einem Mitarbeiter, sondern automatisch im Hintergrund ohne Benutzeraktion ausgeführt. Durch Hintergrundfunktionen werden grundsätzlich keine Aufgaben erzeugt, mit einer Ausnahme: Wenn bei der Ausführung Fehler auftreten, wird für den Workflow-Verantwortlichen eine Aufgabe angelegt. Die folgenden Kapitel geben Ihnen einen Überblick über alle derzeit für die LEA verfügbaren Hintergrundfunktionen. In der letzten Spalte wird angezeigt, ob Sie Workflowaufgaben mit dieser Hintergrundfunktion auch im BMD Web ausführen können.
LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis erstellen
Die Workflow-Spezialfunktion "LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis erstellen" wird in einem bestimmten Ablauf im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow benötigt. Sie wird z. B. auch in einem der Standardworkflows der LEA Fakturierung (Workflow mit Leistungsverzeichnis ohne Kontrollausdruck) für das Erstellen des Leistungsverzeichnisses eingesetzt.
Beschreibung | BMD Web |
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch für die betroffene Honorarnote im Hintergrund ein Leistungsverzeichnis als Leistungsnachweis im PDF-Format erstellt. Die gewünschte Auswertung muss auf dieser Workflowaktion im Feld "Auswertung" ausgewählt werden. Zusätzlich ist es nötig, dass pro Verrechnungsfirma ein entsprechender DMS-Vorschlagswert angelegt wird, um das korrekte Archiv und die gewünschte Dokumentenkategorie bzw. optional auch den Dokumentennamen festzulegen. Alternativ wird der Dokumentenname "LEA - Workflow" verwendet. | |
LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck erstellen
Die Workflow-Spezialfunktion "LEA Rechnung - Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck erstellen" wird in einem bestimmten Ablauf im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow benötigt. Sie wird z. B. auch in einem der Standardworkflows der LEA Fakturierung (Workflow mit Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck) für das Erstellen des Leistungsverzeichnisses und des Kontrollausdrucks eingesetzt.
Beschreibung | BMD Web |
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch für die betroffene Honorarnote im Hintergrund ein Kontrollausdruck inkl. Leistungsverzeichnis als Leistungsnachweis im PDF-Format erstellt. Die gewünschte Auswertung muss auf dieser Workflowaktion im Feld "Auswertung" ausgewählt werden. Zusätzlich ist es nötig, dass pro Verrechnungsfirma ein entsprechender DMS-Vorschlagswert angelegt wird, um das korrekte Archiv und die gewünschte Dokumentenkategorie bzw. optional auch den Dokumentennamen festzulegen. Alternativ wird der Dokumentenname "LEA - Workflow" verwendet. | |
LEA Rechnung - Workflowstatus setzen
Die Workflow-Spezialfunktion "LEA Rechnung - Workflowstatus setzen" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt. Sie wird daher auch in allen drei Standardworkflows der LEA Fakturierung (Workflow mit Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck, Workflow mit Leistungsverzeichnis ohne Kontrollausdruck und Workflow ohne Leistungsverzeichnis) für das Setzen des jeweiligen Workflowstatus benötigt.
Beschreibung | BMD Web | ||
Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird der Workflowstatus auf der betroffenen Honorarnote gesetzt. Der gewünschte Status muss am Workflowschritt im Feld "Status Hintergrundfunktion" definiert werden. Dadurch beeinflusstes Feld der Honorarnote:
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Prüfung Kore für Überleitung
Die Workflow-Spezialfunktion "Prüfung Kore für Überleitung" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt.
Überleitung der Daten in die Kore
Die Workflow-Spezialfunktion "Überleitung der Daten in die Kore" wird im Rahmen der LEA-KORE-Überleitung mit Workflow eingesetzt.
