Aufgabentitel | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Aufgabenaktion eintragen. Alle Aufgaben, die im Zuge dieser Workflowaktion erzeugt werden, erhalten im Betreff den hier eingegebenen Aufgabentitel.
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Aktionsstatus | In diesem Feld können Sie der Aufgabenaktion einen Aktionsstatus zuordnen. Mit dem Aktionsstatus können Sie festlegen, welche Status dem Mitarbeiter beim Erledigen der Aufgabe zur Verfügung gestellt werden. Weitere Informationen zu den Aktionsstatus erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aktionsstatus.
Beispiel | Beim Termingenehmigungsworkflow sollen dem Mitarbeiter die Möglichkeiten "Genehmigt", "Nicht genehmigt" oder mit "Vorbehalt genehmigt" angeboten werden. Dazu muss der Aktionsstatus mit diesen Statusausprägungen angelegt sein. Beim Erledigen der Termingenehmigungsaufgabe, kann der zuständige Mitarbeiter dann zwischen diesen Möglichkeiten wählen.
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Mitarbeiterermittlung | In dieser Combobox können Sie definieren, wie die Mitarbeiterermittlung für die Zuteilung der Aufgaben erfolgen soll. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
Zuständige Mitarbeiter auswählen | Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, können Sie im Feld Mitarbeiter jene hinterlegen die die, durch den Workflow entstehenden, Aufgaben bekommen sollen. | Makro | Mit dieser Option können Sie das Feld Mitarbeiter Makro aktivieren, in dem Sie dann ein Makro zur Ermittlung jener Mitarbeiter, die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Workflow erhalten, hinterlegen können. | Ermittlung Sachbearbeiter | Haben Sie diese Option ausgewählt, können Sie im Feld Sachbearbeiter definieren, von wo der Sachbearbeiter ermittelt wird, der dann die Aufgabe(n) zugeteilt bekommt. Über das F8-Symbol  vor diesem Feld können Sie das Zuordnungsfenster öffnen, in dem Sie das Ermittlungskriterium z. B. Kundenstamm - Sachbearbeiter zuordnen können. | Sachbearbeiter aus Adressatenliste | Bei jedem Adressat im Standardbrief besteht die Möglichkeit, einen Sachbearbeiter zu hinterlegen. Wenn Sie nun diese Option ausgewählt haben, werden den zuständigen Sachbearbeitern, ermittelt aus der Adressatenliste im Standardbrief, die Aufgaben zugeteilt. | Auf Abfrage | Wenn Sie diese Option auswählen, erscheint, bevor die Aufgabe angelegt wird, ein Abfragedialog, wo Sie auswählen können, welche Mitarbeiter die Aufgabe zur Bearbeitung erhalten sollen. Damit der Workflow startet, muss ein Mitarbeiter eingetragen werden. Die Workflowaufgabe kann auch mehreren Mitarbeitern zur Bearbeitung angelegt werden, in dem Sie über das F8-Symbol  vor diesem Feld mehrere Sachbearbeiter zuordnen.
Hinweis | Wird der Abfragedialog abgebrochen, wird eine Aufgabe mit dem Betreff Workflowabbruch beim Start und dem Pause-Symbol (Spalte "Workflow") angelegt. 
Wird die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt erledigt, erscheint der Abfragedialog erneut, wo der zuständige Mitarbeiter für die Aufgabenaktion definiert werden kann. |
| Mitarbeitervorlage | Mit dieser Option können Sie im Feld Mitarbeitervorlage eine Vorlage hinterlegen, anhand der dann die Mitarbeiterermittlung erfolgt. Es öffnet sich dieses Fenster für die Zuordnung von bestimmten Mitarbeiterrollen wie zum Beispiel Abteilungsleiter, Geschäftsführer etc. oder fixen Mitarbeitern.
Hinweis | Sollten die verfügbaren Rollen wie Abteilungsleiter, Geschäftsführer, Teamleiter und Stellvertreter von den Mitarbeiterstammdaten nicht für die Ermittlung des zuständigen Sachbearbeiters ausreichen bzw. passen, gibt es noch zwei weitere Felder am Mitarbeiterstamm. Anhand dieser Felder können Sie für einen Mitarbeiter einen anderen Mitarbeiter zuordnen. Dieser kann anschließend für die Ermittlung im Workflow herangezogen werden. Diese beiden Felder heißen sowohl am Mitarbeiterstamm als auch bei den Mitarbeiterrollen in diesem Zuordnungsdialog Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 2. |
Beachten Sie beim Arbeiten mit Mitarbeitervorlagen auch dieses Feld:
| Bei dieser Art der Mitarbeiterermittlung haben Sie bei jeder Mitarbeiterrolle die Möglichkeit zu entscheiden, von welcher Basis aus der nächste Workflowmitarbeiter ermittelt wird. Dazu stehen Ihnen die drei Möglichkeiten "Aufgabenbesitzer", "Aufgabenbearbeiter", "Sachbearbeiter" und der "Ersteller der Workflowinstanz" zur Auswahl.
Hinweis | Sollten Sie bei der ersten Aufgabenaktion im Workflow die Mitarbeiterermittlung ausgehend vom Aufgabenbesitzer bzw. -erlediger gestellt haben, wird der Ersteller des Workflows als Basis für die Ermittlung des zuständigen Sachbearbeiters genommen, einen Aufgabenbesitzer bzw. -erlediger gibt es in diesem Fall noch nicht. |
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| Mitarbeitervorlage vom Mitarbeiterstamm | Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, wird zur Mitarbeiterermittlung die Vorlage vom Mitarbeiterstamm genommen. Dazu müssen Sie diese im Feld "Vorlage Genehmigung" am entsprechenden Mitarbeiter hinterlegen.
| Instanzinfo | Wenn Sie diese Ausprägung wählen, wird jener Mitarbeiter als Sachbearbeiter ermittelt, der in der Instanzinfo unter "MIT_FIRMENNR =" und "MIT_MITARBEITERID =" angeführt ist. Bei dieser Art der Mitarbeiterermittlung ist keine weitere Einstellung auf der Aufgabenaktion mehr nötig.
Je nach Workflowart werden folgende Mitarbeiter in die Workflowinstanzinfo übergeben und in weiterer Folge als Sachbearbeiter für die Workflowaufgabe ermittelt. Für folgende Workflowarten kann diese Art der Mitarbeiterermittlung aktuell verwendet werden:
Termingenehmigungsworkflow
| Jener Mitarbeiter, für den der Termin angelegt wurde. | | Fristenworkflow | Der Sachbearbeiter der Frist. | | DMS-Workflow | Der Sachbearbeiter vom Dokument. | PI Anmelde-/Abmeldeworkflow | Der Ersteller des Workflows. | Projektworkflow | Jener Mitarbeiter, der am Projekt als Projektleiter eingetragen wurde. | Leadworkflow | Jener Mitarbeiter, der am Lead eingetragen wurde. |
Kann aus der Workflowinstanzinfo kein Sachbearbeiter ermittelt werden, weil kein Mitarbeiter übergeben werden konnte, wird auf den Workflowverantwortlichen als Sachbearbeiter zurückgefallen. Das kann zum Beispiel vorkommen, wenn Sie keinen Sachbearbeiter am Dokument hinterlegt haben.
| Ersteller Workflowinstanz | Wenn Sie diese Ausprägung wählen, wird jener Mitarbeiter als Sachbearbeiter für die Aufgabe ermittelt, der der Auslöser dieses Workflowablaufs ist. |
Hinweis | Wenn Sie im Feld "Funktionsart" die Ausprägung "Hintergrundfunktion" gewählt haben, stehen Ihnen diese beiden Ausprägungen zur Verfügung:- Bei Abbruch workflowverantwortlicher Mitarbeiter
- Bei Abbruch aktueller BMD Benutzer
Je nachdem welche Auswahl Sie treffen, bekommt entweder der am Workflow hinterlegte Verantwortliche oder der aktuelle BMD Benutzer, der gerade die vorherige Aufgabe erledigt hat, die Aufgabe, dass der Workflow abgebrochen worden ist. Das passiert dann, wenn der Workflow im Zuge einer Hintergrundfunktion abgebrochen wird, weil diese nicht korrekt ausgeführt werden konnte.
Dieser muss sich dann darum kümmern, dass alle Voraussetzungen erfüllt werden, damit die Hintergrundfunktion korrekt ausgeführt werden kann und der Workflow somit weiterläuft. Wenn alle Einstellungen getätigt sind, kann mit der Funktion "Ausführen" im Fenster "Aufgabe" fortgefahren werden. |
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Mitarbeiter | In diesem Feld können Sie die Mitarbeiter hinterlegen, welche die Aufgaben zum Ausführen bekommen. Damit Sie hier einen Mitarbeiter eingeben können, müssen Sie in der Combobox Mitarbeiterermittlung den Eintrag Zuständige Mitarbeiter auswählen aktiv setzen. Über den blauen Pfeil  vor diesem Feld können Sie einen Mitarbeiter auswählen, über das F8-Symbol  können Sie mehrere Mitarbeiter auswählen. |
Sachbearbeiter | Wenn Sie in der Combobox Mitarbeiterermittlung den Eintrag Ermittlung Sachbearbeiter ausgewählt haben, können Sie in diesem Feld hinterlegen, von wo der Sachbearbeiter ermittelt werden soll. Zum Beispiel können Sie definieren, dass der Sachbearbeiter des Verkaufs die durch den Workflow entstehenden Aufgaben zur Bearbeitung bekommt. Die Zuordnung von wo der Sachbearbeiter der Aufgabe ermittelt werden soll können Sie über das F8-Symbol  vor diesem Feld vornehmen. |
Mitarbeitervorlage | In diesem Feld können Sie eine Vorlage hinterlegen, anhand derer die zuständigen Mitarbeiter ermittelt werden. Zu einer solchen Vorlage können Sie Mitarbeiterrollen (z. B. Abteilungsleiter, Geschäftsführer etc.) aber auch einzelne Mitarbeiter hinzufügen. Voraussetzung ist, dass Sie in der Combobox Mitarbeiterermittlung die Option Mitarbeitervorlage ausgewählt haben. Die Zuordnung von wo der Sachbearbeiter der Aufgabe ermittelt werden soll können Sie über das F8-Symbol vor diesem Feld vornehmen. Hinweis | Dieses Feld dient auch als Rückfallebene, falls Sie in der Combobox Mitarbeiterermittlung die Option Mitarbeitervorlage aus Mitarbeiterstamm wählen, dort aber keine hinterlegt ist, wird ebenfalls die Mitarbeitervorlage der Aufgabenaktion herangezogen. |
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Erledigt-Bedingung | In dieser Combobox können Sie entscheiden, ob die Aufgaben von einem oder allen Mitarbeitern, denen diese Aufgabe angelegt wurde, erledigt werden müssen.
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Funktionsart | In dieser Combobox können Sie definieren, welche Funktionsart beim Ausführen der Aufgabe gestartet werden soll. Sie haben die Möglichkeit zwischen Spezial-, Hintergrund-, Menü-, Stapelfunktion, Makro und Keine Funktion zu wählen. Je nachdem, welche Einstellung Sie wählen, werden die nachfolgenden Felder aktiv und Sie können die entsprechende Funktion hinterlegen.
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Spezial-/Hintergrundfunktion | In diesem Feld können Sie eine Spezial- bzw. Hintergrundfunktion hinterlegen, die beim Ausführen der Aufgabe aufgerufen wird.
| Spezialfunktion | Wenn Sie in der Combobox die Funktionsart Spezialfunktion ausgewählt haben, können Sie hier eine speziell für einen Workflow angelegte Funktion auswählen. Bei diesen Funktionen ist der Aktionsstatus fix vorgegeben und kann von Ihnen auch nicht abgeändert werden. Beispiel | Für den Termingenehmigungsworkflow ist zum Beispiel die Spezialfunktion Termin genehmigen auszuwählen. Der Aktionsstatus wird dann automatisch mit dem BMD Standardaktionsstatus Termingenehmigung befüllt. |
| | Hintergrundfunktion | Wenn Sie in der Combobox die Funktionsart Hintergrundfunktion gewählt haben, können Sie hier Funktionen hinterlegen, die automatisch im Hintergrund ohne Benutzeraktion ausgeführt werden. Bei Hintergrundfunktionen werden grundsätzlich keine Aufgaben angelegt, mit einer Ausnahme, wenn bei der Ausführung des Workflows Fehler auftreten, wird für den Workflowverantwortlichen eine Aufgabe angelegt.
Beispiel | Für den Termingenehmigungsworkflow wird zum Beispiel die Hintergrundfunktion Termin Genehmigungskennzeichen setzen ausgewählt. Der Aktionsstatus wird dann automatisch mit dem BMD Standardaktionsstatus Termingenehmigung befüllt. In der Combobox "Status Hintergrundfunktion" werden Ihnen dann die Statusausprägungen des Aktionsstatus angezeigt und Sie können auswählen, welcher Status durch diese Hintergrundfunktion gesetzt werden soll. |
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Menüfunktion | In diesem Feld können Sie eine Menüfunktion hinterlegen, die beim Ausführen der Aufgabe aufgerufen wird. Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Combobox Funktionsart auf Menüfunktion steht.
Beispiel | Für Kampagnen werden in der Regel Menüfunktionen verwendet. Zum Beispiel wird im Zuge eines Kampagnenworkflows die Aufgabe Telefonat Einladung Infoday angelegt. Beim Ausführen dieser Aufgabe soll automatisch das Telefonprotokoll gestartet werden. |
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Status Hintergrundfunktion | In diesem Feld können Sie den Aktionsstatus der Hintergrundfunktion auswählen, der beim Erreichen dieser Aktion im Workflow automatisch gesetzt werden soll.
Bei folgenden Hintergrundfunktionen haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, den Aktionsstatus zu definieren, der beim Erledigen der Workflowaktion gesetzt wird:
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