Automatische Anlage von Leads
Allgemein
Sie haben jetzt die Möglichkeit, E-Mails, die an ein bestimmtes E-Mail-Konto geschickt werden, automatisch zu archivieren und daraus gleich Leads auf einer gewünschten Pipeline bzw. Stufe erstellen zu lassen.
Einstellungen
In diesem Abschnitt werden grundsätzlich alle Einstellungen beschrieben, die für eine automatische Anlage von Leads aus empfangenen E-Mails notwendig sind.
Hinweis
 | Es gibt aber auch die Möglichkeit einer halbautomatischen Archivierung dieser E-Mails und Anlage der Leads. Welche zusätzlichen Einstellungen dafür getroffen werden müssen bzw. welche entfallen können, wird zu jedem Punkt als Hinweis beschrieben. |
E-Mail-Konto (Exchange bzw. Microsoft 365) anlegen
Für die automatische Anlage von Leads aus E-Mails müssen Sie ein eigenes E-Mail-Konto anlegen, an das die E-Mails geschickt werden, aus denen die Leads erstellt werden sollen.
Alle E-Mails, die in diesem E-Mail-Konto empfangen werden, können in weiterer Folge automatisch archiviert werden und daraus kann dann die Leaderstellung erfolgen.
Alle E-Mails, die in diesem E-Mail-Konto empfangen werden, können in weiterer Folge automatisch archiviert werden und daraus kann dann die Leaderstellung erfolgen.
Hinweis
| Für die halbautomatische Archivierung können Sie auch Ihr persönliches E-Mail-Konto verwenden und einen Ordner unterhalb der Rubrik "Posteingang" anlegen. Archiviert werden dann aber nur jene E-Mails, die Sie auch in den dafür angelegten Ordner verschieben.  Die weiteren Einstellungen dafür entnehmen Sie bitte dem Hinweis unter Punkt 2.3 Archiv-Mailbox. |
Stapel für Leadanlage
Um nach der automatischen Archivierung der E-Mail auch einen Lead erstellen zu lassen, müssen Sie einen Stapel anlegen, der im Anschluss an die Archivierung automatisch ausgeführt wird. Gehen Sie dazu in das Fenster Stapeldefinition unter TOOLS → Tools → Administration → "Stapelverarbeitung" und legen Sie hier einen neuen Stapel und den dazugehörigen Stapelschritt an.
Verwenden Sie für den Stapelschritt folgende Funktion:
Nach dem Speichern des Stapelschritts öffnet sich automatisch der Dialog zur Definition der Stapelparameter, in dem Sie folgende Einstellungen treffen können:
| Pipeline | Wählen Sie hier die Pipeline aus, auf der die Leads erstellt werden sollen. |
Stufe | Wählen Sie hier die Stufe der zuvor ausgewählten Pipeline aus, auf der die Leads erstellt werden sollen. |
| Mitarbeiter auswählen | Definieren Sie hier den Mitarbeiter, für den die Leads erstellt werden sollen. |
Hinweis
| Es wird versucht, die Person bei der Archivierung der E-Mail anhand der Absender-E-Mail-Adresse zu ermitteln. Welche Einstellungsmöglichkeiten es dazu gibt und wie die Verknüpfung des Stapels mit der Mailbox erfolgt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt. |
Archiv-Mailbox
Legen Sie im Fenster "Mailboxen" eine neue Archiv-Mailbox mit den Zugangsdaten des E-Mail-Kontos und den detaillierten Einstellungen für die Archivierung der E-Mails an. In das Fenster "Mailboxen" gelangen Sie über TOOLS → Tools → Administration → BMD Synchronisationsdaten → Funktionen → Mailboxen.
Wichtig bei dieser Neuanlage ist, dass Sie im Feld Mailbox-Typ die Ausprägung Archiv-Mailbox auswählen. Die Bezeichnung können Sie frei vergeben, aber in den Feldern E-Mail-Adresse, Domäne\Benutzer und Passwort müssen Sie die Zugangsdaten des bereits angelegten E-Mail-Kontos hinterlegen.
Speziell für die Verbindung zum Leadmanagement ist folgendes Feld zu beachten, in dem Sie den davor angelegten Stapel mit der Mailbox verknüpfen.
In diesem Feld können Sie einen Stapel hinterlegen, der im Anschluss nach jeder erfolgreichen Archivierung einer E-Mail ausgeführt werden soll. Zum Beispiel können Sie hier einen Stapel für die automatische Anlage von Leads hinterlegen, damit zu jeder archivierten E-Mail sofort ein Lead angelegt wird. Details dazu erhalten Sie in der Dokumentation Automatische Anlage von Leads. |
Alle weiteren Informationen und Details zu den einzelnen Feldern entnehmen Sie der Hilfe zum Fenster Mailboxen.
Hinweis
| Führen Sie nach der Anlage der Archiv-Mailbox die Funktion "Zugangsdaten" aus. Die Daten müssten schon aus den Eingaben bei der Mailbox bzw. den Standardeinstellungen für das Kommunikationssystem in den TOOLS Parametern im Fenster "Synchronisationszugangsdaten" vorgeschlagen werden. Führen Sie die Funktion "Zugangsdaten prüfen" aus, um zu sehen, ob mit den verwendeten Zugangsdaten auch Abfragen möglich sind oder ob an irgendeiner Stelle noch eine Einstellung fehlt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisationszugangsdaten. |
Hinweis
| Für die halbautomatische Archivierung können Sie im Feld Posteingang Unterverzeichnis den Ordner definieren, von dem aus die E-Mails für die Archivierung gesucht werden. Die E-Mails gelangen aber trotzdem ganz normal in den Posteingang des hinterlegten E-Mail-Kontos.  Da hier in den Mailboxeinstellungen ein Unterverzeichnis definiert ist, wird nur dieses Verzeichnis auf neue E-Mails für die Archivierung geprüft. Das heißt, bei dieser Variante werden nicht alle eingehenden E-Mails sofort automatisch archiviert. Sie selbst können noch entscheiden, welche E-Mails tatsächlich archiviert werden sollen und ob eine Leadanlage erfolgen soll. Dazu müssen Sie die E-Mail per Drag & Drop in das definierte Unterverzeichnis verschieben; alles Weitere wird dann wie beschrieben automatisch durchgeführt. |
Generelle Einstellungen
Parameter
Damit die E-Mail dann auch automatisch archiviert werden kann, sobald diese im Posteingang der Mailbox ist, müssen Sie noch den Parameter "Automatische E-Mail-Verarbeitung aktivieren" auf "Ja" stellen. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem.
Mit diesem Parameter können Sie die automatische E-Mail-Verarbeitung ein- oder ausschalten (für MailReply, Archiv-Mailbox). |
Achtung!
 | Sollten Sie beim Speichern der Parameter die Meldung bekommen, dass Sie kein Recht haben, in die SyncService.ini zu schreiben, brauchen Sie einen Administratorbenutzer, der Schreibrechte für diese Datei besitzt. Folgender Eintrag muss in dieser INI-Datei vorhanden sein: MAILREPLY_ACTIVE=1. Bei Bedarf kann dieser auch manuell in diese Datei geschrieben werden. Sollten Sie Cloud-Kunde bei BMD sein, muss diese Einstellung von der BMD Technik durchgeführt werden. |
BMD Dienste
Am Server, wo die BMD NTCS installiert ist, müssen die beiden Dienste BMDNTCSSyncService und BMDNtcsSvc verfügbar bzw. aktiv sein.
Hinweis
| Der Dienst BMDNTCSSyncService prüft in regelmäßigen Abständen, ob neue E-Mails im Postfach für die Archivierung ins DMS verfügbar sind. Der Dienst BMDNtcsSvc ist dann für die tatsächliche Archivierung der E-Mail zuständig. Diese beiden Dienste müssen auch bei der halbautomatischen Archivierung der E-Mails gestartet sein. |
Ablauf
In diesem Abschnitt wird ein Beispielablauf beschrieben bzw. welche Möglichkeiten zur Analyse es im Falle einer nicht korrekten Archivierung einer E-Mail gibt.
Archivierung der E-Mails
Die Archivierung der eingehenden E-Mails und die Anlage des Leads erfolgt automatisch, ohne dass Sie eine Aktion setzen müssen. Eine Ausnahme ist, wenn Sie die halbautomatische Archivierung verwenden - dann müssen Sie die E-Mails in den entsprechenden Ordner verschieben. Einzige Voraussetzung ist, dass die beiden Dienste BMDNTCSSyncService und BMDNtcsSvc gestartet sind und laufen.
Hinweis
| Wenn Sie in Outlook die Spalte BMD Archiv einblenden, können Sie hier gleich erkennen, ob die Archivierung funktioniert hat oder nicht bzw. was der Grund für die Nichtarchivierung war.  |
Tools für Analyse
Zuerst müssen Sie feststellen, ob die E-Mail-Archivierung in keinem Fall oder nur in bestimmten Fällen nicht funktioniert. Wenn die E-Mail-Archivierung in keinem Fall funktioniert, dann führen Sie bitte zuerst die Prüfungen laut Kapitel 3.3.1 Prüfung der Grundeinstellungen durch. Funktioniert die Archivierung nur in bestimmten Fällen nicht, dann kontrollieren Sie bitte die unter Kapitel 3.3.2 Detaillierte Analyse von Einzelfällen beschriebenen Punkte.
Prüfung der Grundeinstellungen
Sollte die Archivierung nicht funktionieren, sollten im ersten Schritt folgende zwei Einstellungen geprüft werden:
- Laufen die für die automatische Archivierung benötigten BMD Dienste?
- Mit der Funktion "Zugangsdaten prüfen" prüfen Sie, ob die auf der Mailbox hinterlegten Zugangsdaten korrekt sind. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisationszugangsdaten
Konnten bei diesen beiden Tests keine Fehler festgestellt werden und die Zugangsdaten der Mailbox sind korrekt, sollte die generelle automatische Archivierung von E-Mails aus der Mailbox möglich sein.
Detaillierte Analyse von Einzelfällen
Zur weiteren Ursachenfindung können Sie in das Fenster E-Mail-Protokoll einsteigen. Hier können Sie je empfangener E-Mail sehen, ob die Archivierung korrekt durchgeführt worden ist.
Die Einträge mit dem Wert Archiv im Feld "Mailtyp" protokollieren die Archivierung der empfangenen E-Mails. Auch bei diesen Einträgen wird im Feld "Status" protokolliert, ob die Archivierung durchgeführt ("Ok") bzw. nicht durchgeführt worden ist ("Error").
Sollte die Archivierung einer E-Mail nicht erfolgt sein, können Sie das in diesem Protokoll erkennen. Im Feld "Fehlermeldung" steht eine detaillierte Info, aus welchen Gründen die Archivierung nicht erfolgt ist.
Nacharchivierung der fehlenden E-Mails
Wenn Sie die notwendigen Einstellungen getroffen haben, dass die zukünftige Archivierung dieser E-Mails funktioniert, sollten Sie noch jene E-Mails nacharchivieren, die laut Protokoll nicht archiviert worden sind. Dazu selektieren Sie im Fenster "E-Mail-Protokoll" einen Eintrag mit dem Status Error und klicken dann im Fenstermenü auf die Funktion "Archivieren". Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich zuerst der Archivsuchdialog zur Auswahl des gewünschten Archivs und anschließend die Beschlagwortungsmaske zur Eingabe der Daten für die Archivierung.
Hintergrundinformationen
Sollte der Fall eintreten, dass die E-Mail zwar archiviert wird, aber nicht in das von Ihnen gewünschte Archiv bzw. auf die erwartete Person oder Kategorie, können Sie die Einträge im Logfile BMDCREATEDOCSEXTERN.LOG prüfen.
In diesem Logfile werden die Daten (Archiv, Person, Kategorie ...) protokolliert, die bei der Archivierung ins DMS übergeben werden. Sie können dann feststellen, ob diese Daten schon vor der Archivierung "falsch" geliefert oder erst bei der Archivierung verändert worden sind.
Sollten Sie bei dieser Analyse Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte den CRM Support.
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