Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → CRM → Leadmanagement → Leadmanagement

Im Leadmanagement können Sie die Leads der einzelnen Pipelines verwalten, Aktivitäten für die Leads planen und Erkenntnisse aus den Umsatzstatistiken gewinnen.

Das Leadmanagement unterstützt Sie dabei, aus potenziellen bzw. bestehenden Kunden, Interessenten und Verkaufschancen (= Leads) tatsächliche Käufer zu machen bzw. Umsätze zu generieren. Durch das Leadmanagement erhalten Sie einen optimalen Überblick über aktuell vorhandene bzw. neu gewonnene Leads. Das Ziel des Leadmanagementes ist es, den Lead beim Durchlauf der einzelnen Prozessschritte optimal zu betreuen, bis es zum Kaufabschluss kommt und der Lead somit gewonnen wird.

Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo

Wie arbeite ich mit dem Leadmanagement?

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genauere Selektion der angezeigten Leads vorzunehmen. Sie können beispielsweise die Leads bestimmter Pipelines, Mitarbeiter usw. anzeigen lassen. Welche Felder in diesem Bereich angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl festlegen. Diese können Sie rechts oben mit dem Symbol

aufrufen. Eine detaillierte Beschreibung der Einstiegsfelder finden Sie in der dazugehörigen

Feldbeschreibung.

Stufen

In diesem Bereich werden die erfassten Stufen der im Einstiegsfeld ausgewählten Pipeline angezeigt. In Klammer sehen Sie die Anzahl der Leads auf den einzelnen Stufen.

Durch die Stufen, die Sie im Fenster Pipelines und Stufen anlegen können, bekommen Sie einen Überblick über den Fortschritt der Leads innerhalb einer Pipeline.

Hinweis

Wenn Sie mehrere Pipelines im Einstiegsfeld ausgewählt haben, wird die Baumstruktur wie folgt aufgebaut:

1. Ebene - Knoten Alle: Bei Selektion werden alle Leads aller Pipelines angezeigt.
2. Ebene - Knoten Pipeline: Bei Selektion werden alle Leads der ausgewählten Pipelines angezeigt.
3. Ebene - Konten Stufe: Bei Selektion werden die Leads nach der ausgewählten Stufe der jeweiligen Pipeline angezeigt.

Leads

Dieser Bereich bietet Ihnen einen Überblick über die erfassten Leads, dargestellt nach den Eingaben in den Einstiegsfeldern. Welche Leads Ihnen angezeigt werden, hängt auch davon ab, welche Stufe Sie im linken Bereich selektiert haben.

Ob für einen Lead bereits Aktivitäten geplant sind, erkennen Sie an den Symbolen, die bei jedem Lead am Anfang der Zeile angezeigt werden. Auch über die Fälligkeit von Aktivitäten geben diese Symbole Auskunft. Ein Lead kann folgenden Status aufweisen:

	Keine Aktivität geplant!
	Heute ist eine Aktivität geplant.
	Die geplante Aktivität ist überfällig!
	Es ist eine Aktivität in der Zukunft geplant.

Bitte beachten Sie bez. der Aktivitäten den Parameter Überfällige Aktivität. Mit diesem Parameter können Sie definieren, ob bereits überfällige Aktivitäten oder künftige Aktivitäten - in Bezug auf den Leadstatus - eine höhere Priorität haben sollen.

Überfällige Aktivität

Mit diesem Parameter können Sie definieren, ob bereits überfällige Aktivitäten oder künftige Aktivitäten - in Bezug auf den Leadstatus - eine höhere Priorität haben sollen.

1 - Standard

2 - Geplante Aktivitäten priorisieren

Gibt es zu einem Lead eine überfällige Aktivität und ist die Ausprägung "1 - Standard" im Parameter definiert, wird der Lead in der Leadliste als überfällig dargestellt, obwohl künftige Aktivitäten anstehen.

Gibt es zu einem Lead eine überfällige Aktivität und ist die Ausprägung "2 - Geplante Aktivitäten priorisieren" im Parameter definiert, wird der Lead nicht als überfällig dargestellt, wenn künftige Aktivitäten anstehen. Ist diese Parameterausprägung definiert worden und es gibt zum Lead keine künftige Aktivität, wird in diesem Fall der Lead in der Liste auch als überfällig gekennzeichnet.

Die Felder "Nächste Aktivität" und "Art" in der Leadliste beziehen sich auch auf die definierte Parameterausprägung.

Hinweis

Gewonnene Leads werden in grüner und verlorene Leads in roter Schrift angezeigt. In beiden Fällen werden die Symbole zur Aktivitätenkennzeichnung nicht mehr angezeigt. Für gewonnene Leads wird ein grünes Häkchen und für verlorene Leads ein rotes "x" angezeigt.

Der Leadstatus kann unter anderem über die Funktionen "Gewonnen" und "Verloren" im Fenstermenü gesetzt werden. Weitere Informationen zum Setzen des Leadstatus erhalten Sie in der Dokumentation zum Leadmanagement unter dem Punkt Leadstatus setzen.

Stufenänderung

Die dargestellten Leads können durch folgende Aktionen einer anderen Stufe zugeordnet werden:

Funktion "Stufe ändern"
Drag & Drop
Workflow

Wird ein Lead in eine andere Stufe umgereiht, erfolgen im Hintergrund bestimmte Prüfungen. Zum Beispiel wird geprüft, ob auf der Stufe, auf die Sie den Lead verschieben möchten, eine Person erforderlich ist. Ist dies der Fall, erscheint ein Fenster zur Auswahl der Person, die Sie am Lead hinterlegen möchten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Person auswählen.

Zusätzlich erfolgen noch Prüfungen bezüglich der Workflows, d. h. ob auf der Stufe ein Workflow gestartet werden soll, wenn Sie den Lead zuordnen. Weiters erhalten Sie einen Hinweis, wenn Sie einen Lead einer anderen Stufe zuordnen und der gestartete Workflow noch nicht beendet ist. In beiden Fällen erscheinen Hinweismeldungen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Leadmanagement unter dem Punkt Stufen ändern.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:


Gewonnen	Wurde ein Lead gewonnen, können Sie diesen mit dieser Funktion als "Gewonnen" kennzeichnen. Ein gewonnener Lead wird in der Liste grün schattiert angezeigt.
Verloren	Wurde ein Lead verloren, können Sie diesen mit dieser Funktion als "Verloren" kennzeichnen. Ein verlorener Lead wird in der Liste rot schattiert angezeigt.

Hinweis

Sie können im Fenster Pipelines und Stufen auf einer Pipeline einen Workflow hinterlegen, der den Lead als gewonnen/verloren kennzeichnet, wenn die Workflowaufgaben erledigt worden sind. Ist ein Lead gewonnen/verloren, werden die Symbole für die Anzeige der Fälligkeit von Aktivitäten nicht mehr angezeigt.
Weiters ist bei einem gewonnenen Lead die Schaltfläche "Gewonnen" inaktiv. Bei einem verlorenen Lead ist die Schaltfläche "Verloren" inaktiv.

Aktivität
E-Mail senden	Über diese Funktion können Sie der hinterlegten Person oder der Kontaktperson des Leads eine E-Mail schreiben. Ist jeweils eine E-Mail-Adresse hinterlegt, öffnet sich das Fenster "E-Mail adressieren", wo Sie die E-Mail-Adresse auswählen können, an die Sie schreiben möchten.
Termin erstellen	Mit dieser Funktion können Sie für den ausgewählten Lead einen Termin erstellen. Bei der Neuanlage wird immer der eigene Mitarbeiter übernommen.
Aufgabe erstellen	Mit dieser Funktion können Sie für den ausgewählten Lead eine Aufgabe erstellen. Bei der Neuanlage wird wie beim Termin der eigene Mitarbeiter übernommen.
Rückrufaufgabe erstellen	Mit dieser Funktion können Sie für den ausgewählten Lead eine Rückrufaufgabe erstellen. Daten des Leads (Person, Kontaktperson, Projekt ...) werden in die Rückrufaufgabe übergeben.
Frist erstellen	Über diese Funktion können Sie für den ausgewählten Lead eine Frist erstellen. Ist am Lead eine Person hinterlegt, wird diese bei der Neuanlage der Frist übernommen. Dasselbe gilt für eine hinterlegte Kontaktperson am Lead.
Telefonprotokoll starten	Mit dieser Funktion können Sie ein Telefonprotokoll für den ausgewählten Lead anlegen. Ist am Lead eine Person hinterlegt, wird diese bei der Neuanlage des Telefonprotokolls übernommen. Dasselbe gilt für eine hinterlegte Kontaktperson am Lead. Zusätzlich wird das Lead für das Feld "Leadzuordnung" im Telefonprotokoll mitübergeben.
Event erstellen	Über diese Funktion können Sie für den ausgewählten Lead ein Event erstellen. Ist am Lead eine Person hinterlegt, wird diese bei der Neuanlage des Events übernommen. Dasselbe gilt für eine hinterlegte Kontaktperson am Lead.
Diverse Aktivität erstellen	Mit dieser Funktion können Sie eine diverse Aktivität anlegen. Diverse Aktivitäten können Sie auch im Reiter "Aktivität" per Neuanlage anlegen. Weitere Informationen zum Anlegen einer diversen Aktivität erhalten Sie in der Fensterhilfe Diverse Aktivität.
Standardbrief öffnen	Über diese Funktion wird der Standardbrief aufgerufen. Wenn eine Person am Lead hinterlegt ist, wird diese in die Adressatenliste übernommen.
Angebot erstellen	Mit dieser Funktion können Sie ein Angebot erstellen. Es wird ein Abfragedialog zur Auswahl eines Erfassungskennzeichens geöffnet. Nach dieser Auswahl gelangen Sie in das Fenster zum Erfassen eines Angebots. Weitere Informationen zum Erstellen eines Angebots entnehmen Sie der Dokumentation zur Angebotserstellung.

Stufe ändern

Mit dieser Funktion können Sie einen Lead auf eine andere Stufe innerhalb der gleichen Pipeline oder auch auf eine andere Pipeline verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie unter Stufe ändern.

Zu Leadgruppe hinzufügen

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Leads einer Leadgruppe zuordnen. Es öffnet sich das Fenster "Leads zuordnen", wo Sie in der linken Spalte alle Leads, dargestellt nach den Eingaben in den Einstiegsfeldern, sehen. In der rechten Spalte sehen Sie die bereits zugeordneten Leads.

Delegieren

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, anderen Mitarbeitern Leads zu delegieren. Zusätzlich können Sie offene Aufgaben, die dem Lead zugeordnet sind, mitdelegieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leadmanagement: Delegieren.

Bewertung

Bewertung abgeben	Mit dieser Funktion können Sie eine Bewertung zum aktuell selektierten Lead abgeben.
Alle Bewertungen ansehen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine Übersicht über alle bereits abgegebenen Bewertungen zum markierten Lead.
Übersicht	Die Übersicht gibt Ihnen einen grafischen Überblick zu den Bewertungen zum selektierten Lead.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Lead Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente zu einem Lead können auch per Drag & Drop einer anderen Aufgabe zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Funktionen

Ansicht
Aktive anzeigen	In der Liste der Leads werden nur aktive Leads angezeigt.
Inaktive anzeigen	In der Liste der Leads werden nur inaktive Leads angezeigt.
Alle anzeigen	Es werden alle Leads in der Liste angezeigt.

Ausdruck
Auswertungen	Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden Ihnen alle Smart-Interfaces zum Leadmanagement aufgelistet und Sie können gleich aus dieser Liste die gewünschte Auswertung starten. Weitere Informationen zu den Funktionen bzw. zur Anlage weiterer Smart-Interfaces erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Extras
Firma umstellen	Mit dieser Funktion können Sie die Leadfirma umstellen. Weitere Infos finden Sie unter Umstellung Leadfirma.
Leads erstellen	Mit dieser Funktion können Sie für eine oder mehrere Personen Leads erstellen. Dabei öffnet sich das Fenster Personen zuordnen.
Angebote	Mit dieser Funktion können Sie die Angebote starten, wo Ihnen alle zum Lead zugeordneten Angebote angezeigt werden. Wenn Sie im Fenster Angebote ein zum Lead zugeordnetes Angebot anpassen, wird es für das Leadmanagement übernommen.
Leadgruppen	Über diese Funktion gelangen Sie in das Fenster Leadgruppen, wo Sie einen Lead einer Leadgruppe zuordnen können. Auch die Neuanlage von Leadgruppen ist in diesem Fenster möglich.
Textdatei importieren - Leads	Ermöglicht einen Import der Leads via Textdatei. Weitere Infos finden Sie in der Hilfe Standardimport Textdatei.
Textdatei exportieren - Leads	Ermöglicht einen Export der Leads via Textdatei. Weitere Infos finden Sie in der Hilfe Standardexport Textdatei.

Standardfeldauswahl Lead

Standardfeldauswahl Lead

Aktivität

Am Reiter "Aktivität" werden die erfassten Aktivitäten (Termine, Aufgaben, Fristen ...) zu dem jeweiligen Lead aufgelistet. Mit einer normalen Neuanlage auf diesem Reiter kann nur eine Diverse Aktivität erstellt werden, jedoch keine anderen Aktivitäten. Die anderen Aktivitäten für den Lead können Sie unter "Aktivität" in der Menüleiste erstellen.

Hinweis

Ist der Lead einer Gruppe zugeordnet, können Sie auch in der Combobox die Ausprägung "Leadgruppe" auswählen, um einen Überblick über die erfassten Aktivitäten der Leadgruppe zu erhalten.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Aktivität
Original	Mit dieser Funktion öffnen Sie den gerade selektierten Datensatz im entsprechenden Fenster. Wenn Sie z. B. auf einer Aufgabe stehen und die Funktion aufrufen, öffnet sich die Aufgabenmaske der selektierten Aufgabe.

Funktionen
DMS	Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Lead Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Standardfeldauswahl Aktivität

Standardfeldauswahl Aktivität

Leadprotokoll

Wird der Lead in eine andere Stufe verschoben, der Angebotswert oder die Wahrscheinlichkeit für den Lead verändert usw., werden diese Veränderungen im Reiter "Leadprotokoll" protokolliert. Hier haben Sie die Möglichkeit, einzusehen, ob und wann etwas mit dem Lead passiert ist. Folgende Aktionen beim Lead werden mit diesen Symbolen auf dem Reiter protokolliert:

	Bei Änderung des zuständigen Mitarbeiters des Leads
	Bei Änderung der Stufe des Leads
	Bei Änderung der Wahrscheinlichkeit am Lead
	Bei Änderung des Angebotwerts am Lead

Hinweis

Ist der Lead einer Gruppe zugeordnet, können Sie auch in der Combobox die Ausprägung "Leadgruppe" auswählen, um einen Überblick über die erfassten Aktivitäten der Leadgruppe zu erhalten.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:


Workflowübersicht	Wenn der Lead einen Workflow durchläuft, können Sie über diese Funktion die Workflowübersicht aufrufen. In der Workflowübersicht können Sie nachvollziehen, welchen Workflow der Lead durchläuft. Wo Sie einen Workflow für einen Lead hinterlegen, können Sie in der Hilfe zum Fenster Pipelines und Stufen nachlesen.
Ende setzen	Mit dieser Funktion können Sie das Endedatum manuell setzen. Das Endedatum wird automatisch gesetzt, wenn der Lead gewonnen oder verloren wird. Wenn aber ein gewonnener bzw. verlorener Lead danach nochmals auf eine andere Stufe verschoben wird und diese dann wieder verlässt, wird das Endedatum nicht mehr automatisch befüllt. Um das Endedatum in diesem Fall zu setzen, müssen Sie diese Funktion verwenden.

Angebote

Im Reiter "Angebote" werden alle zum selektierten Lead zugeordneten Angebote aufgelistet. Sie können in der Combobox zwischen "Lead" und "Leadgruppe" wechseln, um z. B. alle Angebote der jeweiligen Leadgruppe zu sehen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:


Drucken	Aufruf für den Ausdruck des Angebots (siehe Ausdruck Angebot)
Als Auftrag übernehmen	Das Angebot wird angenommen und es wird daraus ein Auftrag angelegt. Nachfolgende Eingaben werden abgefragt: Zusätzlich zur Abfrage des Erfassungskennzeichens können auch weitere Neuermittlungen der Auftragsdaten erfolgen bzw. das Projekt und der Lagerort ergänzt werden. Wird kein abweichender Kunde eingegeben, wird der Auftrag auf den ursprünglichen Kunden übernommen.

Kopieren

Den aktuell selektierten Datensatz kopieren.

Einfügen

Den kopierten Datensatz einfügen.

Neue Version erstellen

Soll zu einem Angebot eine neue Version erstellt werden, kann die Funktion "Neue Version erstellen" ausgeführt werden. Das Originalangebot kann fertiggemeldet und ein Fertigmeldungsgrund eingegeben werden.

Erfassungskennzeichen ändern

Mit dieser Funktion kann einerseits das Erfassungskennzeichen des Angebots, zusätzlich aber auch noch z. B. ein Kunde geändert werden.

Für weitere Infomationen lesen Sie in den Angeboten nach.

Erfassung abschließen

Die Erfassung des Angebots kann mit dieser Funktion manuell abgeschlossen werden.

Über Parameter oder am Erfassungskennzeichen kann definiert werden, dass der Erfassungsabschluss nicht automatisch, sondern manuell oder per Abfrage erfolgt. Der Druck des Angebots ist nicht möglich, solange der Erfassungsabschluss nicht gesetzt worden ist.

Parametereinstellung:

Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein

Abschluss der Erfassung

Definition, ob bei Angebot/Auftrag mit dem Erfassungsabschluss gearbeitet werden soll.

0 - Abschluss nach Erfassung: Beim Schließen der Erfassungsmaske oder Neuanlage des nächsten Angebots/Auftrags oder beim Druck (Angebot, AB, LFS, RG ...) direkt in der Erfassungsmaske wird automatisch der Erfassungsabschluss gesetzt.

1 - Abschluss nach Erfassung mit Abfrage: Wie "0" mit Abfragedialog. Es kann entschieden werden, ob der Erfassungsabschluss erfolgen soll. Hinweis: Ausdruck ist nur mit erfolgtem Erfassungsabschluss möglich.

2 - Abschluss automatisch: Der Erfassungsabschluss wird "sofort" bei der Anlage des Angebots-/Auftragskopfes gesetzt.

3 - Abschluss manuell: Der Abschluss hat manuell zu erfolgen. Aufruf über das Fenster "Angebote" bzw. "Aufträge" mittels rechter Maustaste "Erfassung abschließen".

Hinweis
Für Angebote/Aufträge mit Erfassungsabschluss kann eine eingeschränkte Feldauswahl für das Bearbeiten definiert werden.

Zudem kann im Auftragswesen für Aufträge mit Erfassungsabschluss als Beispiel der Beschaffungszeitpunkt definiert werden.

Erfassungsabschluss aufheben

Der Erfassungsabschluss für das Angebot kann aufgehoben werden.

Druckkennzeichen zurücksetzen

Ist ein Angebot (als Originalausdruck) gedruckt worden, wird das Druckkennzeichen automatisch gesetzt. Um das Angebot nun wieder bearbeiten zu können, muss dieses Kennzeichen zurückgesetzt werden.

Drucksperre zurücksetzen

Ist die Drucksperre durch einen Abbruch beim Drucken gesetzt worden, kann sie mit dieser Funktion aufgehoben werden.

Fertigmelden

Mit dieser Funktion kann ein Angebot manuell fertiggemeldet werden. Dies ist speziell dann notwendig, wenn ein Kunde das Angebot ablehnt und dieses somit nicht mehr benötigt wird.

Es folgt die Abfrage, ob das Angebot tatsächlich fertiggemeldet werden soll.

Danach kann ein Fertigmeldungsgrund ausgewählt werden, um so eine Übersicht oder ggf. auch eine Auswertung zu haben, welche Angebote aus welchem Grund abgelehnt worden sind.

Anfragen erstellen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, aus dem Angebot einen Beschaffungsvorschlag bzw. eine Anfrage zu erstellen.

Folgende Einstellungen können hier von Ihnen getroffen werden:

Lieferant	Es können für einen oder mit für mehrere Lieferanten eine Anfrage bzw. Beschaffungsvorschläge erstellt werden.
Anlegen von	Hier können Sie definieren, ob direkt eine Anfrage oder Beschaffungsvorschläge angelegt werden sollen.
Erfassungs-Kz	Hier können Sie das Erfassungskennzeichen für die Anfrage auswählen.
Anfragen für alle Positionen	Es können entweder für alle Positionen oder nur für jene mit gesetztem Beschaffungskennzeichen Anfragen bzw. Beschaffungsvorschläge erzeugt werden. Wenn Sie hier die zweite Option (jene mit gesetztem Beschaffungskennzeichen) auswählen und es keine entsprechenden Positionen gibt, erscheint folgende Hinweismeldung:
Start Übersicht/BV-Liste	Sie können definieren, ob direkt das Fenster der Anfragen oder jenes der Beschaffungsvorschläge geöffnet werden soll

Anfragepositionen ansehen

Mit dieser Funktion öffnet sich das Fenster der Anfragepositionen zum Angebot. Hier werden jene Anfragepositionen, die zum ausgewählten Angebot erfasst worden sind, angezeigt.

VK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen

Mit der Funktion VK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen können die im Angebot hinterlegten Preise und/oder Rabatte in die Preis- bzw. Rabatttabellen gespeichert, übernommen und dem Kunden etc. zugeordnet werden.

Neu ermitteln

Neuermittlung von Konten, Verkaufspreisen, Rabatten, Einstandspreisen, Abgaben, Kostendaten etc. für das gewählte Angebot. Es kann auch für mehrere Angebote eine Neuermittlung durchgeführt werden. Siehe auch Neue rmitteln Angebote.

Aufgabe anlegen

Wird mit WWS Aufgabenaktionen gearbeitet, können Sie über diese Funktion eine neue Aufgabe zum ausgewählten Angebot anlegen.

Siehe auch: WWS Aufgabenaktion

Chat

Mit dieser Funktion können Sie zu einem Angebot einen neuen Chat anlegen bzw. einen bereits zum Angebot existierenden Chat öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chats.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Termin Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente zu einem Termin können auch per Drag & Drop einem anderen Termin zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Funktionen

Seitenanfang

Ausdruck

Sammelangebot

Ausdruck eines Sammelangebots, selektiert nach Kunden, Projekt und/oder Erfassungsnummern

Archivieren

Die nachträgliche Archivierung des Angebots kann über diese Funktion angestoßen werden.

Auswertungen


Angebotsauswertung	Über die Funktion "Angebotsauswertung" öffnet sich das Fenster "Auswertungsübersicht". Dabei handelt es sich um eine Ansicht der Auswertungsübersicht, eingeschränkt auf den Auswertungstyp "Angebotspositionen". Alle Auswertungen mit dem Auswertungstyp "Angebotspositionen" und einem Smart-Interface werden hier angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier: Auswertungen in der WWS
Angebotsliste	Über die Funktion "Angebotsliste" öffnet sich das Fenster "Ausdruck Angebotsliste".

Reports für Angebote

Öffnet die Reportverwaltung für die Angebotsausdrucke.

Feldauswahl für eingeschränktes Bearbeiten

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Feldauswahl für das Bearbeiten von Angeboten einzuschränken.

Für folgende Einstellungen können Sie die Einschränkung vornehmen:

Status	Die Einstellungen können für den Status des Angebots abweichend vorgenommen werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Erfassung abgeschlossen Freigegeben Gedruckt Fertig
Daten	Hier kann definiert werden, ob die Einstellung für die Kopf- oder Positionsdaten vorgenommen werden soll.
Erfassungs-Kz	Wird mit einer Feldauswahl je Erfassungskennzeichen gearbeitet, kann hier die Einschränkung auf ein Erfassungskennzeichen vorgenommen werden.
Hauptgruppe	Befüllt sich automatisch auf Basis der vorherigen Einstellungen.
Keyzusatz	Befüllt sich automatisch auf Basis der vorherigen Einstellungen.

Sobald Sie die Auswahl für die Einstellungen vorgenommen haben, wechseln Sie über "Bearbeiten" in die Feldauswahl. Hier können Sie die Felder definieren, die bearbeitet werden dürfen.

WWS-Aufgabenaktionen verwalten

Über diese Funktion können WWS Aufgabenaktionen verwaltet werden.

Reihenfolge Filialfindung

Hier können Sie die Reihenfolge Filialfindung für den Bereich der Angebote definieren.

Extras

Seitenanfang

Kontaktjournal

Im Reiter "Kontaktjournal" werden Ihnen je nach selektierter Comboboxausprägung (Person zugeordnet, Lead zugeordnet oder Leadgruppe zugeordnet) alle Kontaktjournaleinträge (Aufgaben, Termine, Fristen usw.) angezeigt. Zusätzlich können Sie sich im Reiter "Kontaktjournal" den Bereich Details Kontaktjournaleintrag einblenden, wo Sie bestimmte Informationen zum selektierten Kontaktjournaleintrag - zusätzlich zu den Informationen in der Liste - einsehen können.

Hinweis

Unter Ansicht → Kontaktjournal → Kontaktjournalfilter können Sie definieren, welche Daten im Reiter "Kontaktjournal" angezeigt werden sollen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Dokument ansehen

Sie können ein zugeordnetes Dokument (verdeutlicht durch das Dokumentensymbol in der Spalte "Dok") zum Ansehen öffnen. Wenn Sie einem Kontaktjournaleintrag nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet, haben Sie aber einem Kontaktjournaleintrag mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokumentenzuordnung, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument geöffnet werden soll.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → DMS Einstellungen) können Sie festlegen, mit welchem Programm bestimmte Dateien geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

Legen Sie hier das ausführende Programm fest, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen. Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben ("Automatik"), versucht das BMD Archiv die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon den BMD Editor oder Winword zu öffnen. Kann das Programm nicht ermittelt werden, gilt die Parametereinstellung. Die beiden letzten Parameter ("Immer Winword" und "Immer BMD-Editor") ignorieren diese Prüfung.

Öffnen TIF-Dokumente mit BMD Scan

Entscheiden Sie hier, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Zu Lead hinzufügen

Mit dieser Funktion können Sie die jeweilige Aktivität einem Lead zuordnen. Die zugeordnete Aktivität finden Sie dann am Reiter "Aktivität".

Funktionen


Checkliste öffnen	Mit dieser Funktion können Sie der selektierten Aufgabe eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
Checklistenfortschritt	Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
Checkliste entfernen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste einer Aufgabe zu löschen.
Checklistenübersicht	Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

Ansicht

Kontaktjournalfilter

Öffnet ein Fenster, in dem Sie durch Markieren des jeweiligen Kästchens auswählen können, welche Daten angezeigt werden sollen (Telefonate, Termine etc.).

Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktjournalfilter.

Ausdruck

Auswertungen

Mit dieser Funktion können Sie erstellte Auswertungen direkt aus dem Kontaktjournal drucken. Es öffnet sich das Fenster mit der Übersicht aller Smart-Interfaces für das Kontaktjournal. Hier können Sie dann auswählen, welche Auswertung Sie drucken möchten. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Hinweis

Wenn hier noch keine Auswertungen zum Kontaktjournal verfügbar sind, müssen Sie diese zuerst im Fenster "Auswertungsdesigner" (Auswertungen → Auswertungen) erstellen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Auswertungsdesigner.

Leaddokumente

Im Reiter "Lead Dokumente" werden alle zum selektierten Lead zugeordneten Dokumente aufgelistet. Im Kontextmenü der rechten Maustaste wird eine Auswahl an DMS-Funktionen angezeigt. Sie können auch die Dokumentenvorschau in diesem Bereich einblenden. Der Vorteil liegt darin, dass das Dokument nach dem Markieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen.

Hinweis

Sie haben auch die Möglichkeit, bei einer Neuarchivierung eines Dokuments oder bei einem bereits archiviertem Dokument im Feld 110 bzw. 111 "Lead" einen Lead auszuwählen, dem Sie das Dokument zuordnen möchten. Das Dokument wird Ihnen dann, unter anderem, in diesem Reiter angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

Dokument ansehen

Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument bearbeiten

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden

Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.

Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis

Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Dokument versenden

Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.

Per E-Mail versenden

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Auswahl E-Mail-Adressen bei Versenden

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.

Mit Begleitbrief versenden

Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis

Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.

Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.

Mit ID Austria signieren (nur PDF)

Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.

An CZ-Databox

Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

Post
Poststück ansehen	Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
Neuen Posteingang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
Neuen Postausgang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf.
Neues versandf. Poststück zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
Massensendung bearbeiten	Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.

Dokumente in Bearbeitung

Arbeitskopie archivieren

Diese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.

Arbeitskopie verwerfen

Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis

Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn

der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.
der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.
im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

Liste aller Dokumente in Bearbeitung

Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis

Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis

Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.

Erstelle

Neue Aufgabe

Öffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Termin

Öffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neue Frist

Öffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Workflow

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten.

Hinweis

Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.

Verschieben/Verteilen/

Verweise

Verschieben zu Person

Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis DMS-Workflow

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Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.

Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.

Verschieben in Archiv

Mit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Bearbeiten bei Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet.

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.

Verschieben auf Pfad

Diese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.

Verteilen an Personen

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Verteilen in Archiv

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Dokumentenverweise

Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis

Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.

Verknüpfung erstellen

Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis

Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.

Dokument für Verknüpfung suchen

Es öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.

Favoriten


Zu Favoriten hinzufügen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen.
Aus Favoriten entfernen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert.

Dokumentenversionen

Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.

Neue Version aus Datei

Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.

Kopieren/Einfügen

In Zwischenablage einfügen

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.

Externer Link

In Zwischenablage kopieren

Der Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden.

Als E-Mail senden

Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis

Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Externer Link als E-Mail

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.

Als Download-Link

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.

Quelldaten öffnen

Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis

Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

Zu Dokument in DMS

Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.

Signatur/Unterschrift (nur PDF)

Mit ID Austria signieren

Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria

Hinweis

Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.

Signaturpad

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können.

Hinweis

Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.

Unterschriften

Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.

Archivieren

Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis

Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.

Funktionen

Aufgaben

Im Reiter "Aufgaben" werden Ihnen je nach selektierter Comboboxausprägung (Person zugeordnet, Lead zugeordnet oder Leadgruppe zugeordnet) alle zugeordneten Aufgaben eines Leads bzw. einer Person angezeigt. Weiters haben Sie (wie im Fenster Aufgaben) die Möglichkeit, anhand des Aufgabenstatus über die Combobox zu selektieren.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe als "erledigt" kennzeichnen. Diese ist somit nicht mehr unter den offenen Aufgaben sichtbar.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe zu erledigen. Aufgaben können nur von folgenden Personen erledigt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Liegt die Aufgabe aber bei einem Mitarbeiter, der als fiktiv gekennzeichnet ist, besteht für Aufgaben aus CRM Workflows eine Ausnahme, wodurch diese durch alle Benutzer ausgeführt bzw. erledigt werden können. Bei anderen Aufgaben existiert diese Ausnahme NICHT! Möchten Sie dennoch Aufgaben eines anderen Mitarbeiters ausführen/erledigen, bestehen zwei Möglichkeiten:

Alle Aufgaben dürfen durch Stellvertreter ausgeführt werden. Hinterlegen Sie daher den gewünschten Mitarbeiter im Feld "Stellvertreter".
Delegieren Sie die Aufgabe an jenen Mitarbeiter, der die Aufgabe ausführen/erledigen soll.

Wenn der Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm nicht mit einer User-ID verknüpft ist, dann kann dieser nur Aufgaben erledigen oder ausführen, die er sich selbst angelegt hat. Von anderen Mitarbeitern angelegte Aufgaben können somit nicht erledigt oder ausgeführt werden. Beide Funktionen sind ausgegraut.

Beim Erledigen von verteilten Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, zu steuern, ob nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Wie sich NTCS beim Erledigen von verteilten Aufgaben verhalten soll, können Sie im Parameter "Verteilte Aufgaben miterledigen" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein einstellen.

Verteilte Aufgaben miterledigen

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob beim Erledigen von verteilten Aufgaben, nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Dazu stehen Ihnen die folgenden drei Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Abfragefenster: Sollten Sie eine verteilte Aufgabe erledigen, erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie entscheiden können, ob die verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen.
Nicht erledigen: Es wird nur die eigene Aufgabe erledigt, alle verteilten Aufgaben bleiben unberührt.
Erledigen: Alle verteilten Aufgaben werden automatisch miterledigt.

Hinweise

Bereits erledigte Aufgaben können bei Bedarf auch wieder als "offen" gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur eine bereits erledigte Aufgabe Bearbeiten (F6), und im Feld "Status" die Ausprägung "Offen" auswählen. Nach dem Speichern wird diese Aufgabe wieder unter den offenen Aufgaben angezeigt.

Unter bestimmten Voraussetzungen erscheint beim Erledigen der Aufgabe ein eigenes Fenster, in dem Ihnen diverse Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung der Aufgabe zur Verfügung stehen. Dieses Fenster erscheint zum Beispiel, wenn Sie bei einer Workflowaufgabe diese Funktion ausführen. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Aufgabe als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Achtung!

Wird bei einer bereits erledigten Aufgabe, die aufgrund einer nicht erfolgten Aktualisierung noch unter den offenen angezeigt wird, auf "Erledigen" geklickt, erscheint eine Hinweismeldung, dass der "Datensatz in der Zwischenzeit von einem anderen Benutzer gelöscht oder verschoben wurde". Nach Bestätigung dieser Meldung wird die Aufgabenliste automatisch aktualisiert und bereits erledigte Aufgaben scheinen nicht mehr unter den offenen Aufgaben auf.

Zum Beispiel tritt dieser Fall ein, wenn eine Aufgabe auf 2 Mitarbeiter verteilt ist und nur von einem Mitarbeiter erledigt werden muss, damit die Verteilung dann automatisch miterledigt wird. Unter Umständen hat der zweite Mitarbeiter die Aufgabenliste längere Zeit nicht aktualisiert und der Parameter zur automatischen Aktualisierung ist deaktiviert, sodass bei einer bereits erledigten Aufgabe nochmals auf "erledigt" geklickt werden kann.

Hinweis ER-Kontrolle

Aufgaben aus der ER-Kontrolle können jetzt auch gleich auf "erledigt" gesetzt werden, wenn aus Sicht der ER-Kontrolle keine Benutzereingaben erforderlich sind. Beim Erledigen werden weder die Eingangsrechnung noch der Dialog für die Freigabe der ER geöffnet.
Diese Funktionalität ist nicht standardmäßig aktiv, Sie können diese mit dem ER-Kontrolle-Parameter Aufgabe "Erledigt" verwenden in den FIBU Parametern → ER-Kontrolle → Organizer aktivieren.

Aufgabe "Erledigen" verwenden

Erlaubt im Programm Aufgaben die Funktion "erledigt" auszuführen. Mittels dieser Funktion kann eine Aufgabe aus der ER-Kontrolle sofort auf "erledigt" gestellt werden, ohne dass sich dabei die Eingangsrechnung oder der Freigabedialog öffnet.

0 - Nein (Funktion ist inaktiv)

1 - Ja

Die NTCS muss nach dem Ändern dieses Parameters neu gestartet werden.

Wenn Sie Aufgaben erledigen, die aus der ER-Kontrolle bzw. einem ER-Workflow entstanden sind, erhalten die zur Aufgabe verteilten Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Aufgabe als "erledigt" gekennzeichnet worden ist.

Ausführen

Haben Sie die Aufgabe aus dem Telefonprotokoll, aus der Post, aus den Terminen (Termingenehmigung) oder aus anderen Programmteilen (z. B. Workflow) erzeugt, können Sie mit dieser Funktion schnell auf den dahinterliegenden Programmteil zugreifen. Zum Beispiel wird beim Ausführen einer Rückrufaufgabe sofort das Telefonprotokoll gestartet.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe auszuführen. Aufgaben können grundsätzlich nur von folgenden Personen ausgeführt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Ausnahme dieser Regelung ist, dass Aufgaben eines fiktiven Mitarbeiters von allen Benutzern ausgeführt werden können. Ein fiktiver Mitarbeiter ist über das Feld Fiktiv am Mitarbeiterstamm zu kennzeichnen.

Hinweise Workflowaufgaben

Prüfung Notiz

Vor dem Ausführen von Workflowaufgaben wird immer geprüft, ob beim Erledigen der Vorgängerworkflowaufgabe eine Notiz erfasst worden ist. Ist dies der Fall, wird zuerst die Notiz geöffnet, bevor die bei der Workflowaufgabe hinterlegte Funktion ausgeführt wird.

Prüfung gleichzeitiges Ausführen

Beim Ausführen einer Workflowaufgabe erfolgt unter folgenden Voraussetzungen eine Prüfung, ob diese bereits ausgeführt worden ist:

Die Workflowaufgabe muss auf mehrere Mitarbeiter verteilt sein.
Auf der Aufgabenaktion muss als Erledigt-Bedingung "Ein Mitarbeiter" eingestellt sein.
Die Workflowaufgabe ist bereits von einem Mitarbeiter der Verteilung ausgeführt worden.

Treffen die oben genannten Punkte zu, erhalten Sie folgende Hinweismeldung mit der Information, von welchen Benutzern zu welchen Zeitpunkten diese Aufgabe bereits ausgeführt worden ist. Dadurch kann zum Beispiel verhindert werden, dass die gleichen Dokumente von unterschiedlichen Mitarbeitern mehrfach an den Kunden geschickt werden. Sie können aber trotzdem entscheiden, ob Sie die Aufgaben nochmals ausführen möchten.

Führen zwei Mitarbeiter eine Workflowaufgabe zum gleichen Zeitpunkt aus, erhält der zweite Mitarbeiter die Meldung, dass dieser Datensatz aktuell von einem anderen Benutzer gesperrt ist. In dieser Meldung ist auch enthalten, von welchem Benutzer und seit welchem Zeitpunkt diese Aufgabe gesperrt ist.

Diese Prüfung ist auf bestimmte Spezialfunktionen beschränkt und wirkt sich momentan auf folgende aus:

DMS-Dokument mit Begleitbrief versenden
DMS-Dokument per Mail versenden
Termin genehmigen
Termin genehmigen ohne Vorbehalt

Prüfung Passwortschutz

Ist auf den Dokumenten, die einer Workflowaufgabe zugeordnet sind, ein Passwort im gleichnamigen Feld in der Dokumentenbeschlagwortungsmaske hinterlegt, werden diese beim Ausführen von Workflowaufgaben mit hinterlegten Standardbrieffunktionen nicht berücksichtigt. Es erscheint eine Hinweismeldung mit der jeweiligen Anzahl der nicht berücksichtigten passwortgeschützten Dokumente.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auszuführen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis Lizenzprüfung

Zum Ausführen folgender Workflowaufgaben benötigen Sie keine CRM Lizenz:

Termin genehmigen (CRM)
Termin genehmigen ohne Vorbehalt (CRM)
Änderungsantrag genehmigen/ablehnen (ZEIT)
Monatsabschluss freigeben/ablehnen (ZEIT)

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Aufgabe löscht oder erledigt. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Rückmeldung

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Aufgabe erledigt bzw. gelöscht wird. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

0 - Rückmeldung auf Abfrage
1 - mit Rückmeldung ohne Abfrage
2 - ohne Rückmeldung

Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf der Aufgabe eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Hinweis Workflowaufgaben

Wenn Sie eine Workflowaufgabe delegieren, wird nicht der normale Dialog zum Delegieren geöffnet, sondern der Erledigen-Dialog für Workflowaufgaben mit der Comboboxeinstellung für Delegieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, beim Delegieren von Workflowaufgaben eine Notiz einzutragen - als Information für den neuen Sachbearbeiter der Workflowaufgabe. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Bei Workflowaufgaben kann es vorkommen, dass diese Schaltfläche inaktiv und ein Delegieren somit nicht möglich ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Delegieren zulässig deaktiviert haben.

Hinweis ER-Kontrolle

Bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion nicht standardmäßig aktiv. Ob die Funktion bei diesen Aufgaben aktiv ist, ist abhängig davon, ob Sie die Eingangsrechnung direkt in der ER-Kontrolle delegieren dürfen. Das heißt, ist die Funktion in der ER-Kontrolle zu dieser ER aktiv, darf auch die Aufgabe delegiert werden, andernfalls ist die Funktion auch in den Aufgaben inaktiv. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation zur ER-Kontrolle.

Beim Delegieren der ER-Aufgabe können Sie diese auch firmenübergreifend, an Mitarbeiter anderer Firmen, delegieren. Dafür können Sie im Fenster "Mitarbeiter suchen" im Einstiegsfeld die Firma ändern.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auf andere Mitarbeiter zu delegieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Funktionen

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Aufgaben an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Aufgabe löschen, erhalten Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Aufgaben gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Aufgabe. Wenn Sie eine verteilte Aufgabe bearbeiten, werden diese Änderungen automatisch auf alle verteilten Aufgaben aktualisiert. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis Workflowaufgaben

Bei Aufgaben, die durch einen Workflow erzeugt worden sind, ist diese Funktion inaktiv. Sollten Workflowaufgaben mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden, müssen Sie diese Einstellung auf der Aufgabenaktion im Workflow treffen.

Hinweis ER-Kontrolle

Auch bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion generell deaktiviert. Grund ist, dass die Mitarbeiterermittlung direkt im ER-Workflow definiert wird und nachträglich in den Aufgaben nicht beeinflusst werden darf.

Genehmigungsliste

Zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, denen eine Aufgabe für die Termingenehmigung zugeordnet worden ist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Genehmigungsliste.

Umwandeln


Aufgabe in Idee umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in eine Idee umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Termin umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in einen Termin umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Frist umwandeln	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe in eine Frist umzuwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll. Umgekehrt ist dies nicht möglich: Eine Frist kann nicht in eine Aufgabe umgewandelt werden.

Hinweis

Diese Funktionen können nur ausgeführt werden, wenn Sie die Rechte haben, auch Termine, Fristen bzw. Ideen anzulegen. Haben Sie diese Rechte zur Neuanlage nicht, können die Aufgaben auch nicht umgewandelt werden.

Wird die Funktion ausgeführt, stehen die Aktionen "Löschen" und "Erledigen" nur dann zur Verfügung, wenn der ausführende User die Berechtigung dazu hat.

Hat der Benutzer nur für eine der Aktionen eine Berechtigung, wird nur diese eine angezeigt. Wenn der Benutzer für keine der beiden Aktionen die Berechtigung hat, wird die Aufgabe automatisch beibehalten und im Hintergrund umgewandelt - ohne zusätzliche Meldung.

Achtung!

Werden Workflowaufgaben in einen Termin umgewandelt, erscheint die Abfragemeldung nicht. Beim Ausführen der Funktion öffnet sich die Terminmaske und die Aufgabe bleibt nach dem Speichern des Termins bestehen.

Einsätze


Einsatz erzeugen	Ermöglicht Ihnen das Erzeugen eines Einsatzes. Diese Einsätze sind relevant für die Personalplanung im Paket PEP.
Dokumentenzuordnungen aktualisieren	Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenzuordnungen bei den Einsätzen aktualisieren.

Chat

Mit dieser Funktion können Sie zu einer Aufgabe einen neuen Chat anlegen bzw. einen bereits zur Aufgabe existierenden Chat öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chat.

Checklisten


Checkliste öffnen	Mit dieser Funktion können Sie der selektierten Aufgabe eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.
Checklistenfortschritt	Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.
Checkliste entfernen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste einer Aufgabe zu löschen.
Checklistenübersicht	Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Aufgabe Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnungsfunktionen.

Hinweis

Bei der Funktion "Dokumente zuordnen" wird das im Parameter "Standardarchivnummer" hinterlegte Archiv automatisch im Fenster "Dokumente zuordnen" vorgeschlagen. Bei Aufgaben einer Mandantenfirma wird beim Zuordnen eines Dokuments die Mandantenarchivnummer vorgeschlagen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente einer Aufgabe können auch per Drag & Drop einer anderen Aufgabe zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Ausdruck
Aufgabenliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Aufgaben vornehmen. Weitere Informationen zum Ausdruck von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Aufgabenliste.

Wiedervorlage

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Daten der selektierten Aufgabe (z. B. Kunde, Betreff ...) in ein Neuanlagefenster zu übergeben. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die Daten wie z. B. Kunde nicht noch einmal eingeben müssen. Das Speichern der Wiedervorlagenaufgabe ruft eine Abfrage auf, die erfragt, ob die Ursprungsaufgabe gelöscht, gespeichert oder beibehalten werden soll.

Diese Funktion sollte aber nicht mit einer klassische Vorlage für Aufgaben missverstanden werden. Die Funktion der Wiedervorlage setzt eine bereits angelegte Aufgabe voraus. Es ist nicht möglich, eine Aufgabenvorlage anzulegen.

Rückrufaufgabe erstellen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe vom Typ "Rückruf" zu erzeugen. Erkennen können Sie eine Rückrufaufgabe daran, dass im Feld "Betreff" das Wort "Rückrufaufgabe:" vorangestellt ist.

Hinweis

Die Funktion ist ausgegraut, wenn das Kennzeichen "Ist eigene Firma" auf der in den CRM Parametern hinterlegten eigenen Firma nicht gesetzt ist.

Hinweis

Wenn es sich dabei um eine Workflowaufgabe handelt, erkennbar im Feld "Workflow", kann diese Funktion nicht ausgeführt werden.

In LEA verbuchen

Sie können Aufgaben (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Die Funktion verhält sich gleich wie in den Terminen und bei den Fristen. Das Kennzeichen kann nach dem Verbuchen manuell wieder deaktiviert werden, um die Aufgabe ein weiteres Mal zu verbuchen, und wird auf verteilte Aufgaben nicht durchgeschrieben. Erledigte Aufgaben können nicht mehr in die LEA übernommen werden.
Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Standardbrief für Aufgaben

Mit dieser Funktion können Sie einen separaten Aufgabenstandardbrief, unabhängig vom normalen Standardbrief, öffnen. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Aufgaben anlegen, diese sind jedoch im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Aufgabe wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zur Aufgabe, einen Brief nach einem Bewerbungsgespräch usw. senden oder drucken kann.
Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Intervall

Öffnet Ihnen ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Intervallaufgaben werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Verteilen ...) zusammengehalten.

Hinweis

Für Aufgaben, die aus einem Workflow entstanden sind bzw. für Aufgaben, die ausgeführt werden können, kann kein Intervall erstellt werden. Die einzige Ausnahme sind ausführbare Rückrufaufgaben, hier ist eine Intervallerstellung möglich.

Intervalltermine werden auch an Feiertagen angelegt, sofern die Intervalleinstellungen zutreffen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Intervall.

Erinnerungen löschen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Löschen einer Erinnerung, sofern eine solche zu der Aufgabe erstellt worden ist. Detaillierte Informationen zum Erstellen einer Erinnerung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Als E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe via E-Mail versenden. Haben Sie dieser Aufgabe keine Person/Institution zugeordnet, öffnet sich nach dem Ausführen dieser Funktion sofort das E-Mail-Programm und Sie können die Empfängeradresse manuell eingeben.

Sollten Sie der Aufgabe allerdings eine Person/Institution zugeordnet haben, öffnet sich zuerst das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, welche die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben.

Sonderfunktionen

Verlauf

Im Verlauf sehen Sie, wer die selektierte Aufgabe an wen delegiert bzw. verteilt hat und ob die Aufgabe aus einer Idee erzeugt worden ist.

Termine/Aufgaben synchronisieren

Sie können bei Bedarf Ihre Termine, Aufgaben etc. zwischen NTCS und z. B. Outlook abgleichen. Vertiefende Informationen zur Synchronisation zwischen NTCS und Outlook finden Sie in der Hilfe zum Fenster Termine/Aufgaben synchronisieren.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob auch ausführbare Aufgaben in Outlook synchronisiert werden sollen. Ausführbare Aufgaben (Rückrufaufgaben, Workflowaufgaben ...) werden jedoch nur einmalig in Outlook synchronisiert. Jede weitere Änderung - auch in Outlook - wird nicht mehr in NTCS zurücksynchronisiert.

Ausführbare Aufgaben synchronisieren

Wenn dieser Parameter auf Ja gestellt wird, werden auch alle ausführbaren Aufgaben von NTCS ins Outlook übertragen. Diese ausführbaren Aufgaben werden im Outlook speziell markiert (Betreff mit "***") und jegliche Änderungen dieser Aufgaben im Outlook (bearbeiten bzw. löschen) werden NICHT mehr zurück ins NTCS synchronisiert.

Besprechungsprotokoll

Zum Protokoll der Besprechung

Haben Sie die Aufgabe aus dem Besprechungsprotokoll erzeugt, so ermöglicht Ihnen diese Funktion, sofort in das dazugehörige Besprechungsprotokoll zu springen. Es öffnet sich direkt der Reiter "Protokoll" in den Besprechungsprotokollen.

Workflow

Workflowübersicht

Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Aufgabe durch einen Workflow erzeugt worden ist.

Extras

Termine

Im Reiter "Termine" werden Ihnen je nach selektierter Comboboxausprägung (Person zugeordnet, Lead zugeordnet oder Leadgruppe zugeordnet) alle zugeordneten Termine eines Leads bzw. einer Person angezeigt. Weiters haben Sie die Möglichkeit, die Termine anhand des Status (Offen, Erledigt, Alle) über die Combobox zu selektieren.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Termine
Verschieben	Mit dieser Funktion können Sie einen Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

Funktionen

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich "Teilnehmer" in der Detailleiste einsehen.

Hinweis

Wenn Sie einen auf andere Mitarbeiter verteilten Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters "Termin verteilen" steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Termin verteilen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

0 - Ja immer

1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung "1 - Auf Abfrage" gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern folgende Abfragemeldung "Verteilte Termine aktualisieren?":

Achtung!

Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier "Ja" oder "Nein" klicken.

Wenn Sie die Ausprägung "0 - Ja immer" wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie so lange, bis Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren.

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter den Termin löscht oder erledigt. Die Delegierung eines Termins ist auch im Fenster Verlauf ersichtlich, aufzurufen unter Extras → Sonderfunktionen im Fenstermenü.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Rückmeldung

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Termin erledigt bzw. gelöscht wird. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

- Rückmeldung auf Abfrage

- immer mit Rückmeldung (keine Abfrage)

- ohne Rückmeldung (keine Abfrage)

Hinweis

Bitte beachten Sie: Sollte am Termin eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Terminserie

Die Funktion "Terminserie" dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Weitere Informationen, welche Möglichkeiten es zur Erstellung einer Terminserie gibt bzw. wie Serientermine zusammengehalten werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminserie.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Serienterminen bzw. zum Ändern einer Seriendefinition erhalten Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Serienterminen.

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie den Status des Termins auf "Erledigt" setzen. Der Termin wird dadurch als erledigt dargestellt, in den Terminlisten als durchgestrichener Datensatz, in den grafischen Ansichten mit grauer Hintergrundfarbe. Ist der Termin von einem anderen Benutzer mit Rückmeldung eingetragen worden, so erhält dieser eine Nachricht.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob ein erledigter Termin als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht. Dieser Parameter wirkt sich nur in Listenansichten der Termine aus.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Bereits erledigte Termine können bei Bedarf auch wieder als "offen" gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur einen bereits erledigten Termin bearbeiten und die Checkbox "Erledigt" deaktivieren. Nach dem Speichern wird dieser Termin wieder als offen angezeigt.

Hinweis

Beim Erledigen eines aktuellen Termins mit Ressource erscheint ein Abfragefenster, ob die Ressource freigegeben werden soll.

Mit "Ja" wird der Termin mit der aktuellen Uhrzeit beendet und gleichzeitig die Ressource freigegeben. Mit "Nein" wird der Termin als "erledigt" markiert und bleibt mit der ursprünglichen Zeit sowie den zugeordneten Ressourcen bestehen. Bei vergangenen und zukünftigen Terminen wird der Termin nur erledigt und bleibt ansonsten unverändert.

Ressourcen freigeben

Mit dieser Funktion können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie nicht mehr benötigte Ressourcen zur Freigabe auswählen oder alle Ressourcen eines Termins freigeben können.

Hinweis

Bei einem aktuellen Termin werden der Termin und die Ressourcenreservierung mit dem aktuellen Zeitpunkt beendet. Bei einem zukünftigen Termin wird die Ressourcenzuordnung gelöscht und der Termin bleibt unverändert bestehen. Bei Terminen in der Vergangenheit ist die Funktion inaktiv.

Termin in Aufgabe umwandeln

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin in eine Aufgabe umwandeln. Nach Betätigen der Funktion kommt eine Abfrage, ob der Termin gelöscht oder beibehalten werden soll.

Tagestermin einfügen

Mit dieser Funktion können Tagestermine eingefügt werden.

Mit Aufruf der Funktion öffnet sich das Fenster "Terminkennzeichen suchen":

Hinweis

Im Fenster "Terminkennzeichen suchen" werden alle Terminkennzeichen aufgelistet, die in den Stammdaten der Terminkennzeichen beim Feld "Tagestermin" die Ausprägung "Ja" selektiert haben.

Tagestermine werden im Terminkalender unter der Navigationsleiste zum jeweiligen Tag angezeigt:

Kopieren/Einfügen

Kopieren

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin inklusive der Termindaten, Verteilung etc. kopieren.

Hinweis

Bei Serienterminen ist die Funktion "Kopieren" inaktiv.

Einfügen

Fügt den Termin inklusive der Termindaten (Kunde, Betreff, Von Zeit, Bis Zeit ...) am gewünschten Tag und Zeitpunkt ein. In der Tages- bzw. Wochenansicht können Sie den Zeitpunkt selektieren, für den der kopierte Termin angelegt werden soll.

Einfügen von/bis Datum

Mit dieser Funktion können Sie aus einem kopierten Termin mehrere Termine gleichzeitig einfügen. Sie können die gleichen Einstellungen setzen wie beim Erzeugen von Serienterminen, allerdings werden bei dieser Funktion lauter voneinander unabhängige Termine erzeugt. Bei Terminserien hingegen hängen die Termine zusammen.

Checklisten

Checkliste öffnen

Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Checklistvorlage am Terminkennzeichen zu hinterlegen. Bei der Anlage eines Termins mit diesem Terminkennzeichen wird automatisch laut hinterlegter Vorlage die Checkliste zum Termin angelegt.

Checklistenfortschritt

Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.

Checkliste entfernen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.

Checkliste Übersicht

Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Hinweis

Ausdruck
Terminliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Aufgaben vornehmen. Weitere Informationen zum Ausdruck von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Aufgabenliste.

Zusagestatus

Damit die Menüpunkte für die Terminzusage aktiv sind, muss der Parameter Terminzusage aktiv auf "Ja" gestellt sein. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Terminzusagestatus aktivieren

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, wird bei jedem Termin ein Bestätigungsstatus angezeigt, der vom Terminbesitzer bearbeitet werden kann.

Zusätzlich müssen Sie noch auf dem Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, bei dem der Zusagestatus aktiviert ist (Feld "Zusagestatus" am Terminkennzeichen).

Der Status kann die Ausprägungen

Zugesagt,

Zugesagt online,

Abgesagt,

Mit Vorbehalt oder

Unbearbeitet annehmen und wird bei allen Terminlisten angezeigt.

Zugesagt

Wird ein Termin zugesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (grünes Häkchen).

Zugesagt online

Wenn der Teilnehmer online teilnimmt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (Internet-Kugel).

Abgesagt

Wird ein Termin abgesagt, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Kreuz).

Hinweis

Mit dem Parameter Termin bei Absage erledigen können Sie bestimmen, ob der Termin auf "Erledigt" gestellt wird, wenn Sie den Terminzusagestatus auf "Abgesagt" setzen. Den Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Termin bei Absage erledigen?

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob ein Termin erledigt werden soll, sobald der Terminzusagestatus auf Abgesagt gesetzt wird.

Mit Vorbehalt

Wird ein Termin mit Vorbehalt versehen, finden Sie in der Spalte "Zusage" das entsprechende Symbol (rotes Fragezeichen).

Unbearbeitet

Ist ein Termin unbearbeitet, erkennen Sie dies am Terminkalendersymbol in der Spalte "Zusage".

Hinweis

Die Menüpunkte für die Terminzusage sind auch bei vergangenen Terminen aktiv, damit Sie den Zusagestatus auch nachträglich noch verändern können.

Wenn Sie einen Termin mit Zusagestatus Abgesagt verschieben, egal ob mit Drag & Drop oder mit der Funktion Verschieben, bekommen Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Abfrage, ob der Zusagestatus zurückgesetzt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

In den Parametern können Sie auch einen Vorschlagswert für die Terminzusage bestimmen bzw. ob der Termin bei Bearbeitung durch den Stellvertreter automatisch als zugesagt gilt. Auch diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Terminzusage.

Automatisch zusagen

Bei der Erstellung eines Termins durch einen Stellvertreter gilt dieser Termin automatisch als zugesagt. Bei der Bearbeitung eines Datensatzes durch den Stellvertreter entfällt die Benachrichtigung per E-Mail.

Vorschlagswert bei Neuanlage

Tragen Sie hier den Wert ein, der im Feld Zusage am Termin standardmäßig vorgeschlagen werden soll. Dieser Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Parameter Terminzusagestatus aktivieren auf Ja gesetzt haben.

Hinweis

Damit der im Parameter definierte Vorschlagswert am Termin greift, muss zusätzlich am Terminkennzeichen das Feld Terminzusage gesetzt sein.

Teilnehmer benachrichtigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer des Termins versenden. Diese Funktion ist nur bei Terminen aktiv, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind.

Hinweis

Die Übergabe von doppelten E-Mail-Adressen wird verhindert, das heißt, sollte bei mehreren Teilnehmern die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird trotzdem nur eine E-Mail an diese Adresse gesendet.

Vor dem Absenden erhalten Sie noch eine Hinweismeldung mit allen Teilnehmern dieses Termins, bei denen keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt ist. Dadurch soll verhindert werden, dass ein bestimmter Teilnehmer die Informationen unwissentlich nicht erhält.

Als E-Mail senden

Freien Termin suchen

Mit dieser Funktion können Sie das Fenster der Terminsuche starten. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Freien Termin suchen.

Mitarbeitergespräch

Mit dieser Funktion können Sie das zum Termin dazugehörige Mitarbeitergespräch öffnen. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Mitarbeitergespräche.

Standardbrief für Termine

Mit dieser Funktion können Sie den Standardbrief öffnen. In diesem Standardbrief können Vorlagen im Zusammenhang mit Terminen angelegt werden. Dabei handelt es sich um andere Vorlagen als die im normalen Standardbrief verfügbaren Vorlagen. Vom Termin wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. eine Mitteilung zwecks Terminbestätigung, Absage, Brief nach einem Bewerbungsgespräch … senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief.

Terminbestätigung senden

Diese Funktion dient dazu, eine Terminbestätigung zu versenden, wenn beim Speichern des Termins die E-Mail noch nicht versendet worden ist. Damit diese Funktion aktiv ist, muss ein Terminkennzeichen mit hinterlegter Standardbriefvorlage gewählt werden bzw. das Feld "Person" am Termin befüllt sein. Genauere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminbestätigung senden.

Hinweis

Beim Versenden dieser Terminbestätigung haben Sie auch die Möglichkeit, eine ICS-Datei als E-Mail-Anhang an den Kunden zu senden. Diese Datei kann der Empfänger der Terminbestätigungs-E-Mail dann einfach per Mausklick in seinen Outlookkalender aufnehmen. Damit der Versand der ICS-Datei funktioniert, müssen Sie am Termin ein Terminkennzeichen hinterlegen, auf dem das Feld "Versand mit ICS-Datei" aktiviert ist.

Im Standardbrief in den Briefeinstellungen haben Sie noch die Möglichkeit, eine eigene HTML-Vorlage zu hinterlegen, aus welcher der Termintext für den Versand der ICS-Datei ermittelt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief.

Eventmanager

Mit dieser Funktion können Sie direkt den Eventmanager inkl. Filterung auf genau jenes Event starten, aus dem dieser Termin entstanden ist. Genauere Informationen, wie Termine aus dem Eventmanager entstehen, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager.

Hinweis

Die Funktion ist nur aktiv, wenn man auf einem Termin steht, der im Eventmanager zu einem Event erzeugt worden ist. Für alle anderen Termine ist diese Funktion inaktiv.

Telefonprotokoll

Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten (Betreff, Person ...) des ausgewählten Termins.

Hinweis

Hat der ausgewählte Termin eine Leadzuordnung, wird die Leadzuordnung dem Telefonprotokoll übergeben, wodurch das Telefonat im Leadmanagement am Reiter "Aktivität" bei dem jeweiligen Lead sichtbar ist.

Besprechungsprotokoll

erzeugen

Erzeugt ein Besprechungsprotokoll zu diesem Termin und öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll, in dem das Protokoll sofort erfasst werden kann. In der Spalte "Hat Bespr.Prot."

wird ab sofort angezeigt, dass ein Besprechungsprotokoll zum Termin existiert.

Hinweis

Wenn Sie den Parameter "Besprechungsprotokoll aus Termin" auf die Ausprägung "Mit manueller Verknüpfung" stellen, öffnet sich beim Ausführen dieser Funktion folgendes Abfragefenster:

Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll.

Besprechungsprotokoll aus Termin

Mit diesem Parameter können Sie steuern, wie das Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin gesteuert wird. Sie können zwischen den folgenden beiden Möglichkeiten wählen:

0 - Standard: Kann keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden (z. B. Nachfolgebesprechung bei Serienterminen) wird automatisch ein neues Besprechungsprotokoll ohne Verknüpfung zu anderen Besprechungsprotokollen angelegt.

1 - Mit manueller Verknüpfung: Mit dieser Einstellung erfolgt nach dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin, wenn keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden kann, eine Abfrage, ob man eine manuelle Verknüpfung zu einem bestehenden Protokoll erstellen will.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - Nachfolgebesprechung.

Besprechungsprotokoll öffnen: Ist bereits ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden, so haben Sie hier die Option "Besprechungsprotokoll öffnen" statt des Punktes "Besprechungsprotokoll erzeugen". Mit "Besprechungsprotokoll öffnen" gelangen Sie zum Besprechungsprotokoll des Termins.

Zum Protokoll der Besprechung

Dorthin gelangen Sie, wenn bereits ein Besprechungsprotokoll angelegt und aus diesem der Termin erzeugt worden ist. Sie erkennen einen solchen Termin durch ein Symbol

in der Spalte "aus Bespr.Prot.".

Leadmanagement

Lead erstellen	Mit dieser Funktion können Sie einen Lead aus einem Termin erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Leads finden Sie in der Hilfe zum Fenster Lead erstellen.
Zum Lead	Mit dieser Funktion können Sie den aus dem Termin erstellten Lead aufrufen.

Einsatz

Zum Einsatz

Mit dieser Funktion können Sie den mit dem Termin verknüpften Einsatz aufrufen.

Abwesenheit

Abwesenheit erzeugen	Mit dieser Funktion können Sie zum im Terminkalender selektierten Termin eine Abwesenheit erzeugen. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Hilfe Abwesenheiten aus Termin erzeugen.
Abwesenheit ansehen	Mit dieser Funktion können Sie die zum Termin erzeugte Abwesenheit ansehen.
Abwesenheit löschen	Mit dieser Funktion können Sie die zum Termin erzeugte Abwesenheit löschen.

Sonderfunktionen

Verlauf

Zeigt den Verlauf von delegierten und verschobenen Terminen an. Somit ist die Nachvollziehbarkeit von Terminen gegeben und man sieht, von welchem Mitarbeiter auf welchen Mitarbeiter der Termin verschoben oder delegiert worden ist. Die Verteilung eines Termins ist im Verlauf nicht sichtbar. Sie können die Teilnehmer im gleichnamigen Bereich in der Detailleiste einsehen.

Zur Kasse

Mit dieser Funktion wird die WWS Kasse aufgerufen. Es ist möglich, beim Termin einen Artikel zu hinterlegen. Beim Aufrufen der Funktion zur Kasse werden der Kunde und die beim Termin hinterlegten Artikel in die Kassenerfassung übernommen und können dort wie ein normaler Verkauf abgeschlossen (kassiert) werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kassenerfassung.

Workflowübersicht

Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn zum selektierten Termin ein Genehmigungsworkflow gestartet worden ist.

Geburtstagseinstellungen

In diesem Fenster können die Einstellungen zur Ermittlung der Geburtstage (aus dem Personenstamm) hinterlegt werden. Mittels eines angelegten Stapels oder mit der Schaltfläche "Manuelle Ermittlung der Geburtstage" werden Geburtstage im Terminkalender angelegt. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Geburtstagseinstellungen.

Hinweis

Ist dieser Menüpunkt nicht verfügbar, ist das Erzeugen von Geburtstagsterminen nicht erlaubt. Diese Regelung können Sie im Parameter Geburtstagstermine erzeugen treffen, den Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein finden.

Termine/Aufgaben synchronisieren

Mit dieser Funktion können Termine für einen ausgewählten Zeitraum manuell synchronisiert werden. Genaue Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Synchronisation.

Terminbenachrichtigungen einstellen

In diesem Fenster können Sie Einstellungen zum Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen bei verteilten Terminen vornehmen, wenn dieser von anderen Terminteilnehmern bearbeitet worden ist. Sie können hier für bestimmte Aktionen (Änderung der Verteilung, des Langtextes ...) festlegen, ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchten oder nicht. Über das F8-Symbol vor diesem Feld können Sie das Fenster Terminbenachrichtigungen einstellen öffnen, in dem Sie die gewünschten Einstellungen treffen können.

Hinweis

Die grundlegenden Einstellungen für einen Termin können bei der Neuanlage eines Termins im Feld Benachrichtigung getätigt werden. Diese Einstellung in diesem Feld dient auch als Rückfallebene, sollten Sie über diese Funktion keine persönlichen Einstellungen getroffen haben.

Extras

Diagramm

Im Bereich "Diagramm" werden Ihnen alle derzeit in der Liste der Leads angezeigten Datensätze grafisch dargestellt.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Themenhilfe unter Diagramm.

Leaddetails

In diesem Fensterbereich werden zusätzliche Informationen zum selektierten Datensatz aufgelistet. Welche Felder in diesem Bereich angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene

Feldauswahl über das 3-Punkte-Menü

in der rechten oberen Ecke des Bereichs selbst festlegen.

Statistik

Über den Bereich "Statistik" können Sie sich einen Überblick über die Umsätze der Leads verschaffen. Über die Combobox haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen, ob Sie die Auswertung je Stufe oder Zeitraum sehen möchten.

Hinweis

Bitte beachten Sie hinsichtlich des Statistik-Bereichs folgenden Parameter.

Anzeige Angebotswerte

Mit diesem Parameter können Sie definieren, ob im Statistik-Bereich im Leadmanagement bzw. im Fenster "Sales Pipeline" alle zum Lead erfassten Angebote oder nur offene Angebote für die Berechnung berücksichtigt werden sollen.

Sollen alle zum Lead erfassten Angebote (auch manuell fertiggemeldete Angebote) für die Berechnung berücksichtigt werden, muss dieser Parameter auf "0 - Alle Angebote des Leads"
(= Standard) stehen.
Sollen für die Berechnung nur offene Angebote im Statistik-Bereich bzw. im Fenster "Sales Pipeline" berücksichtigt werden, muss dieser Parameter auf "1 - Angebotswert offen" stehen.

Hinweis

Über den Parameter Gewonnen/Verloren in Statistik anzeigen bietet sich die Möglichkeit, auch die bereits gewonnenen bzw. verlorenen Leads in der Statistik zu berücksichtigen. Sprich es handelt sich nicht mehr nur um einen Forecast für noch offene Leads und den noch zu erwartenden Umsatz, sondern um eine gesamte Darstellung aller Leads innerhalb eines Zeitraums bzw. einer Stufe.

Der Parameter bezieht sich nur auf die ersten drei Comboboxausprägungen mit dem Zusatz "lt. Liste". Bei den anderen Ausprägungen werden weiterhin nur die offenen Leads berücksichtigt, um den Forecast über den noch zu erwartenden Umsatz zu erhalten.

Der Parameter ist zu finden unter: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Leadmanagement → Allgemein

Gewonnen/Verloren in Statistik anzeigen

Über diesen Parameter haben Sie die Möglichkeit, auch die bereits gewonnen bzw. verlorenen Leads in der Statistik zu berücksichtigen. Das heißt, es handelt sich nicht mehr nur um einen Forecast für noch offene Leads und den noch zu erwartenden Umsatz, sondern um eine gesamte Darstellung aller Leads innerhalb eines Zeitraums bzw. einer Stufe.

Beachten Sie, dass sich dieser Parameter nur auf die ersten drei Comboboxausprägungen mit dem Zusatz "lt. Liste" bezieht, bei den anderen drei Ausprägungen werden weiterhin nur die offenen Leads berücksichtigt, um einen Forecast über den noch zu erwartenden Umsatz zu erhalten.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Leadmanagement unter Statistik.

Leadgruppe

Im Bereich der Leadgruppe werden alle Leads angezeigt, die einer Leadgruppe zugeordnet worden sind. Alle weiteren Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe beim Unterpunkt "Leadgruppe".

Leadtext

Im Bereich "Text" können Sie zusätzliche Informationen zum selektierten Lead erfassen. Sobald Sie einen Text erfassen, werden die Funktionen des Menübands des HTML-Editors aktiv. Über die Funktion Speichern links oben im Menüband können Sie die erfassten Informationen zum Lead speichern.

Pipelinedokumente

In diesem Bereich werden Ihnen alle Dokumente der im Einstiegsfeld gewählten Pipeline angezeigt. Dies hat den Vorteil, dass Dokumente, die alle Leads einer Pipeline betreffen, schnell und einfach aufgerufen werden können.

In Bezug auf die verfügbaren Funktionen und ein-/ausblendbaren Bereiche unterscheiden sich die Pipelinedokumente nicht von den Leaddokumenten.

Siehe auch:

Pipelines und Stufen

Sales Pipelines

Leadmanagement (Thema)

Automatische Anlage von Leads

Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Leadmanagement?