Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → CRM → Eventmanager → Eventmanager

Der Eventmanager ist ein umfangreiches Tool, um Veranstaltungen, Events, Seminare inklusive Teilnehmer, Vortragende und Ressourcen zu verwalten. Dabei können vielfältige Verknüpfungen ins CRM, beispielsweise in die Termine und in das Kontaktjournal, geschaffen werden.

Die Multiselect-Möglichkeit von Events und Teilnehmern im Eventmanager ermöglicht erheblich viele und vereinfachte Bearbeitungs-, Druck- und Filterungsmöglichkeiten. Durch die Eventvorlagen ergibt sich eine "intelligente" Eventerstellung von wiederkehrenden Events.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Über die Einstiegsfelder kann nach Kategorie, Eventvorlagen, Status, Firma und Paket vorgefiltert werden. Über die Feldauswahl können Sie definieren, welche Felder angezeigt werden sollen. Diese Filterung bleibt bestehen, auch wenn links im Event-Navigationsbereich wiederum nach Kategorien, Modulen und Eventgruppen weitergefiltert wird.

Einstiegsfelder
Kategorie	In diesem Einstiegsfeld können Sie nach einer belibigen Kategorie filtern.
Eventvorlage	Wählen Sie eine Eventvorlage, von der alle Events angezeigt werden sollen.
Status	Über die Combobox im Feld Status können Sie zwischen Offenen, Erledigten oder Allen Events filtern.
Firma	Wählen Sie die Firma, von welcher die Events angezeigt werden sollen.
Paket	Hier können Sie nach den Eventpaketen filtern.

Feldauswahl Einstiegsfelder

Feldauswahl Einstiegsfelder

Event

In diesem Bereich des Eventmanagers werden neue Events erstellt, wobei die eigene Firma dabei der Veranstalter ist. Bei der Neuanlage des Events ist darauf zu achten, welche Kategorie oder Eventvorlagen im Fenster vordefiniert sind - diese Einstellungen werden direkt auf das neue Event übernommen, können aber trotzdem am Event selbst verändert werden.

Hinweis

Bevor Sie ein Event neu anlegen können, müssen Sie die Standards zum Eventmanager importieren. Diese können unter Stammdaten → Schnittstellen → Import → Importe Standards durch Aktivieren des Punktes

importiert werden.

Hinweis

Bei der Neuanlage eines Events können Sie die maximale Teilnehmeranzahl hinterlegen. Wird die Teilnehmeranzahl überschritten, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass die maximale Anzahl der Teilnehmer erreicht worden ist. Weitere Informationen entnehmen Sie der Hilfe zu den Teilnehmern.

Sollten Sie ein Event löschen, zu dem schon Teilnehmer hinzugefügt worden sind, bekommen Sie die Hinweismeldung, dass zu diesem Event schon Teilnehmer erfasst sind. Die Entscheidung liegt dann bei Ihnen, ob das Event trotzdem gelöscht werden soll.

Hinweis

Sie haben pro Event auch die Möglichkeit, die Teilnehmer auf einer Warteliste zu erfassen, sollte das Event ausgebucht sein. Sollte ein Platz frei werden, können Teilnehmer von der Warteliste auf die Teilnehmerliste des Events umgebucht werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen

Übersicht Eventgruppen

Hiermit öffnen Sie die Verwaltung für Eventgruppen.

Teilnehmer Gesamtliste

Öffnet eine Übersichtsliste aller Teilnehmer aller Events. Näheres lesen Sie bitte in der Fensterhilfe Teilnehmer Gesamtliste.

Teilnehmerliste

Öffnet eine Übersichtsliste aller Teilnehmer des selektierten Events. Näheres lesen Sie bitte in der Fensterhilfe Teilnehmerliste.

Warteliste Gesamt

Öffnet eine Übersichtsliste mit allen auf den Wartelisten befindlichen Personen aller im NTCS angelegten Events. Näheres lesen Sie bitte in der Fensterhilfe Warteliste Gesamt.

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie ein oder mehrere Events erledigen. Ist das Event-Endedatum zum Zeitpunkt der Erledigung eines Events in der Zukunft, erhalten Sie beim Erledigen folgende Hinweismeldung:

Eventteam

Rufen Sie hier das Fenster "Eventteam" auf.

Event kopieren

Mit dieser Funktion können Sie ein Event kopieren.

Umfrage erstellen

Wenn Sie dem Event einen Fragebogen und Teilnehmer zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, direkt aus dem Event eine Umfrage zu erstellen.

Umfrage bearbeiten

Wenn Sie dem Event eine bereits bestehende Umfrage zugeordnet haben bzw. eine Umfrage zum Event erstellen, können Sie mit dieser Funktion direkt die Umfrage zur Bearbeitung öffnen.

Erinnerungstermin

Mit dieser Funktion können Sie einen zusätzlichen Erinnerungstermin zum Event erfassen. Wenn Sie in der Liste der Events die Spalte "Erinnerungstermin" eingeblendet haben, können Sie anhand eines grünen Häkchens erkennen, ob zu diesem Event bereits ein Erinnerungstermin erfasst worden ist.

Zusätzlich können Sie im Parameter Terminkennzeichen Erinnerungstermin ein Terminkennzeichen definieren, das bei der Neuanlage eines Erinnerungstermins herangezogen wird.

Den Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → Allgemein.

Terminkennzeichen Erinnerungstermin

In diesem Parameter können Sie ein Terminkennzeichen definieren, das beim Erfassen eines Erinnerungstermin für ein Event vorgeschlagen wird.

Bewertung

Mit dieser Funktion können Sie eine Sterne-Bewertung zu dem selektierten Event abgeben. Damit die Funktion ersichtlich wird, muss zuerst im Fenster Bewertungsvorlagen eine Vorlage erfasst werden.

Bewertung abgeben	Mit dieser Funktion können Sie eine Sterne-Bewertung zu dem selektierten Event abgeben.
Alle Bewertungen ansehen	Mit dieser Funktion können Sie alle Bewertungen zu dem selektierten Event in einer Tabellenansicht aufrufen.
Übersicht	Mit dieser Funktion können Sie ein Bewertungsdiagramm öffnen, in dem Sie eine Übersicht über alle Bewertungen zu dem selektierten Event sehen können.

Checklisten

Hier können Sie einem Event eine oder mehrere Checkliste(n) zuordnen. Sofern bei einem Event Checklisten zugeordnet worden sind, ist dies auch in der Spalte "Checkliste" ersichtlich.

Checkliste öffnen	Öffnet die zugeordnete Checkliste, bei mehreren zugeordneten Checklisten öffnet sich das Fenster "Checklisten", aus dem die gewählte Checkliste geöffnet werden kann.
Checklistenfortschritt	In diesem Fenster sehen Sie den Erledigungsgrad der Checkliste. Folgendermaßen könnte dieser aussehen:
Checkliste entfernen	Hiermit entfernen Sie die dem Event zugeordnete(n) Checkliste(n).
Checkliste Übersicht	Öffnet das Fenster "Checklisten" mit allen diesem Event zugeordneten Checklisten.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Eventvorlage Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc.

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente eines Events können auch per Drag & Drop einem anderen Event zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Ausdruck
Auswertungen	Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden Ihnen alle Smart-Interfaces zu den Eventauswertungen aufgelistet und Sie können gleich aus dieser Liste die gewünschte Auswertung starten. Weitere Informationen zu den Funktionen bzw. zur Anlage weiterer Smart-Interfaces erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Extras
Ändern Firmennummer	Mit dieser Funktion wird die Firmennummer des selektierten Events geändert.
Export Textdatei - Event	Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Events in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.
Import Textdatei - Event	Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Events aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in den Hilfen zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Eventmanager.

Standardfeldauswahl Eventmanager

Standardfeldauswahl Eventmanager

Teilnehmer

In diesem Bereich werden Ihnen die Teilnehmer zum selektierten Event der Liste angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Zusagestatus ändern

Ändern Sie hier den Zusagestatus für einen oder mehrere Teilnehmer.

Teilnehmerstatus ändern

Ändern Sie hier den Teilnahmestatus für einen oder mehrere Teilnehmer.

WWS Verbuchung

Mit dieser Funktion können Sie einen Teilnehmer in die WWS verbuchen. Dazu öffnet sich zuerst das Fenster zur Auswahl eines Erfassungskennzeichens, sobald Sie eines ausgewählt haben, wird die Verbuchung durchgeführt. Wenn Sie nur ein Erfassungskennzeichen generell oder je Firma verwenden, können Sie dieses auch im Parameter "Erfassungskennzeichen" hinterlegen, um nicht bei jedem Verbuchungsvorgang dieses auswählen zu müssen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → WWS Schnittstelle.

Erfassungskennzeichen

Erfassungskennzeichen, das für die Auftragsanlage in der Warenwirtschaft verwendet wird. Über das Erfassungskennzeichen wird der Auftragsablauf in der Warenwirtschaft gesteuert. Für die Verrechnung von Dienstleistungen wird meistens das Erfassungskennzeichen "DLR" verwendet.

Wird kein Erfassungskennzeichen eingetragen, so wird bei der WWS Verbuchung das Erfassungskennzeichen für die Auftragserstellung abgefragt.

Hinweis: In der Warenwirtschaft kann ein eigenes Erfassungskennzeichen, z. B. "SEM", für die Seminarverrechnng angelegt werden. So ist später in den Aufträgen der Warenwirtschaft auf einen Blick ersichtlich, dass der Auftrag aus dem Eventmanager erzeugt worden ist.

Hinweise

Bitte beachten Sie, dass nur Kunden in die WWS übergeleitet werden können, da für alle anderen Personenarten keine Rechnungen in der WWS erstellt werden können. Im Zuge der Verbuchung wird die ID des Eventteilnehmers auf die Auftragsposition übergeben. Sollten mehrere Teilnehmer auf eine Position zusammengefasst werden, wird die ID des ersten Eventteilnehmers herangezogen.

Sollte versucht werden, eine andere Personenart - z. B. einen Mitarbeiter - zu verbuchen, wird das verhindert und ein Hinweis ins Logfile geschrieben. Dieses Logfile öffnet sich immer automatisch nach der WWS Verbuchung.

Die Währung für die Rechnung wird auf Grund der übergebenen Person direkt in der WWS ermittelt. In erster Priorität wird die Währung der Person ermittelt, ist auf dieser keine Währung hinterlegt, wird die Währung der Firma ermittelt, unter der die Person angelegt ist.

Weitere Informationen zur Verbuchung eines Eventteilnehmers in die WWS finden Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager: WWS Verbuchung zur Fakturierung Eventteilnahme in der Warenwirtschaft.

Teilnehmer umbuchen

Diese Funktion ermöglicht das Umbuchen eines Teilnehmers oder mehrerer Teilnehmer von einem Event auf ein anderes.

Teilnehmer zuordnen

Wenn Sie diese Funktion ausführen, öffnet sich das Fenster Teilnehmer zuordnen, in dem Sie mehrere Teilnehmer zu einem Event zuordnen können.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass hier "nur" der Teilnehmer zugeordnet werden kann. Alle zusätzlichen Einstellungen wie Kontaktperson, Teilnahmestatus, Zusagestatus etc. müssen nachträglich von Ihnen je Eventteilnehmer ergänzt werden.

Abweichung Teilnahmestatus Gesamt

Öffnet das Fenster Abweichung Teilnahmestatus

Ersatzteilnehmer

Bei einem Event mit mehreren Eventtagen haben Sie jetzt die Möglichkeit, Ersatzteilnehmer für einen bestimmten Eventtag zu definieren. Damit die dafür notwendigen Funktionen verfügbar sind, müssen Sie den Parameter Ersatzteilnehmer bei mehrtägigen Events erlauben unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → Teilnehmer auf Ja setzen.

Ersatzteilnehmer bei mehrtägigen Events erlauben

Über diesen Parameter können Sie das Erfassen von Ersatzteilnehmer je Eventtag erlauben, wenn Sie den Parameter auf "Ja" setzen. Ist der Parameter auf "Nein" gesetzt, können Sie nur Hauptteilnehmer je Eventtag anlegen.

Die WWS Verbuchung darf immer nur für Hauptteilnehmer erfolgen, daher öffnet sich bei Verbuchung eines Ersatzteilnehmers automatisch die Logdatei (EVMWWSVERBUCH.LOG).

Werden mehrere Teilnehmer in einem Schritt in die WWS verbucht, werden in diesem Logfile alle Ersatzteilnehmer aufgelistet, die nicht verbucht worden sind.

Hinweis

Die Felder für die Rabatt- und Gutscheineingabe sind bei Ersatzteilnehmer inaktiv. Da nur die Hauptteilnehmer in die WWS verbucht werden können, braucht man diese Information auf den Ersatzteilnehmern nicht zu befüllen.

Weitere Informationen zu Rabatten und Gutscheinen finden Sie in der Dokumentation zum Eventmanager.

Teilnehmer vergleichen

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmer von Events zu vergleichen. So können Sie schnell herausfinden, welche Teilnehmer bei ausgewählten Folge-Events noch nicht angemeldet sind, aber beim vorherigen Event angemeldet waren. Um diesen Vergleich herzustellen, können Sie das Fenster Teilnehmer vergleichen starten. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Teilnehmer vergleichen.

Rabatt

Mit dieser Funktion können Sie für mehrere Teilnehmer die gleichen Rabatte gewähren. Dazu wählen Sie am Reiter Teilnehmer die gewünschten Personen per Multiselect aus und starten diese Funktion. Es wird folgendes Fenster geöffnet, über welches Sie die Rabatte auf die Teilnehmer verteilen können.

Hinweis

Für jeden Teilnehmer ist auch eine Kombination beider Rabatte gleichzeitig möglich, indem beide Felder befüllt werden. Dabei wird bei der Verrechnung zuerst der Betrag von der Rechnungssumme abgezogen und anschließend von dieser Summe der prozentuelle Rabatt errechnet.

Angewendet bzw. errechnet werden die Rabatte dann beim Ausführen der Funktion WWS Verbuchung und der damit verbundenen Übergabe des Teilnehmers in die WWS.

Weitere Informationen zur Verbuchung eines Eventteilnehmers in die WWS finden Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager: WWS Verbuchung zur Fakturierung Eventteilnahme in der Warenwirtschaft.

WWS Verbuchungstexte


WWS Verbuchungstext – eintägig	Öffnet den BMD Editor, womit der WWS Verbuchungstext angegeben werden kann.
WWS Verbuchungstext – mehrtägig	Öffnet den BMD Editor, womit der WWS Verbuchungstext angegeben werden kann.
WWS Verbuchungstext – Storno	Öffnet den BMD Editor, womit der WWS Verbuchungstext angegeben werden kann.

Lead erstellen

Mit dieser Funktion können Sie einen Lead aus einem Eventteilnehmer erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Leads finden Sie in der Hilfe zum Fenster Lead erstellen.

Teilnehmer in Warteliste verschieben

Mit dieser Funktion können Sie den/die selektierten Teilnehmer auf die Warteliste des Events verschieben. Diese Personen sind dann am Reiter "Teilnehmer" nicht mehr sichtbar, sondern nur mehr in der Warteliste dieses Events.

Hinweis

Wenn Sie diese Funktion wählen, obwohl die maximale Teilnehmeranzahl des Events noch nicht erreicht ist, erhalten Sie folgende Meldung:

Wenn Sie diese Funktion wählen, obwohl die maximale Teilnehmeranzahl des Events bereits erreicht ist, erhalten Sie folgende Meldung:

CSV Import

Mit dieser Funktion kann der Import von Teilnehmern zu einem Event gestartet werden. Es wird der Datei-Explorer gestartet, in dem Sie die gewünschte Importdatei auswählen können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Import Eventteilnehmer.

Protokoll - CSV Import

Mit dieser Funktion können Sie die Logdatei öffnen, sollten Sie Teilnehmer über den CSV-Import zu einem Event hinzugefügt haben. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Import Eventteilnehmer.

Aufgabe erstellen

Mit dieser Funktion können Sie für den selektierten Eventteilnehmer eine Rückrufaufgabe erstellen. Der Teilnehmer und die Kontaktperson werden auf die Aufgabe übernommen. Als Betreff wird der Name des Events + der Teilnahmestatus des Teilnehmers vorgeschlagen, zum Beispiel: BMD Infoday: Anwesend

Hinweis

Auch die Aufgabenkategorie bzw. den Mitarbeiter, der diese Aufgabe bekommen soll, können Sie mit folgenden Parametern beeinflussen.

Diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → Aufgabe erstellen.

Hauptkategorie

In diesem Parameter können Sie die Hauptkategorie hinterlegen, mit der die erzeugten Aufgaben aus dem Eventmanager angelegt werden sollen.

Unterkategorie

In diesem Parameter können Sie die Unterkategorie hinterlegen, mit der die erzeugten Aufgaben aus dem Eventmanager angelegt werden sollen.

Mitarbeiter

In diesem Parameter können Sie jenen Mitarbeiter hinterlegen, der als Sachbearbeiter für die erzeugten Aufgaben bzw. Rückrufaufgaben aus dem Eventmanager herangezogen werden soll.

Rückrufaufgabe erstellen

Mit dieser Funktion können Sie für den selektierten Eventteilnehmer eine Rückrufaufgabe erstellen. Der Teilnehmer und die Kontaktperson werden auf die Rückrufaufgabe übernommen. Als Betreff wird der Wortlauf "Telefonanruf + der Name des Events + der Teilnahmestatus des Teilnehmer" vorgeschlagen, zum Beispiel: Telefonanruf: BMD Infoday: Anwesend

Beim Ausführen dieser Aufgabe wird ein Telefonprotokoll gestartet mit genau diesem Teilnehmer bzw. gegebenenfalls einer Kontaktpersonen (wenn beide am Eventteilnehmer hinterlegt sind) und Sie brauchen grundsätzlich nur mehr mit dem Telefonsymbol vor dem Feld "Rufnummer" zu wählen.

Hinweis

Auch die Aufgabenkategorie bzw. der Mitarbeiter, der diese Rückrufaufgabe erhalten soll, kann von Ihnen mit folgenden Parametern beeinflusst werden.

Die Aufgabenkategorie, mit der diese Rückrufaufgabe erstellt werden soll, können Sie im Parameter Aufgabenkategorie Telefonprotokoll hinterlegen.

Diesen finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein.

Hauptkategorie für Rückrufaufgaben

Hier können Sie definieren, welche Hauptkategorie bei der Anlage einer Rückrufaufgabe aus dem Telefonprotokoll vorgeschlagen wird. Dazu müssen Sie die Nummer der Kategorie in diesem Parameter eintragen.

Den Mitarbeiter, der diese Rückrufaufgabe bekommen soll, können Sie im Parameter Mitarbeiter hinterlegen.

Diesen finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → Aufgabe erstellen.

Mitarbeiter

In diesem Parameter können Sie jenen Mitarbeiter hinterlegen, der als Sachbearbeiter für die erzeugten Aufgaben bzw. Rückrufaufgaben aus dem Eventmanager herangezogen werden soll.

Checklisten

Hier können Sie einem Teilnehmer eine oder mehrere Checkliste(n) zuordnen. Sofern bei einem Teilnehmer Checklisten zugeordnet worden sind, ist dies auch in der Spalte "Checkliste" ersichtlich.

Wird auf einem Event im Feld

eine Checklistvorlage hinterlegt, wird diese auf alle Eventteilnehmer weitervererbt, die nach dem Zeitpunkt der Hinterlegung im Feld zu diesem Event zugeordnet werden.

Auf dem Eventteilnehmer kann man aber auch manuell eine Checklistvorlage im Feld

hinterlegen, falls durch die Übergabe aus dem Event noch keine Checkliste eingetragen worden ist. In der Spalte

im Bereich Teilnehmer sieht man, wie viel Prozent der Checkliste(n) bereits abgearbeitet wurden. Der Fortschritt wird immer nur von der zuletzt bearbeiteten Checkliste angezeigt bzw. berechnet.

Checkliste öffnen	Öffnet die zugeordnete Checkliste, bei mehreren zugeordneten Checklisten öffnet sich das Fenster "Checklisten", aus dem die gewählte Checkliste geöffnet werden kann.
Checklistenfortschritt	In diesem Fenster sehen Sie den Erledigungsgrad der Checkliste. Folgendermaßen könnte dieser aussehen:
Checkliste entfernen	Hiermit entfernen Sie die dem Event zugeordnete(n) Checkliste(n).
Checkliste Übersicht	Öffnet das Fenster "Checklisten" mit allen diesem Event zugeordneten Checklisten.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einer Eventvorlage Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc.

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Funktionen

Ausdruck

Standardbrief

Diese Funktion übergibt alle markierten (!) Teilnehmer inklusive Kontaktpersonen in den Standardbrief. Dort können Einladung, Teilnahmebestätigungen etc. gedruckt werden.

Teilnahmebestätigung drucken

Diese Funktion übergibt alle markierten (!) Teilnehmer inklusive Kontaktpersonen in den Standardbrief, wobei sich zuvor dieses Fenster öffnet:

Hiermit kann der Teilnahmestatus, das Teilnahmestatus-Datum, der Teilnahmestatus-Text und das Versanddatum gleichzeitig für alle markierten Teilnehmer eingetragen werden und im Anschluss öffnet sich der Standardbrief.

Hinweis

Über das Feld ICS-Datei erstellen können Sie steuern, ob beim Versenden einer Teilnahmebestätigung an den Kunden eine ICS-Datei als Anhang mitgesendet werden soll.

Diese Datei kann der Empfänger der Teilnahmebestätigung dann einfach per Mausklick in seinen Outlook-Kalender als Termin übernehmen. Mit einem Doppelklick auf diese Datei öffnet sich die Terminneuanlagemaske im Outlook, in dieser könnte der Empfänger noch Ergänzungen vornehmen.

Wird der Standardbrief geschlossen, kommt eine Abfrage, um das Versanddatum bei den Teilnehmern automatisch einzutragen:

Teilnehmerliste

Mit dieser Funktion können Sie alle aktuellen Teilnehmer eines Eventtages drucken. Bei mehrtägigen Events kann man im Ausdrucksdialog auswählen, von welchem Eventtag die Teilnehmer gedruckt werden sollen.

Wenn der Parameter Ersatzteilnehmer bei mehrtägigen Events erlauben unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → Teilnehmer aktiv ist, können Sie diesen Ausdruck nur starten, wenn Sie vorher am Reiter Teilnehmer in der Combobox rechts oben den gewünschte Tag auswählen. Dieser wird dann automatisch in den Ausdrucksdialog übergeben und kann nicht mehr verändert werden. Bei der Comboboxausprägung Alle am Reiter Teilnehmer ist die Funktion für den Ausdruck inaktiv.

Ersatzteilnehmer bei mehrtägigen Events erlauben

Hinweis

Die Funktion ist nur aktiv, wenn Sie sich im Eventmanager im Reiter "Teilnehmer" befinden.

Auswertungen

Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden Ihnen alle Smart-Interfaces zu den Eventteilnehmerauswertungen aufgelistet und Sie können gleich aus dieser Liste die gewünschte Auswertung starten. Weitere Informationen zu den Funktionen bzw. zur Anlage weiterer Smart-Interfaces erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Standardfeldauswahl Eventteilnehmer

Standardfeldauswahl Eventteilnehmer

Abweichung Teilnahmestatus

Im Bereich Abweichung Teilnahmestatus können Sie erfassen, wenn ein Teilnehmer nicht während der gesamten Zeit eines Eventtages anwesend oder abwesend gewesen ist.

Standardfeldauswahl Abweichung Teilnahmestatus

Standardfeldauswahl Abweichung Teilnahmestatus

Eventtage

Im Bereich "Eventtage" können Eventtage zum Event angelegt werden. Ein Event kann auf mehrere Etappen aufgesplittet werden. Dadurch ist es möglich, auch bei wechselnden Vortragenden und mehrtägigen Events alles korrekt abzubilden. Auch die Teilnehmer können somit, auf die unterschiedlichen Eventtage verteilt, erfasst werden.

Das Feld Vortragender kann über F4

mit einer Person oder mit F8

mit mehreren Personen befüllt werden. Im Feld Eventort können Kunden, Lieferanten oder Diverse Personen als Ort zugeordnet werden. Es ist empfohlen, diese Diversen Personen mit dem Personenkennzeichen Veranstaltungsort zu definieren.

Wird ein Eventtag erfasst, der sich außerhalb des Zeitraums des Events befindet, so passen sich die Felder des Events daran an. Gibt es nur einen Eventtag, so überschreiben die Datums- und Zeitfelder sowie das Feld "Vortragender" das bereits am Event befüllte Feld.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Eventtage

Termin erstellen

Öffnet das Fenster der Gruppenübersicht. Hier kann für den oder die Vortragende(n) ein Termin mit Ressource angelegt werden. Ist der Parameter "Terminerstellung für Mitarbeiter" auf "Ja" gesetzt (Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → Allgemein), werden die Termine automatisch erstellt. Wenn schon ein Termin erstellt worden ist, wird diese Funktion grau (inaktiv) dargestellt und in der Spalte "Termin" wird ein Häkchen angezeigt. Termine, die so enstanden sind, können nicht gelöscht und bearbeitet werden.

Terminerstellung für Mitarbeiter

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob für den Vortragenden eines Eventtages automatisch ein Termin angelegt werden soll. Sollten Sie diesen Parameter auf "Ja" stellen, ist die Funktion "Termin erstellen" für die manuelle Anlage eines Termins inaktiv.

Hinweis

Zusätzlich zum Termin des Vorgesetzten kann auch für den Betreuer des Events bzw. Eventtages ein Termin erstellt werden. Über den Parameter Terminerstellung Betreuer können Sie definieren, ob ein eigener Termin, ein verteilter Termin vom Vortragenden oder kein Termin erzeugt werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → Allgemein.

Extras
Textdatei importieren - Eventtage	Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Eventtagen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardimport Textdatei bzw. Import Eventtage.
Textdatei exportieren - Eventtage	Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Eventtage in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei.

Hinweis

Wenn die Bezeichnung eines Events geändert wird, wird - sofern für dieses Event bereits ein Termin angelegt worden ist - auch der Terminbetreff entsprechend angepasst. Wenn die Bezeichnung des Events im Zuge einer Änderung der Vorlagenbezeichnung angepasst wird, ändert sich gleichzeitig der Matchcode des Events. Dadurch wird auch der Terminbetreff des Events aktualisiert. Von beiden Änderungen betroffen sind ausschließlich zukünftige Termine - also Termine ab dem nächsten Tag.

Standardfeldauswahl Eventtage

Standardfeldauswahl Eventtage

Warteliste

Im Bereich Warteliste können Sie alle Teilnehmer einsehen, die beim selektierten Event aufgrund der maximalen Teilnehmeranzahl im Moment keinen Platz mehr finden und daher auf der Warteliste stehen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:


Als Teilnehmer übernehmen	Diese Funktion ermöglicht das Übernehmen eines Teilnehmers von der Warteliste auf ein Event. Sie können entscheiden, ob Sie den Teilnehmer auf das Event, auf dessen Warteliste er steht, übernehmen wollen oder auf ein anderes Event. Weitere Informationen zur Warteliste erhalten Sie in den Hilfen zu den Fenstern Als Teilnehmer übernehmen und Warteliste.
Standardbrief	Diese Funktion übergibt alle (!) markierten Teilnehmer inklusive Kontaktpersonen in den Standardbrief. Dort können Einladungen, Teilnahmebestätigungen etc. gedruckt werden.

Auswahl

Über den Auswahlbereich im Fenster können Events nach Eventkategorien, Modulen und Eventgruppen angezeigt werden.

Events können mittels Drag & Drop zu Eventgruppen zugeordnet werden:

Abgeleitet von den Personengruppen können auch bei den Eventgruppen beliebig viele eigene Gruppen mit beliebigen Unterordnern erstellt werden und die Events darin organisiert und angezeigt werden. Events können auch automatisch nach bestimmten Bestandteilen, wie zum Beispiel Eventtyp oder Status, gruppiert werden. Die Gruppenverwaltung für Events lässt sich nur aus dem Eventmanager heraus aufrufen.

Die Ordner und Unterordner der Eventgruppen lassen sich bei manuell erstellten Gruppen mittels Drag & Drop direkt im Baum verschieben:

Über die rechte Maustaste auf den Gruppenordner gelangen Sie in die Eventzuordnung zu Gruppe.

Automatische Eventgruppen

Bei der Neuanlage einer Eventgruppe kann auch der Baumtyp "Automatische Zuordnung" gewählt werden und somit können Eventgruppen nach Status, Eventtyp, Eventvorlage und Kategorie automatisch erstellt werden. Hier ist keine manuelle Zuordnung nötig.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:


Eventzuordnung	In diesem Fenster können Sie die bereits angelegten Events einer Eventgruppe zuordnen. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Eventzuordnung zu Gruppe.

Details

Im Detailbereich werden Ihnen zum selektierten Event weitere Infos angezeigt.

Welche Felder in diesem Bereich angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene

Feldauswahl über dieses Symbol

in der rechten oberen Ecke des Bereichs selbst festlegen.

Hintergrundinformationen

Datenübernahme

Informationen zur Datenübernahme aus dem Eventplaner in den Eventmanager erhalten Sie in der Dokumenten Datenübernahme Eventmanager.

Arbeiten mit Ampeln

Sie haben im Eventmanager die Möglichkeit einer bildhafte Darstellung der freien oder belegten Plätze. Im Feld

können Sie mit F4 eine Ampel neu anlegen bzw. eine bereits angelegte Ampel hinterlegen.

Im Feld

können Sie die automatische Berechnung übersteuern. In der Combobox können Sie aus den hinterlegten Ampeleinstellungen auswählen.

Beispiel

In der Spalte

wird angezeigt, was anhand der Berechnungsart und angelegten Staffelbereiche ausgerechnet worden ist.

Es stehen Ihnen folgende Berechnungsarten zur Verfügung:

Die Berechnungsart Prozent (Teilnehmeranzahl) berechnet die Prozent der Teilnehmer (Basis 100 % ist die maximale Teilnehmeranzahl des Events).

Die Berechnungsart Absolut (freie Plätze) berechnet die freien Plätze anhand der bereits zugeordneten Teilnehmer.

Die Berechnungsart Absolut (Teilnehmeranzahl) berechnet die bereits zugeordneten Teilnehmer anhand des Feldes Teilnehmeranzahl.

In der Spalte Verfügbarkeit aktuell können beispielsweise Ampeln als Symbole dargestellt werden.

Sie können zur Darstellung aber auch Texte oder andere Bilder verwenden. Folgende Bilder stehen Ihnen zur Verfügung:

Hinweis

Events können auch mit Multiselect markiert und somit gleich gesammelt auf erledigt gestellt oder gelöscht werden. Multiselect bietet außerdem die Möglichkeit, auf anderen Fensterteilen die Teilnehmer oder Eventtage mehrerer Events gleichzeitig anzuzeigen und mit diesen Listen dann gesammelt Funktionen auszuführen.

Siehe auch:

Teilnehmer Gesamtliste

Dokumentation Eventmanager

Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Eventmanager?