Import Eventteilnehmer

Im Eventmanger gibt es die Möglichkeit, Teilnehmer mittels CSV-Import zu einem Event zuzuordnen. Die Spalten in der CSV-Datei sind bis auf drei Pflichtfelder variabel und zusätzlich müssen in der Kopfzeile die Spaltennamen angegeben werden. Die Bezeichnung einer Spalte richtet sich nach dem Feldnamen des zu importierenden Datenfeldes.

Hinweis

Die Spaltenüberschriften müssen exakt auf den Namen des Datenbankfeldes lauten (Achtung auf Leerzeichen!). Für den Import müssen bestimmte Pflichtfelder vorhanden sein. Die Spaltenüberschriften können direkt aus der Datenbank herausgelesen werden bzw. sind in dieser Dokumentation alle Felder, die importiert werden können, im Kapitel Aufbau CSV-File, beschrieben.

In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen wie das CSV-File aufgebaut werden muss bzw. welche Felder mit welcher Spaltenüberschrift importiert werden können. Der Import von Eventteilnehmern setzt voraus, dass alle nötigen Daten wie Event, Personen, Status, etc. zu der eine Teilnahme importiert werden soll, in der Datenbank bereits angelegt sind.

Hinweis

Bevor Sie mit der Erstellung des CSV-Files beginnen, müssen Sie sich überlegen, ob der Import von Eventteilnehmern ohne Kontaktperson zulässig ist. Diese Einstellung können Sie im Parameter CSV-Import Teilnehmer - Kontaktperson im Paket CRM unter "Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Eventmanager → Import" treffen. CSV Import Teilnehmer - Kontaktperson Über diesen Parameter können Sie steuern, ob der Import von Eventteilnehmern mit Kontaktperson erfolgen muss oder ob auch der Teilnehmer ohne Kontaktperson ausreicht. Dazu stehen Ihnen folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung: 0 - Nur mit gültiger Kontaktperson: Wenn Sie diese Einstellung wählen, ist der Import von Eventteilnehmern nur mit einer gültigen Kontaktperson zulässig. Gültige Kontaktperson heißt, diese muss bereits in NTCS existieren und in der Importdatei muss diese vorhanden sein. 1 - Auch ohne Kontaktperson zulässig: Wählen Sie diese Einstellung, können auch Eventteilnehmer ohne Kontaktperson importiert werden. Der Import der Kontaktperson ist bei dieser Einstellung optional, es besteht natürlich die Möglichkeit, eine Kontaktperson zum Teilnehmer zu importieren. Je nach Einstellung in diesem Parameter müssen im CSV-File die Pflichtfelder beschrieben im Kapitel Fixe Pflichtfelder enthalten sein bzw. zusätzlich noch die Pflichtfelder aus dem Kapitel Optionale Pflichtfelder.

Diese Felder müssen beim Import von Eventteilnehmern im CSV-File enthalten sein, damit der Import von Teilnehmern funktioniert.

Wie oben bereits erwähnt, ist der Import von Kontaktperson optional, aber über den Parameter "CSV-Import Teilnehmer - Kontaktperson" können Sie einen Import von Personen ohne Kontaktperson verhindern.

In diesem Abschnitt werden alle Felder aufgelistet, die beim Import von Teilnehmern mitimportiert werden können.

Wenn Sie mit dem Erstellen der CSV - Datei fertig sind, können Sie den Import der Teilnehmer zum Event starten.

Manuell wird der Import im Paket CRM unter CRM → Eventmanager → Eventmanager → Reiter "Teilnehmer" → Funktionen → "CSV Import" gestartet. Es wird der Datei-Explorer geöffnet und Sie können die von Ihnen gewünschte CSV-Datei für den Import auswählen. Nach dem Import wird ein Logfile geöffnet, in dem Sie den Status des Imports einsehen können.

Hinweis

Das Event zu dem die Teilnehmer importiert werden, ist in der CSV-Datei definiert, das heißt, es ist egal welches Event Sie in der Liste selektiert haben.

Den Teilnehmerimport im Eventmanager können Sie zusätzlich zum manuellen Aufruf direkt im Eventmanager auch über Stapel durchführen. Dazu müssen Sie einen Stapel mit der Funktion "MCS_MDEVMEVENTTEILNEHMERMGR_CSVIMPORT" anlegen und als Stapelparameter den Pfad zum Importfile mitgeben. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Stapel Import Eventteilnehmer.

Das Fenster "Logdateien" mit dem EVENTTEILNEHMERIMPORT.LOG wird automatisch nach jedem Import der Eventteilnehmer geöffnet. In diesem können Sie auf einem Blick erkennen, wieviele Teilnehmer hinzugefügt wurden und wieviele Teilnehmer aktualisiert wurden, sollten diese schon dem Event zugeordnet gewesen sein.

Sollte der Import nicht funktionieren, wird der Grund dafür auch in diesem Logfile vermerkt. Folgende Logeinträge können zum Beispiel auftreten: 

Hinweis

Dieses Logfile können Sie auch jederzeit manuell im Paket CRM über CRM → Eventmanager → Eventmanager → Reiter "Teilnehmer" → Funktionen → "Protokoll - CSV Import" aufrufen.