Grundlegende Informationen zu Thema Anfragenerfassung finden Sie unter Anfragenerstellung.

Übersicht

Die Anfragen sind im Paket WWS → Einkauf → Anfragen → Anfragen zu starten. Hier sind alle bisher erfassten Anfragen aufgelistet. In diesem Fenster erfolgt auch eine Neuanlage (F5) oder Bearbeitung (F6) der Anfrage.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Das Fenster teilt sich in folgende Bereiche auf:

Einstiegsfelder
Anfragen
Positionen

Seitenanfang

Einstiegsfelder

Über die Einstiegsfelder können Sie einschränken, welche Anfragen angezeigt werden.

Folgende Felder stehen Ihnen im Bereich der Einstiegsfelder im Standard zur Verfügung:

Firma	Auswahl der Firmennummer, unter welcher die Anfragen erfasst worden sind.
Erfassungs-Kz	Die Anzeige der Anfragen kann auf ein bestimmtes Erfassungskennzeichen (siehe Erfassungskennzeichen für Einkauf) eingeschränkt werden.
Jahr	Die Anzeige kann auf ein bestimmtes Kalenderjahr eingeschränkt werden.
Status	Die Filterung der Anfragen auf den aktuellen Status ist über dieses Feld möglich. Folgende Ausprägungen stehen hier zur Verfügung: alle: Es werden alle Anfragen unabhängig vom Status angezeigt. nicht fertig (offen): Es werden nur jene Anfragen angezeigt, welche den Status "offen" haben. manuell fertig: Alle Anfragen, welche manuell fertiggemeldet worden sind, werden bei dieser Ausprägung angezeigt. automatisch fertig: Alle Anfragen, welche automatisch fertig sind (als Bestellung übernommen), werden hier angezeigt. fertig: Alle fertigen (manuell und automatisch) Anfragen werden hier angezeigt.
Bearbeiter	Die Anzeige der Anfragen kann auf einen gewissen Bearbeiter eingeschränkt werden.
Lieferant	Die Anfragen können auf einen gewissen Lieferanten eingeschränkt werden.
Projekt	Hier kann ein Projekt ausgewählt werden, auf welches die Anzeige der Anfragen eingeschränkt wird.
Artikel	Die Anzeige der Anfragen kann auf einen bestimmten Artikel eingeschränkt werden.

Folgende weitere Felder stehen Ihnen im Bereich der Einstiegsfelder zur Verfügung:

Ab-Datum

Die Anzeige wird auf die Anfragen ab diesem Erfassungsdatum eingeschränkt.

Hinweis

Wird ein Ab-Datum hinterlegt, ist eine weitere Einschränkung über die Felder "Jahr" und "Wirtschaftsjahr" nicht mehr möglich.

Belegnummer (Ausdruck)

Die Anzeige kann auf eine Belegnummer (des Ausdrucks) eingeschränkt werden.

Filiale

Die Anfragen werden auf eine Filiale eingeschränkt.

Freigabe-Kennz.

Die Anfragen können auf Basis des Freigabestatus gefiltert werden. Die Anfragefreigabe kann über Parameter aktiviert werden.

Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

alle
ohne Freigabe
gesperrt
freigegeben
abgelehnt

Lieferant Kontaktperson

Die Anfragen können auf die in der Anfrage hinterlegte Kontaktperson des Lieferanten eingeschränkt werden.

Sachbearbeiter 1

Über dieses Feld kann die Anzeige auf einen gewissen Sachbearbeiter, welcher als Sachbearbeiter 1 hinterlegt ist, eingeschränkt werden.

Sachbearbeiter 2

Über dieses Feld kann die Anzeige auf einen gewissen Sachbearbeiter, welcher als Sachbearbeiter 2 hinterlegt ist, eingeschränkt werden.

Warenhauptgruppe

Die Anzeige der Anfragen kann auf eine Warenhauptgruppe eingeschränkt werden.

Warenuntergruppe

Die Anzeige der Anfragen kann auf eine Warenuntergruppe eingeschränkt werden.

Wirtschaftsjahr

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr kann über dieses Feld auf ein gewisses Wirtschaftsjahr eingeschränkt werden. Die Filterung der Anfragen erfolgt auf Basis des Erfassungsdatums eingeschränkt auf das gewählte Wirtschaftsjahr.

Hinweis

Wird über das Feld "Wirtschaftsjahr" gefilftert, werden die Einstellungen in den Fibu-Stammdaten (Wirtschaftsjahr Beginn / Ende) überprüft und die Filterung wird auf Basis dieses Datums vorgenommen.

Seitenanfang

Anfragen

In diesem Bereich werden alle Anfragen, je nach Einschränkung in den Einstiegsfeldern angezeigt.

Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Feldauswahl Anfragen: Standardfelder

Feldauswahl Anfragen: Alle Felder

Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Anfragen
Drucken	Der Ausdruck der Anfrage wird über diese Funktion gestartet. Im Ausdrucksdialog können die Einstellungen für den Ausdruck definiert werden.
Duplizieren	Mit dieser Funktion kann die markierte Anfrage dupliziert werden. Im Gegensatz zur Kopierfunktion wird automatisch die Anfragenerfassung geöffnet und die kopierten Daten können hier direkt abgeändert werden. Ebenso ist die Änderung des Lieferanten direkt in der Erfassung möglich, auch wenn es bereits bestehende Anfragepositionen gibt. Weitere Informationen finden Sie unter Duplizieren (Anfragen) und Positionen duplizieren (Anfragen).
Als Bestellung übernehmen	Die Anfrage wird als Bestellung übernommen. Ist ein "möglicher Lieferant" in der Anfrage verwendet worden, wird dieser automatisch in einen tatsächlichen Lieferanten umgewandelt. Nach der Übernahme ist die Anfrage "automatisch fertig" und kann nicht mehr bearbeitet werden.

Kopieren

Eine bestehende Anfrage kann kopiert werden und danach als neue Anfrage eingefügt werden. Siehe auch Kopieren Anfragen.

Einfügen

Nachdem das Kopieren der Anfrage durchgeführt worden ist, kann eine neue Anfrage eingefügt werden. Siehe auch Kopieren Anfragen.

XML-Anfragen importieren

Anfragen können als XML Datei importiert werden. Weitere Informationen finden Sie hier: EDI / XML in der NTCS WWS.

Erfassung abschließen

Die Erfassung wird abgeschlossen. Mit folgendem Parameter kann festgelegt werden, zu welchem Zeitpunkt der Erfassungsabschluss erfolgen soll:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Abschluss der Erfassung

Definition, ob bei Anfrage, Bestellung, Ankauf und Produktionsauftrag mit dem Erfassungsabschluss gearbeitet werden soll.

0 - Abschluss nach Erfassung (Standard): Beim Schließen der Erfassungsmaske, oder Neuanlage der nächsten Anfrage, Bestellung, Ankauf und Produktionsauftrag, oder beim Druck (Anfrage, Bestellung, Ankauf und Produktionsauftrag) direkt in der Erfassungsmaske wird automatisch der Erfassungsabschluss gesetzt.

1 - Abschluss nach Erfassung mit Abfrage: Wie "0" mit Abfragedialog. Es kann entschieden werden, ob der Erfassungsabschluss erfolgen soll. Hinweis: Ausdruck ist nur mit erfolgtem Erfassungsabschluss möglich.

2 - Abschluss automatisch: Der Erfassungsabschluss wird "sofort" bei der Anlage des Anfrage-, Bestell-, Ankaufs- und Produktionsauftragskopfes gesetzt.

3 - Abschluss manuell: Der Abschluss hat manuell zu erfolgen. Aufruf über die Anfrage, Bestellung, Ankauf und Produktionsaufträge mittels rechter Maustaste "Erfassung abschließen".

Hinweis: Für Anfrage, Bestellung, Ankauf und Produktionsauftrag mit Erfassungsabschluss kann eine eingeschränkte Feldauswahl für das Bearbeiten definiert werden.

Erfassungsabschluss aufheben

Der Erfassungsabschluss kann manuell aufgehoben werden.

Freigeben

Sollen Anfragen vor dem Originalausdruck explizit freigegeben werden, so kann mit der "Freigabe von Anfragen" gearbeitet werden. Mit dieser Funktion wird die Anfrage freigegeben. Mit folgendem Parameter kann festgelegt werden, ob eine Freigabe für Anfragen erfolgen soll:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Anfrage: Freigabe erforderlich

Definition, ob bei Anfragen eine Freigabe gewünscht ist.

0 - Nein (Standard): Bei der Neuanlage der Anfrage wird das Freigabe-Kennzeichen (Feld "Freigabe-Kennz.") auf "ohne Freigabe" gesetzt. Für die Anfrage kann ohne Freigabe der Originalausdruck erfolgen.

1 - Ja: Bei der Neuanlage der Anfrage wird das Freigabe-Kennzeichen auf "gesperrt" gesetzt. Um die Anfrage drucken bzw. als Bestellung übernehmen zu können, muss die Freigabe per Funktion "Freigeben" erfolgen.

2 - Ja, wertabhängig: Nur in Kombination mit Parameter "Anfrage: Freigabe erforderlich ab EK-Wert netto" verwendbar. Bei der Neuanlage wird das Freigabe-Kennzeichen auf "Ohne Freigabe" gesetzt. Überschreitet der "EK-Wert netto" den definierten Wert, so wird beim Schließen der Erfassung das Freigabe-Kennzeichen auf "gesperrt" gesetzt. Somit ist für den Anfragendruck bzw. für die Übernahme als Bestellung eine Freigabe mittels der Funktion "Freigeben" erforderlich.

Mit diesem Parameter kann festgelegt werden, ab welchem Wert eine Freigabe für Anfragen erfolgen soll:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Anfrage: Freigabe erforderlich ab EK-Wert netto

Definition, ab welchem Einkaufswert netto eine Anfrage freigegeben werden muss.

Hinweis: Nur in Kombination mit dem Parameter "Anfrage: Freigabe erforderlich" mit der Ausprägung "2 - Ja, wertabhängig" verwendbar.

Eine freigegebene Anfrage kann entweder nicht mehr oder nur eingeschränkt bearbeitet werden. Dazu gibt es folgenden Parameter:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Bearbeiten bei Status "Freigegeben"

Definition, ob "freigegebene" Anfragen, Bestellungen, Ankäufe, Produktionsaufträge bearbeitet werden dürfen.

0 - Nein: Eine Bearbeitung ist nicht möglich.

1 - Ja, eingeschränkt: Felder lt. definierter Feldauswahl dürfen bearbeitet werden.

2 - Ja: Die Bearbeitung ist uneingeschränkt möglich.

Hinweis: Die Eingeschränkte Feldauswahl für das Bearbeiten ist in der jeweiligen Übersicht über Extras aufrufbar.

Freigabe aufheben

Wird mit der Anfragenfreigabe gearbeitet, kann eine zuvor gesetze Freigabe wieder aufgehoben werden.

Drucksperre zurücksetzen

Eine Drucksperre setzt sich automatisch, wenn z. B. der Druck bereits durch einen anderen User gestartet worden ist. Ist der Druck erfolgreich durchgeführt worden, wird diese automatisch entfernt. Es kann jedoch dazu kommen, dass die Drucksperre weiterhin besteht (z. B. Absturz des System während eines Drucks etc.). Mit dieser Funktion kann die Drucksperre wieder aufgehoben und ein neuer Druck gestartet werden.

Druckkennzeichen zurücksetzen

Durch das Drucken einer Original-Anfrage wird das Druck-Kennzeichen gesetzt. Dieses Druck-Kennzeichen kann hiermit wieder zurückgesetzt und die Anfrage wieder vollständig bearbeitet werden. Eine eingeschränkte Bearbeitung von bereits original gedruckten Anfragen kann mittels folgender Parametereinstellung definiert werden:

Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein

Bearbeiten bei Status "Gedruckt"

Definition, ob "gedruckte" Anfragen, Bestellungen, Ankäufe, Produktionsaufträge bearbeitet werden dürfen.

0 - Nein: Eine Bearbeitung ist nicht möglich.

1 - Ja, eingeschränkt: Felder lt. definierter Feldauswahl dürfen bearbeitet werden.

2 - Ja: Die Bearbeitung ist uneingeschränkt möglich.

Hinweis: Die Eingeschränkte Feldauswahl für das Bearbeiten ist in der jeweiligen Übersicht über Extras aufrufbar.

Fertigmeldung

Wird eine Anfrage nicht mehr benötigt, kann diese manuell fertiggemeldet werden.

Fertigmeldung aufheben

Eine zuvor gesetzte manuelle Fertigmeldung kann mit dieser Funktion wieder aufgehoben werden.

EK-Preise/-Rabatte in Stammdaten übernehmen

Preise und Rabatte der Anfrage können über diese Funktion in die Stammdaten übernommen werden.

Neu ermitteln

Sollen gewisse Daten der Anfrage (z. B. Preise, Konten etc.) neu ermittelt werden, ist diese Funktion auszuführen.

Weitere Informationen finden Sie hier: Neu ermitteln Anfragen.

Lieferanten-Homepage

Ist in den Lieferantenstammdaten eine Homepage hinterlegt, kann diese mit dieser Funktion geöffnet werden.

Checklisten

Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:

Checkliste öffnen
Checklistenfortschritt
Checkliste entfernen
Checklistenübersicht

Chat

Mit der Funktion "Chat" können Sie z. B. Kollegen informieren, dass erfasste Daten zur weiteren Bearbeitung fertig sind.

Beim Aufruf der Funktion wird das Chatfenster geöffnet und ein neuer Chat gestartet. Zuerst sind die Teilnehmer auszuwählen.

Erfassungskennzeichen und Erfassungsnummer werden als Betreff vorgeschlagen. Der Betreff kann bei Bedarf überschrieben werden. Nach der Übernahme öffnet sich der Chat.

Im Hintergrund wird eine Chatzuordnung erstellt und in das Kopfdaten-Feld "Chat" geschrieben (es erscheint ein Symbol). Mit Doppelklick auf das Feld "Chat" starten Sie diesen bzw. können auch einen neuen anlegen:

Wird das Chatfenster aus dem Menü gestartet (Paket CRM → CRM → Kommunikation → Chat), so werden alle Chats des Users aufgelistet. Über das Fenstermenü → Funktionen → "Quelldatensatz öffnen" kann die dazugehörige Erfassung aufgerufen werden.

Hinweis

Beim Löschen des Auftrags wird die Chatzuordnung gelöscht, der Chat bleibt aber bestehen.

Beim Kopieren eines Auftrags wird die Chatzuordnung nicht übernommen.

Beim "Erfassungskennzeichen ändern" wird die Chatzuordnung übernommen.

Weitere Informationen zum Thema Chat finden Sie unter Chats.

DMS

Folgende Unterfunktionen stehen zur Verfügung:

Dokument ansehen
Dokument bearbeiten
Dokument in Vorschau anzeigen
Dokumente zuordnen
Zu Dokument in DMS
Dokument versenden
Neues Dokument aus Dateisystem oder BMD Scan

Funktionen

Drucken
Drucken	Der Ausdruck der Anfrage wird über diese Funktion gestartet. Im Ausdrucksdialog können die Einstellungen für den Ausdruck definiert werden.
Anfragen	Der Ausdruck mehrerer Anfragen als Einzelausdruck kann über diese Funktion gestartet werden.
Sammelanfrage	Der Ausdruck von Sammelanfragen wird über diese Funktion gesteuert. Weitere Informationen zum Thema Ausdrucke finden Sie hier: Ausdrucke in der WWS.
Anfragenliste	Der Ausdruck einer Liste aller Anfragen im angegebenen Bereich wird erstellt.
Reports für Anfragen	Öffnet die Reportverwaltung im Bereich der Anfragen. Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Reports.

Extras
Feldauswahl für eingeschränktes Bearbeiten	Über diese Funktion wird die Feldauswahl für eingeschränktes Bearbeiten definiert. Siehe auch: Anfragen - Feldauswahl für eingeschränktes Bearbeiten
WWS-Aufgabenaktionen verwalten	Die WWS Aufgaben für den Bereich Anfragen werden hier verwaltet. Informationen finden Sie unter WWS-Aufgabenaktion.
Reihenfolge Filialfindung	Hier wird die Reihenfolge für die Filialfindung festgelegt.

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Positionen

In diesem Bereich sind die Positionen jener Anfrage ersichtlich, welche im Bereich "Anfragen" markiert worden ist.

Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Feldauswahl Anfragen Positionen: Standard

Feldauswahl Anfragen Positionen: Alle Felder

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Positionen kopieren

Die ausgewählten Positionen können kopiert und danach in die gleiche oder auch eine andere Anfrage eingefügt werden.

Positionen einfügen

Nachdem die Positionen kopiert worden sind, können sie mit dieser Funktion eingefügt werden.

Es öffnet sich die Abfrage für die Einfügeoptionen. Im Abfragedialog kann ausgewählt werden, welche Daten beim Einfügen neuermittelt bzw. wo die Positionen neu eingefügt werden sollen.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Konten neu	Die Aufwandskonten der Positionen werden neu ermittelt.
Preise/Rabatte neu	Sollen die Preise und Rabatte neu ermittelt werden, können Sie dies hier definieren.
Warenbeschaffungskosten neu	Warenbeschaffungskosten können neu ermittelt werden.
Kostentypen neu	Die Kostentypen werden auf Basis der Kostentypenfindung neu ermittelt.
vor selektierte Zeile einfügen	Die kopierte(n) Position(en) werden vor der markierten Zeile eingefügt werden.

Artikel aus Diversartikel generieren (Anfragen)

Verwenden Sie in Anfragen Diversartikel, können über diese Funktion neue Artikel aus dem Diversartikel erzeugt werden.

Texte

Öffnet die Textbausteine zum gewählten Bereich.

Folgende Bereiche können hier gewählt werden:

Vortext (zur gewählten Position)
Nachtext (zur gewählten Position)
Kopftext (zur gewählten Anfrage)
Fußtext (zur gewählten Anfrage)
E-Mail-Text (zur gewählten Anfrage)

Fertigmelden

Wird eine bzw. mehrere Anfragepositionen nicht mehr benötigt, kann/können diese manuell fertiggemeldet werden. Wird die letzte Position manuell fertiggemeldet, kommt die nochmalige Abfrage "Sind Sie sicher, dass Sie die markierte(n) Position(en) fertigmelden wollen". Zusätzlich erfolgt hier auch noch die Abfrage, ob die Anfrage fertiggemeldet werden soll und ob der Fertigmeldungsgrund (siehe Fertigmeldungsgründe für Einkauf) auch auf die Kopfdaten übernommen werden soll.