Automatische Leistungserfassung aus Erfassung von Poststücken
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung und -abrechnung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.Überblick
Mit dem Begriff "Automatische Leistungserfassung" ist in diesem Zusammenhang gemeint, dass pro erfasstem Poststück (Posteingang und/oder Postausgang in der Post) ein voreingestellter Zeitaufwand als Leistung für die Leistungserfassung erzeugt werden kann.
Einstellungen
Damit eine Leistung pro Postausgang erzeugt wird, muss unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Automatische Leistungsanlage der Parameter "Bei Postausgängen eine Leistung erzeugen" aktiviert werden bzw. muss im Parameter "Dauer Postausgang in Minuten" die Dauer in Minuten, welche in die Leistung als Dauer übergeben wird, hinterlegt werden.
Damit eine Leistung pro Posteingang erzeugt wird, sind die Parameter "Bei Posteingängen eine Leistung erzeugen" und "Dauer Posteingang in Minuten" einzustellen. Diese befinden sich ebenfalls unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Automatische Leistungsanlage.
Achtung!
 | Die Einstellungen in dieser Rubrik können ausschließlich in den CRM Parametern definiert werden. Firmen- oder benutzerbezogene Einstellungen haben keinen Effekt! |
Um auch automatisch eine Tätigkeit eintragen zu lassen, kann der LEA Parameter Tätigkeit Post mit einer Tätigkeit hinterlegt werden.
Ablauf
Übernommen werden folgende Felder:
- Kunde des Poststücks = Kunde der Leistung
- Projekt des Poststücks = Projekt der Leistung
- Aktuelles Tagesdatum = Leistungsdatum der Leistung
- Betreff des Poststücks = Leistungstext der Leistung
- Ersteller des Poststücks = Mitarbeiter der Leistung
Achtung! Der Eintrag im Feld "Mitarbeiter" des Poststücks hat somit keine Auswirkung.
Ausnahme: Weist der Parameter "Mitarbeiter" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Automatische Leistungsanlage einen Mitarbeiter auf, dann werden alle Leistungen für diesen Mitarbeiter erzeugt - Die Stunden für die Leistung kommen aus der Parameterhinterlegung (siehe oben).Achtung!Wenn die Restzeit bei aktiver Zeiterfassung (Zeiterfassung) nicht mehr ausreicht, um die gesamte Dauer zu übernehmen, wird die Leistung für die Posterfassung in Höhe der Restzeit bzw. mit 0 Stunden übernommen. Voraussetzung ist, dass im Mitarbeiterstamm im Feld "Anzeige Zeitbuchungen" die Einstellung "Anzeige mit Restzeitprüfung" gesetzt ist.
- Das Bezugsjahr des Poststücks wird als Bezugsjahr der Leistung übergeben.
Das Bezugsmonat der Leistung entspricht in diesem Fall dem Monat des Postdatums.
Ist das Bezugsjahr des Poststücks leer, so entspricht das Bezugsjahr der Leistung dem Jahr des Postdatums.
Je Poststück ist eine Leistung vorgesehen, auch "gleiche" Poststücke werden nicht kumuliert.
Eine Änderung der erzeugten Leistung ist möglich. Diese Änderung wird aber nicht in die Post übernommen. Umgekehrt gilt jedoch, dass sich eine Änderung im Poststück auch auf die Leistung auswirkt.
Die Leistungen werden bei Start eines Programms der Leistungserfassung angelegt. Wenn dieses bereits geöffnet ist, genügt ein Wechsel auf den aktuellen Tag bzw. die Aktualisierung der Ansicht.
Hinweis zur Ermittlung der Person
 | Bei der automatisierten Erstellung von Leistungen ausgehend von Poststücken soll der Leistungsdatensatz idealerweise bereits mit einer Person übergeben werden, die aus Sicht der Leistungserfassung stimmig ist.
Für Poststücke mit folgenden Personen im Feld "Kunde/Lieferant" können Sie im CRM Parameter Kundenvorschlag unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA einen Kunden hinterlegen, der beim Import des Termins in die LEA stattdessen herangezogen wird:
Ist im Parameter kein Kunde hinterlegt und einer der oben beschriebenen Fälle trifft zu, so wird kein Kunde auf den Leistungsdatensatz übergeben. In diesem Fall wird auch das Feld "Tätigkeit" geleert, da keine Validierung des Leistungsumfangs durchgeführt werden kann. Eine Meldung zeigt an, welche Bestandteile des Poststücks nicht auf die Leistung übernommen werden können.  |
