Risiko Check KDLink+
Was ist KDLink+
KDLINK+ ist ein kostenpflichtiger Service des Mitgliederportals der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW), um Sie bei der Erfüllung der Sorgfaltspflichten im Rahmen der Geldwäsche-Richtlinie zu unterstützen. Sie können Ihre Personenstammdaten im KSW-Portal als CSV-Datei hochladen und in der Folge prüfen, ob eine Person in der World-Check-Datenbank enthalten ist. Das ist dann der Fall, wenn es sich um politisch exponierte Persönlichkeiten (PEP) und/oder Personen mit erhöhtem Risiko hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung handelt.
In dieser Dokumentation finden Sie eine Empfehlung, wie Sie aus NTCS am besten mit KDLINK+ arbeiten können. Wir bitten um Verständnis, dass BMD keinen Einfluss auf die Funktionalität von KDLINK+ hat und wir diesbezüglich auch keine Auskünfte geben können.
Spaltenaufbau der CSV-Datei
Die Personendaten werden in Form einer CSV-Datei mit fixem Spaltenaufbau geprüft. Folgender Spaltenaufbau wird dabei seitens KDLINK+ vorgegeben:
| Feldnummer | Feldbezeichnung KD-Link |
| 1 | Identifikation |
| 2 | Vor- und Nachname (darf nur befüllt werden, wenn die Felder 3 "Vorname" und 4 "Nachname" leer sind) |
| 3 | Vorname (darf nur befüllt werden, wenn das Feld 2 "Vor- und Nachname" leer ist) |
| 4 | Nachname (darf nur befüllt werden, wenn das Feld 2 "Vor- und Nachname" leer ist) |
| 5 | Straße |
| 6 | Ort |
| 7 | Region |
| 8 | Postleitzahl |
| 9 | Ländername |
| 10 | Geburtsdatum |
| 11 | Whitelisting Einträge |
| 12 | Blacklisting Einträge |
| 13 | Datum an dem das Whitelisting/Blacklisting durchgeführt wurde. |
Am Einfachsten erstellen Sie eine solche Datei, indem Sie in NTCS die Feldauswahl in der Personenliste (z. B. bei Kunden, Gesellschaftern oder in der Zentralen Personenverwaltung) entsprechend einstellen und dort einen Export starten. Siehe Einstellungen für den Export von Personendaten.
Hinweis
 | Adressdaten: Im Spaltenaufbau sind zwar Felder für Adressdaten vorhanden, diese sind aber seitens KDLINK deaktiviert, da in der zugrunde liegenden Datenbank (World-Check) oft keine entsprechenden Daten vorhanden sind. Sie können die CSV-Datei zwar mit Adressdaten befüllen, diese werden aber bei der Treffersuche nicht berücksichtigt. Geburtsdatum: Auch ein Geburtsdatum ist in der zugrunde liegenden Datenbank oft nicht vorhanden. Sie können das Geburtsdatum in der CSV-Datei zwar befüllen, es dient aber nicht als eindeutiges Kriterium bei der Treffersuche. |
Achtung!
 | Die CSV-Datei muss immer mit genau diesem Spaltenaufbau erstellt werden! Wenn bestimmte Felder (z. B. Adressdaten) keinen Wert enthalten sollen, müssen diese als leere Spalte geführt werden. Zu diesem Zweck werden beim Export aus NTCS Formelfelder eingesetzt. |
Einstellungen für den Export von Personendaten
Sie benötigen zuerst eine oder mehrere entsprechende Feldauswahlen in NTCS, um die Daten im richtigen Format exportieren zu können. Sie können jede Personenart bei KDLINK+ hochladen. Es empfiehlt sich, eine entsprechende Feldauswahl in der Kundenliste und Gesellschafterliste einzustellen. Alternativ können Sie auch eine Feldauswahl in der Zentrale Personenverwaltung einstellen und so mehrere Personenarten entsprechend dem Personenfilter gleichzeitig in einer Liste exportieren.
Beachten Sie dabei die unterschiedlichen Möglichkeiten:
- Nur natürliche Personen prüfen
- Nur Unternehmen prüfen
- Natürliche Personen und Unternehmen in einer Datei prüfen (wird nicht empfohlen!)
Hinweis
| Für bessere Suchergebnisse empfehlen wir, natürliche Personen und Unternehmen mit jeweils getrennten CSV-Dateien und unterschiedlichen Feldauswahlen zu prüfen. Bei dieser Vorgehensweise werden inbesondere bei den Suchergebnissen von natürlichen Personen Vorteile erzielt, da Vorname und Nachname getrennt übergeben werden können. |
Speichern Sie die Feldauswahl mit dem Speichernamen "KDLINK". Wann immer Sie die Daten zu KDLINK+ hochladen wollen, verwenden Sie diese Feldauswahl mit Feldauswahl → "Laden" und exportieren anschließend das Ergebnis.
Zudem benötigen Sie zwei Freifelder für das Blacklisting und Whitelisting.
Damit Personen mit häufigen Namen, die KDLINK+ mehrmals findet, von Ihnen nur EINMAL überprüft und richtig zugeordnet werden müssen, speichern Sie unter einem Freifeld das sogenannte "Whitelisting". "Whitelisting" enthält mit Beistrichen getrennt alle sogenannten "World-Check-IDs", die die Person NICHT aufweist. Sie können damit beispielsweise bei Namensähnlichkeiten künftig die Anzahl der Rückmeldungen für "Ihre" Person reduzieren.
Beispiel
 | Sie lassen nach einem Max Mustermann suchen. Max Mustermann kommt dreimal im Protokoll zurück, zweimal ist es der falsche Max Mustermann. Dann tragen Sie die beiden World-Check-IDs der falschen Mustermänner MIT BEISTRICH GETRENNT in das Freifeld für "Whitelisting" ein. Beispiel: WCK_1234567,WCK_123456. Dieses Freifeld sollte also vom Format A100 oder zumindest A50 sein, da mehrere Einträge nötig sein können. |
Blacklisting:
Damit KDLINK+ eine Person erkennen kann, die schon einmal identifiziert wurde, tragen Sie deren World-Check-ID unter dem Freifeld für "Blacklisting" ein. Dieses Freifeld kann kürzer sein. So stellen Sie sicher, dass Sie künftig für diese Person nur mehr eine Rückmeldung bekommen, die auch sicher auf diese Person bezogen ist.
Beispiel
| Gehen wir davon aus, der verbleibende Max Mustermann aus obigem Beispiel, ist tatsächlich die Person aus Ihrer Datenbank. Dann tragen Sie dessen World-Check-ID in das Freifeld für "Blacklisting" ein. |
Nur natürliche Personen prüfen
Das Kriterium für eine natürliche Person ist, dass Sie über einen Vornamen und Nachnamen verfügt. Sie benötigen für diesen Fall folgende Feldauswahl:
| Feldnummer | NTCS Feldbezeichnung | Zusatzinformationen |
| 1 | Personennummer | |
| 2 | Leerfeld für "Vor- und Nachname". Dieses Feld muss nur bei der Prüfung von Unternehmen befüllt werden, bzw. wenn natürliche Personen und Unternehmen in einer Datei geprüft werden. | |
| 3 | Vorname | |
| 4 | Nachname | |
| 5 | Leerfeld für die Spalte "Straße". | |
| 6 | Leerfeld für die Spalte "Ort". | |
| 7 | Leerfeld für die Spalte "Region". | |
| 8 | Leerfeld für die Spalte "Postleitzahl". | |
| 9 | Leerfeld für die Spalte "Ländername". | |
| 10 | Geburtsdatum | Geburtsdatum wenn vorhanden. |
| 11 | Freifeld für "Whitelisting" (Whitelisting Eintrag bzw. Einträge) | Siehe Whitelisting und Blacklisting. |
| 12 | Freifeld für "Blacklisting" (Blacklisting Eintrag bzw. Einträge) | Siehe Whitelisting und Blacklisting. |
| 13 | Geldwäsche kontrolliert am | Übergibt das Datum an dem das Whitelisting/Blacklisting zuletzt durchgeführt wurde. Wird ein Datum übergeben werden eventuelle Änderungen bei Whitelisting/Blacklisting Einträgen, die seit diesem Datum stattgefunden haben, angezeigt. Wird kein Datum übergeben, werden diese Einträge bei nochmaliger Überprüfung nicht mehr extra ausgewiesen. |
Nur Unternehmen prüfen
Wenn Sie Unternehmen prüfen, benötigen Sie in der Regel nur den Nachnamen. Der Nachname wird in diesem Fall in Spalte 2 geführt.
| Feldnummer | NTCS Feldbezeichnung | Zusatzinformationen |
| 1 | Personennummer | |
2 | Nachname | Entspricht der Spalte "Vor- und Nachname". |
| 3 | Leerfeld für die Spalte "Vorname". | |
| 4 | Leerfeld für die Spalte "Nachname". | |
| 5 | Leerfeld für die Spalte "Straße". | |
| 6 | Leerfeld für die Spalte "Ort". | |
| 7 | Leerfeld für die Spalte "Region". | |
| 8 | Leerfeld für die Spalte "Postleitzahl". | |
| 9 | Leerfeld für die Spalte "Ländername". | |
10 | Geburtsdatum | Das Geburtsdatum ist bei Unternehmen in der Regel ohnehin nicht befüllt. Alternativ können Sie an dieser Stelle auch ein Formelfeld "leer" verwenden. |
| 11 | Freifeld für "Whitelisting" (Whitelisting Eintrag bzw. Einträge) | Siehe Whitelisting und Blacklisting. |
| 12 | Freifeld für "Blacklisting" (Blacklisting Eintrag bzw. Einträge) | Siehe Whitelisting und Blacklisting. |
| 13 | Geldwäsche kontrolliert am | Übergibt das Datum an dem das Whitelisting/Blacklisting zuletzt durchgeführt wurde. Wird ein Datum übergeben werden eventuelle Änderungen bei Whitelisting/Blacklisting Einträgen, die seit diesem Datum stattgefunden haben, angezeigt. Wird kein Datum übergeben, werden diese Einträge bei nochmaliger Überprüfung nicht mehr extra ausgewiesen. |
Natürliche Personen und Unternehmen in einer Datei prüfen
Diese Variante wird nicht empfohlen, da damit das Suchergebnis ungenauer ist. Es werden alle Namen in Spalte 2 geführt.
| Feldnummer | NTCS Feldbezeichnung | Zusatzinformation |
| 1 | Personennummer | Personennummer |
| 2 | Die Formel setzt bei natürlichen Personen den Vornamen und Nachnamen in einer Spalte zusammen. Bei Unternehmen wird nur das Feld "Nachname" verwendet. | |
| 3 | Leerfeld für die Spalte "Vorname". | |
| 4 | Leerfeld für die Spalte "Nachname". | |
| 5 | Leerfeld für die Spalte "Straße". | |
| 6 | Leerfeld für die Spalte "Ort". | |
| 7 | Leerfeld für die Spalte "Region". | |
| 8 | Leerfeld für die Spalte "Postleitzahl". | |
| 9 | Leerfeld für die Spalte "Ländername". | |
| 10 | Geburtsdatum | Geburtsdatum wenn vorhanden. |
| 11 | Freifeld für "Whitelisting" (Whitelisting Eintrag bzw. Einträge) | Siehe Whitelisting und Blacklisting. |
| 12 | Freifeld für "Blacklisting" (Blacklisting Eintrag bzw. Einträge) | Siehe Whitelisting und Blacklisting. |
| 13 | Geldwäsche kontrolliert am | Übergibt das Datum an dem das Whitelisting/Blacklisting zuletzt durchgeführt wurde. Wird ein Datum übergeben werden eventuelle Änderungen bei Whitelisting/Blacklisting Einträgen, die seit diesem Datum stattgefunden haben, angezeigt. Wird kein Datum übergeben, werden diese Einträge bei nochmaliger Überprüfung nicht mehr extra ausgewiesen. |
Erstellen von Formelfeld "leer"
Die leeren Formelfelder dienen als Platzhalter und werden für einen korrekten Spalten-Aufbau der CSV-Datei benötigt. Klicken Sie innerhalb der Feldauswahl im gelben Menü auf Extras → Formeln → Neue Formel.
Machen Sie keine Einträge im Formeleditor und speichern Sie die Formel.
Erstellen einer Formel für Vorname und Nachname
Diese Formel wird nur benötigt, wenn Sie natürlich Personen und Unternehmen in einer Datei prüfen möchten. Die Formel setzt den Vornamen und Nachnamen in einer Spalte zusammen. Klicken Sie innerhalb der Feldauswahl im gelben Menü auf Extras → Formeln → Neue Formel.
Die Formel muss folgenden Aufbau haben:
Vorgehensweise:
- Öffnen Sie den Formeleditor und klicken Sie auf die Schaltfläche "Feld / Funktion".
- Wählen Sie die "Wenn"-Funktion
- Es öffnet sich ein Fenster für die Funktionsargumente.
- Wählen Sie beim ersten Feld Ausdruck die F4-Funktion. Es öffnet sich ein neues Formel-Fenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbankfeld und fügen Sie das Feld Vorname ein. Im Anschluss klicken Sie rechts auf das "=" - Symbol. Drücken Sie nun auf das Leerzeichen Ihrer Tastatur. Es öffnet sich wieder ein Fenster, das Sie ohne Eingabe mit OK bestätigen. Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:
Bestätigen Sie das Fenster mit OK. - Wählen Sie beim zweiten Feld Wenn wahr wieder die F4-Funktion. Es öffnet sich erneut ein Formel-Fenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbankfeld und fügen Sie das Feld Nachname ein. Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:
Bestätigen Sie das Fenster mit OK. - Wählen Sie beim dritten Feld Wenn falsch erneut die F4-Funktion. Es öffnet sich wieder ein Formel-Fenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbankfeld und fügen Sie das Feld Vorname ein. Im Anschluss klicken Sie rechts auf das "||" - Symbol. Drücken Sie nun auf das Leerzeichen Ihrer Tastatur. Es öffnet sich ein Fenster, das Sie ohne Eingabe mit OK bestätigen. Klicken Sie rechts erneut auf das "||" - Symbol. Anschließend fügen Sie noch das Datenbankfeld Nachname ein. Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:
Bestätigen Sie das Fenster mit OK. - Nun können Sie auch das Fenster mit den Funktionsargumenten mit OK bestätigen und die Formel zur Feldauswahl hinzufügen.
Export der Datei
Um die Personendaten mit der vorbereiteten Feldauswahl dann tatsächlich für KDLINK+ zu exportieren, öffnen Sie die Personenliste, laden die zuvor gespeicherte Feldauswahl "KDLINK" und exportieren die Liste in ein beliebiges Verzeichnis. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Personenliste und wählen Sie Extras → Exportieren. Dabei berücksichtigen Sie folgende Einstellungen:
Den Namen der Zieldatei können Sie frei wählen. Achten Sie darauf, dass Sie das Dateiformat "Textdatei (.csv)" verwenden. Exportieren Sie ohne Spaltenüberschriften und im "UTF-8-Format".
Upload der Datei bei KDLink+
Die so exportierte Datei laden Sie bei KDLINK+ hoch: Die folgenden Einstellungen entsprechen den Empfehlungen der Portalbetreiber und wurden von BMD erfolgreich getestet.
Achtung!
| Die Einstellung beim Feld "Übereinstimmung" hängt davon ab, wie der Name in der CSV-Datei vorhanden ist:
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Einarbeiten der Rückmeldungen
KDLINK+ stellt das Ergebnis der Prüfung in folgenden Dateiformaten zur Verfügung:
Da KDLINK+ PEPs und Personen mit erhöhtem Risiko hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auflistet, wird der Großteil der Personen eines Steuerberaters ohne Ergebnis im KDLINK+ Report aufscheinen. Mit diesen Personen müssen Sie NICHTS machen.
Bei allen Personen, bei denen der KDLINK+ Report eine Rückmeldung bringt, gehen Sie folgendermaßen vor: Jene World-CHECK-ID (WCK), die eine "richtige" Person kennzeichnet (d. h. die Personensuche ist eindeutig oder Sie identifizieren eine der gefundenen Personen als die richtige) tragen Sie im Freifeld für das Blacklisting am Personenstamm ein.
Ergänzend dazu tragen Sie JEDE WCK von Personen, die NICHT zu Ihrer Person passen, im Freifeld für das Whitelisting am Personenstamm ein. Trennen sie dabei mehrere World-Check-IDs mit einem Beistrich, jedoch ohne Leerzeichen. Wenn Sie keine WCKs im Feld Whitelisting führen, wird KDLINK+ diese Person auch beim nächsten Mal nicht eindeutig erkennen.
Alle weiteren Dokumentationen zur Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflichten, nehmen Sie im Fenster Geldwäsche-Richtlinie vor. Sie finden dieses Fenster in der Kundenliste im gelben Menü unter Funktionen → Geldwäsche-Richtlinie. So können Sie im Bereich "Risikobeurteilung" z. B. das Datum der letzten Prüfung erfassen, Geldwäsche-Notizen eintragen, oder das Dokument der KDLINK+-Prüfung archivieren und zur Risikobeurteilung zuordnen.
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