DMS-Server/Dokumenteninformation
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht/Dokumentenliste → Extras → InfoDurch diese vier Funktionen werden Ihnen verschiedene detaillierte Informationen über den Serverstatus und die bereits im DMS archivierten Dokumente zur Verfügung gestellt:
Serverstatus anzeigen
Im Fenster Serverstatus werden Ihnen alle in NTCS erfassten Pfade (DMS → Pfade) aufgelistet. In der zweiten Spalte dieses Fensters wird der Status für den Modus Speicherung über Server angezeigt. Für jeden der Pfade wird ausgelesen, ob dieser für die Speicherung über Server verfügbar ist oder nicht.
Sollte der aktuelle Modus Direkte Speicherung lauten, bekommen Sie eine dementsprechende Hinweismeldung. Zusätzlich wird geprüft, ob das Verzeichnis, in das gespeichert werden soll, verfügbar ist oder nicht.
Hinweis
 | Sollte bei Ihnen normalerweise der Modus Speicherung über Server aktiv sein und Sie bekommen dennoch oben stehende Meldung, müssen Sie den Dienst BMDNTCSSVC am Server neu starten. |
Dokumenteninformation anzeigen
Dieses Fenster zeigt Ihnen Informationen über das in der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste selektierte Dokument an. Zu den Informationen zählen der Pfad, unter dem das Dokument abgespeichert ist, die Dateigröße sowie das Datum der letzten Änderung des Dokuments.
Dokumentenstatistik
Die mit Strg + D schnell aufrufbare Funktion prüft alle Dateien, die in der aktuellen Tabelle angezeigt werden. In der Dokumentenübersicht kann dies entsprechend leicht auf bestimmte Bereiche eingeschränkt werden, um den Vorgang zu beschleunigen. Soll das komplette DMS-Archiv berücksichtigt werden, ist die Verwendung in der Dokumentenliste (Alle) empfohlen.
Vor dem Start der Dokumentenstatistik kommt eine Abfragemeldung, in der Sie entscheiden können, ob Sie die komplette Prüfung dieser Dokumentenliste durchführen möchten oder nur die CRC-Prüfung.
- Die CRC-Prüfung ist ein Verfahren zur Berechnung von Prüfsummen der Daten, um beschädigte Dateien zu erkennen. Ein CRC-Fehler tritt im DMS zum Beispiel dann auf, wenn das Dokument außerhalb des DMS bearbeitet worden ist, weil die Prüfsummen des archivierten Dokumentes mit dem aktuellen Dokument nicht mehr übereinstimmen.
- Bei der Option Mit Detailinformationen wird zusätzlich zur CRC-Prüfung noch geprüft, ob Dokumente in dieser Liste nicht gefunden werden können. Das Ergebnis (fehlende Dokumente bzw. CRC-Fehler) wird zusätzlich auch im Logfile BMDDocs.log protokolliert.
Je nachdem, welche Option Sie wählen, werden Ihnen die Statistiken zur angezeigten Liste von Dokumenten in der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste angezeigt. Zu diesen Informationen zählen die Anzahl der Dateien, die davon nicht lesbaren und virtuellen Dokumente sowie die Gesamtsumme der Bytes und die Anzahl der ermittelten CRC-Fehler.
Überprüfung des Speicherplatzbedarfs im DMS-Archiv
Die Dokumentenstatistik bietet eine praktische Möglichkeit, die Größe und den Speicherplatzbedarf Ihres DMS-Archivs zu überwachen. Anhand der Anzeige Bytes gesamt können Sie jederzeit den aktuellen Speicherbedarf prüfen. Beachten Sie dabei, dass in der Dokumentenliste "Alle" Dokumente in der Tabelle angezeigt werden müssen.
Umrechnung von Bytes in Megabytes
Für eine genaue Umrechnung der Speichergröße in Megabytes können Sie die folgende Formel verwenden:
- Bytes : 1024 = Kilobytes (KBytes)
- Kilobytes : 1024 = Megabytes (MBytes)
Kurz gesagt: Bytes : 1024 : 1024 = Megabytes (MBytes)
Kontrolle externer Änderungen
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf zu überprüfen, ob an Dokumenten im DMS-Archiv von außerhalb irgendwelche Änderungen vorgenommen worden sind. Dies bietet Ihnen eine zusätzliche Sicherheitsebene und gewährleistet die Integrität Ihrer Dokumente.
 | Siehe auch:  |
