Export-Schnittstelle im ABS/VB-Factoring Format

Dieses Dokument beschreibt den Export von Stammdaten und Buchungen für die Factoring-Bank. Factoring bedeutet, dass ein Unternehmen seine Forderungen durch eine Bank vorfinanzieren lässt. Die Bank stellt dem Unternehmen das Geld sofort bereit und holt sich dieses von den Kunden zurück. Somit stehen die liquiden Mittel dem Unternehmen früher und sicherer zur Verfügung. Diese Schnittstelle bietet den Export der Daten in einem fixen, von der Factorbank vorgegebenen, Satzaufbau an. Die Factoring-Schnittstelle ist nicht im FIBU-Basis Paket enthalten. Die Einrichtung bzw. sämtlicher Supportaufwand in Verbindung mit Datenexporten sind nicht im Wartungsvertrag enthalten und somit kostenpflichtig.

Die hier erstellten Dateien müssen auf der Factoring-Homepage händisch upgeloadet werden.

 

Hinweis 

Für Export-Schnittstellen wird ein Exportmodell benötigt. Dieses wird als Zipdatei ausgeliefert und muss in den Exportmodellen importiert werden.

 

Die Zipdatei erhalten Sie nach Erwerb der Lizenz auf Anfrage von unseren FIBU Support-Mitarbeitern (fibu@bmd.at).

 

Starten Sie für den Import der Zipdatei das Programm Finanzbuchhaltung → Import und Export → Buchungen exportieren und dort im Feld "Exportmodell" die F4-Funktion:

  

Im nachfolgenden Suchfenster "Exportmodell" kann unter Extras → "Import" die Zipdatei der Export-Schnittstelle importiert werden.

 Nach dem Import gibt es einen neuen Datensatz für die VB-Factoring Export-Schnittstelle:

Der Verzeichnispfad (Exportdatei) für die VB-Factoring Export-Schnittstelle kann anschließend beliebig angepasst werden. Wichtig ist, dass hier nur ein Verzeichnis und kein Dateiname angegeben werden darf. Der Dateiname für den Export ist mit HFDATAUS fixiert.

Sie haben die Möglichkeit, den Pfad mit Platzhaltern zu hinterlegen.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

Über den Menüpunkt Extras → Export Parameter können die Parameter zur Schnittstelle aufgerufen werden.

Folgende Parameter sind für die Schnittstelle vorhanden:

Für die VB-Factoring-Export-Schnittstelle gibt es folgende Parameter:

  

Hinweis 

Die Zahlungskonditionen können in Form eines Zahlungsbedingungscodes übergeben werden. Diese Codes werden der Termcodeliste der Bank entnommen und in der Export-Schnittstelle hinterlegt.

Im Parameter „VB-Zahlungsbedingungscodes“ kann ein einziger Code hinterlegt werden, dieser dient auch als Rückfallsebene, wenn in der Parametergruppe "Konditionen" zu einer Kondition nichts hinterlegt ist.

In der Parametergruppe „Konditionen“ wird unter Datenkey die KonditionsID (nicht die laufende Konditionsnummer) der am Personenkonto hinterlegten Kondition und im Feld Daten1 der zugehörige Zahlungsbedingungscode der Factorbank eingetragen.

Um die KonditionsID zu ermitteln, erfolgt der Einstieg unter FIBU → Stammdaten → Konten.

Fügen Sie sich die Spalten „Kondition-Nr“ und „Konditionen (Kunde)“ über die Feldauswahl hinzu und starten Sie den Excel-Export über die rechte Maustaste → Extras → Exportieren.
Im Excel ist nun die KonditonsID und der dazugehörige Konditionstext ersichtlich:

Wird die CSV-Datei um den Code lt. Termcodeliste der Bank ergänzt und mit den passenden Überschriften versehen, kann diese in den Export Parametern im Reiter „Konditionen“ → Extras → Textdatei importieren eingespielt werden.

Wurde die Kondition nicht importiert, sondern manuell angelegt, entspricht die SyncID der KonditionsID.

Der Export erfolgt über FIBU → Import und Export → Buchungen exportieren. Im Fenster Buchungen exportieren müssen zuerst die gewünschte Firma und FIBU und anschließend das Exportmodell gewählt werden.

Über "Exportieren" wird der Export gestartet. Dieser kann je nach Größe der FIBU und Anzahl der zu exportierenden Buchungen mehrere Minuten dauern. Nach Abschluss des Exports erscheint noch eine Meldung, welche die Kontrollsummen (Rechnungen/Gutschriften) ausgibt.

 

Hinweis 

Bei diesem Factoring-Export werden alle Buchungen geprüft, die einen OP-Betrag < > 0 haben, das heißt auch Zahlungen werden exportiert. Die Zahlungen haben dann wie die Gutschriften das Kennzeichen GUT.

VBGESAMT
In die Gesamtdatei werden alle offenen Posten seit Wirtschaftsjahrbeginn exportiert.

HFDATAUS
In der Datei HFDATAUS werden alle neuen Rechnungen und Gutschriften seit der letzten Übermittlung angeliefert (hängt mit dem Parameter „Buchungen kennzeichnen“ zusammen).

Soll ein Kunde nicht an die Factoring Bank übermittelt werden, kann eine händische Sperre in den Kontostammdaten am FIBU-Kontoreiter erfasst werden. Dieses Feld lautet "Export-Sperre". Bei dieser Sperre kommt der Kunde weder in die Gesamtdatei noch in die Datei HFDATAUS.

Soll eine Buchung nicht an die Factoring-Bank übermittelt werden, kann eine händische Sperre am Buchungssatz erfasst werden. Dieses Feld lautet „Export-Sperre“. Bei dieser Sperre gelangt die Buchung in keine der beide Dateien.

Automatische Sperren richten sich lt. Parametereinstellungen und sind am Feld „Export-Datum“ ersichtlich. Die Sperre richtet sich nur auf die Datei HFDATAUS, in der Gesamtdatei sind wiederum alle Buchungen enthalten.

Details zur Ausführung der VB-Factor Export-Schnittstelle sind in den Logdateien (Tools → Administration → Protokolle → Logdateien) dem VB_FACTORING.LOG zu entnehmen.