Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern der Dokumentenzuordnung:

Feldauswahl Dokumentenzuordnung
Erstelldatum
In diesem Feld wird jenes Datum angezeigt, an dem diese Dokumentenzuordnung erstellt wurde.
Ersteller
In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der diese Dokumentenzuordnung erstellt hat.
Erstellungstyp
In diesem Feld wird angezeigt, ob diese Zuordnung manuell (= 1) oder automatisch (= 0) erstellt wurde.

0Wird die Dokumentenzuordnung sofort im Zuge der Archivierung hergestellt, zum Beispiel beim Drag & Drop eines noch nicht archivierten Dokuments auf einen Datensatz oder beim Papierlos buchen, dann wird als Erstellungstyp "0" in dieses Feld geschrieben. Das bedeutet, es handelt sich um eine automatisch erstellte Dokumentenzuordnung. 
1Wenn Sie ein bereits archiviertes Dokument einem Datensatz (Aufgabe, Buchung, Rechnung ...) zuordnen, egal ob Sie diese Zuordnung per Drag & Drop oder über die Funktion "Dokument zuordnen" erstellen, wird als Erstellungstyp "1" in dieses Feld geschrieben. Das bedeutet, es handelt sich dabei um eine manuell erstellte Dokumentenzuordnung.

A_FIB.bmp Hinweis Paket FIBU 
Hinweis.png
Wenn es sich um eine im Paket FIBU erstellte Dokumentenzuordnung handelt, dann gelten folgende spezielle Regeln für den Erstellungstyp.
  • Die Erstzuordnung gilt immer als automatische Dokumentenzuordnung.
  • Jede weitere Dokumentenzuordnung gilt dann als automatische Dokumentenzuordnung, wenn Archivnummer und Kategorie gleich der Erstzuordnung sind.
  • Wenn bei einer weiteren Dokumentenzuordnung entweder die Archivnummer oder die Dokumentenkategorie ungleich der Erstzuordnung ist, dann gilt diese Dokumentenzuordnung als manuell.
Dieser Erstellungstyp wird auch aktualisiert, wenn die Dokumentenkategorie bei einem zugeordneten Dokument nachträglich geändert wird.
  • Wird bei einer Dokumentenzuordnung die Kategorie geändert auf die der Erstzuordnung, dann wird der Erstellungstyp auf automatisch gesetzt.
  • Wird bei einer Dokumentenzuordnung die Kategorie geändert abweichend der Erstzuordnung, dann wird der Erstellungstyp auf manuell gesetzt.

Farbcode
In diesem Feld können Sie einen Farbcode für die Dokumentenzuordnung hinterlegen. Dieses Feld dient auch zur Kategorisierung mit Hilfe von verschiedenen Farben. Wenn Sie vor diesem Feld auf den blauen Pfeil klicken, wird Ihnen die Farbcodetabelle angezeigt, aus der Sie einen auswählen können. Die Farbcodes mit der dazugehörigen Bezeichnung können Sie an Ihre Wünsche anpassen.

Hinweis 
Hinweis.png
Der hier eingegebene Farbcode gilt nur für diese Dokumentenzuordnung, aber nicht generell für dieses Dokument im DMS.

Freifeld 1
Dieses 255-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 2
Dieses 255-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 3
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 4
Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.
Freifeld 5
Dieses Freifeld kann für eine weitere Datumseingabe individuell verwendet werden.
Freifeld 6
Dieses Freifeld kann für eine weitere Datumseingabe individuell verwendet werden.
Freifeld 7
Dieses 9-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 8
Dieses 9-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Letzter User
In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der diese Dokumentenzuordnung zuletzt bearbeitet hat.
Notiz
Hier können Sie eine Notiz zu dieser Dokumentenzuordnung erfassen, wenn Sie auf das Symbol 1237639933002201490.png vor diesem Feld klicken. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.

Hinweis 
Hinweis.png
Die hier eingegebene Notiz gilt nur für diese Dokumentenzuordnung, aber nicht generell für dieses Dokument im DMS.

Reihenfolge
In diesem Feld wird Ihnen die Reihenfolge angezeigt, nach der die zugeordneten Dokumente sortiert dargestellt werden. Die Reihenfolge innerhalb einer Dokumentenzuordnung können Sie im Fenster Dokumente zuordnen mit den vertikalen gelben Pfeilen verändern.
Verdeckt
Über dieses Feld können Sie steuern, ob dieses Dokument bei den Funktionen Dokument ansehen, Dokument bearbeiten, Dokumente in Vorschau anzeigen und Dokument versenden berücksichtigt wird. Das heißt, ist einem Datensatz ein verdecktes und ein nicht verdecktes Dokument zugeordnet, wird zum Beispiel beim Ausführen der Funktion Dokument ansehen automatisch das nicht verdeckte Dokument zum Ansehen geöffnet, ohne dass dieses aus einer zuvor geöffneten Dokumentenliste ausgewählt werden muss.

Hinweis 
Hinweis.png
Dieses Feld wird zum Beispiel automatisch gesetzt, wenn in der FIBU eine PDF-Rechnung inkl. XML-Datei archiviert wird. In diesem Fall wird die XML-Datei in der Dokumentenzuordnung automatisch als Verdeckt angelegt, damit diese bei oben genannten Funktionen nicht berücksichtigt wird.

Vermerk
In diesem Feld können Sie eine zusätzliche Information zu dieser Dokumentenzuordnung erfassen.

Hinweis 
Hinweis.png
Der hier eingegebene Vermerk gilt nur für diese Dokumentenzuordnung, aber nicht generell für dieses Dokument im DMS.

Zugeordnete Dokumente
In diesem Feld wird die ID-Nummer der Dokumentenzuordnung angezeigt. Diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht bearbeitet werden.
Änderungsdatum
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung dieser Dokumentenzuordnung angezeigt.