UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen → Exportieren → In die Vollmachtdatenbank exportieren
 
Für das Kanzleimanagement in L_GERMANY.bmp Deutschland steht Ihnen in NTCS ein Export von Mandantenstammdaten in die Vollmachtdatenbank zur Verfügung. Die Vollmachtdatenbank ist eine internetbasierte Softwarelösung für Steuerberater zur elektronischen Verwaltung der Vollmachten, die seitens der Deutschen Steuerberaterkammer angeboten wird.

Es wird eine CSV-Datei erstellt, die Sie anschließend für den Import von Stammdaten in die Vollmachtdatenbank verwenden können.

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KundeWählen Sie den Mandanten, dessen Daten Sie exportieren möchten. Mit F8 ist eine Mehrfachzuordnung möglich.
Kennzeichen
Geben Sie an, welcher Änderungstyp für die Personen in der CSV-Datei angegeben werden soll: Neuanlage, Änderung oder Löschung. Über dieses Kennzeichen wird gesteuert, wie die Mandantenstammdaten beim Import in die Vollmachtdatenbank behandelt werden sollen.

Der Vorschlagswert wird über das Feld "Vollmachtdatenbankstatus" vom Mandantenstamm ermittelt und kann "Neuanlage" oder "Änderung" sein. Der Wert "Löschung" muss gegebenenfalls manuell eingestellt werden.
Export-VerzeichnisGeben Sie ein Verzeichnis für die Exportdatei an.

Hintergrundinformationen

Durchführen eines Exports

Um einen Export durchzuführen, befüllen Sie die Felder des Dialogs und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Übernehmen". Der Export muss grundsätzlich manuell angestoßen werden!

Einige Felder sind bei der Vollmachtdatenbank als Pflichtangaben deklariert und müssen daher beim Import befüllt sein. Im Rahmen des Exports erfolgt eine automatische Prüfung, ob die entsprechenden Felder bei den selektierten Personen korrekt befüllt sind. Bei teilweise unvollständigen oder fehlerhaften Angaben, wird der Export abgebrochen. Im BMDBUERO.LOG finden Sie Informationen zur Ursache:

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Welche Felder auf der Person zwingend zu befüllen sind, hängt davon ab, ob es sich um eine juristische oder natürliche Person handelt.

Eine natürliche Person entspricht in diesem Kontext ausschließlich einer tatsächlichen natürlichen Einzelperson. Nicht rechtsfähige Vereinigungen wie z. B. Personengesellschaften, die im wirtschaftlichen Sinne ebenfalls einer natürlichen Person entsprechen, sind in diesem Kontext folglich als juristische Person einzustufen. Die Unterscheidung zwischen juristischer und natürlicher Person erfolgt automatisch über die auf der Person hinterlegten Rechtsform. Jede Person, die eine Rechtsform mit einer Vollmachtdatenbank-Nr.. hinterlegt hat, wird in diesem Kontext automatisch als juristische Person behandelt.

Pflichtfelder:

Natürliche Person Juristische Person
Identifikationsnummer Finanzamtsnummer
FinanzamtsnummerSteuernummer
SteuernummerName des Unternehmens (Feld "Nachname")
Nachname
Rechtsform: Es muss eine deutsche Rechtsform hinterlegt sein. Am Stamm der gewählten Rechtsform (Stammdaten → Diverse Stammdaten → Rechtsformen) muss im Feld "Vollmachtdatenbank-Nr." der entsprechende Schlüssel hinterlegt sein.

L_GERMANY.bmp Diese Information wird für den Export von Kundenstammdaten für die Vollmachtdatenbank benötigt.

Eine Deutsche Rechtsform muss im Zuge des Exports mit der entsprechenden Nummer lt. Schnittstellenbeschreibung übergeben werden. Diese Nummer (Schlüssel) wird im Zuge der BMD-Standarddaten ausgeliefert und in diesem Feld gespeichert. Details lesen Sie in der Hilfe zum Thema In die Vollmachtdatenbank exportieren.

Wenn Sie eine Rechtsform ohne Vollmachtdatenbank-Nr. am Kunden hinterlegt haben, funktioniert der Export nicht.
Vorname  
Geburtsdatum 

Beim Export wird der gewählte Änderungstyp (Neuanlage, Änderung, Löschung) automatisch in das Feld "Vollmachtdatenbankstatus" am Kundenstamm zurückgeschrieben.

L_GERMANY.bmp Aktueller Status in der Vollmachtdatenbank:
  • Unbekannt
  • Neuanlage
  • Änderung
  • Löschung
Dieses Feld wird beim Export von Mandantenstammdaten für die Vollmachtdatenbank benötigt. Durch das Ausführen eines Exports wird der zuletzt übergebene Status automatisch in dieses Feld geschrieben. Details lesen Sie in der Dokumentation In die Vollmachtdatenbank exportieren.


Aufbau einer durch den VDB-Export erstellten Datei:

Die erstellte CSV-Datei erhält folgenden Dateinamen:
  • Bei Export mit nur einem Kunden: Vollmacht_Kundennummer_Änderungstyp(N/A/L)_Datum und Uhrzeit.csv
  • Bei Multiexport: Vollmacht_Datum und Uhrzeit.scv
Der Dateiaufbau erfolgt automatisch entsprechend den Vorgaben der Schnittstellenbeschreibung:

Spaltennummer
Spaltenüberschrift
1
Typ (1 = natürliche Person / 2 = juristische Person)
2
Änderungstyp (Neuanlage / Änderung / Löschung)
3
Identifikationsnummer (Steuer ID)
4 
WID (Wirtschaftsidentifikationsnummer) 
5
Finanzamtsnummer 1
6
Steuernummer 1
7
Technischer Identifikator (entspricht dem Schlüssel aus der Fremdschlüssel Verwaltung - der Schlüssel wird beim ersten VDB-Export der Person automatisch generiert)
8
Ordnungsbegriff Zentraler Mandant
9
Nachname Vollmachtgeber
10
Vorname Vollmachtgeber
11
Titel Vollmachtgeber
12
Geburtsdatum Vollmachtgeber
13
Name Unternehmen
14
UID-Nummer
15
Finanzamtsnummer 2
16
Steuernummer 2
17
...
18
Finanzamtsnummer 50
19
Steuernummer 50
20
Version:2.1
21
Prüfzeichen:ÄÖÜäöüß

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Siehe auch: