BMD Web: Chats

Über das Fenster "Chats" gelingt es Ihnen schnell und einfach, mit anderen Mitarbeitern über das Web bzw. NTCS in Kontakt zu treten. Weiters haben Steuerberater die Möglichkeit, mit Mandanten, die BMD Com im Einsatz haben, über diese Funktion zu kommunizieren.

Hinweis

Über den Parameter Mitarbeiterfotos in BMD Web anzeigen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM → Chats können Sie steuern, ob in den jeweiligen Bereichen (Details unterhalb) Mitarbeiterfotos angezeigt werden sollen oder nicht.

Mitarbeiterfotos in BMD Web anzeigen

Steuert, ob die Mitarbeiterfotos bei den Chats in BMD Web angezeigt werden sollen. Das Mitarbeiterfoto können Sie im Mitarbeiterstamm im Feld "135 - Foto" hinterlegen.

Chats

Im Bereich "Chats" bekommen Sie einen Überblick darüber, welchen Chats Sie zugeordnet sind. Es werden Ihnen zusätzlich zum Betreff des Chats die zugeordneten Personen sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Chatnachricht angezeigt. Links neben den Informationen zum Chat sehen Sie das Mitarbeiterfoto des Teilnehmers, der als erster Teilnehmer zum Chat hinzugefügt worden ist, aber nicht der eigene Teilnehmer ist.

Über die Combobox in diesem Bereich können Sie definieren, welchen Chat Sie angezeigt bekommen möchten. Sie können zwischen "Alle", "Ungelesen" und "x Tage" wählen. Beim Start des Fensters steht diese Combobox immer auf der Ausprägung "x Tage". Die Anzahl der Tage können Sie im Parameter Anzahl Tage Chats laden unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Allgemeine Einstellungen → CRM → Chats definieren.

Hinweis

In diesem Parameter können Sie die Anzahl der Tage definieren, die für die Comboboxausprägung "x Tage" im Fenster "Chats" verwendet werden soll. Wenn Sie z. B. den Wert "10" definieren, werden Ihnen bei der Comboboxausprägung "10 Tage" alle Chats angezeigt, bei denen in den letzten 10 Tagen eine Nachricht gesendet worden ist.

Hinweis

Erst wenn der Ersteller des Chats die erste Nachricht verschickt hat, wird der Chat für die anderen Teilnehmer im Bereich Chats sichtbar.

Weiters haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit, einen neuen Chat zu erstellen und einen bestehenden Chat zu bearbeiten bzw. zu löschen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster BMD Web: Chats - Teilnehmer auswählen.

Hinweis

Wenn Sie einen Chat löschen, wird der Chat nur für Ihren Benutzer gelöscht. Das heißt, andere zugeordnete Teilnehmer haben weiterhin Zugriff auf den von Ihnen gelöschten Chat. Nur wenn alle Teilnehmer diesen Chat löschen, ist dieser komplett gelöscht und ein Zugriff darauf nicht mehr möglich.

Chatbereich

Im Chatbereich werden Ihnen alle versendeten Chatnachrichten der zugeordneten Teilnehmer angezeigt. Die Nachrichten, die Sie empfangen, werden in einer blauen Bubble angezeigt, das Foto des Absenders befindet sich links davon. Von Ihnen gesendete Nachrichten werden in einer grünen Bubble angezeigt, ohne dass Ihr eigenes Mitarbeiterfoto aufscheint. Unterhalb der Bubbles erhalten Sie noch die Information, wann und von wem die Nachricht versendet worden ist.

Einen Text können Sie über die Schaltfläche

Senden versenden. Das Drücken der Entertaste bewirkt einen Zeilenumbruch im Chatbereich, um in einer weiteren Zeile weiterzuschreiben, löst aber kein Senden der Nachricht aus.

Nachrichten zurückrufen

Über die Funktion

Zurückrufen können Sie Chatnachrichten bzw. Dokumente, die noch von keinem anderen Teilnehmer des Chats gelesen worden sind, zurückrufen, das heißt, diese Nachricht wird gelöscht und im Chatbereich nicht mehr angezeigt. Die anderen Teilnehmer werden nicht benachrichtigt, wenn Sie Chatnachrichten zurückrufen.

Ist die Chatnachricht schon von einem Teilnehmer gelesen worden, erhalten Sie folgende Meldung, wenn Sie die Funktion Zurückrufen wählen:

Ist bereits eine neuere Nachricht von einem anderen Teilnehmer eingetroffen, erhalten Sie folgende Meldung, wenn Sie die Funktion Zurückrufen wählen:

Dokument senden

Über die

Büroklammer im Chatbereich können Sie Dokumente aus einem lokalen Verzeichnis direkt von Ihrem PC auswählen und diese an die Teilnehmer des Chats senden. Weiters können Sie auch Dokumente per Drag & Drop in das Textfeld einfügen.

Hinweis

Dokumente, die Sie versenden, werden auch in einer eigenen Bubble dargestellt. Zusätzlich werden alle im Chat gesendeten Dokumente gesammelt im Bereich "Dokumente" verwaltet. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, schnell auf alle Dokumente dieses Chats zuzugreifen, ohne diese extra im Chatbereich zu suchen.

Dokumente zurückrufen

Im Fenster Chats finden Sie links oben unter der Schaltfläche "zugeordnete Dokumente" die Funktion Zuordnung entfernen. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente, die bereits von einem anderen Teilnehmer gelesen worden sind, zurückrufen. Diese Aktion wird im Chatbereich durch eine eigene Bubble dargestellt:

Wird die Zuordnung eines Dokuments entfernt, wird das Dokument nur im Fenster "Chats" entfernt. Das heißt, es ist weiterhin im lokalen Verzeichnis aufrufbar.

Hinweis

Wenn Sie Dokumente, die noch von keinem anderen Teilnehmer gelesen worden sind, zurückrufen möchten, gelingt Ihnen dies über die Funktion Zurückrufen im Chatbereich.

Hinweis

Um Smileys einzufügen, drücken Sie bitte die Windows-Taste + "." (Punkt) auf einem Windows-PC. Auf einem Mac drücken Sie bitte CMD + CTRL + Leertaste.

Teilnehmer

Hier werden alle dem Chat zugeordneten Personen aufgelistet. In diesem Bereich haben Sie ebenso die Möglichkeit, weitere Teilnehmer hinzuzufügen. Wenn Sie die Funktion Teilnehmer hinzufügen aufrufen, haben Sie jedoch nicht die Möglichkeit, den Betreff des Chats zu bearbeiten. Das ist nur im Bereich "Chats" möglich.

Hinweis

Die Sortierung der Teilnehmer in der Teilnehmerliste können Sie nicht beeinflussen. Als erstes wird immer der Ersteller des Chats angezeigt. Danach werden die Teilnehmer nach dem Datum, an dem Sie hinzugefügt worden sind, sortiert.

Hat ein Teilnehmer die Chatnachricht gelesen, können Sie unter dem Namen des Teilnehmers nachvollziehen, wann genau die Nachricht gelesen worden ist. Rechts neben dem Teilnehmer können folgende Symbole mit dieser Bedeutung angezeigt werden:

	Dieses Symbol informiert Sie darüber, dass der Teilnehmer die zuletzt empfangene Chatnachricht gelesen hat.
	Dieses Symbol informiert Sie darüber, dass der Teilnehmer die zuletzt empfangene Chatnachricht noch nicht gelesen hat.

Hinweis

Wird ein Teilnehmer dem Chat hinzugefügt, hat er immer automatisch das "Ungelesen" Symbol, solange er den Chat noch nicht geöffnet hat.

Beim Mitarbeiterfoto des Teilnehmers wird rechts unten auch der Anwesenheitsstatus aus der Zeiterfassung angezeigt. Folgende Status werden hier abgebildet:

	Der Mitarbeiter ist anwesend.
	Der Mitarbeiter ist erreichbar.
	Der Mitarbeiter ist abwesend.

Hinweis

Diese Information kann nur angezeigt werden, wenn Sie die Zeiterfassung (Lizenzpaket 22) im Einsatz haben. Abhängig von der Zeitbuchung wird der Anwesenheitsstatus des Mitarbeiters dann in diesem Fenster angezeigt.

Automatisierte Chatnachrichten

In manchen Fällen werden im Chatbereich automatisierte Chatnachrichten versendet. Diese werden in anderen Bubble-Farben dargestellt.

Wird ein Teilnehmer zum Chat hinzugefügt oder verlässt ein Teilnehmer den Chat, wird dies in einer hellblauen Bubble im Chatbereich angezeigt:

Ist ein Teilnehmer abwesend, erhält der Chatpartner eine Chatnachricht, in der das Datum der Abwesenheit enthalten ist. Diese Information wird in einer gelben Bubble im Chatbereich angezeigt:

Hinweis

Die automatisierte Chatnachricht in Bezug auf die Abwesenheit erscheint bei einem neuen Chat erst, sobald jemand die erste Nachricht versendet hat. Wird ein abwesender Teilnehmer zu einem bestehenden Chat, mit bereits versendenten Chatnachrichten, hinzugefügt, erscheint die automatisierte Chatnachricht in Bezug auf die Abwesenheit sofort.

Weiters ist zu beachten, dass diese Information nur einmal versendet wird. Wenn der abwesende Teilnehmer jedoch den Chat öffnet, die neuesten Chatnachrichten liest und sich dann wieder aus dem Web bzw. NTCS ausloggt, wird bei der nächsten neuen Chatnachricht erneut diese automatisierte Chatnachricht versendet.

Siehe auch:

BMD Web: Chats - Teilnehmer auswählen