BMD Scan Vorlagen
In dieser Hilfe erfahren Sie, welche Funktion Vorlagen in BMD Scan haben und wie man sie anwendet.
Sie lernen mit Kennungen und Merkmalen umzugehen und werden auf Besonderheiten hingewiesen.
Vorlagen dienen in BMD Scan zum manuellen Zuweisen von Rechnungsmerkmalen und Buchungstexten.
Vorlagen werden benötigt, wenn die herkömmliche Heuristik die Rechnungsmerkmale nicht findet oder fehlinterpretiert.
Kurz zusammengefasst stehen die Vorlagen für folgende Aufgaben zur Verfügung:
- Zuweisen von nicht erkannten Rechnungsmerkmalen
- Berichtigen von fehlinterpretierten Rechnungsmerkmalen
- Zuweisen von Buchungstexten
- Unterstützung als Trennmarker beim Splitten
Funktionsaufruf
CRM und DMS → DMS → BMD Scan → Menüband "VORLAGEN"
Eine Vorlage erstellen und anwenden
Wechseln Sie auf das Menüband "VORLAGEN".
Klicken Sie Ihr Rechnungsdokument an, um es für die Vorlagenerstellung auszuwählen:
Mit einem Klick auf "Neue Vorlage" öffnet sich ein Eingabefenster. Geben Sie hier die Bezeichnung für Ihre Vorlage ein:
Im Anschluss befinden Sie sich in der Vorlagenbearbeitung:
Merkmale in Vorlagen anlegen und anwenden
Die anderen Merkmale werden dazu verwendet, nicht korrekt gefundene Rechnungsmerkmale aus der OCR-Erkennung manuell zuzuweisen. Danach kann die OCR-Erkennung mit einer Vorlage die Rechnungen eines Rechnungsausstellers automatisch zuweisen und den erforderlichen Wert finden.
Hinweis
 | Im Zuge der Vorlagenbearbeitung müssen nicht alle Merkmale erfasst werden. Es reicht, jenen Wert zu erfassen, der gezielt gefunden werden soll. Zwingend erforderlich ist aber immer das Merkmal Kennung. Dieses wird benötigt, um die Vorlage einer Rechnungsart zuzuweisen. |
Das Merkmal "Kennung"
Eine Kennung hat den Zweck, eine Vorlage allen Rechnungsdokumenten von einem Rechnungsaussteller zu verknüpfen. Dafür gibt es einige Punkte, die beachtet werden sollten:
- Der Suchbereich und der Bezugswert befinden sich immer auf der ersten Seite eines Rechnungsdokumentes.
- Es muss sich dabei um einen eindeutigen, wiederkehrenden Text handeln.
- Mögliche Merkmale können die UID-Nummer, die IBAN oder ein Firmenname des Rechnungsausstellers sein.
- Die Kennung darf sich bei Benutzung des Suchbereichs nicht auf einer anderen Stelle des Dokumentes außer im Suchbereich befinden.
Die Kennung ist zudem immer Hauptbestandteil einer Vorlage. Ohne diese Kennung kann die Vorlage keinem Rechnungsaussteller zugeordnet werden!
Achtung!
 | Beim Merkmal Kennung sollte es sich immer um wiederkehrende Texte auf der ersten Seite des Rechnungsdokumentes handeln. Bilder werden nur unter Umständen erkannt, aber führen oft zu Fehlkennungen und sollten darum vermieden werden! |
Eine Kennung erstellen
Zum Erstellen einer Kennung wählen Sie in der Combobox im Bereich "Merkmale" die Kennung aus:
Mögliche Werte sind zum Beispiel der Firmenname, die UID-Nummer oder die IBAN.
Wählen Sie dann mit der rechten Maustaste den Suchbereich aus:
In den Merkmalen springt nun der Fokus auf den Bezugswert, dem eigentlichen Erkennungswert. Hier ziehen Sie mit der Maustaste einen Bereich über jenen Wert, den Sie für die Erkennung zum Dokument auswählen möchten.
Der Wert wird nun von der OCR-Software sofort ausgewertet und im Fenster angezeigt. Ist der Wert 100 % übereinstimmend, können Sie den Bezugswert übernehmen:
Hinweis
| Manchmal können eben zugewiesene Merkmale Probleme verursachen. Dies kommt insbesondere dann vor, wenn der Wert nicht richtig gelesen werden kann und sich im Fenster "Bezugswert" undefinierbare Zeichen und Muster befinden. Bitte löschen Sie im Zweifelsfall das Merkmal und legen Sie dieses wieder neu an. Sollten im Prüffenster immer wieder keine oder undefinierbare Zeichen erscheinen, dann sollten Sie die Qualität Ihres Dokumentes überprüfen, denn hier gelten für gescannte Dokumete Vorraussetzungen. |
Klicken Sie dann auf "Merkmal speichern". Das Merkmal "Kennung" wird dann mit einem grünen Haken als gespeichert markiert:
Rechnungsrelevante Merkmale
Die Funktionalität der Vorlagen in BMD Scan ist grundsätzlich jene, dass mit der OCR-Erkennung nicht erkannte Rechnungsmerkmale manuell zugewiesen werden können. Dafür stehen 5 Merkmale zur Verfügung:
Beispiel "Gesamtbetrag"
Wird beispielsweise der Gesamtbetrag auf der Rechnung nicht richtig zugeordnet, dann wählen Sie in der Vorlage unter "Merkmale" den Gesamtbetrag aus:
Zoomen Sie in der Seitenansicht mit dem Zoomwerkzeug oder mit STRG + Mausrad den Gesamtbetrag am besten soweit heran, dass Sie den Text und den Gesamtbetrag erkennen können:
Wählen Sie nun den Bezugstext in den Werkzeugen der Merkmale aus.
Ziehen Sie danach mit der linken Maustaste einen großzügigen Bereich - aber ohne einen anderen Text außer dem Rechnungstext:
Achtung!
| Der Suchbereich wird nur auf einen Wert angewendet, der sich immer auf der ersten Seite befindet. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Buchungstext, eine UID-Nummer oder auch das Erkennungsmerkmal handeln. Merkmale wie der Gesamtbetrag oder die IBAN können sich unter Umständen auch auf Folgeseiten verschieben. Für solche Merkmale wird kein Suchbereich angewendet. |
Sogleich wird wie bei der Kennung ein Fenster "Bezugstext" geöffnet. Darin ist der per OCR ausgelesene Wert zu sehen, der wieder zu 100 % mit dem Wert auf der Rechnung übereinstimmen muss.
Ist der Wert mit jenem auf der Rechnung identisch, klicken Sie im Fenster "Bezugstext" auf "OK":
Nun wird automatisch das Werkzeug "Bezugswert" in den Merkmalen ausgewählt. Ziehen Sie nun mit der linken Maustaste einen Bereich über den Gesamtbetrag, wieder großzügig, aber nur soweit als nötig und ohne andere störende Werte:
Nun öffnet sich wieder ein Fenster mit der Bezeichnung "Bezugswert". Dieses Fenster gibt den per OCR ausgelesenen Wert wieder und prüft den Gesamtbetrag als richtigen Wert. Bitte kontrollieren Sie diesen Wert. Ist der Wert richtig und unter "Gefundener Wert" in Grün dargestellt, können Sie diesen übernehmen:
Hinweis
| Werden die Werte in diesem Arbeitsschritt nie oder nur selten richtig übernommen, kontrollieren Sie die Qualität des Dokumentes. Gescannte Dokumente sollten in Schwarz-Weiß mit 300x300 dpi und einer Bildverbesserung verwendet werden. Siehe unsere Systemvoraussetzungen. |
Klicken Sie nun auf "Merkmal speichern" und auf "Vorlagenbearbeitung beenden":
Wenn Sie nun die OCR-Erkennung auf diesem Rechnungsdokument ausführen, muss in der gelben Leiste der Hinweis kommen, dass eine Vorlage angewendet wird. Achten Sie dabei nach Erkennung des Dokumentes auf das {T}-Symbol:
Vorlagen bearbeiten
Vorlagen werden in der BMD NTCS Datenbank abgespeichert. Alle Vorlagen können auf "aktiviert" und "deaktiviert" gesetzt werden. Sie können auch bearbeitet, exportiert und wieder importiert werden. All diese Abläufe werden in diesem Abschnitt erklärt.
Eine Vorlage deaktivieren und aktivieren
Sie können mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Kennungs-Merkmalen anlegen und je nach Anforderung eine andere Vorlage auf einen Rechnungstyp anwenden.
Um eine Vorlage zu deaktivieren, wechseln Sie in das Menüband "VORLAGEN" und laden Sie die jeweilige Rechnung. Somit werden die beiden Funktionen "Neue Vorlage" und "Vorlagen bearbeiten" aktiv:
Markieren Sie nun eine Vorlage und klicken Sie auf die Funktion unter Vorlagen → Bearbeiten (F6) oder STRG + Enter:
Um eine Vorlage zu deaktivieren, entfernen Sie den Haken in der Spalte "Aktiviert":
Hinweis
| Es kann nur eine Vorlage einer Kennung auf eine Rechnung angewendet werden. Bitte aktivieren Sie aus diesem Grund nur je eine Vorlage für eine Rechnung. Sollten Sie unterschiedliche Vorlagen anwenden wollen, dann können Sie 2 oder mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Kennungen anlegen, aber nur je eine Vorlage aktivieren. Beispiel: Sie möchten eine Rechnung einmal mit dem Bruttobetrag und einmal mit dem Nettobetrag erkennen lassen. |
Eine Vorlage laden und bearbeiten
Um eine Vorlage zu bearbeiten, wechseln Sie in das Menüband "VORLAGEN" und laden Sie wieder die jeweilige Rechnung.
Dann laden Sie die Vorlage mit Übernehmen oder einem Doppelklick auf die Vorlage:
Nun ist die Vorlage wieder geladen und kann bearbeitet werden. Um Merkmale zu ändern, können die einzelnen Merkmale geladen und angepasst werden oder neue Merkmale hinzugefügt werden.
Hinweis
| In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, das Merkmal zu löschen und neu zu erstellen - insbesondere wenn eine Vorlage angelegt worden ist und z. B. den Wert nicht findet. Zu erkennen ist das, wenn die OCR-Erkennung einen anderen Wert gelb markiert als jenen, den man mit einem Merkmal ausgewählt hat. |
Vorlagen exportieren
Eine Vorlage kann zu Analysezwecken exportiert werden. Diese Zipdatei kann dann versendet werden. Der Import dieser Vorlage ist auch über diese Funktion wieder möglich.
Klicken Sie die Vorlage an, die Sie exportieren möchten. Starten Sie die Vorlagen-Bearbeitung und starten Sie den Export mit "Ausgewählte Vorlage(n) exportieren":
Nun können Sie die Vorlage senden. Es öffnet sich daraufhin Ihr E-Mail-Programm, um diese Vorlage zu versenden.
Mit "OK" wird die Vorlage in einen vordefinierten Pfad gespeichert:
Der Import erfolgt über "Vorlagen importieren":
Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie importieren möchten. Mit "Öffnen" wird die Vorlage importiert:
