my BMD Com Faktura: FAQ Kunden
Folgende Fragen werden in Bezug auf die Kundenstammdaten regelmäßig gestellt.
Kundenstammdaten
Muss ich alle Adressdaten am Kunden befüllen?
Grundsätzlich ist es nicht notwendig, alle Adressdaten zu befüllen. Zu bedenken sind jedoch die Formvorschriften einer Rechnung an Unternehmen bzw. juristische Personen. Hier sind der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers anzuführen. Zusätzlich wird durch die Hinterlegung sämtlicher Adressdaten die Auswahl des richtigen Kunden in den Suchergebnissen erleichtert.
Können weitere Adressfelder hinzugefügt werden?
Nein, weitere Adressfelder sind nicht vorgesehen.
Wie kann Anrede und Titel beim Kunden hinterlegt werden?
Für die Hinterlegung von Anrede und Titel sind keine eigenen Felder vorgesehen. Ist es gewünscht, dass diese am Beleg angedruckt werden, sind diese in den entsprechenden Feldern (Vorname, Nachname, Firmenname) zu hinterlegen.
Zu berücksichtigen ist hier, dass der Vorname prinzipiell vor dem Nachnamen und der Firmenname prinzipiell an erster Stelle in der Anschrift gedruckt wird.
Zu berücksichtigen ist hier, dass der Vorname prinzipiell vor dem Nachnamen und der Firmenname prinzipiell an erster Stelle in der Anschrift gedruckt wird.
Wie kann ich den Ort des Kunden hinterlegen, wenn ich die Postleitzahl nicht kenne?
Im Feld "Ort und PLZ" kann sowohl der Ort, die Ortschaft als auch die Postleitzahl eingegeben werden. Es werden bei allen Varianten die entsprechenden Suchergebnisse angezeigt.
Kann ich eigene Postleitzahlen und Orte anlegen?
Nein, es können bewusst nur vorhandene Orte ausgewählt werden, da diese mit der Postrichtlinie übereinstimmen.
Warum wird eine Ortschaft nicht in der Liste angezeigt?
Ob tatsächlich eine Ortschaft oder der Ort angezeigt wird, zu dem diese Ortschaft gehört, hängt ebenfalls mit der Postrichtlinie zusammen. Nur wenn die Ortschaft auch laut Post am Beleg angedruckt werden muss, wird die Ortschaft angezeigt.
Können mehrere Telefonnummern oder E-Mail-Adressen zu einem Kunden hinterlegt werden?
In den Basisdaten des Kunden kann nur eine E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer hinterlegt werden. Eine Hinterlegung unterschiedlicher Daten ist nur bei Firmenkunden über die Kontakte möglich.
Kann ich am Kunden eine oder mehrere Ansprechpersonen hinterlegen?
Ja, bei der Neuanlage bzw. der Bearbeitung von Firmenkunden können im Bereich "Kontakte" ein oder mehrere Kontaktpersonen angelegt werden. Die E-Mail-Adresse und Telefonnummer zu der jeweiligen Kontaktperson kann ebenfalls hinterlegt werden.
Über die Auswahl "Auf Belegen andrucken" kann definiert werden, dass die Kontaktperson auch in den Adressdaten des Belegs (in der Zu-Handen-Zeile) angedruckt wird.
Über die Auswahl "Auf Belegen andrucken" kann definiert werden, dass die Kontaktperson auch in den Adressdaten des Belegs (in der Zu-Handen-Zeile) angedruckt wird.
Kann ich einstellen, dass bei der Kundenanlage die Autovervollständigung des Browsers nicht aktiv ist?
Ob dies deaktiviert werden kann, hängt vom verwendeten Browser und den Browser-Einstellungen ab. Beim Browser "Microsoft Edge" kann dies z. B. deaktiviert werden, indem in den Einstellungen die Funktion "Adressen speichern und ausfüllen" deaktiviert wird. Die Autovervollständigung ist rein browserabhängig und kann in der Faktura nicht geändert werden.
Kann ich statt der UID-Nummer eine ZVR-Nummer hinterlegen, wenn es sich um einen Verein handelt?
Nein, im Feld "UID" wird der eingegebene Wert der UID geprüft. Ist die UID nicht gültig, können die Daten nicht gespeichert werden.
Ist es gewünscht, dass bei Vereinen statt der UID-Nummer eine ZVR-Nummer hinterlegt und angedruckt wird, erfassen Sie diese im Feld "Zusatzname". Der Wert in diesem Feld wird am Beleg bei den Adressdaten des Kunden angeführt und somit auch angedruckt.
Unterschied Firmen- und Privatkunden
Was wird über die Einstellung "Privat" bzw. "Firmenkunde" gesteuert?
Es gibt Unterschiede in der Fakturierung zwischen Privat- und Firmenkunden, die bereits bei der Eingabe der Stammdaten ersichtlich ist. Für Firmenkunden sind Felder wie die UID-Nummer aktiv, die bei Privatkunden nicht benötigt wird. Außerdem wird für Firmenkunden z. B. automatisch eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt, die bei einem Privatkunden keine Relevanz hat.
Was ist die Unternehmens-ID?
Handelt es sich beim Kunden um einen Schweizer Geschäftskunden, muss auf den Belegen die entsprechende Steuernummer des Unternehmens angeführt werden. Diese ist im Feld "Unternehmens-ID" zu hinterlegen.
Muss ich bei einem Firmenkunden eine UID-Nummer hinterlegen?
Bei einem Rechnungsbetrag über 10.000 € (inkl. USt.) muss bei Firmenkunden die UID-Nummer des Leistungsempfängers enthalten sein. Zusätzlich wird von vielen Kunden verlangt, dass ihre UID-Nummer auf den Belegen angeführt ist. Aus diesem Grund ist es zu empfehlen, bei Firmenkunden generell die UID-Nummer zu hinterlegen.
Warum kann ich bei einem Privatkunden keine UID-Nummer hinterlegen?
Eine UID-Nummer wird prinzipiell nur an Firmen und nicht an Privatpersonen vergeben. Aus diesem Grund ist die Hinterlegung nur bei Firmenkunden möglich. Wird ein Kunde grundsätzlich als Privatperson geführt und benötigt ausnahmsweise eine Rechnung mit einer UID-Nummer, ist dieser Kunde entweder als Firmenkunde neu anzulegen oder die Einstellung am Kunden von Privatperson auf Firma zu ändern.
Kann ich einen Kunden im Nachhinein von "Privat" auf "Firmenkunde" umstellen?
Ja, es ist möglich, die Einstellung am Kunden für Privat- bzw. Firmenkunde zu ändern. Zu berücksichtigen ist hier, dass bei einer Umstellung die Daten des Kunden, speziell der Name, zu kontrollieren sind. Bei einem Privatkunden können Vor- und Nachname hinterlegt werden, was bei einem Firmenkunden nicht der Fall ist. Zusätzlich kann es notwendig sein, gewisse zusätzliche Daten (z. B. die UID-Nummer) zu hinterlegen.
Einstellungen für die Belegerfassung
Muss ich die Zahlungskonditionen am Kunden hinterlegen?
Nein, das ist nicht erforderlich. Werden keine Zahlungskonditionen hinterlegt, wird am Beleg automatisch die Zahlungskondition "Zahlbar sofort nach Erhalt der Rechnung" angeführt.
Kann ich die am Kunden hinterlegten Zahlungskonditionen am Beleg ändern?
Ja, die hinterlegte Zahlungskondition dient als Vorschlagswert, um die Belegerfassung zu erleichtern. Dieser Vorschlag kann jedoch bei jeder Belegerfassung abgeändert werden.
Warum kann ich bei den Ansprechpersonen nur bei einer definieren, dass diese am Beleg gedruckt wird?
Die Einstellung "Hauptansprechperson" steuert, dass die Daten der Kontaktperson (Vor- und Nachname) in der Zu-Handen-Zeile am Beleg angeführt werden. Da laut Postrichtlinie nur eine Zu-Handen-Zeile in den Adressdaten möglich ist, kann diese Einstellung nur für eine Kontaktperson vorgenommen werden.
Die Einstellung am Kunden kann jedoch vor jeder Belegerstellung geändert werden, damit je Beleg eine andere Ansprechperson angedruckt wird.
Die Einstellung am Kunden kann jedoch vor jeder Belegerstellung geändert werden, damit je Beleg eine andere Ansprechperson angedruckt wird.
Einstellungen für die elektronische Rechnung
Wie kann ich definieren, dass ein Kunde eine elektronische Rechnung erhält?
Ob ein Kunde eine elektronische Rechnung erhält, muss nicht gesondert definiert werden.
Handelt es sich bei dem Kunden um einen Firmenkunden, wird generell eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format ausgestellt.
Handelt es sich bei dem Kunden um einen Firmenkunden, wird generell eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format ausgestellt.
In folgenden Ausnahmefällen wird die elektronische Rechnung in einem anderen Format erstellt:
- Ist am Kunden im Feld "Leitweg-ID" ein Wert hinterlegt, erhält dieser eine Rechnung im Format XRechnung (UBL). Wird eine Rechnung im Format XRechnung benötigt, der Kunde hat jedoch keine Leitweg-ID, ist hier der Wert "00000000" zu hinterlegen.
- Ist eine Lieferantennummer bzw. GLN hinterlegt worden und es handelt sich um einen Kunden aus Österreich, wird automatisch eine Rechnung im Format ebInterface erzeugt.
Für Privatkunden wird generell keine elektronische Rechnung erzeugt.
Hinweis
 | Die elektronische Rechnung steht nur für den E-Mail-Versand und den Download zur Verfügung. Im Format ZUGFeRD ist die XML-Rechnung im PDF eingebettet, bei XRechnung und ebInterface werden für die PDF- und XML-Rechnung 2 Dokumente erzeugt. |
Wofür benötige ich die Lieferantennummer, Leitweg-ID bzw. GLN beim Kunden?
Diese Daten sind für die elektronische Rechnung (E-Rechnung) relevant. Gerade bei elektronischen Rechnungen an Bund und Länder wird von den jeweiligen Stellen diese Information benötigt, damit die Rechnung eindeutig einer Institution zugeordnet werden kann. Auch die GLN kann mitunter für die elektronische Rechnung erforderlich sein. Ob diese Daten benötigt werden bzw. welche Daten beim Kunden zu hinterlegen sind, wird vom Rechnungsempfänger vorgegeben.
Funktionen
Kann ich einen Kunden kopieren?
Nein, ein Kunde kann nicht kopiert werden.
Wie kann ich den Kunden ändern?
Ein Kunde kann entweder in der Kundenliste mit der Funktion "Bearbeiten" oder direkt in der Belegerfassung geändert werden.
Wird in der Belegerfassung ein Kunde eingegeben, erscheint eine Ergebnisliste sortiert nach den Eingaben. In dieser Ergebnisliste steht die Funktion "Bearbeiten" zur Verfügung. Wird die Funktion ausgeführt, öffnen sich die Kundenstammdaten und eine Änderung kann in diesem Fenster vorgenommen werden.
Sind zuvor Änderungen im Beleg vorgenommen worden, werden diese automatisch beim Ausführen der Funktion "Bearbeiten" in die Stammdaten übernommen und können direkt gespeichert werden.
Hinweis
| Änderungen der Kundenstammdaten werden auf bereits bestehende Belege nicht übernommen, sondern gelten erst für neue Belege. Ausnahme stellt hier die Änderung direkt aus dem Beleg dar. Wird direkt in der Belegerfassung das Bearbeiten eines Kunden geöffnet, werden die Änderungen auch auf den Beleg übernommen, aus welchem die Funktion aufgerufen worden ist. |
Kann ein Kunde gelöscht werden?
Ein Kunde kann mit der Funktion "Löschen" unwiderruflich gelöscht werden. Es erscheint die Abfrage, ob der Kunde tatsächlich gelöscht werden soll. Der Löschvorgang kann somit noch einmal abgebrochen werden.
Kunden mit vorhandenen Rechnungen (auch Entwürfen) werden nicht gelöscht, um so die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und den dazugehörigen Daten zu gewährleisten. Diese Kunden werden inaktiv gesetzt und können nicht mehr verwendet werden. Wird ein gelöschter oder inaktiver Kunde wieder benötigt, muss dieser neu angelegt werden.
Wo finde ich einen gelöschten/inaktiven Kunden?
Es gibt keine Liste für gelöschte bzw. inaktive Kunden. Ist ein Kunde gelöscht worden, muss dieser neu angelegt werden, wenn er wieder benötigt wird.
