my BMD Com Faktura: Kunden
Welche Vorteile es hat, einen Kunden fix in den Stammdaten zu erfassen - im Gegensatz zur Verwendung von Einmalkunden in der Belegerstellung - erfahren Sie in diesem Hilfedokument.
Allgemein
Grundsätzlich ist es nicht notwendig, Kunden für die Belegerstellung anzulegen.
In jedem Beleg besteht die Möglichkeit, die Informationen zum Kunden (Name, Anschrift etc.) manuell zu erfassen. Dies bedeutet jedoch auch, dass die Daten für jeden Beleg manuell erfasst werden müssen.
Wird für ein und denselben Kunden öfters ein Beleg (z. B. eine Rechnung) erstellt, empfehlen wir die Anlage des Kunden in den Stammdaten, um so die Belegerfassung zu erleichtern und effizienter zu gestalten.
In folgendem Video erfahren Sie, wie Sie einen Kunden anlegen, bearbeiten oder löschen können.
[Video]
Vorteile der Kundenanlage
Neben der leichteren und effizienteren Belegerfassung hat die Anlage der Kunden in den Stammdaten auch noch folgende Vorteile:
- Leichtere und genauere Auswertung der Kundenumsätze
Wird ein Kunde angelegt und in den Belegen verwendet, ist eine eindeutige Zuordnung der Belege möglich, wodurch in weiterer Folge Umsatzauswertungen erstellt werden können.
Werden die Belege ohne angelegte Kunden erfasst, fehlt die eindeutige Zuordnung, wodurch eine Umsatzauswertung je Kunde nicht mehr möglich ist. - Reduktion von Fehlern bei Kundendaten in der Belegerfassung
Da am Kunden bereits die entsprechenden Daten hinterlegt sind, wird verhindert, dass am Beleg die falschen Daten angeführt werden.
Trotzdem besteht die Möglichkeit, am Beleg sowohl die Adressdaten als auch die Zahlungskonditionen manuell abzuändern. - Rechtskonforme Rechnung für Geschäftskunden
Gewisse Kundendaten (z. B. UID-Nummer) können nur in den Stammdaten, nicht aber am Beleg selbst erfasst werden. Somit ist es speziell für Geschäftskunden notwendig, dass diese in den Stammdaten erfasst werden. - Elektronische Rechnungslegung
Die Ausstellung elektronischer Rechnungen (XML) ist nur für in den Stammdaten erfasste Kunden möglich. Für eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung sind gewisse Stammdaten zu erfassen, die in der Belegerfassung nicht hinterlegt werden können. - Optimierung des Buchhaltungsprozesses
Werden Kunden in den Stammdaten erfasst, ist es möglich, je Kunde eine Mahnung zu erstellen. Sämtliche Rechnungen, die nicht auf einen expliziten Kunden ausgestellt werden, werden für die Buchhaltung auf ein Sammelkonto gebucht. Auch wenn die Adressdaten der Rechnung an die Buchhaltung übergeben werden, ist eine getrennte Mahnung je Rechnungsadresse nicht möglich.
Auch eine Bankeinzugsverbuchung ist nur für angelegte Kunden möglich.
Beispiel
 | Als Fotografin biete ich für Kindergärten und Schulen als Dienstleistung die Jahrbuchfotografie an. Da diese Dienstleistung immer wieder von den gleichen Schulen und Kindergärten gebucht wird, lege ich diese als eigene Kunden in den Stammdaten an. Zusätzlich ist es in Österreich verpflichtend, die Rechnungen an öffentliche Stellen als XML im Unternehmensportal hochzuladen. Durch die entsprechenden Einstellungen am Kundenstamm wird diese elektronische Rechnung als XML automatisch erstellt und ich kann das File ohne Weiteres im Portal hochladen. |
Kunden
Wo die Stammkunden aufgerufen werden und welche Kundenstammdaten hinterlegt werden können, wird in den folgenden Kapiteln beschrieben.
Liste der Kunden
Die Verwaltung der Kunden erfolgt im Bereich "Kunden", der über die Menüleiste geöffnet wird.
Hier werden sämtliche Kunden aufgelistet, die bereits in den Stammdaten erfasst worden sind.
Innerhalb der Liste ist eine auf- bzw. absteigende Sortierung der Daten mittels Klick auf die Spaltenüberschriften möglich. Die Sortierung ist erkennbar am entsprechenden Pfeil neben der Spaltenüberschrift.
Zusätzlich ist es möglich, nach dem Kundennamen zu suchen bzw. die Liste danach zu filtern.
Die Filterung der Kunden auf Basis des Suchfeldes kann mit der Funktion "Zurücksetzen" wieder zurückgesetzt werden, um somit die komplette Liste angezeigt zu bekommen.
Kundenstammdaten
Die Kundenstammdaten stellen die Basis für die Vorschlagswerte in der Belegerfassung dar.
Wird ein neuer Kunde angelegt bzw. ein bestehender bearbeitet, öffnen sich die Kundenstammdaten und es können die gewünschten Einstellungen bzw. Änderungen vorgenommen werden.
Die Kundenstammdaten teilen sich in die folgenden Bereiche auf. Diese sind unterschiedlich, je nachdem ob es sich um einen Geschäftskunden (Firma) oder eine Privatperson handelt.
Basisdaten
Bei den Basisdaten handelt es sich um die allgemeinen Adressdaten des Kunden. Zusätzlich wird hier die Auswahl getroffen, ob es sich um einen Privat- oder Geschäftskunden handelt.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
| Firma | Handelt es sich um einen Geschäftskunden, ist diese Ausprägung zu aktivieren. |
Privatperson | Handelt es sich um eine Privatperson, ist diese Ausprägung zu aktivieren. Die Daten, die hinterlegt werden können, ändern sich entsprechend. |
Firmenname | Bei Firmenkunden ist hier der genaue Firmenwortlaut zu hinterlegen, der auf den Belegen angeführt werden soll. Bei diesem Feld handelt es sich um ein Pflichtfeld, das befüllt werden muss. |
Zusatzname | Für manche Unternehmen ist der Firmenname nicht ausreichend, da der Beleg z. B. an eine spezielle Abteilung etc. ausgestellt werden muss. Diese Daten werden im Feld "Zusatzname" hinterlegt. Der Zusatzname wird auf den Belegen in der Adresszeile unterhalb des Firmennamen angedruckt. |
Vorname | Dieses Feld ist nur bei Privatpersonen ersichtlich. Hier wird der Vorname und ggf. der Titel vorne (z. B. "Dr.") des Kunden hinterlegt. |
Nachname | Auch dieses Feld ist nur bei Privatpersonen ersichtlich. Hier wird der Nachname und ggf. der Titel hinten (z. B. "B.A.") des Kunden hinterlegt. Bei diesem Feld handelt es sich um ein Pflichtfeld, das befüllt werden muss. |
Straße | Hinterlegen Sie hier die Straße und Hausnummer des Kunden. |
Ort und PLZ | Hier können Sie entweder den Ort oder die Postleitzahl der Kundenadresse hinterlegen. Unabhängig davon, welcher Wert in diesem Feld eingegeben wird, werden immer Postleitzahl und Ort in den Stammdaten und auf den Belegen angeführt. |
Land | Das Land befüllt sich automatisch, wenn ein Ort oder eine Postleitzahl ausgewählt worden ist. Ansonsten kann das Land der Kundenadresse auch manuell gewählt werden. |
UID | Dieses Feld ist nur für Firmenkunden ersichtlich. Hier ist die UID-Nummer des Kunden zu hinterlegen. |
Unternehmens-ID Schweiz | Dieses Feld ist nur für Firmenkunden ersichtlich, die eine Adresse in der Schweiz haben. Schweizer Unternehmen haben im Gegensatz zu europäischen Unternehmen keine UID, sondern eine Steuernummer, die auf den Belegen angeführt werden muss. Diese ist im Feld "Unternehmens-ID Schweiz" zu hinterlegen. |
E-Mail | Hier kann die E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegt werden. Diese Adresse wird auch als Vorschlagswert für den Versand der Belege per E-Mail verwendet. |
Telefon | In diesem Feld kann die Telefonnummer des Kunden hinterlegt werden. |
Notiz | In der Notiz können allgemeine Informationen zum Kunden hinterlegt werden, die nicht auf den Belegen angeführt werden. |
Kontakte
Dieser Bereich ist nur für Geschäftskunden (Ausprägung "Firma") ersichtlich.
Hier können weitere Kontaktpersonen des Kunden hinterlegt werden. Zusätzlich kann definiert werden, ob eine Kontaktperson in der Zu-Handen-Zeile am Beleg angedruckt werden soll.
Sobald die Funktion 
"Neue Ansprechperson" ausgewählt worden ist, werden die folgenden Felder für die Neuanlage der Kontaktpersonen eingeblendet:
"Neue Ansprechperson" ausgewählt worden ist, werden die folgenden Felder für die Neuanlage der Kontaktpersonen eingeblendet:Anrede | Hier kann eine Anrede (z. B. Frau) für die Person ausgewählt werden. |
Titel | Hier kann ein Titel vorne (z. B. "Dr.") für die Kontaktperson hinterlegt werden. |
| Vorname | Hier kann der Vorname der Kontaktperson hinterlegt werden. |
Nachname | Der Nachname der Kontaktperson wird hier hinterlegt. |
Titel nachgestellt | Hat die Kontaktperson einen Titel, der dem Namen nachgestellt ist (z. B. "B. A."), kann dieser hier ausgewählt werden. |
E-Mail | Hier kann die E-Mail-Adresse der Kontaktperson hinterlegt werden. |
Telefon | Die Telefonnummer der Kontaktperson kann über dieses Feld hinterlegt werden. |
Hauptansprechperson | Mit diesem Feld kann definiert werden, ob die Kontaktperson der Hauptansprechpartner ist und in der Zu-Handen-Zeile am Beleg angedruckt werden soll. Werden mehrere Ansprechpartner angelegt, kann dieses Feld nur bei einer Kontaktperson aktiviert werden. |
Rechnungsoptionen
Im Bereich der Rechnungsoptionen können sowohl für Privat- als auch Firmenkunden Vorgaben wie z. B. Zahlungskonditionen hinterlegt werden.
Zusätzlich können für Firmenkunden relevante Daten für die E-Rechnung (elektronische Rechnung) hinterlegt werden.
Auch hier unterscheiden sich die Felder wieder zwischen Firmen- und Privatkunden, da die Elektronische Rechnung als Beispiel nur für Firmenkunden relevant ist.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Zahlungskonditionen
Bei den Zahlungskonditionen können Vorschlagswerte für die Belegerfassung zum jeweiligen Kunden hinterlegt werden. Diese können in der Belegerfassung noch einmal geändert werden.
| Zahlungsziel (Tage) | Hier kann ein Zahlungsziel für die Nettofälligkeit der Rechnung hinterlegt werden. Wird kein Zahlungsziel hinterlegt, wird auf der Rechnung "Sofort nach Erhalt der Rechnung" als Zahlungsinformation angeführt. |
Skonto (%) | Soll dem Kunden ein Skonto gewährt werden, kann hier der entsprechende Prozentsatz hinterlegt werden. |
Skonto (Tage) | Über dieses Feld wird definiert, innerhalb von wie vielen Tagen nach Rechnungserstellung der Kunde das definierte Skonto abziehen darf. |
Bankverbindung
Hier kann die Bankverbindung des Kunden hinterlegt werden. Diese kann in weiterer Folge für den Bankeinzug - bei vorhandener FIBU-Lizenz - verwendet werden.
| IBAN | Hinterlegen Sie hier die IBAN Ihres Kunden. Alle weiteren Bankverbindungsdaten wie die Bank, der BIC etc. werden automatisch im Hintergrund ermittelt. Sollte die IBAN falsch eingegeben werden, erscheint der entsprechende Hinweis. |
E-Rechnung
Diese Felder werden nur bei Geschäftskunden (Ausprägung "Firma") eingeblendet und sind für die elektronische Rechnungslegung relevant. Die Daten erhalten Sie direkt von Ihrem Kunden.
| Lieferantennummer | Hier hinterlegen Sie die Lieferantennummer, unter der Sie bei Ihrem Kunden geführt werden. Handelt es sich bei Ihrem Kunden um ein Unternehmen mit Sitz in Österreich und Sie hinterlegen hier eine Lieferantennummer, wird automatisch eine elektronische Rechnung (XML) im Format "ebInterface" erstellt. Dabei handelt es sich um das österreichische Format, das u. a. vom Bund vorgegeben wird. |
GLN | Hat Ihr Kunde eine GLN und verlangt, dass diese auf der elektronischen Rechnung anzuführen ist, kann diese hier hinterlegt werden. Wird die GLN für einen Kunden mit Sitz in Österreich hinterlegt, wird die elektronische Rechnung ebenfalls im Format "ebInterface" erstellt. |
Leitweg-ID | Handelt es sich bei Ihrem Kunden um ein Unternehmen im deutschen Bund, kann es sein, dass die Leitweg-ID auf den elektronischen Rechnungen anzuführen ist. Wird hier die Leitweg-ID hinterlegt, wird davon ausgegangen, dass es sich um eine Rechnung an den Bund handelt und es wird automatisch eine elektronische Rechnung (XML) im Format "XRechnung" erstellt. Hat Ihr Kunde keine Leitweg-ID, benötigt die Rechnung jedoch trotzdem im Format "XRechnung", ist in diesem Feld der Wert "00000000" zu hinterlegen. |
Grundlegende Informationen zur elektronischen Rechnung in der my BMD Faktura finden Sie unter my BMD Com Faktura: Elektronische Rechnung.Weitere Informationen zum Thema Kunden
Weitere Informationen zu z. B. der Kundenanlage und Fragen, die regelmäßig zum Thema Kunden gestellt werden, finden Sie in den folgenden Dokumenten:
Kunden | Die Neuanlage, Bearbeitung und das Löschen von Kunden wird in diesem Dokument genau beschrieben.
FAQ | Häufig gestellte Fragen zum Thema "Kunden"
Lernvideo: