my BMD Com Faktura: Elektronische Rechnung

Wie eine elektronische Rechnung (XML) erstellt wird und welche Einstellungen dafür notwendig sind, wird in diesem Hilfedokument beschrieben.

Eine elektronische Rechnung (XML) ist eine Rechnung, die nicht als PDF- oder Papierrechnung, sondern in einem strukturierten Datenformat, meist XML (Extensible Markup Language) übermittelt wird.

Der große Vorteil: Die Inhalte wie Betrag, Rechnungsnummer oder Zahlungsfrist sind in klar definierten Feldern gespeichert. Dadurch können Computerprogramme die Daten automatisch auslesen, prüfen und weiterverarbeiten, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.

XML-Rechnungen werden besonders im öffentlichen Sektor und in großen Unternehmen verwendet bzw. gefordert.

In diesem Kapitel werden die unterschiedlichen XML-basierten E-Rechnungsformate kurz beschrieben.

Der Aufbau und Inhalt der unterschiedlichen Formate ist für die Faktura fix definiert und kann nicht angepasst werden.

Bei diesem Format handelt es sich um ein Standardformat, das in Österreich speziell im öffentlichen Sektor verpflichtend ist.

Es handelt sich um ein reines XML-Format ohne PDF-Dokument.

Dieses ist streng strukturiert, damit Behörden die Daten sicher automatisch verarbeiten können.

Hierbei handelt es sich um das Standardformat, das in Deutschland speziell im öffentlichen Sektor verpflichtend ist.

Es handelt sich um ein reines XML-Format ohne PDF-Dokument.

Dieses Format kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei.

Speziell für Unternehmen ist dieses Format praktisch, da ein lesbares PDF mit maschinell auswertbaren Daten kombiniert wird.

Hinweis 

An der Umsetzung der elektronischen Rechnung wird aktuell noch gearbeitet. Diese steht Ihnen in Zukunft zur Verfügung.

Ob eine elektronische Rechnung erzeugt wird, hängt lediglich von den Kundenstammdaten ab.

Wird ein Kunde als Firmenkunde angelegt und im Reiter Rechnungsoptionen im Bereich "E-Rechnung" werden die entsprechenden Felder befüllt, erhält dieser eine Rechnung im jeweiligen XML-Format.

Hinweis 

Handelt es sich bei dem Firmenkunden um einen Kunden im öffentlichen Sektor, wird auf Basis der Kundeneinstellungen entschieden, in welchem Format die Rechnung erzeugt wird. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Elektronische Rechnung an Behörden.

Damit eine elektronische Rechnung erzeugt wird, muss ein Kunde in den Stammdaten angelegt und dieser in der Belegerfassung verwendet werden.

Dieser Kunde muss in den Basisdaten als "Firma" definiert werden.

Achtung! 

Sämtliche elektronischen Rechnungsformate verlangen eine E-Mail-Adresse des Kunden, damit die Datei gültig ist. Hinterlegen Sie somit bei jedem Firmenkunden eine E-Mail-Adresse, um dies gewährleisten zu können. Es erfolgt jedoch beim Speichern der Kundendaten keine Prüfung auf dieses Feld. Sie können somit auch einen Kunden anlegen, ohne eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Sollten Sie von Ihrem Kunden die Rückmeldung erhalten, dass die elektronische Rechnung ungültig/nicht valide ist, prüfen Sie, ob eine E-Mail-Adresse am Kundenstamm hinterlegt ist.

Im Bereich "Rechnungsoptionen" gibt es die Felder für die E-Rechnung.

Folgende Felder sind ausschlaggebend für die Ermittlung des jeweiligen XML-Formats:

Handelt es sich um einen Firmenkunden mit Sitz in Österreich und es wird eine Lieferantennummer hinterlegt, wird automatisch eine XML-Rechnung im Format "ebInterface" erzeugt.

Handelt es sich um einen Firmenkunden mit Sitz in Deutschland und es wird eine Leitweg-ID hinterlegt, wird automatisch eine XML-Rechnung im Format "XRechnung" erzeugt.

Hat Ihr Kunde eine GLN und verlangt, dass diese in der XML-Rechnung angeführt werden soll, ist diese hier zu hinterlegen. Dieses Feld ändert jedoch die Ermittlung des jeweiligen Formats nicht.

Hinweis 

Für Firmenkunden mit Sitz in Deutschland wird im Standard immer eine XML-Rechnung erstellt. Die Rechnung wird immer im Format "ZUGFeRD" erzeugt, es sei denn, es ist eine Leitweg-ID hinterlegt. Für Firmenkunden mit Sitz in Österreich wird nur dann eine XML-Rechnung erstellt, wenn eine Lieferantennummer hinterlegt ist. Da es in allen anderen Ländern im Moment noch keine gesetzliche Verpflichtung für die Ausstellung einer XML-Rechnung gibt, werden für diese Kunden keine XML-Rechnungen erstellt.

In der Belegerfassung sind für die elektronische Rechnungslegung zwei Punkte zu beachten:

Nur wenn ein Kunde aus den Stammdaten ausgewählt wird und es sich dabei um einen Firmenkunden handelt, wird eine elektronische Rechnung erzeugt. Hinterlegen Sie in den Empfängerdaten lediglich die Namens- und Adressdaten, wird davon ausgegangen, dass es sich um eine Privatperson handelt und es wird keine elektronische Rechnung (XML) erzeugt. Ebenso verhält es sich, wenn Sie einen Kunden aus den Stammdaten verwenden, der als Privatperson angelegt ist.

Es kann vorkommen, dass Ihr Kunde verlangt, dass seine Bestellnummer auf der Rechnung anzuführen ist. In diesem Fall hinterlegen Sie diese im Feld "Externe Referenz / Auftragsnummer" im Bereich der "Belegdaten".

Der restliche Ablauf mit Abschluss der Rechnung ist ident und wird im Dokument my BMD Com Faktura: Beleg erstellen genau beschrieben.

 

Mit Abschluss des Belegs wird sowohl für den E-Mail-Versand als auch für den Download die Rechnung im jeweiligen XML-Format erzeugt und ggf. zusätzlich die PDF-Rechnung (bei den Formaten "ebInterface" und "XRechnung").