my BMD Com Faktura: Beleg erstellen
Wie ein neuer Beleg erstellt werden kann und was dabei zu beachten ist, wird in diesem Hilfedokument Schritt für Schritt beschrieben.
Allgemein
Unternehmen stellen die unterschiedlichsten Belege an ihre Endkunden aus. Diese bilden auch in der Faktura die Basis für die diversen Geschäftsaktivitäten. Wie diese erstellt werden können und welche weiteren Funktionen bei der Belegerfassung relevant sind, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.
In folgendem Video erhalten Sie alle relevanten Informationen zur Belegerstellung am Beispiel einer Rechnung.
Belegtypen
Im ersten Schritt ist es relevant auszuwählen, welcher Belegtyp erstellt werden soll.
Die Belegtypen unterscheiden sich in den angeführten Daten, da es einerseits unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen, andererseits aber auch unterschiedliche Anforderungen an den Beleg gibt. Zusätzlich sind auch die verfügbaren Funktionen und die Status der Belege unterschiedlich.
Ausgewählt werden können die Belegtypen "Auftragsbestätigung", "Rechnung" und "Gutschrift". In weiterer Folge werden auch die Typen "Angebot" und "Lieferschein" zur Verfügung stehen.
Neuen Beleg erstellen
Neue Belege können auf zwei Wege erstellt werden:
- aus der Liste der Belege
- direkt aus dem Dashboard
Beleg aus der Liste der Belege erstellen
Für das Erstellen eines neuen Beleges steht Ihnen im rechten Bereich der Liste der Belege ein Button mit der Funktion "Rechnung erstellen" zur Verfügung.
Möchten Sie direkt eine Rechnung erstellen, können Sie die Erfassung direkt mit Klick auf diesen Button starten.
Soll ein anderer Belegtyp erstellt werden, haben Sie neben der Funktion "Rechnung erstellen" einen Pfeil-Button, mit dem der gewünschte Belegtyp ausgewählt und die Erfassung direkt gestartet werden kann.
Beleg aus dem Dashboard erstellen
Die Belegerfassung kann für den Belegtyp "Rechnung" auch direkt aus dem Dashboard gestartet werden.
Hier stehen Ihnen die Funktionen "Rechnung erstellen" zur Verfügung.
Mit Ausführen der jeweiligen Funktion öffnet sich direkt die Belegerfassung zum jeweiligen Typ.
Belegdaten
Um einen Beleg zu erstellen, ist es notwendig, gewisse Belegdaten zu hinterlegen.
Diese sind teilweise je Belegtyp unterschiedlich und werden in den folgenden Kapiteln genauer beschrieben.
Empfängerdaten
Die Empfängerdaten sind für alle Belegtypen identisch und betreffen die Daten des Kunden, an den der Beleg ausgestellt werden soll.
Folgende Felder stehen in diesem Bereich zur Verfügung:
| Kunde | Hier wird der Name (Vor- und Nachname oder Firmenname) des Kunden hinterlegt. Mit Eingabe der ersten Buchstaben öffnen sich die Suchergebnisse der bereits angelegten Kunden.  Nähere Informationen zu Kunden finden Sie in der Themenhilfe my BMD Com Faktura: Kunden. Ist es nicht gewünscht, dass ein bestehender Kunde verwendet bzw. ein neuer angelegt werden soll, kann der Name auch als reiner Text hinterlegt werden.
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Ansprechperson | Soll der Beleg an eine spezielle Person adressiert werden (Zu-Handen-Zeile im Adressblock), kann diese hier manuell hinterlegt werden. Bei angelegten Kunden empfehlen wir die Hinterlegung der Kontakte direkt in den Stammdaten, damit diese automatisch ermittelt werden können. | ||
Adresse | Hier wird die Straße und die Hausnummer des Kunden hinterlegt. Wird ein angelegter Kunde ausgewählt, wird die Adresse automatisch ermittelt, kann jedoch manuell für den einen Beleg geändert werden. | ||
Ort und PLZ | Über dieses Feld kann der Ort oder auch die Postleitzahl des Kunden eingegeben werden. In beiden Fällen wird sowohl der Ort als auch die Postleitzahl angezeigt und kann ausgewählt werden. Bei angelegten Kunden werden auch diese Adressdaten automatisch ermittelt und können für den einzelnen Beleg noch einmal manuell abgeändert werden. |
Ob in den Empfängerdaten ein Kunde aus den Stammdaten ausgewählt worden ist oder ob manuelle Adressdaten hinterlegt worden sind, ist ersichtlich, sobald der Fokus im Feld "Kunde" steht und sich die Ergebnisliste öffnet.
Ist ein bestehender Kunde ausgewählt worden, wird der Name in der Ergebnisliste angezeigt und die Funktion "Bearbeiten" steht zur Verfügung. Zusätzlich wird über das Häkchen angezeigt, dass der Kunde ausgewählt worden ist.
Sind manuelle Adressdaten hinterlegt, steht in der Ergebnisliste die Funktion "Kunde anlegen" zur Verfügung und der Kundenname wird in der Ergebnisliste nicht extra angeführt.
Allgemeine Belegdaten
Bei den allgemeinen Belegdaten gibt es Unterschiede zwischen den einzelnen Belegtypen, da nicht alle Daten auf allen Belegtypen benötigt werden bzw. hinterlegt werden können.
Für alle Belegtypen relevant
Folgende Felder sind bei allen Belegtypen ersichtlich und können verwendet werden:
| Lieferung/Leistung | Hier kann ausgewählt werden, ob es sich um einen Beleg zu einer Lieferung (Produkte) oder Leistung (Dienstleistung) handelt. Je nachdem, welche Ausprägung hier gewählt wird, verändert sich das Feld "Lieferdatum/Leistungszeitraum". Für alle Belegtypen stehen folgende Ausprägungen zur Verfügung:
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Lieferdatum/Leistungszeitraum | Wird im Feld "Lieferung/Leistung" die Ausprägung "Lieferdatum" gewählt, können Sie in diesem Feld ein fixes Datum für den Liefertermin hinterlegen. Über das Kalendersymbol können Sie den Kalender öffnen und das gewünschte Datum auswählen.  Ist die Ausprägung "Leistungszeitraum" gewählt worden, können Sie ein "Datum von" und "Datum bis" hinterlegen. Über das Kalendersymbol können Sie den Kalender öffnen und hier den gewünschten Zeitraum auswählen.  Wird die Ausprägung "Liefer-/Leistungsdatum = Rechnungsdatum" gewählt, ist dieses Feld schreibgeschützt und kann nicht verändert werden.  In diesem Fall wird am Beleg der fixe Text "Liefer-/Leistungsdatum = Rechnungsdatum" angeführt. Hinweis
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Externe Referenz/Auftragsnummer | Hier können Sie bei Bedarf die Bestelldaten Ihres Kunden (z. B. Bestellnummer) hinterlegen. Diese wird als Information am Beleg angedruckt. | ||
Zahlungsziel in Tagen | Mit diesem Feld können Sie das Zahlungsziel für die Rechnung hinterlegen. Diese Anzahl an Tagen wird für den Zahlungskonditionstext auf allen Belegen verwendet und zusätzlich für die FIBU für die Fälligkeit der Rechnung herangezogen. Beispiel
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Skonto | Über dieses Feld können Sie die Zusatzeingaben für das Skonto aktivieren. Mit Klick auf das Feld wird das Skonto aktiviert und die Felder "Skonto %" und "Skonto Tage" werden eingeblendet.   Wird das Skonto aktiviert und Sie hinterlegen einen Prozentsatz und die entsprechenden Tage, wird als Zahlungskonditionstext "Zahlbar innerhalb von x Tagen abzüglich x % Skonto, x Tage ohne Abzug." angeführt. Beispiel
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Skonto % | Mit Aktivierung des Skontos können Sie in diesem Feld den Skonto-Prozentsatz hinterlegen, den Sie Ihrem Kunden gewähren. | ||
Skoto Tage | Über dieses Feld wird definiert, für wie viele Tage nach Erhalt der Rechnung sich Ihr Kunde das Skonto von der Rechnung abziehen darf. |
Allgemeine Einstellungen zum Beleg
Im rechten Bereich der Belegerfassung haben Sie die Möglichkeit, die folgenden allgemeinen Einstellungen zum Beleg vorzunehmen.
Belegdatum
Das Belegdatum ist jenes Datum, das am Ausdruck angeführt wird (z. B. Rechnungsdatum). Hier wird bei der Neuanlage eines Belegs automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Dieses kann manuell angepasst werden.
Sie können im Feld "Belegdatum" entweder das Datum manuell hinterlegen oder über das Kalendersymbol den Kalender öffnen und das gewünschte Datum auswählen.
Steuerliche Art des Belegs
Die steuerliche Art des Belegs definiert, welche Steuer für die Produkte/Dienstleistungen herangezogen wird.
Welche steuerlichen Arten des Belegs angezeigt werden bzw. zur Verfügung stehen, hängt von Ihren Firmeneinstellungen ab.
Bei Kleinunternehmen bzw. steuerbefreiten Unternehmen wird hier die entsprechende Information angezeigt und die steuerliche Art des Belegs kann nicht geändert werden.
Bei steuerpflichtigen Unternehmen lautet der generelle Vorschlagswert "Standardsteuersatz". Dabei wird der Standardsteuersatz des eigenen Unternehmenssitzes für die Positionen vorgeschlagen, es sei denn, es ist am Artikel ein anderer Steuersatz definiert.
Beispiel
 | In Österreich ist der Standardsteuersatz 20 %. Es wird eine Position ohne fix angelegten Artikel erfasst. Für diese Position wird automatisch der Steuersatz von 20 % auf der Position vorgeschlagen. Beim Artikel "Mineralwasser" wurde ein Steuersatz von 10 % hinterlegt. Wird nun dieser für die nächste Position verwendet, wird der Steuerprozentsatz des Artikels (10 %) vorgeschlagen. |
Hat Ihr Unternehmen seinen Firmensitz in Österreich oder Deutschland und Sie erstellen einen Beleg an einen Geschäftskunden aus der EU, der nicht in Ihrem Firmenland ansässig ist, können Sie beim Feld "Steuerliche Art des Belegs" zwischen der Ausprägung "IG-Lieferung" bzw. "IG-Leistung" wählen.
Mit Auswahl einer der Ausprägungen werden die Prozentsätze der Position automatisch auf 0 % gestellt und es wird bei der Belegart "Rechnung" zusätzlich der relevante Steuertext für innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Leistungen ermittelt.
Bei Geschäftskunden aus dem Drittland (EU-Ausland) wird ebenfalls der Prozentsatz auf 0 % geändert und der Steuertext für eine Auslandslieferung ermittelt.
Ändert sich die steuerliche Art des Belegs aufgrund der nachträglichen Änderung des Kunden, erscheint die entsprechende Hinweismeldung: "Die Steuersätze haben sich geändert! Hinweis: Durch die Änderung des Kunden am Beleg wurden die Steuersätze der betroffenen Position(en) geändert. Bitte überprüfen Sie diese auf ihre Richtigkeit."
Diese Meldung erscheint bei einer Änderung des Kunden nur dann, wenn bereits Positionen am Beleg erfasst worden sind. Prüfen Sie unbedingt die hinterlegten Steuersätze der Positionen auf deren Richtigkeit.
Beispiel
| Ihr Unternehmenssitz ist in Österreich. Bei Ihrem Kunden handelt es sich um einen Geschäftskunden mit Sitz in Deutschland, bei dem in den Stammdaten die Ausprägung "Firma" gewählt und zusätzlich die UID-Nummer hinterlegt worden ist. In der Belegerfassung wurde im Feld "Steuerliche Art des Belegs" nun die Ausprägung "IG-Lieferung" ausgewählt. Die Positionserfassung erfolgt mit einem Steuersatz von 0 % und der Steuertext für die IG-Lieferung wird auf der Rechnung ermittelt. Handelt es sich bei Ihrem Kunden um einen Geschäftskunden mit Sitz in Österreich, wird die Ausprägung "Standardsteuersatz" angeführt und kann nicht geändert werden. In der Positionserfassung wird der Standardsteuersatz von 20 % bzw. der hinterlegte Steuersatz des Artikels vorgeschlagen. Bei einem Geschäftskunden in der Schweiz wird "Drittland" angeführt und kann nicht verändert werden. In der Positionserfassung wird der Steuersatz von 0 % und der Steuertext für die Ausfuhrlieferung ermittelt. |
Hinweis
 | Das Feld "Steuerliche Art des Belegs" ist nur in Abhängigkeit mit den Kundenstammdaten zu ändern. Nur bei Geschäftskunden steht die Änderungsmöglichkeit zur Verfügung. Da zusätzlich die UID-Nummer bzw. die Steuernummer bei Schweizer Kunden geprüft wird, ist die richtige Belegerstellung nur für Kunden möglich, die in den Stammdaten erfasst worden sind. |
Einleitungstext
Möchten Sie Ihrem Kunden noch zusätzliche Informationen zum Beleg mitteilen, die vor den Positionsdaten angeführt werden sollen, können Sie diese Informationen über den Einleitungstext erfassen.
Positionsdaten
Über die Positionsdaten definieren Sie die Produkte und Dienstleistungen, die am Beleg angeführt werden sollen.
Sie haben hier die Möglichkeit, die Daten manuell zu erfassen oder auch auf die Artikel in den Stammdaten zurückgreifen.
Mit Neuanlage eines Belegs wird automatisch eine Position angeführt, in der die entsprechenden Daten erfasst werden.
Möchten Sie mehrere Positionen erfassen, können Sie mit der Funktion "Position hinzufügen" beliebig viele Positionen ergänzen.
Starten Sie die Positionserfassung, indem Sie im ersten Feld die gewünschte Bezeichnung eingeben. Gibt es bereits vorhandene Artikelstammdaten zu dieser Bezeichnung, werden diese in der Ergebnisliste angezeigt und können ausgewählt werden.
Hinweis
| Die Artikelsuche erfolgt lediglich auf Basis der Bezeichnung. Eine Suche auf Basis der Artikelnummer ist nicht vorgesehen. |
Sie haben natürlich auch die Möglichkeit, nur einen Text einzugeben, ohne auf bestehende Artikel zurückzugreifen.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, direkt einen neuen Artikel anzulegen. Weitere Informationen zur Artikelanlage finden Sie unter my BMD Com Faktura: Artikel anlegen.
Wählen Sie einen bestehenden Artikel aus, werden die Daten wie Einheit, Preis und Steuer aus den Stammdaten übernommen und können bei Bedarf für den jeweiligen Beleg geändert werden.
Ist am Artikel eine Beschreibung hinterlegt worden, wird diese ebenfalls bei der Position angezeigt und in weiterer Folge am Beleg angeführt.
Sie haben auch mit Auswahl eines Artikels zusätzlich die Möglichkeit, die Daten für den jeweiligen Beleg abzuändern bzw. zu erweitern, indem Sie die gewünschten Informationen in der Artikelbezeichnung oder -beschreibung ergänzen.
Auch die Einheit, der Preis sowie die Steuer können wenn gewünscht geändert werden.
Hinweis
| Wird eine Position erfasst, ohne auf Artikelstammdaten zurückzugreifen, sind die Daten wie die Einheit, der Preis und die Steuer manuell zu erfassen. Als Einheit wird für neue Positionen immer die Standardeinheit "Stück" und als Steuer immer der Standardsteuersatz jenes Landes vorgeschlagen, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist. Der Preis ist - abhängig davon, ob Sie Brutto- oder Nettobelege verwenden - entweder als Bruttopreis oder als Nettopreis zu hinterlegen. |
Achtung!
 | Wählen Sie einen bestehenden Artikel in der Belegerfassung aus und ergänzen Sie danach einen zusätzlichen Text zur Artikelbezeichnung, wird davon ausgegangen, dass es sich nicht mehr um denselben Artikel handelt, sondern um eine manuelle Position. Möchten Sie jedoch den in den Stammdaten angelegten Artikel verwenden und nur weitere Informationen an den Kunden weitergeben, nutzen Sie bitte den Beschreibungstext. Werden hier weitere Daten erfasst, wird der eigentliche Artikel in der Belegerfassung verwendet und in weiterer Folge auch in der Umsatzstatistik berücksichtigt. Bedenken Sie, bei einer manuellen Position wird der Umsatz keinem fixen Artikel zugeordnet und kann somit nicht eindeutig ausgewertet werden. Zusätzlich werden keine Buchungsinformationen auf Basis der Schlagwörter übergeben, wenn eine manuelle Position verwendet wird. Ob bei einer Position ein Artikel aus den Stammdaten ausgewählt worden ist oder ob es sich um eine manuelle Position handelt, kann geprüft werden, indem der Fokus im Feld "Position" steht und sich die Ergebnisliste öffnet. Ist ein Artikel ausgewählt worden, wird dieser in der Ergebnisliste angezeigt und die Funktion "Bearbeiten" ist verfügbar. Zusätzlich wird über das Häkchen dargestellt, dass der Artikel ausgewählt worden ist.  Ist eine manuelle Position angelegt worden, wird der Text in der Ergebnisliste nicht angezeigt und es steht nur die Funktion "Neu anlegen" zur Verfügung.  |
Für jede Position kann ein Rabatt erfasst werden, der dem Kunden gewährt werden soll. Im Bereich der Positionen ist der Rabatt als Prozentsatz zu hinterlegen. Details zur Erfassung von Rabatten finden Sie unter my BMD Com Faktura: Rabatte erfassen.
Hinweis
| Das Feld "Steuer" ist nur dann in der Belegerfassung ersichtlich, wenn Ihr Unternehmen steuerpflichtig ist. Sind Sie steuerbefreit bzw. Kleinunternehmer, wird weder in den Positionen noch im Summenbereich die Steuer angeführt.   |
Position löschen
Ist eine Position versehentlich angelegt worden und soll gelöscht werden, ist dies über die Funktion "Löschen" im rechten Bereich der jeweiligen Position möglich.
Hinweis
| Mit Ausführen der Funktion wird die Position unwiderruflich gelöscht. Ausnahme ist, wenn Sie den Beleg mit der Funktion "Speichern" vor dem Löschen gespeichert haben, aber die Änderung (das Löschen) noch nicht. In diesem Fall können Sie aus der Belegerfassung mit "Zurück" aussteigen und den Beleg noch einmal neu öffnen. |
Reihenfolge der Positionen ändern
Soll die Reihenfolge der Positionen geändert werden, ist dies durch einfaches Verschieben der Position möglich.
Nutzen Sie dafür die Funktion für das Verschieben bei der gewünschten Position.
Die Position kann mittels Drag & Drop an die gewünschte Stelle geschoben werden.
Beispiel
| Die letzte Position des Belegs soll an zweiter Stelle angeführt werden.  Es wird die Position markiert und mit "Verschieben" an die zweite Stelle verschoben.   |
Gesamtrabatt
Soll für den Beleg ein Gesamtrabatt gewährt bzw. der Gesamtbetrag reduziert werden, kann dies über die Funktion "Gesamtrabatt hinzufügen" definiert werden.
Weitere Informationen finden Sie unter my BMD Com Faktura: Rabatte erfassen.
Summendaten
Unterhalb der Positionen werden die Summendaten des Belegs angeführt.
Wie die Daten angeführt werden, ist davon abhängig, ob Sie Brutto- oder Nettobelege erstellen.
Bruttobelege
Bei Bruttobelegen wird zuerst der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer angeführt und darunter die darin enthaltene Steuer.
Ist ein Gesamtrabatt erfasst worden, wird dieser ebenfalls in den Summendaten ausgewiesen.
Nettobelege
Bei Nettobelegen wird im Summenbereich zuerst die Zwischensumme (netto) angeführt, danach die Steuer und darunter der Gesamtbetrag.
Auch bei diesen Belegen wird ein Gesamtrabatt im Summenbereich ausgewiesen.
Hinweis
| Bei steuerbefreiten Unternehmen entfällt die Umsatzsteuer und es wird im Summenbereich der Betrag des Belegs sowie ggf. die Zwischensumme und ein Gesamtrabatt angeführt.  |
Schluss- und Konditionstext
Unterhalb der Positionen und des Summenbereichs wird der Schluss- bzw. Konditionstext angeführt.
Über den Schlusstext können Sie, wie bereits beim Einleitungstext, zusätzliche Informationen für den Kunden erfassen.
Der Konditionstext wird automatisch auf Basis der Zahlungskonditionen in den "allgemeinen Belegdaten" erstellt und kann nicht geändert werden.
Werden keine Zahlungskonditionen angegeben, wird automatisch der Text "Zahlbar sofort nach Erhalt der Rechnung" angeführt.
Beispiel
| Der Kunde erhält ein Zahlungsziel von 40Tagen und darf sich innerhalb der ersten 10 Tage 3 % Skonto abziehen. Hierfür wird in den allgemeinen Belegdaten das Zahlungsziel von 40 Tagen hinterlegt und die Skonto-Eingabe aktiviert. Im Feld "Skonto" wird der Prozentsatz von 3 % hinterlegt. Im Feld "Skonto Tage" werden 10 Tage hinterlegt, innerhalb welcher das Skonto abgezogen werden darf.  Der Konditionstext lautet "Zahlbar innerhalb von 5 Tagen abzüglich 2 % Skonto, 30 Tage ohne Abzug." |
Beleg speichern
Nicht jeder Beleg wird direkt abgeschlossen und an den Kunden weitergeleitet. Aus diesem Grund ist es notwendig, die erfassten Daten zu speichern.
Im rechten Bereich des Belegs steht dafür die Funktion "Speichern" zur Verfügung.
Mit dem Speichern wird der Beleg als "Entwurf" gespeichert und kann jederzeit weiter bearbeitet oder abgeschlossen werden.
Ist die Funktion erfolgreich ausgeführt worden, erhalten Sie die Hinweismeldung "Änderungen wurden erfolgreich gespeichert." Diese Meldung kann mit "Schließen" geschlossen werden .
Sie können danach die Belegerfassung mit "Zurück" verlassen, um zurück in die Belegliste zu wechseln.
In der Belegliste ist dieser Beleg danach als "Entwurf" ersichtlich.
Entwurf löschen
Sämtliche Belege, die den Status "Entwurf" haben, können gelöscht werden, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
Öffnen Sie dazu die Erfassung des gewünschten Belegs.
Im rechten Bereich steht Ihnen die Funktion "Entwurf löschen" zur Verfügung.
Mit Ausführen der Funktion erhalten Sie die zusätzliche Abfrage "Möchten Sie den Beleg wirklich löschen?"
Wird diese Abfrage mit "Ja" bestätigt, wird der Beleg unwiderruflich gelöscht.
Mit "Nein" gelangen Sie zurück in die Belegerfassung und der Beleg bleibt als Entwurf bestehen.
Belegerfassung abschließen
Damit der Beleg an den Kunden übermittelt werden kann, ist dieser abzuschließen.
Öffnen Sie dafür die Belegerfassung zum gewünschten Beleg und führen Sie die Funktion "Abschließen" im rechten Bereich aus.
Mit Ausführen der Funktion gelangen Sie in den Bereich der Belegvorschau, in der eine Voransicht des fertigen Belegs angezeigt wird. Sie können hier noch einmal prüfen, ob alle Daten richtig erfasst worden sind.
Sollten Änderungen notwendig sein, kann die Belegvorschau mit "Zurück" verlassen werden und Sie gelangen wieder in die Belegerfassung.
Mit "Versenden als E-Mail" bzw. "Download als PDF" wird der Beleg abgeschlossen und entweder per E-Mail versendet oder als PDF heruntergeladen.
Achtung!
| Handelt es sich um die Belegart "Rechnung" bzw. "Gutschrift", kann dieser Beleg nach dem Abschluss nicht mehr geändert werden und muss ggf. storniert werden! |
Versenden als E-Mail
Soll der Beleg per E-Mail an den Kunden versendet werden, wählen Sie im rechten Bereich der Belegvorschau die Funktion "Versenden als E-Mail" aus.
Es öffnet sich der E-Mail-Dialog, in dem der Beleg als PDF im Anhang angefügt ist.
Ist der Beleg an einen in den Stammdaten angelegten Kunden ausgestellt, bei dem bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird diese automatisch vorgeschlagen.
Die E-Mail-Adresse kann manuell geändert werden. Zusätzlich ist es möglich, CC- oder BCC-E-Mail-Adressen anzugeben, an die der Beleg zusätzlich gesendet werden soll.
Als Betreff wird automatisch die Belegart (z. B. Rechnung) sowie die Belegnummer angeführt.
Der E-Mail-Text kann in den Einstellungen Ihres Accounts definiert werden.
Betreff und E-Mail-Text können ebenso manuell geändert werden.
Mit "E-Mail versenden" wird der Beleg per E-Mail an den hinterlegten Empfänger übermittelt.
Download als PDF
Wird der Beleg als PDF benötigt bzw. soll dieser manuell gedruckt werden, wählen Sie die Funktion "Download als PDF" für das Abschließen des Belegs.
Handelt es sich bei dem Beleg um eine Rechnung oder eine Gutschrift, erhalten Sie mit Ausführen der Funktion die Hinweismeldung "Möchten Sie die Rechnung abschließen und als PDF herunterladen? Nach Abschluss einer Rechnung ist keine Bearbeitung mehr möglich. Wenn Sie eine Vorschau als PDF möchten, können Sie die Vorschau herunterladen."
Mit "Abbrechen" wird das Abschließen des Belegs abgebrochen und Sie können noch Änderungen vornehmen.
Mit "Rechnung abschließen" bestätigen Sie den Abschluss des Belegs mit dem Download.
Soll diese Hinweismeldung nicht bei jedem Abschluss mit Download erscheinen, kann diese durch Setzen des Häkchens bei "Diese Meldung nicht mehr anzeigen" deaktiviert werden.
Ist der Download des Belegs gestartet worden, erhalten Sie die Hinweismeldung "Rechnung wird heruntergeladen. Ihre Rechnung über [Wert] wurde erstellt und wird nun als PDF heruntergeladen."
Hinweis
| In welchem Verzeichnis das PDF abgelegt wird bzw. ob das PDF nach dem Download automatisch geöffnet wird, hängt von Ihren Einstellungen im Browser ab. |
Mit beiden Varianten wird der Beleg abgeschlossen und Sie gelangen danach wieder in die Belegliste.
Der Beleg erhält den Status "Versendet". Handelt es sich um eine Rechnung bzw. Gutschrift, wird in diesem Schritt auch die Belegnummer laut Rechnungsnummernkreis vergeben.
Lernvideo: