my BMD Com Faktura: Elektronische Rechnung an Behörden
Wie eine elektronische Rechnung an eine öffentliche Behörde erstellt werden kann und welche Einstellungen dafür notwendig sind, wird in diesem Dokument detailliert beschrieben.
Allgemein
Grundlegende Informationen zur elektronischen Rechnung finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Elektronische Rechnung.
Die elektronische Rechnungslegung an Behörden unterscheidet sich nur in wenigen Punkten zur generellen elektronischen Rechnung.
Der größte Unterschied ist das XML-Format.
Hierbei gilt:
- Behörden in Österreich verlangen meist eine elektronische Rechnung im Format ebInterface.
- Behörden in Deutschland verlangen meist eine elektronische Rechnung im Format XRechnung.
Sollte von der Behörde keines der oben angeführten Formate verlangt werden, sind die nachfolgenden Einstellungen irrelevant und es kann eine elektronische Rechnung im Format "ZUGFeRD" erstellt werden.
Externe Quelle
 | Informationen zur elektronischen Rechnungslegung an österreichische Behörden und die Einbringung am Unternehmensservice-Portal (USP) finden Sie auf folgender Seite: |
Externe Quelle
| Informationen zur elektronischen Rechnungslegung an deutsche Behörden und die Einbringung über das Portal finden Sie auf folgender Seite: |
Einstellungen
Hinweis
 | An der Umsetzung der elektronischen Rechnung wird aktuell noch gearbeitet. Diese steht Ihnen in Zukunft zur Verfügung. |
In welchem Format die elektronische Rechnung erstellt wird, hängt von den Einstellungen am Kunden ab.
Handelt es sich bei Ihrem Kunden um eine Behörde, sind die unten angeführten Einstellungen für die elektronische Rechnung im jeweiligen Format vorzunehmen.
Kunden
Damit eine elektronische Rechnung erzeugt wird, muss ein Kunde in den Stammdaten angelegt und dieser in der Belegerfassung verwendet werden.
Dieser Kunde muss in den Basisdaten als "Firma" definiert werden.
Achtung!
 | Sämtliche elektronischen Rechnungsformate verlangen eine E-Mail-Adresse des Kunden, damit die Datei gültig ist. Hinterlegen Sie somit bei jedem Firmenkunden eine E-Mail-Adresse, um dies gewährleisten zu können. Es erfolgt jedoch beim Speichern der Kundendaten keine Prüfung auf dieses Feld. Sie können somit auch einen Kunden anlegen, ohne eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Sollten Sie von Ihrem Kunden die Rückmeldung erhalten, dass die elektronische Rechnung ungültig/nicht valide ist, prüfen Sie, ob eine E-Mail-Adresse am Kundenstamm hinterlegt ist. |
Behörde in Österreich
Handelt es sich bei Ihrem Kunden um eine Behörde in Österreich, die verpflichtend das Format ebInterface verlangt, ist in den "Rechnungsoptionen" im Bereich "E-Rechnung" die Lieferantennummer zu hinterlegen.
Das System erkennt aufgrund der Hinterlegung einer Adresse in Österreich und der hinterlegten Lieferantennummer, dass es sich um eine Behörde handelt und somit eine Rechnung im Format "ebInterface" erstellt werden muss.
Hinweis
| Die Lieferantennummer erhalten Sie von Ihrem Kunden. |
Behörden in Deutschland
Handelt es sich bei Ihrem Kunden um eine Behörde in Deutschland, welche die elektronische Rechnung im Format XRechnung verlangt, ist in den "Rechnungsoptionen" im Bereich "E-Rechnung" die Leitweg-ID zu hinterlegen.
Das System erkennt aufgrund der Hinterlegung einer Adresse in Deutschland und der hinterlegten Leitweg-ID, dass es sich um eine Behörde handelt und somit eine Rechnung im Format "XRechnung" erstellt werden muss.
Hinweis
| Die Leitweg-ID erhalten Sie von Ihrem Kunden. Sollte Ihr Kunde keine Leitweg-ID haben, jedoch trotzdem eine Rechnung im Format "XRechnung" benötigen, hinterlegen Sie den Wert "00000000" (8 Nullen). Auch mit dieser Hinterlegung wird eine XRechnung erstellt und die Rechnung ist valide. |
Beleg
Die Belegerfassung an Behörden unterscheidet sich nicht von der "normalen" elektronischen Rechnungslegung.
Allerdings ist es im Normalfall verpflichtend, die Bestellnummer der Behörde in der Rechnung anzugeben.
Hinterlegen Sie diese in der Belegerfassung im Feld "Externe Referenz / Auftragsnummer" im Bereich der Belegdaten.
Hinweis
| Erhalten Sie beim Upload der elektronischen Rechnung am jeweiligen Portal die Meldung, dass diese nicht korrekt (valide) ist, prüfen Sie, ob am Kunden eine E-Mail-Adresse, die Lieferantennummer bzw. Leitweg-ID hinterlegt ist und ob im Beleg die Bestellnummer erfasst worden ist. |
Mit Abschluss der Rechnung (siehe auch my BMD Com Faktura: Beleg erstellen) wird beim E-Mail-Versand als auch beim Download sowohl das XML-, als auch PDF-Dokument der Rechnung zur Verfügung gestellt.
Achtung!
| Ein automatischer Upload der XML-Rechnung am jeweiligen Portal der Behörden ist nicht möglich. Dieser Upload hat von Ihnen manuell zu erfolgen. |
