my BMD Com Faktura: Einstellungen
Welche Einstellungen Sie selbst vornehmen können bzw. welche Einstellungen von Ihrer Steuerberatungskanzlei getroffen werden, erfahren Sie in diesem Hilfedokument.
Allgemein
Ein Großteil der notwendigen Einstellungen für Ihr Unternehmen wird direkt von Ihrer Steuerberatungskanzlei getroffen.
Diese können von Ihnen nicht geändert, sondern müssen immer mit der Steuerberatungskanzlei abgestimmt werden.
Dazu gehören unter anderem folgende Einstellungen:
- Unternehmensdaten
- Steuerpflicht Ihres Unternehmens
- Bankverbindung
- Kontaktpersonen
- Benutzeranlage
Sollte eine Änderung notwendig sein, setzen Sie sich bitte mit Ihrer Steuerberatungskanzlei in Verbindung.
Einstellungen
Die folgenden Einstellungen können direkt von Ihnen getroffen werden.
Diese finden Sie unter dem Punkt "Einstellungen".
Eine Änderung der Einstellungen ist auch im Nachhinein möglich. Die dabei zu bedenkenden Punkte sind im Kapitel Änderung von Einstellungen beschrieben.
Stammdaten
Im Bereich der Stammdaten werden Ihre Unternehmensdaten aufgeführt.
Diese werden von Ihrer Steuerberatungskanzlei gewartet. Sollten Daten nicht übereinstimmen, können Sie diese hier anpassen.
Die hier angeführten Daten sind auch die Basis für die Firmendaten, welche auf den Belegen angeführt werden.
Relevant für die Einstellungen der Faktura ist im Bereich "Steuerinformationen" die "Belegart".
Hinweis
 | Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein steuerpflichtiges Unternehmen handelt. Diese Einstellung ist relevant für die Belegerstellung. |
| Belegart | Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Nettobelege Bei einem Nettobeleg werden im Positionsbereich die Preise und Werte netto (exklusive Umsatzsteuer) angeführt. Im Summenbereich des Belegs wird zuerst die Zwischensumme netto, danach die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag brutto angeführt. Diese Ausprägung wird häufig von Unternehmen verwendet, die im B2B-Bereich tätig sind, sprich, bei deren Kunden es sich hauptsächlich um Geschäftskunden handelt. Bruttobelege Bei einem Bruttobeleg werden im Positionsbereich die Preise und Werte brutto (inklusive Umsatzsteuer) angeführt. Im Summenbereich des Belegs wird zuerst der Gesamtbetrag brutto und danach die darin enthaltene Umsatzsteuer angeführt. Diese Ausprägung wird häufig von Unternehmen verwendet, die im B2C-Bereich tätig sind, sprich, bei deren Kunden es sich hauptsächlich um Privatkunden handelt. Hinweis
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Belegversand
Sämtliche Belege können per E-Mail versendet werden. Damit dies möglich ist, sind die Einstellungen für den Belegversand vorzunehmen.
Sie haben hier die Möglichkeit, einen Standardtext zu hinterlegen, der bei der E-Mail automatisch vorgeschlagen wird und dort von Ihnen noch erweitert werden kann. Die Hinterlegung eines vordefinierten Textes ermöglicht Ihnen einen effizienteren Versand von Belegen, da der Text nur bei Bedarf abgeändert werden muss.
Aktivieren Sie die Funktion "Kopie immer an meine E-Mail senden", erhalten Sie sämtliche E-Mails zu Belegen, die Sie an Ihre Kunden senden, als Kopie an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Somit verfügen Sie über eine zusätzliche Kontrolle, dass die E-Mail versendet worden ist.
Mit der Funktion "Änderungen speichern" werden der hinterlegte Text und die Einstellung für die Kopie gespeichert und für künftige E-Mails berücksichtigt.
E-Mail-Adresse für Belegversand
Im Bereich "E-Mail-Adresse für Belegversand" haben Sie die Möglichkeit, Ihren E-Mail-Account für den Versand der Belege zu verknüpfen.
Mit "Einrichtung starten" öffnet sich die Auswahlmöglichkeit für den von Ihnen gewünschten E-Mail-Dienst.
Hier können Sie definieren, ob Ihr E-Mail-Account für den E-Mail-Versand über "Microsoft Exchange / Office 365" verknüpft werden soll oder ob Sie einen anderen Anbieter nutzen, der über die SMTP-Einstellungen verknüpft wird.
Microsoft Exchange / Office 365
Wenn Sie Ihre E-Mails über einen Microsoft-Exchange-Server empfangen, wählen Sie diese Ausprägung für die E-Mail-Einstellungen.
Mit "Fortfahren" öffnet sich die Kontoauswahl für Ihr Microsoft-Konto.
Mit Klick auf das Konto wird Ihr Microsoft-Konto für den E-Mail-Versand verknüpft.
SMTP-Einstellungen
Wenn Sie Ihre E-Mails selbst hosten oder einen anderen Anbieter nutzen, wählen Sie diese Ausprägung für die E-Mail-Einstellungen aus.
Mit "Fortfahren" öffnen sich die SMTP-Einstellungen, in denen Sie Ihre Daten hinterlegen können.
Die Informationen zu den Server-Daten (SMTP-Server, Port, SSL/TLS verwenden) erhalten Sie von Ihrem Anbieter. Benutzername und Passwort sind jene, die von Ihnen für Ihr E-Mail-Postfach definiert worden sind.
Als E-Mail-Adresse hinterlegen Sie jene Adresse, von der die Belege versendet werden sollen. Soll ein Absendername (z. B. Ihr Firmenname) bei den E-Mails angezeigt werden, kann dieser im Feld "Absendername" hinterlegt werden.
Mit "Übernehmen" werden die Einstellungen abgeschlossen und gespeichert.
Belegdesigner
Im Bereich "Belegdesigner" können Sie gewisse Einstellungen für das Design Ihrer Belege vornehmen.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe my BMD Com Faktura: Belegdesign.
BMD Go Login
Nutzen Sie die BMD Go, um z. B. Ihre Eingangsrechnungen über die BMD Go direkt in die Buchhaltung der my BMD hochzuladen.
In diesem Bereich werden Ihnen die Login-Daten für die App angezeigt und Sie können sich einfach und unkompliziert mittels QR-Code in der BMD Go anmelden.
Änderung von Einstellungen
Grundsätzlich können die Einstellungen jederzeit geändert werden. Zu beachten sind jedoch die entsprechenden Auswirkung der Änderungen, die in diesem Kapitel beschrieben werden.
Änderung der Steuerpflicht des Unternehmens
Die Änderung der Steuerpflicht wird durch Ihren Steuerberater vorgenommen.
Wichtig sind hier die unten angeführten Punkte, die einen direkten Einfluss auf die Faktura haben.
Änderung von Kleinstunternehmer/umsatzsteuerbefreit auf umsatzsteuerpflichtig
War Ihr Unternehmen bisher steuerbefreit (Kleinstunternehmer, umsatzsteuerbefreit) und wird nun umsatzsteuerpflichtig, sind folgende Punkte zu prüfen bzw. zu berücksichtigen:
- Stammdaten: Haben Sie bereits Artikelstammdaten erfasst, wurde bisher keine Steuer am Artikel hinterlegt. Damit für die Artikel der richtige Steuersatz bei der Belegerfassung ermittelt wird, ist dieser bei den vorhandenen Artikeln manuell auszuwählen. Vorgeschlagen wird der Standardsteuersatz des Landes, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist (z. B. 20 % in Österreich). Zusätzlich ist zu prüfen, ob der hinterlegte Preis weiterhin gültig ist oder ob dieser ggf. angepasst werden muss. Hier ist zusätzlich die Auswahl der Belegart zu berücksichtigen. Eine automatische Anpassung der Preise und Steuersätze ist nicht möglich, da es unterschiedliche Steuersätze für die Produkte und Dienstleistungen geben kann.
- Belege: Bereits abgeschlossene Belege werden von der Änderung nicht beeinflusst. Haben Sie noch Entwürfe gespeichert, ist vor der Umstellung zu prüfen, ob diese noch vor oder nach der Änderung abgeschlossen werden müssen. Schließen Sie sämtliche Belege ab, die noch über Ihr umsatzsteuerbefreites Unternehmen abgerechnet werden müssen. Werden Belege erst nach der Umstellung abgerechnet, muss bei den Entwürfen sowohl der Steuersatz als auch der Preis der jeweiligen Positionen geprüft und manuell überabeitet werden. Auch wenn ggf. die Änderung in den Artikelstammdaten bereits vorgenommen worden ist, wird diese nicht automatisch auf die offenen Belege übernommen.
Achtung!
 | Die Änderung in den Einstellungen darf erst zu dem Zeitpunkt vorgenommen werden, an dem die Änderung der Steuerpflicht rechtlich gültig ist. |
Änderung von umsatzsteuerpflichtig auf Kleinstunternehmer/umsatzsteuerbefreit
Die Änderung von umsatzsteuerpflichtig auf steuerbefreit verhält sich genauso wie die umgekehrte Änderung.
Hier sind ebenfalls die Stammdaten zu überarbeiten, da bisher ein Steuersatz hinterlegt war und sich ggf. durch die Änderung der Steuerpflicht die Preise ändern würden.
Auch bei den Belegen ist der Zeitpunkt für die Umstellung genau zu klären und es müssen die Belege noch zum richtigen Zeitpunkt abgeschlossen werden.
Hinweis
| Klären Sie den genauen Zeitpunkt sowie den Ablauf für die Umstellung im Detail mit Ihrer Steuerberatungskanzlei! |
Belegart
Über die Belegart wird definiert, ob diese als Brutto- oder Nettobelege erstellt werden. Nähere Informationen zum Unterschied zwischen Brutto- und Nettobelegen finden Sie unter der Belegart sowie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Belege.
Eine Änderung der Belegart ist notwendig, wenn sich die Steuerpflicht des Unternehmens ändert. War Ihr Unternehmen bisher steuerbefreit und wird es nun steuerpflichtig, ist zusätzlich zu definieren, ob Sie künftig Brutto- oder Nettobelege erstellen möchten.
Auch ohne die Änderung der Steuerpflicht ist es möglich, die Belegart in den Einstellungen zu ändern.
Bei einer Änderung sind folgende Punkte zu berücksichtigen:
- Stammdaten: Haben Sie bereits Artikelstammdaten erfasst, wurde der Preis entweder brutto oder netto angegeben. Ändert sich nun die Belegart, muss der Preis manuell geprüft und ggf. angepasst werden.
- Belege: Bereits abgeschlossene Belege werden von der Änderung nicht beeinflusst. Haben Sie noch Entwürfe gespeichert, sind nach der Änderung die Preise zu prüfen. Die hinterlegten Preise auf den Belegen werden nicht automatisch umgerechnet und müssen ggf. manuell angepasst werden.
