my BMD Com Faktura: Belegdesign
Erfahren Sie hier alles zum Thema Belegdesign und wie Sie das Layout für Ihre Belege im Bereich der Einstellungen definieren können.
Allgemein
In den Einstellungen, im Bereich "Belegdesigner", können Sie definieren, wie das Layout Ihrer Belege aussehen soll. Definieren Sie, welche Daten angedruckt werden sollen und hinterlegen Sie Ihr Logo oder Briefpapier.
Belegdesigner
Hier können Sie jederzeit das Belegdesign für Ihr Unternehmen definieren.
Über den Belegdesigner können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
- Kontaktdaten
- Firmendaten & Logo/Briefpapier
- Seiteneinstellungen
- Rechnungsnummer
Zusätzlich wird Ihnen direkt im linken Bereich eine Vorschau der gewählten Einstellungen angezeigt. So können Sie sofort überprüfen, ob diese Ihren Vorstellungen entsprechen.
Sind Änderungen vorgenommen worden, können diese mit "Änderungen speichern" für alle künftigen Belege gespeichert werden.
Kontaktdaten
Im ersten Schritt definieren Sie, welche Ihrer persönlichen Daten auf den Belegen angeführt werden.
Sie können hier zwischen "Eigener User", "Abweichende Kontaktdaten" und "Keine" wählen.
Eigener User
Wählen Sie den eigenen User aus, werden Ihre Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail ) auf den Belegen angeführt.
Die hinterlegten Daten werden Ihnen hier noch einmal angezeigt, können jedoch nicht geändert werden. Sind hier falsche Daten hinterlegt, sind diese in den Einstellungen selbst zu ändern.
Abweichende Kontaktdaten
Möchten Sie fixe Kontaktdaten hinterlegen, die von Ihren Daten Ihres Users abweichen, treffen Sie die Auswahl "Abweichende Kontaktdaten". Sie können nun die entsprechenden Daten hinterlegen.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
| Vorname | Hinterlegen Sie hier den Vornamen des Bearbeiters, der auf den Belegen angedruckt werden soll. Ist es gewünscht, einen vorne angestellten Titel (z. B. Mag.) anzugeben, können Sie diesen vor dem tatsächlichen Vornamen im Feld anführen. | ||
Nachname | Hier können Sie den Nachnamen des Bearbeiters hinterlegen, der auf den Belegen angedruckt werden soll. Ein nachgestellter Titel (z. B. MSc) ist ebenfalls hier, nach dem Nachnamen, zu hinterlegen. | ||
E-Mail | Hinterlegen Sie hier die E-Mail-Adresse, welche Sie Ihren Kunden für die Kontaktaufnahme in Bezug auf Belege angeben möchten. | ||
| Telefonnummer | Die Telefonnummer, welche für die Kontaktaufnahme Ihrer Kunden in Bezug auf Belege relevant ist, können Sie hier hinterlegen. Hinweis
|
Hinweis
 | Nur jene Daten, die hier hinterlegt sind, werden auch auf den Belegen angeführt. Soll z. B. kein Name, sondern nur die E-Mail-Adresse und Telefonnummer angeführt werden, können Sie die Felder "Vorname" und "Nachname" leer lassen. |
Keine
Wählen Sie die Ausprägung "Keine", werden auf den Belegen keine Kontaktdaten angeführt.
Hinweis
| Diese Auswahl hat keinen Einfluss auf die tatsächlichen Firmendaten. Der Druck der Firmendaten wird in einem weiteren Schritt definiert. |
Firmendaten & Logo/Briefpapier
In diesem Bereich definieren Sie, ob auf Ihren Belegen ein Logo oder Briefpapier eingefügt werden soll. Zusätzlich können Sie definieren, ob Ihre Firmendaten im Kopf- bzw. Fußbereich des Belegs angedruckt werden sollen.
Wählen Sie zwischen "Logo", "Briefpapier" und "Nichts".
Logo
Möchten Sie ein Logo hinterlegen, wählen Sie diese Ausprägung.
Sie haben nun die Möglichkeit, das Logo im Format "JPG" mittels Drag & Drop in den Upload-Bereich zu ziehen oder über "auswählen" manuell aus einem Verzeichnis zu wählen.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob das Logo links oder rechts ausgerichtet werden soll.
Briefpapier
Haben Sie ein eigenes Briefpapier (A4-Format) für Ihr Unternehmen, wählen Sie die Ausprägung "Briefpapier".
Sie können Ihr Briefpapier im Format "JPG" oder "PDF" mittels Drag & Drop in den Upload-Bereich ziehen bzw. über "auswählen" manuell aus einem Verzeichnis wählen.
Nichts
Haben Sie weder Briefpapier noch Logo, wählen Sie die Ausprägung "Nichts".
Firmendaten
Die Firmendaten werden im Standard auf Basis der Firmenstammdaten angedruckt. Sie können in diesem Bereich zusätzlich definieren, ob die Firmenkopf- und Firmenfußdaten angedruckt werden sollen oder nicht. Sind die Firmenkopfdaten aktiviert, kann zusätzlich definiert werden, ob diese links und das Logo rechts angedruckt werden sollen oder umgekehrt.
Ist ein Briefpapier bzw. die Ausprägung "Nichts" aktiviert worden, kann ebenfalls definiert werden, ob die Firmenkopfdaten links oder rechts angedruckt werden sollen.
Hinweis
| Wird Ihr Logo oder Briefpapier erst noch erstellt, können Sie diese Einstellung auch zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen und Ihr Layout danach noch einmal anpassen. |
Folgende Firmendaten werden angedruckt:
| Firmendaten | Für eine rechtskonforme Rechnungslegung ist es erforderlich, die relevanten Firmendaten anzuführen. Wählen Sie hier aus, ob und wo Ihre Unternehmensdaten (Firmenname, Adresse, UID etc.) angeführt werden sollen. Mit Aktivierung der Firmendaten kann gewählt werden, wo die Daten angedruckt werden sollen:
Welche Firmendaten angeführt werden, ist fix definiert, um gewährleisten zu können, dass die Belege rechtskonform ausgestellt werden. Folgende Daten werden im entsprechenden Bereich angeführt:
Hinweis
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Schweiz: Unternehmens-IDBelegnummer
Definieren Sie in diesem Schritt, wie sich Ihre Rechnungsnummer zusammensetzt.
Im Gegensatz zu anderen Belegnummern, wie z. B. bei Auftragsbestätigungen, gibt es für Rechnungsnummern die gesetzliche Regelung, dass diese fortlaufend und lückenlos sein müssen. Eine Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.
Damit Sie gegebenenfalls einen bestehenden Rechnungsnummernkreis fortführen können, ist es möglich, die Rechnungsnummer hier zu definieren.
Folgende Einstellungen können Sie hier wählen:
| Belegnummer mit Jahresbezug | Soll es pro Kalenderjahr einen eigenen Rechnungsnummernkreis geben, können Sie dies hier aktivieren. Mit Aktivierung eines jahresbezogenen Rechnungsnummernkreises können Sie wählen, ob die Jahreszahl 2- oder 4-stellig sein soll. Die Jahreszahl wird, ohne Trennzeichen, der fortlaufenden Rechnungsnummer vorangestellt. |
Jahreszahl | Ist bei der Belegnummer ein Jahresbezug ausgewählt worden, kann hier definiert werden, ob die Jahreszahl 2- oder 4-stellig angeführt werden soll. |
Startnummer | Hier können Sie definieren, mit welcher Endziffer Sie starten möchten. Geben Sie die gewünschte Nummer ohne zusätzliche Nullen ein. Die Nullen auf die gewünschte Startnummer werden automatisch gesetzt. |
Stellenanzahl Rechnungsnummer | Hier können Sie bei einer Rechnungsnummer mit Jahresbezug definieren, wie viele Stellen nach der Jahreszahl noch angeführt werden sollen. |
Rechnungsnummer | In diesem Feld wird Ihnen die Vorschau der Rechnungsnummer auf Basis der Einstellung in den vorherigen Feldern angezeigt. Somit sehen Sie hier sofort, wie Ihre Rechnungsnummer aussehen wird und können ggf. noch Änderungen vornehmen. |
Beispiel
 | Bisher wurden meine Rechnungen in einem anderen System erstellt und ich möchte die bestehenden Rechnungsnummern fortführen. Meine Rechnungsnummer bestand bisher aus der 2-stelligen Jahreszahl und einer fortlaufenden 5-stelligen Nummer. Die nächste Rechnungsnummer wäre die 245. Ich aktiviere die Rechnungsnummer mit Jahresbezug und wähle hier "2-stellig" aus. Als Startnummer hinterlege ich die Nummer 245 und bei der Stellenanzahl gebe ich 5 an.  |
Hinweis
| Alphanumerische Rechnungsnummern sind nicht möglich. Hatten Sie bisher einen derartigen Nummernkreis, wählen Sie hier bitte die Einstellung für einen neuen Rechnungsnummernkreis. Rechtlich ist es möglich, mehrere Rechnungsnummernkreise zu verwenden. Es muss nur sichergestellt werden, dass diese in sich fortlaufend und lückenlos sind. |
Weitere Informationen zum Belegdesign
Im folgenden Dokument finden Sie noch alle weiteren relevanten Informationen zum Belegdesign:
FAQ | Häufig gestellte Fragen zum Thema "Konfiguration des Belegdesigns".
