Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → CRM → Termine → weitere Funktionen → Kundenkalender

Termine, Aufgaben und Fristen sind in NTCS drei thematisch und inhaltlich unterschiedliche Datenbestände und als solche auch in drei unterschiedlichen Anwendungen zu verwalten. Der Kundenkalender bietet die Möglichkeit, diese drei Anwendungen zu einer gemeinsamen Übersicht zu verbinden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Über das Einstiegsfeld Kunde können Sie eine Person auswählen, zu der die Aufgaben, Termine und Fristen angezeigt werden sollen. Lassen Sie das Einstiegsfeld leer, bleiben die Listen der Aufgaben, Termine und Fristen leer.

Fristen

In diesem Bereich werden die zur im Einstiegsfeld selektierten Person dazugehörigen Fristen aufgelistet. Mit den beiden Comboboxen rechts können Sie noch zusätzliche Einschränkungen vornehmen, um eine noch selektivere Darstellung der Fristen zu erreichen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist als "erledigt" kennzeichnen und sie ist somit nicht mehr als "offen" sichtbar. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Frist als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Durchstreichen erledigter Daten

Erledigte Termine, Aufgaben und Fristen werden durchgestrichen dargestellt.

Hinweis: Erledigen berechtigen

Die Funktion "Erledigen" könnte unter Umständen inaktiv sein, wenn auf der Fristart eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist und Sie dieser nicht zugeordnet sind.

Datenbesitzer für Bearbeiten

In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für den Bearbeitungsschutz für Fristen mit dieser Fristart hinterlegen. Bei Fristen mit einer Fristart, bei der eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist, sind ausgewählte Bearbeitungsfunktionen der Frist (z. B. Erledigt und Bearbeiten) für alle Benutzer inaktiv, die nicht dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.

Achtung!

Ausgenommen von diesem Bearbeitungsschutz sind jene Fristen, die durch die Hintergrund- bzw. Spezialfunktion Frist erledigen über den CRM Workflow erledigt werden.

Hinweis: Verteilte Fristen erledigen

Wenn Sie eine verteilte Frist erledigen, erhalten Sie vorher die Abfrage, ob sie auch alle verteilten Fristen miterledigen möchten (= Ja) oder nur Ihre eigene (= Nein).

Beim Erledigen von Fristen, welche auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind, werden alle Erinnerungen, welche zu der Frist erfasst worden sind, gelöscht.

Hinweis: Erledigtstatus

Beim Erledigen einer Frist kann es passieren, dass dieses Fenster zur Eingabe eines Erledigtstatus geöffnet wird. In diesem Fenster müssen Sie dann einen Erledigtstatus auswählen, damit die Frist auch erledigt wird. Wenn Sie hier keinen Erledigtstatus auswählen, bleibt die Frist unerledigt, also offen.

Die Voraussetzung, damit sich dieses Fenster öffnet, ist die Aktivierung des Feldes Erledigtstatus notwendig auf der Fristart.

Hinweis: Workflowfristen

Fristen, zu denen ein Workflow gestartet worden ist, können von Ihnen nicht über diese Funktion erledigt werden, solange der Workflow noch nicht beendet ist. Es erscheint auch die entsprechende Hinweismeldung, dass ein Erledigen hier nicht möglich ist.

Eine manuelle Erledigung einer Workflowfrist ist dann möglich, wenn der Workflow korrekt bis zum Ende durchgelaufen ist oder der Workflow zu dieser Frist abgebrochen wird.

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Frist löscht oder erledigt.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll.

Rückmeldungsabfrage aktiv

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung bzw. Löschung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Frist erledigt bzw. gelöscht wird.

Sie können auch mehrere Fristen gleichzeitig per Multiselect markieren und an einen anderen Sachbearbeiter delegieren. Es wird folgendes Fenster geöffnet, in dem Ihnen im oberen Bereich angezeigt wird, wie viele Fristen delegiert werden sollen. Hier können Sie dann den Mitarbeiter auswählen, an den die Fristen delegiert werden sollen.

Hinweis

Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf den Fristen eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein, und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Hinweis

Delegiert ein Mitarbeiter eine Frist von einem anderen Mitarbeiter weg, haben Sie mit der HTML-Vorlage "Delegieren" die Möglichkeit, den Mitarbeiter darüber zu informieren, dass seine Frist an einen anderen Mitarbeiter delegiert wurde. Der Mitarbeiter, welchem die Frist delegiert worden ist, erhält ganz normal eine E-Mail-Benachrichtigung über eine Neuanlage einer Frist.

Weitere Informationen zum E-Mail-Versand mit HTML-Vorlagen bzw. welche Einstellungen dafür notwendig sind, erhalten Sie beim Punkt Mailing Fristen.

Fristen

Standardbrief für Fristen

Mit dieser Funktion können Sie in einen separaten Fristenstandardbrief wechseln, unabhängig vom normalen Standardbrief. In diesem Fenster können Sie dann Vorlagen im Zusammenhang mit Fristen anlegen, diese sind aber im normalen Standardbrief nicht verfügbar. Von der Frist wird die Person als Adressat übergeben, an den man dann z. B. ein Ansuchen um Fristverlängerung usw. senden oder drucken kann. Genauere Informationen dazu in der Hilfe zum Fenster Standardbrief CRM.

Hinweis

Sollte/n der Frist ein oder mehrere Dokument/e zugeordnet sein, werden diese auch in den Standardbrief übergeben und werden automatisch beim E-Mail-Versand des Standardbriefs als Anhang mitgesendet. Im Standardbrief können Sie dann die Briefvorlage auswählen, die als Begleitbrief an den Empfänger geschickt werden soll, und den Versand starten.

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen Fristen an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Frist bearbeiten bzw. löschen, bekommen Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Fristen geändert bzw. gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Frist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis

Um das gegenseitige Überschreiben von wichtigen Informationen bei verteilten Fristen zu vermeiden, werden die Änderungen bei einer verteilten Frist automatisch auf die Verteilung übernommen. Sie erhalten aber beim Speichern einer verteilten Frist diese Hinweismeldung:

Wenn Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren, erhalten Sie diese Meldung künftig nicht mehr. Die Aktualisierung der verteilten Fristen wird sowieso durchgeführt, auf das Verhalten hat diese Meldung keinen Einfluss.

Poststück ansehen

Haben Sie die Frist aus der Post erzeugt, können Sie mit dieser Funktion direkt auf das Poststück zugreifen (erkennbar am Symbol in der Spalte "Post").

Quelldaten öffnen

Wenn zu einem Dokument Quelldaten vorhanden sind, und Sie erstellen aus diesem Dokument eine Frist, so ist es möglich, ausgehend von der Frist die Quelldaten zu öffnen. Zum Beispiel, wenn eine Frist aus einer archivierten Honorarnote oder eine Frist zu einem Dokument aus einer ER-Kontrolle erzeugt wird.

Hinweis

Werden die Felder "Herkunft" und "Key extern" eingeblendet, können Sie erkennen, woher die erzeugte Frist stammt.

Checklisten

Checkliste öffnen

Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Checklistvorlage am Terminkennzeichen zu hinterlegen. Bei der Anlage eines Termins mit diesem Terminkennzeichen wird automatisch laut hinterlegter Vorlage die Checkliste zum Termin angelegt.

Checklistenfortschritt

Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.

Checkliste entfernen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.

Checkliste Übersicht

Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit, einem Termin Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente zu einem Termin können auch per Drag & Drop einem anderen Termin zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Funktionen

Ausdruck
Auswertungen	Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden Ihnen alle Smart-Interfaces zu den Fristen aufgelistet und Sie können gleich aus dieser Liste die gewünschte Auswertung starten. Weitere Informationen zu den Funktionen bzw. zur Anlage weiterer Smart-Interfaces erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Auswertungsübersicht.

Intervall

Öffnet ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Fristen. Intervallfristen werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Erinnerungen ...) zusammengehalten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen Intervall.

Als E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie eine Frist via E-Mail versenden. Zuerst öffnet sich das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, welche die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben. Auch der Betreff der Frist wird automatisch in die E-Mail übergeben. Dieser lautet: "Frist: Betrefftext der Frist".

Verlauf

Im Verlauf sehen Sie, wer an wen eine Frist delegiert bzw. verteilt.

Fristverlängerungen

In den Fristverlängerungen wird dokumentiert, wenn sich das Datum verändert hat, und aus welchem Grund. Sie haben aber keine Möglichkeit, das Fristdatum in diesem Fenster zu verändern. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristverlängerung.

In LEA verbuchen

Sie können Fristen (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Nach der Neuanlage der Leistung erscheint eine Abfrage, ob die Frist nun erledigt werden soll. Bereits erledigte Fristen können ebenfalls in die LEA übernommen werden. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Achtung!

Ein Verbuchen in die LEA ist je Frist aktuell nur einmalig möglich.

Extras

Standardfeldauswahl Fristen

Standardfeldauswahl Fristen

Weitere Informationen zum Bereich finden Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen.

Aufgaben

In diesem Bereich werden die zur im Einstiegsfeld selektierten Person dazugehörigen Aufgaben aufgelistet. Mit den beiden Comboboxen rechts können Sie zusätzliche Einschränkungen vornehmen, um eine noch selektivere Darstellung der Aufgaben zu erreichen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe als "erledigt" kennzeichnen. Diese ist somit nicht mehr unter den offenen Aufgaben sichtbar.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe zu erledigen. Aufgaben können nur von folgenden Personen erledigt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (Ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
Der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Ausnahme dieser Regelung ist, dass Aufgaben eines fiktiven Mitarbeiters von allen Benutzern erledigt werden können. Einzige Ausnahme sind Aufgaben aus CRM Workflows, diese können weiterhin nur vom Besitzer bzw. dessen Stellvertreter erledigt werden. Ein fiktiver Mitarbeiter ist über das Feld Fiktiv am Mitarbeiterstamm zu kennzeichnen.

Wenn der Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm nicht mit einer User-ID verknüpft ist, dann kann dieser nur Aufgaben erledigen oder ausführen, welche er sich selbst angelegt hat. Von anderen Mitarbeitern angelegte Aufgaben können somit nicht erledigt oder ausgeführt werden. Beide Funktionen sind ausgegraut.

Beim Erledigen von verteilten Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, zu steuern, ob nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Wie sich NTCS beim Erledigen von verteilten Aufgaben verhalten soll, können Sie im Parameter "Verteilte Aufgaben miterledigen" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein einstellen.

Verteilte Aufgaben miterledigen

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob beim Erledigen von verteilten Aufgaben, nur Ihre eigene Aufgabe erledigt werden soll oder ob alle verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen. Dazu stehen Ihnen die folgenden drei Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Abfragefenster: Sollten Sie eine verteilte Aufgabe erledigen, erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie entscheiden können, ob die verteilten Aufgaben miterledigt werden sollen.
Nicht erledigen: Es wird nur die eigene Aufgabe erledigt, alle verteilten Aufgaben bleiben unberührt.
Erledigen: Alle verteilten Aufgaben werden automatisch miterledigt.

Hinweise

Bereits erledigte Aufgaben können bei Bedarf auch wieder als "offen" gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur eine bereits erledigte Aufgabe bearbeiten (F6), und im Feld "Status" die Ausprägung "Offen" auswählen. Nach dem Speichern wird diese Aufgabe wieder unter den offenen Aufgaben angezeigt.

Unter bestimmten Voraussetzungen erscheint beim Erledigen der Aufgabe ein eigenes Fenster, in dem Ihnen diverse Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung der Aufgabe zur Verfügung stehen. Dieses Fenster erscheint zum Beispiel, wenn Sie bei einer Workflowaufgabe diese Funktion ausführen. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob eine erledigte Aufgabe als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Achtung!

Wird bei einer bereits erledigten Aufgabe, die aufgrund einer nicht erfolgten Aktualisierung noch unter den offenen angezeigt wird, auf "Erledigen" geklickt, erscheint untenstehende Hinweismeldung. Nach Bestätigung dieser Meldung wird die Aufgabenliste automatisch aktualisiert und bereits erledigte Aufgaben scheinen nicht mehr unter den offenen Aufgaben auf.

Zum Beispiel tritt dieser Fall ein, wenn eine Aufgabe auf 2 Mitarbeiter verteilt ist, und nur von einem Mitarbeiter erledigt werden muss, damit die Verteilung dann automatisch miterledigt wird. Unter Umständen hat der zweite Mitarbeiter die Aufgabenliste längere Zeit nicht aktualisiert und der Parameter zur automatischen Aktualisierung ist deaktiviert, sodass bei einer bereits erledigten Aufgabe nochmals auf "erledigt" geklickt werden kann.

Hinweis ER-Kontrolle

Aufgaben aus der ER-Kontrolle können jetzt auch gleich auf "erledigt" gesetzt werden, wenn aus Sicht der ER-Kontrolle keine Benutzereingaben erforderlich sind. Beim Erledigen wird weder die Eingangsrechnung noch der Dialog für die Freigabe der ER geöffnet.
Diese Funktionalität ist nicht standardmäßig aktiv, Sie können diese mit dem ER-Kontrolle-Parameter Aufgabe "Erledigt" verwenden in den FIBU Parametern → ER-Kontrolle → Organizer aktivieren.

Aufgabe "Erledigt" verwenden

Erlaubt im Programm Aufgaben die Funktion "erledigt" auszuführen. Mittels dieser Funktion kann eine Aufgabe aus der ER-Kontrolle sofort auf "erledigt" gestellt werden, ohne dass sich dabei die Eingangsrechnung oder der Freigabedialog öffnet.

0 - Nein (Funktion ist inaktiv)

1 - Ja

Die NTCS muss nach dem Ändern dieses Parameters neu gestartet werden.

Erledigen Sie Aufgaben, welche aus der ER-Kontrolle bzw. einem ER-Worklfow entstanden sind, erhalten die zur Aufgabe verteilten Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Aufgabe als "erledigt" gekennzeichnet worden ist.

Ausführen

Haben Sie die Aufgabe aus dem Telefonprotokoll, aus der Post, aus den Terminen (Termingenehmigung) oder aus anderen Programmteilen (z. B. Workflow) erzeugt, können Sie mit dieser Funktion schnell auf den dahinterliegenden Programmteil zugreifen. Zum Beispiel wird beim Ausführen einer Rückrufaufgabe sofort das Telefonprotokoll gestartet.

Sollte diese Funktion inaktiv sein, haben Sie keine Berechtigung dafür, die Aufgabe auszuführen. Aufgaben können grundsätzlich nur von folgenden Personen ausgeführt werden, alle anderen sind dazu nicht berechtigt:

Besitzer der Aufgabe
Ersteller der Aufgabe (ausgenommen Workflow- und Genehmigungsaufgaben)
der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter des Besitzers der Aufgabe

Hinweis

Ausnahme dieser Regelung ist, dass Aufgaben eines fiktiven Mitarbeiters von allen Benutzern ausgeführt werden können. Ein fiktiver Mitarbeiter ist über das Feld Fiktiv am Mitarbeiterstamm zu kennzeichnen.

Hinweise Workflowaufgaben

Prüfung Notiz

Vor dem Ausführen von Workflowaufgaben wird immer geprüft, ob beim Erledigen der Vorgängerworkflowaufgabe eine Notiz erfasst worden ist. Wenn dies der Fall ist, wird zuerst die Notiz geöffnet, bevor die bei der Workflowaufgabe hinterlegte Funktion ausgeführt wird.

Prüfung gleichzeitiges Ausführen

Beim Ausführen einer Workflowaufgabe erfolgt unter folgenden Voraussetzungen eine Prüfung, ob diese bereits ausgeführt worden ist:

Die Workflowaufgabe muss auf mehrere Mitarbeiter verteilt sein.
Auf der Aufgabenaktion muss als Erledigt-Bedingung "Ein Mitarbeiter" eingestellt sein.
Die Workflowaufgabe ist bereits von einem Mitarbeiter der Verteilung ausgeführt worden.

Treffen die oben genannten Punkte zu, erhalten Sie folgende Hinweismeldung mit der Information, von welchen Benutzern zu welchen Zeitpunkten diese Aufgabe bereits ausgeführt worden ist. Dadurch kann zum Beispiel verhindert werden, dass die gleichen Dokumente von unterschiedlichen Mitarbeitern mehrfach an den Kunden geschickt werden. Sie können aber trotzdem entscheiden, ob Sie die Aufgaben nochmals ausführen möchten.

Führen zwei Mitarbeiter eine Workflowaufgabe zum gleichen Zeitpunkt aus, erhält der zweite Mitarbeiter die Meldung, dass dieser Datensatz aktuell von einem anderen Benutzer gesperrt ist. In dieser Meldung ist auch enthalten, von welchem Benutzer und seit welchem Zeitpunkt diese Aufgabe gesperrt ist.

Diese Prüfung ist auf bestimmte Spezialfunktionen beschränkt und wirkt sich momentan auf folgende aus:

DMS-Dokument mit Begleitbrief versenden
DMS-Dokument per E-Mail versenden
Termin genehmigen
Termin genehmigen ohne Vorbehalt

Prüfung Passwortschutz

Ist auf den Dokumenten, die einer Workflowaufgabe zugeordnet sind, ein Passwort im gleichnamigen Feld in der Dokumentenbeschlagwortungsmaske hinterlegt, werden diese beim Ausführen von Workflowaufgaben mit hinterlegten Standardbrieffunktionen nicht berücksichtigt. Es erscheint eine Hinweismeldung mit der jeweiligen Anzahl der nicht berücksichtigten passwortgeschützten Dokumente.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auszuführen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis Lizenzprüfung

Zum Ausführen folgender Workflowaufgaben benötigen Sie keine CRM Lizenz:

Termin genehmigen (CRM)
Termin genehmigen ohne Vorbehalt (CRM)
Änderungsantrag genehmigen/ablehnen (Zeit)
Monatsabschluss freigeben/ablehnen (Zeit)

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter die Aufgabe löscht oder erledigt. Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Aufgaben → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Rückmeldung

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald die Aufgabe erledigt bzw. gelöscht wird. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Rückmeldung auf Abfrage
immer mit Rückmeldung (keine Abfrage)
ohne Rückmeldung (keine Abfrage)

Bitte beachten Sie Folgendes: Sollte auf der Aufgabe eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Hinweis Workflowaufgaben

Wenn Sie eine Workflowaufgabe delegieren, wird nicht der normale Dialog zum Delegieren geöffnet, sondern der Erledigen-Dialog für Workflowaufgaben mit der Comboboxeinstellung für Delegieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, beim Delegieren von Workflowaufgaben eine Notiz einzutragen, als Info für den neuen Sachbearbeiter der Workflowaufgabe. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erledigen.

Bei Workflowaufgaben kann es vorkommen, dass diese Schaltfläche inaktiv und ein Delegieren somit nicht möglich ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie auf der Aufgabenaktion im Workflow, aus der diese Aufgabe entstanden ist, das Feld Delegieren zulässig deaktiviert haben.

Hinweis ER-Kontrolle

Bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion nicht standardmäßig aktiv. Ob die Funktion bei diesen Aufgaben aktiv ist, ist abhängig davon, ob Sie die Eingangsrechnung direkt in der ER-Kontrolle delegieren dürfen. Das heißt, ist die Funktion in der ER-Kontrolle zu dieser ER aktiv, darf auch die Aufgabe delegiert werden, andernfalls ist die Funktion auch in den Aufgaben inaktiv. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation zur ER-Kontrolle.

Beim Delegieren der Aufgabe können Sie diese auch firmenübergreifend, an Mitarbeiter anderer Firmen, delegieren. Dafür können Sie im Fenster "Mitarbeiter suchen" im Einstiegsfeld die Firma ändern.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Aufgaben per Multiselect auf andere Mitarbeiter zu delegieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Aufgaben - multiselectfähige Funktionen.

Aufgaben

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Aufgaben an weitere Mitarbeiter zu verteilen. Wollen Sie eine auf andere Mitarbeiter verteilte Aufgabe löschen, erhalten Sie eine Abfrage, ob auch die verteilten Aufgaben gelöscht werden sollen oder nur Ihre eigene Aufgabe. Wenn Sie eine verteilte Aufgabe bearbeiten, werden diese Änderungen automatisch auf alle verteilten Aufgaben aktualisiert. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen.

Hinweis Workflowaufgaben

Bei Aufgaben, die durch einen Workflow erzeugt worden sind, ist diese Funktion inaktiv. Sollten Workflowaufgaben mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden, müssen Sie diese Einstellung auf der Aufgabenaktion im Workflow treffen.

Hinweis ER-Kontrolle

Auch bei Aufgaben, die aus der ER-Kontrolle bzw. aus einem ER-Workflow entstanden sind, ist diese Funktion generell deaktiviert. Grund ist folgender, dass die Mitarbeiterermittlung direkt im ER-Workflow definiert wird und nachträglich in den Aufgaben nicht beeinflusst werden darf.

Genehmigungsliste

Zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, denen eine Aufgabe für die Termingenehmigung zugeordnet worden ist. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Genehmigungsliste.

Umwandeln

Aufgabe in Idee umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in eine Idee umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Termin umwandeln	Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe in einen Termin umwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.
Aufgabe in Frist umwandeln	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe in eine Frist umzuwandeln. Es kommt eine Abfrage, ob die Aufgabe gelöscht, erledigt oder beibehalten werden soll.

Hinweis

Diese Funktionen können nur ausgeführt werden, wenn Sie die Rechte haben, auch Termine, Fristen bzw. Ideen anzulegen. Haben Sie diese Rechte zur Neuanlage nicht, können die Aufgaben auch nicht umgewandelt werden.

Wird die Funktion ausgeführt, stehen die Aktionen "Löschen" und "Erledigen" nur dann zur Verfügung, wenn der ausführende User die Berechtigung dazu hat.

Hat der Benutzer nur für eine der Aktionen eine Berechtigung, wird nur diese eine angezeigt. Wenn der Benutzer für keine der beiden Aktionen die Berechtigung hat, wird die Aufgabe automatisch beibehalten und im Hintergrund umgewandelt ohne zusätzliche Meldung.

Achtung!

Werden Workflowaufgaben in einen Termin umgewandelt, erscheint die Abfragemeldung nicht. Beim Ausführen der Funktion öffnet sich die Terminmaske und die Aufgabe bleibt nach dem Speichern des Termins bestehen.

Einsätze

Einsatz erzeugen	Ermöglicht Ihnen das Erzeugen eines Einsatzes. Diese Einsätze sind relevant für die Personalplanung im Paket PEP.
Dokumentenzuordnungen aktualisieren	Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenzuordnungen bei den Einsätzen aktualisieren.

Chat

Mit dieser Funktion können Sie zu einer Aufgabe einen neuen Chat anlegen bzw. einen bereits zur Aufgabe existierenden Chat öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chat.

Checklisten

Checkliste öffnen

Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis

Checklistenfortschritt

Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.

Checkliste entfernen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.

Checkliste Übersicht

Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Hinweis

Funktionen

Ausdruck
Aufgabenliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Aufgaben vornehmen. Weitere Informationen zum Ausdruck von Aufgaben erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Aufgabenliste.

Wiedervorlage

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Daten der selektierten Aufgabe (z. B. Kunde, Betreff ...) in ein Neuanlagefenster zu übergeben. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die Daten wie z. B. Kunde nicht noch einmal eingeben müssen. Die Ursprungsaufgabe wird beim Speichern der Wiedervorlagenaufgaben automatisch erledigt.

Rückrufaufgabe erstellen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine Aufgabe vom Typ "Rückruf" zu erzeugen. Erkennen können Sie eine Rückrufaufgabe daran, dass im Feld "Betreff" das Wort "Rückrufaufgabe:" vorangestellt ist.

Hinweis

Wenn es sich dabei um eine Workflowaufgabe handelt, erkennbar im Feld "Workflow", kann diese Funktion nicht ausgeführt werden.

In LEA verbuchen

Sie können Aufgaben (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbuchen. Die Funktion verhält sich gleich wie in den Terminen und bei den Fristen. Das Kennzeichen kann nach dem Verbuchen manuell wieder deaktiviert werden, um die Aufgabe ein weiteres Mal zu verbuchen, und wird auf verteilte Aufgaben nicht durchgeschrieben. Erledigte Aufgaben können nicht mehr in die LEA übernommen werden.
Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster In LEA verbuchen.

Intervall

Öffnet Ihnen ein Eingabefenster zur Definition eines Intervalls für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Intervallaufgaben werden bei bestimmten Funktionen (Löschen, Verteilen ...) zusammengehalten.

Hinweis

Für Aufgaben, die aus einem Workflow entstanden sind bzw. für Aufgaben, die ausgeführt werden können, kann kein Intervall erstellt werden. Die einzige Ausnahme sind ausführbare Rückrufaufgaben, hier ist eine Intervallerstellung möglich.

Intervalltermine werden auch an Feiertagen angelegt, sofern die Intervalleinstellungen zutreffen. Weitere Information dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Intervall.

Als E-Mail senden

Mit dieser Funktion können Sie eine Aufgabe via E-Mail versenden. Haben Sie dieser Aufgabe keine Person/Institution zugeordnet, öffnet sich nach dem Ausführen dieser Funktion sofort das E-Mail-Programm und Sie können die Empfängeradresse manuell eingeben.

Sollten Sie der Aufgabe allerdings eine Person/Institution zugeordnet haben, öffnet sich zuerst das Fenster E-Mail adressieren mit allen Kontaktdaten der zugeordneten Person/Institution. Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, aus den Kontaktdaten jene Kontaktpersonen auszuwählen, welche die E-Mail erhalten sollen. Die ausgewählten Kontakte werden dann automatisch als Empfänger in das E-Mail-Programm übergeben.

Extras

Standardfeldauswahl Aufgaben

Standardfeldauswahl Aufgaben

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben.

Termine

In diesem Bereich werden die zur im Einstiegsfeld selektierten Person dazugehörigen Termine aufgelistet.

Einstiegsfeld

Das Einstiegsfeld Datum ist standardmäßig mit dem heutigen Datum befüllt und wirkt sich nur auf die angezeigten Termine aus. Mit dem gelben Doppelpfeil

rechts neben dem Einstiegsfeld können Sie zwischen Datum und Ab-Datum umschalten. Der Kundenkalender wird standardmäßig immer mit dem Einstiegsfeld Datum geöffnet.

Folgende Schaltflächen zur schnellen Navigation stehen Ihnen im Bereich Termine zur Verfügung:

Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Schaltfläche erhalten Sie eine schnelle Ansteuerung des Datums.


Voriger Tag	Diese Funktion vermindert das Datum des Einstiegsfeldes im Bereich Termindatum um einen Tag. Die Ansicht wechselt somit zum vorigen Tag.
Nächster Tag	Diese Funktion erhöht das Datum des Einstiegsfeldes im Bereich Termindatum um einen Tag. Die Ansicht wechselt somit zum nächsten Tag.

Mit der Combobox im rechten Bereich können Sie zwischen offenen, erledigten und allen Terminen umschalten.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Termine
Löschen	Mit dieser Funktion können Sie einen Termin aus dem Terminkalender entfernen. Zu den gelöschten Terminen finden Sie weitere Informationen in der Hilfe zum Fenster Gelöschte Objekte. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect zu markieren, um diese gleichzeitig zu löschen. Dazu finden Sie weitere Informationen in der Hilfedokumentation Termine - multiselectfähige Funktionen.
Verschieben	Mit dieser Funktion können Sie einen Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

Ressourcen zuordnen

Ermöglicht Ihnen die Reservierung von Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer ...) zu einem Termin. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster zur Zuordnung von Ressourcen, detaillierte Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcenzuordnung.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, zu mehreren Terminen per Multiselect Ressourcen zuzuordnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis

Wenn Sie zu einem Termin eine genehmigungspflichtige Ressource reservieren, wird automatisch eine Termingenehmigung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Ressourcen genehmigen.

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter zuordnen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich Teilnehmer in der Detailleiste einsehen.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect an Mitarbeiter zu verteilen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis

Wenn Sie einen, auf andere Mitarbeiter verteilten, Termin bearbeiten, können Sie mittels des Parameters "Termin verteilen" steuern, ob beim Bearbeiten eines verteilten Termins die Änderungen beim Speichern automatisch auf alle verteilten Termine übernommen werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin.

Sie finden diesen Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein.

Termin verteilen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Speichern nach dem Bearbeiten eines verteilten Termins die gewünschten Änderungen automatisch auf alle verteilten Termine aktualisiert werden sollen oder ob eine Abfrage kommen soll. In der Abfragemeldung können Sie dann entscheiden, ob die gesamte Verteilung aktualisiert wird oder nur der Einzeltermin, von dem aus Sie die Bearbeitung gestartet haben.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Parameter zur Verfügung:

0 - Ja immer

1 - Auf Abfrage

Wenn Sie die Ausprägung 1 - Auf Abfrage gewählt haben, bekommen Sie nach dem Bearbeiten eines Termins beim Speichern folgende Abfragemeldung:

Achtung!

Bitte beachten Sie, dass der Langtext (= HTML-Text) des Termins immer aktualisiert wird, egal ob Sie hier "Ja" oder "Nein" klicken.

Wenn Sie die Ausprägung "0 - Ja immer" wählen, werden diese Änderungen automatisch und ohne Abfrage auf alle Termine dieser Verteilung übernommen. Sie erhalten aber eine Hinweismeldung, dass die Änderung auf die Verteilung übernommen wird. Diesen Hinweis erhalten Sie solange, bis Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren.

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter den Termin löscht oder erledigt. Die Delegierung eines Termins ist auch im Fenster Verlauf ersichtlich, aufzurufen unter Extras → Sonderfunktionen im Fenstermenü.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Termine → Allgemein) können Sie steuern, ob das Delegieren automatisch mit oder ohne Rückmeldung geschehen soll bzw. ob direkt im Fenster "Delegieren" diese Abfrage erfolgen soll.

Rückmeldung

Hier ist es möglich, die Rückmeldung für eine Delegierung ein- bzw. auszuschalten. Ist die Rückmeldung aktiv, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald der Termin erledigt bzw. gelöscht wird. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

- Rückmeldung auf Abfrage

- immer mit Rückmeldung (keine Abfrage)

- ohne Rückmeldung (keine Abfrage)

Hinweis

Bitte beachten Sie: Sollte am Termin eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten aber vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Terminserie

Die Funktion "Terminserie" dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Weitere Informationen, welche Möglichkeiten es zur Erstellung einer Terminserie gibt bzw. wie Serientermine zusammengehalten werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminserie.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Serienterminen bzw. zum Ändern einer Seriendefinition erhalten Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Serienterminen.

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie den Status des Termins auf "erledigt" setzen. Der Termin wird dadurch als erledigt dargestellt, in den Terminlisten als durchgestrichener Datensatz, in den grafischen Ansichten mit grauer Hintergrundfarbe. Ist der Termin von einem anderen Benutzer mit Rückmeldung eingetragen worden, so erhält dieser eine Nachricht.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Termine per Multiselect zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe Termine - multiselectfähige Funktionen.

Hinweis

Mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM) können Sie einstellen, ob ein erledigter Termin als durchgestrichen dargestellt wird oder nicht. Dieser Parameter wirkt sich nur in Listenansichten der Termine aus.

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Bereits erledigte Termine können bei Bedarf auch wieder als "offen" gekennzeichnet werden. Dazu müssen Sie nur einen bereits erledigten Termin bearbeiten und die Checkbox "Erledigt" deaktivieren. Nach dem Speichern wird dieser Termin wieder als offen angezeigt.

Hinweis

Beim Erledigen eines aktuellen Termins mit Ressource erscheint ein Abfragefenster, ob die Ressource freigegeben werden soll.

Mit "Ja" wird der Termin mit der aktuellen Uhrzeit beendet und gleichzeitig die Ressource freigegeben. Mit "Nein" wird der Termin als erledigt markiert und bleibt mit der ursprünglichen Zeit sowie den zugeordneten Ressourcen bestehen. Bei vergangenen und zukünftigen Terminen wird der Termin nur erledigt und bleibt ansonst unverändert.

Ressourcen freigeben

Mit dieser Funktion können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie nicht mehr benötigte Ressourcen zur Freigabe auswählen oder alle Ressourcen eines Termins freigeben können.

Hinweis

Bei einem aktuellen Termin werden der Termin und die Ressourcenreservierung mit dem aktuellen Zeitpunkt beendet. Bei einem zukünftigen Termin wird die Ressourcenzuordnung gelöscht und der Termin bleibt unverändert bestehen. Bei Terminen in der Vergangenheit ist die Funktion inaktiv.

Termin in Aufgabe umwandeln

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin in eine Aufgabe umwandeln. Nach Betätigen der Funktion kommt eine Abfrage, ob der Termin gelöscht oder beibehalten werden soll.

Tagestermin erstellen

Erstellen Sie mithilfe dieser Funktion einen Tagestermin. Es öffnet sich das Fenster "Terminkennzeichen suchen", in dem alle Terminkennzeichen angezeigt werden, die im Feld "Tagestermin" die Ausprägung "Ja" oder "Ja, mit Bearbeitung" hinterlegt haben.

Checklisten

Checkliste öffnen

Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Termin eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.

Hinweis

Checklistenfortschritt

Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.

Checkliste entfernen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.

Checkliste Übersicht

Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

DMS

Hinweis

Funktionen

Ansicht
Gruppenübersicht	Mit dieser Funktion können Sie die Gruppenübersicht starten.
Terminliste	Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Start der Terminliste.
Termindienstplan	Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Start des Termindiensplans.

Ausdruck
Ausdruck Terminliste	Mit dieser Funktion können Sie einen Ausdruck der ausgewählten Termine generieren. Wenn Sie den Ausdruck der Termine in der Tages-, Wochen-, oder Monatsansicht starten, werden automatisch genau die am Bildschirm angzeigten Termine in der jeweiligen Ansicht gedruckt. In der Ansicht Terminkalender erhalten Sie ein Abfragefenster, in dem Sie die genauen Einstellungen für den Terminausdruck treffen können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ausdruck Terminliste.

In LEA verbuchen

Termine können (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Leistung verbucht werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster In LEA verbuchen.

Hinweis

Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" oder "Privat" ist die Funktion inaktiv. In der NTCS Infoleiste erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Die Funktion kann nur für öffentliche Termine ausgeführt werden, sowohl aus dem Terminkalender als auch aus der Leistungserfassung.

Gruppenübersicht mit Teilnehmern öffnen

Wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist, so können Sie mit dieser Funktion die Gruppenübersicht mit allen Teilnehmern dieses Termins starten. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der selektierte Termin auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist. Weitere Informationen zum Arbeiten mit der Gruppenübersicht erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Gruppenübersicht.

Hinweis

Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" können Sie die Funktion "Start Gruppenübersicht" nur aufrufen, wenn Sie zu dem Termin dazu verteilt sind oder Sie der Stellvertreter des Terminerstellers sind.

Teilnehmer benachrichtigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Nachricht an alle Teilnehmer des Termins versenden. Diese Funktion ist nur bei Terminen aktiv, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind.

Hinweis

Die Übergabe von doppelten E-Mail-Adressen wird verhindert, das heißt, sollte bei mehreren Teilnehmern die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird trotzdem nur eine E-Mail an diese Adresse gesendet.

Vor dem Absenden bekommen Sie noch eine Hinweismeldung mit allen Teilnehmern dieses Termins, bei denen keine E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt ist. Dadurch soll verhindert werden, dass ein bestimmter Teilnehmer die Informationen unwissentlich nicht erhält.

Als E-Mail senden

Ermöglicht das Versenden des Termins per E-Mail.

Freien Termin suchen

Mit dieser Funktion können Sie das Fenster der Terminsuche starten. Genauere Informationen dazu finden Sie in der HIlfe zum Fenster Freien Termin suchen.

Mitarbeitergespräch

Diese Funktion können Sie das zum Termin dazugehörige Mitarbeitergespräch öffnen. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Mitarbeitergespräche.

Eventmanager

Mit dieser Funktion können Sie direkt den Eventmanager inkl. Filterung auf genau jenes Event starten, aus dem dieser Termin entstanden ist. Genauere Informationen wie Termine aus dem Eventmanager entstehen, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Eventmanager.

Hinweis

Die Funktion ist nur aktiv, wenn man auf einem Termin steht, der im Eventmanager zu einem Event erzeugt worden ist. Für alle anderen Termine ist diese Funktion inaktiv.

Telefonprotokoll

Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten (Betreff, Person ...) des ausgewählten Termins.

Hinweis

Hat der ausgewählte Termin eine Leadzuordnung, wird die Leadzuordnung dem Telefonprotokoll übergeben, wodurch das Telefonat im Leadmanagement am Reiter "Aktivität" bei dem jeweiligen Lead sichtbar ist.

Besprechungsprotokoll

Besprechungsprotokoll erzeugen

Erzeugt ein Besprechungsprotokoll zu diesem Termin und öffnet das Fenster Besprechungsprotokoll, in dem das Protokoll sofort erfasst werden kann. In der Spalte "Hat Bespr.Prot.

" wird ab sofort angezeigt, dass ein Besprechungsprotokoll zum Termin existiert.

Hinweis

Wenn Sie den Parameter "Besprechungsprotokoll aus Termin" auf die Ausprägung "Mit manueller Verknüpfung" stellen, öffnet sich beim Ausführen dieser Funktion folgendes Abfragefenster.

Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Besprechungsprotokoll.

Besprechungsprotokoll aus Termin

Mit diesem Parameter können Sie steuern, wie das Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin gesteuert wird. Sie können zwischen den folgenden beiden Möglichkeiten wählen:

0 - Standard: Kann keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden (z. B. Nachfolgebesprechung bei Serienterminen) wird automatisch ein neues Besprechungsprotokoll ohne Verknüpfung zu anderen Besprechungsprotokollen angelegt.

1 - Mit manueller Verknüpfung: Mit dieser Einstellung erfolgt nach dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls aus einem Termin, wenn keine automatische Verknüpfung zu einem Vorgängerprotokoll erstellt werden kann, eine Abfrage, ob man eine manuelle Verknüpfung zu einem bestehenden Protokoll erstellen will.

Weitere Infos dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - Nachfolgebesprechung.

Besprechungsprotokoll öffnen: Ist bereits ein Besprechungsprotokoll erzeugt worden, so haben Sie hier die Option "Besprechungsprotokoll öffnen" statt des Punktes "Besprechungsprotokoll erzeugen". Mit "Besprechungsprotokoll öffnen" gelangen Sie zum Besprechungsprotokoll des Termins.

Zum Protokoll der Besprechung

Gelangen Sie, wenn bereits ein Besprechungsprotokoll angelegt und aus diesem der Termin erzeugt worden ist. Sie erkennen einen solchen Termin durch ein Symbol

in der Spalte "aus Bespr.Prot.".

Leadmanagement

Lead erstellen	Mit dieser Funktion können Sie einen Lead aus einem Termin erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eines Leads finden Sie in der Hilfe zum Fenster Lead erstellen.
Zum Lead	Mit dieser Funktion können Sie den aus dem Termin erstellten Lead aufrufen.

Einsatz

Zum Einsatz

Mit dieser Funktion können Sie den mit dem Termin verknüpften Einsatz aufrufen.

Extras

Standardfeldauswahl Termine

Standardfeldauswahl Termine

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.

Text

In diesem Fensterbereich werden die Texte zu dem aktuell markierten Datensatz angezeigt. Dabei ändert sich die Überschrift des Bereiches immer mit dem derzeitigen Fokus.

Selektiert man beispielsweise eine Frist, lautet die Bezeichnung des Bereichs "Text - Frist".

Im Textfeld ist es möglich, einen Text zum selektierten Datensatz hinzuzufügen oder den bestehenden Text abzuändern.

Siehe auch:

Aufgaben

Fristen
Terminkalender

Lernvideo: Wie arbeite ich mit der Terminverwaltung?