Erste Schritte
Grundlegende Informationen zur NTCS allgemein finden Sie unter Einfache Handhabung.Erste Schritte CRM
In dieser Dokumentation werden die ersten Schritte zur Verwendung des Programmpakets CRM beschrieben. Neben einer visuellen Darstellung des Standardablaufs finden Sie hier eine Beschreibung der einzelnen Schritte und eine Verlinkung auf entsprechende Themendokumentationen.
Überblick über den Ablauf
Folgende Übersicht zeigt den Ablauf in grafischer Form. Klicken Sie auf die entsprechenden Kacheln, um zur jeweiligen Beschreibung zu springen.
Voraussetzungen
Für die Organisation des CRM bzw. des Kanzleimanagements sind bestimmte Voraussetzungen zu schaffen. Nach grundsätzlichen Einstellungen der NTCS können mit den folgenden Voraussetzungen die Stammdaten für die Verwendung des CRM angelegt werden.
NTCS Benutzer
Um sich in der NTCS anzumelden und um mit den einzelnen Menüpunkten arbeiten zu können, müssen Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen existieren. Die Benutzer müssen in weiterer Folge jeweils einem Mitarbeiter zugewiesen werden.
Die Verwaltung der Benutzer erfolgt unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Benutzer.
Die Verwaltung der Benutzer erfolgt unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Benutzer.
Einen Überblick über das Berechtigungssystem und den Zusammenhang zwischen Benutzern und Benutzergruppen sowie Details zur Anlage finden Sie in der Dokumentation Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen.
Beachten Sie auch folgende Lernvideos zum Thema:
Eigene Firma
Um mit dem Paket CRM arbeiten zu können, muss zuerst die eigene Firma bzw. müssen die eigenen Firmen angelegt werden.
Welche Arten von Firmen gibt es:
- Eigene Firmen: Bei Neuinstallationen ist bereits eine Firma mit der Nummer 1 "Eigene Firma" und eine Firma mit der Nummer 98 "Zentrale Stammdaten für Firmengruppe" vorhanden. Diese Firmen können für die eigenen Firmenstammdaten verwendet werden. Dabei handelt es sich aber nur um einen Vorschlag. Die eigene Firma kann unter jeder beliebigen Nummer angelegt werden.
Achtung: Firmennummern können nachträglich nicht geändert werden! Um eine Firma als eigene Firma zu kennzeichnen, verwendet man das Feld "Ist eigene Firma". - Mandantenfirmen: Ein Steuerberater erstellt aus seinen Kunden so genannte Mandantenfirmen. Unter der Mandantenfirma wird die Buchhaltung, Bilanz, Lohnverrechnung des Kunden geführt. Mandantenfirmen können über eine eigene Funktion aus dem Kundenstamm mit der gleichlautenden Kundennummer erzeugt werden.
- Standardkontenrahmen: Die Firmen 100, 400, 500 … werden für den Standardkontenrahmen der NTCS FIBU verwendet. Diese Firmennummern dürfen nicht für eigene Firmen verwendet werden.
Hinweis
 | Firmen werden paketübergreifend verwendet. Sie sind also nicht nur für das CRM, sondern z. B. auch für die FIBU, die WWS ... relevant. |
Firmengruppe
Verwenden Sie mehrere eigene Firmen und möchten Sie mit Ihren Benutzern firmenübergreifend arbeiten bzw. mit Ihren Firmen auch auf einen zentralen Stammdatenpool zugreifen, ist die Verwendung einer Firmengruppe sinnvoll.
Achtung!
 | BMD empfiehlt dringend, für die Konfiguration einer Firmengruppe die Beratung eines BMD Consultants in Anspruch zu nehmen, da damit sehr viele Details zusammenhängen. Falsche bzw. ungünstige Einstellungen sind teilweise irreversibel oder nur mit hohem Aufwand änderbar. |
Weitere Informationen zu Firmengruppen finden Sie unter Die Firmengruppe: Überblick.
Import von Standarddaten
Standarddaten umfassen Stammdaten, die von BMD zur Verfügung gestellt und laufend gewartet werden. Diese Stammdaten beinhalten beispielsweise Banken, Orte, Finanzämter, Gemeinden etc. Je nach Einstellung können diese aber auch selbst geändert werden und stehen je nach Rechtsversion für die verschiedenen Länder zur Verfügung.
Grundsätzlich sollten mit der Installation alle erforderlichen Standarddaten (z. B. Länder, Orte) vorhanden sein. Sollten Sie dennoch für bestimmte Programmfunktionalitäten noch weitere Standarddaten benötigen, so können Sie diese im Paket CRM unter Stammdaten → Import und Export → Import nachträglich importieren.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung und Anlage von CRM Standarddaten finden Sie in der Themendokumentation CRM Standarddaten.
Personennummernkreise
Sie können selbst entscheiden, ob Sie für Personen die von BMD ausgelieferten Nummernkreise verwenden oder diese für Ihre Zwecke abändern möchten.
Öffnen Sie im Paket CRM Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise, um die Nummernkreise zu verwalten.
Kunden- und Lieferantennummernkreise sind durch den direkten Zusammenhang zwischen Person und Personenkonto auch für die FIBU von großer Bedeutung. Nummernkreise von Kunden und Lieferanten können daher auch im Paket FIBU aufgerufen werden: Stammdaten → Weitere Konteneinstellungen → Nummernkreise. Über diesen Aufruf kann zusätzlich der Nummernkreis für Sachkonten definiert werden.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung und Anlage von Nummernkreisen finden Sie in der Fensterhilfe Nummernkreise.
CRM
Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann mit der Organisation des CRM begonnen werden.
Personenstammdaten
Unter dem Begriff "Personen" werden Kunden, Lieferanten, Gesellschafter, Angehörige, Mitarbeiter, Diverse Personen und Kundenkonzerne zusammengefasst. Personen werden immer unter einer Firma angelegt.
Kunden
Kunden sind alle juristischen und natürlichen Personen, für die Sie Leistungen erbringen. Sie können dabei Auftraggeber oder Rechnungsempfänger sein.
Die Verwaltung von Kunden erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung von Kunden finden Sie in der Hilfe zum Fenster Kunden.
Beachten Sie auch folgende Lernvideos zum Thema:
Kontaktpersonen
Das Führen von Kontaktpersonen zu Ihren Kunden ist nicht zwingend erforderlich, erleichtert aber die Kommunikation mit Ihren Kunden wesentlich. Durch die Vergabe eines Personenkennzeichens für die Kontaktperson ist schnell ersichtlich, in welcher Funktion eine Kontaktperson bei Ihren Kunden/Lieferanten tätig ist.
Beispiel: Hr. Huber wird beim Kunden Allinger als Buchhalter (= Personenkennzeichen) zugeordnet.
Kontakte können dabei unter anderem
- tatsächliche Kontaktpersonen (z. B. normale Mitarbeiter des Kunden),
- andere Kunden (z. B. ein gewerblicher Buchhalter als Einzelfirma) oder eine
- Diverse Person (z. B. Rechtsanwalt)
sein.
Ist eine Kontaktperson für mehrere Kunden relevant (z. B. ein Rechtsanwalt, der gleichzeitig den Kunden 200000 und 217012 vertritt), kann die Kontaktperson mehrfach zugeordnet werden und muss nicht mehrfach angelegt/gewartet werden.
Die Verwaltung von Kontaktpersonen erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Kontaktpersonen.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung von Kontaktpersonen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Kontaktpersonen.
Beachten Sie auch folgendes Lernvideo zum Thema:
Mitarbeiter
Mitarbeiter sind die Dienstnehmer Ihrer eigenen Firma. Für Mitarbeiter die einen eigenen NTCS Zugang erhalten, sollten nicht nur die Benutzer in der Benutzerverwaltung angelegt werden, sondern auch Mitarbeiterstammdaten angelegt und diese mit dem entsprechenden NTCS Benutzer vernküpft werden.
Durch die Verküpfung weiß das Programm immer, welcher Mitarbeiter gerade welche Aktionen im Programm durchführt bzw. für welchen Mitarbeiter Daten erzeugt werden. Für bestimmte CRM Funktionen (z. B. Termine, Aufgaben, Telefonprotokoll u. a. m.) ist dies auf jeden Fall erforderlich.
Die Verwaltung von Mitarbeitern erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Mitarbeiter.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung von Mitarbeitern finden Sie in der Hilfe zum Fenster Mitarbeiter sowie in den Themendokumentationen Anlage und Einstellungen bei neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterzuordnungen - was wofür verwenden, was wie anlegen?.
Beachten Sie auch folgende Lernvideos zum Thema:
Lieferanten
Lieferanten können Sie beispielsweise anlegen, um diese als Kreditoren in der Buchhaltung zu verwenden. Des Weiteren sind Lieferanten für die ER-Kontrolle notwendig.
Die Verwaltung von Lieferanten erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Lieferanten.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung von Lieferanten finden Sie in der Hilfe zum Fenster Lieferanten.
Beachten Sie auch folgendes Lernvideo zum Thema:
Gesellschafter
Gesellschafter werden für Steuererklärungen und die Bilanz verwendet.
Die Verwaltung von Gesellschaftern erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Gesellschafter.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung von Gesellschaftern finden Sie in der Hilfe zum Fenster Gesellschafter und in den Themendokumentationen Update Kunde-Gesellschafter und Gesellschafter und Beteiligungsverhältnisse: Anlage und Verwaltung.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung von Gesellschaftern finden Sie in der Hilfe zum Fenster Gesellschafter und in den Themendokumentationen Update Kunde-Gesellschafter und Gesellschafter und Beteiligungsverhältnisse: Anlage und Verwaltung.
Diverse Personen
Diverse Personen sind eine Möglichkeit, um Personendaten von Personen zu führen, die weder Kunden/Interessenten, Lieferanten, noch Mitarbeiter sind. Sie sind spezielle Personen mit der Personenart "DI" und werden über Personenkennzeichen eingeteilt bzw. funktionalen Rollen zugeordnet.
Der Einstieg erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Diverse Personen.
Der Einstieg erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Diverse Personen.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung finden Sie in der Hilfe zum Fenster Diverse Personen.
Kundenkonzerne
Kundenkonzerne sind sinnvoll, um Auswertungen (z. B. in der NTCS LEA) kundenübergreifend zu sortieren oder um die Daten aller Kunden eines Konzerns über den Kunden-Navigator zu finden und darzustellen. Sie haben funktionalen Charakter und dienen NICHT dazu, komplexe Konzernstrukturen abzubilden.
Der Einstieg erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Kundenkonzerne.
Der Einstieg erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Kundenkonzerne.
Details und weiterführende Informationen zur Verwaltung von Kundenkonzernen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Kundenkonzerne.
CRM
Im Bereich CRM sind jene Funktionen angesiedelt, die für eine sinnvolle Unternehmenskommunikation nach innen sowie nach außen nötig sind. Sie finden in diesen Zusammenhang die Möglichkeit, folgende Bereiche zu verwalten:
- Termine
- Aufgaben
- Kommunikation (z. B. Telefonprotokoll)
- Kontakte (in Form des Kontaktjournals)
- Ressourcen
- Besprechungsprotokolle
- Kampagnenmanagement
- Umfrageverwaltung
- Eventmanager
- Auswertungen
- viele Extras wie z. B. Ideen
Der Einstieg erfolgt im Paket CRM unter CRM → ...
Details zur Organisation des CRM und der einzelnen Bereiche finden Sie in der Themendokumentation BMD CRM.
Beachten Sie auch folgende Lernvideos zum Thema:
Lernvideo: Wie arbeite ich mit der Terminverwaltung? Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Kontaktjournal?Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Verwalten Sie sämtliche im Unternehmensalltag anfallenden Dokumente und E-Mails. Zum schnellen Auffinden der Dokumente nutzen Sie eine komfortable Beschlagwortung der Dokumente u. a. durch Kundenbezug, Dokumentenkategorien und Bezugszeiträume.
In der Themendokumentation NTCS DMS werden die relevanten Themenbereiche dargestellt und beschrieben. Sie finden darin folgende Inhalte:
- Inbetriebnahme
- Pfadverwaltung
- Archivstamm
- Dokumentenkategorie
- Schlagwörter
- Volltextsuche im DMS
- Installation des Clients inkl. BMD Office-Add-ins
- Darstellungsformen der Dokumente
- Möglichkeiten der Archivierung
- Funktionen der Dokumente
- Funktionen im Archiv
- Parameter
Der Einstieg erfolgt im Paket CRM unter DMS → ...
Details zur Organisation des DMS und der einzelnen Bereiche finden Sie in der Themendokumentation NTCS DMS.
Beachten Sie auch folgendes Lernvideo zum Thema:
Kanzleimanagement
Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist eine nachvollziehbare Abwicklung aller Geschäftsfälle notwendig. Die Kanzleiorganisation bietet dazu verschiedene Bereiche an, deren Verwaltung für ein effektives und effizientes Kanzleimanagement zielführend sein kann. Zu den unterschiedlichen Bereichen zählen:
- Workflow von der Post bis zur Quote
- Fristarten
- BMD Scan
- Post
- Fristen
- Quotenverwaltung
- Firmenbuchverwaltung
- Workflow XML-Einreichung Steuererklärungen
- Databox
- BMDGhost
- Klientenmonitoring
- BMD COM
- Mandantenakte
Der Einstieg erfolgt im Paket CRM unter Kanzlei → ...
Details zur Organisation des Kanzleimanagements und der einzelnen Bereiche finden Sie in der Themendokumentation Kanzleiorganisation.
Beachten Sie auch folgende Lernvideos zum Thema: