Firmen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → Firmen → Firmen
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Firmen
In diesem Bereich werden alle bestehenden Firmen aufgelistet. Firmen werden in NTCS für drei Zwecke verwendet:
- Darstellung Ihrer eigenen Firmen.
- Führen von Mandantenfirmen: Als Steuerberater können Sie aus Kunden sogenannte Mandantenfirmen erzeugen. Ein Kunde wird immer dann als Mandantenfirma geführt, wenn für ihn eine Buchhaltung, ein Jahresabschluss etc. durchgeführt wird, also prinzipiell für die Verwendung des NTCS Bilanz- und Berichtswesens, sowie auch für den NTCS LOHN. Zur Vereinfachung kann das Erstellen von Mandantenfirmen automatisiert werden. Zusätzlich können Sie ein automatisches Stammdatenupdate vom Kundenstamm auf die Mandantenfirma aktivieren. Eine doppelte Stammdatenwartung entfällt. Details lesen Sie unter Update von Person auf Firma.
- Auslieferung der FIBU Standardkontenrahmen: bitte beachten Sie dazu folgenden Hinweis.
Hinweis
Beachten Sie bei der Vergabe von Firmennummern, dass folgende Nummern für unsere Standardkontenrahmen reserviert sind:
100 - Österreich400 - Schweiz500 - Deutschland600 - Slowakei700 - Slowenien800 - Ungarn900 - TschechienDiese Firmennummern dürfen NICHT für Ihre eigenen Firmen bzw. Mandantenfirmen verwendet werden! Sind die FIBUs mit den Standarddaten in diesen Firmen nicht vorhanden, werden diese mit einem Update importiert und die Firmendaten, Nummernkreise usw. werden mit dem Standard überschrieben.
Bei einer Neuinstallation finden Sie in diesem Fenster eine Firma mit der Nummer 1 "Eigene Firma" bzw. eine Firma mit der Nummer 98 "Zentrale Stammdaten für Firmengruppe". Diese Firmen können für die Anlage der eigenen Firmen verwendet werden.
 Neu | Mit dieser Funktion können Sie eine neue Firma erstellen. |
 Mandantenarchiv erstellen | Über diese Funktion wird für den gerade markierten Firmendatensatz die Anlage eines Mandantenarchivs gestartet. |
 Konsolidierungskreise | Mit dieser Funktion öffnen Sie die Konsolidierungskreise. |
 Datenschutzverzeichnis | Mit dieser Funktion öffnen Sie das Datenschutzverzeichnis der jeweiligen Firma. Detaillierte Informationen zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation. |
 Währung umstellen | Über diese Funktion kann die Firmenwährung geändert werden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Währung umstellen. |
| Temporäre Firmen anzeigen | Im Paket LOHN besteht die Möglichkeit, temporäre Firmen anzulegen. Diese Firmen erhalten Firmennummern größer/gleich 8000000 und werden im CRM grundsätzlich ausgeblendet. Mit dieser Funktion können temporäre Firmen zum Ansehen oder Bearbeiten bzw. zur Analyse eingeblendet werden. |
 Firmen mit Datenschutzverzeichnis | Filtert die Liste der Firmen, so dass nur Firmen mit eigenem DSGVO Datenschutzverzeichnis angezeigt werden. Firmen ohne DSGVO Datenschutzverzeichnis bzw. Mandantenfirmen, die das Standard-Verzeichnis verwenden, werden ausgeblendet. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. |
| Aktive anzeigen | In der Liste der Firmen werden nur aktive Firmen angezeigt. Deails zum Inaktivsetzen, lesen sie unter den Hintergrundinformationen. |
| Inaktive anzeigen | In der Liste der Firmen werden nur inaktive Firmen angezeigt. Deails zum Inaktivsetzen, lesen sie unter den Hintergrundinformationen. |
| Alle anzeigen | In der Liste der Firmen werden sowohl aktive, als auch inaktive Firmen angezeigt. Deails zum Inaktivsetzen, lesen sie unter den Hintergrundinformationen. |
 Firmen Vorjahre | Wechselt zu den jahresbezogen gespeicherten Firmenstammdaten der markierten Firma. Diese sind vor allem für Finanzbuchhaltung und Bilanzierung von Bedeutung (Verwaltung Firmenwerte). |
 Filialen | Hier können je Firma Filialen für den LEA Filialbetrieb erstellt werden (Filialen). |
 Firmen-Statistikgruppen | Hier können (ähnlich den Personengruppen) verschiedene Firmen zu Gruppen zusammengefasst werden. |
 Faktura Com-Assistent | Starten Sie den Faktura Com-Assistent. |
 Start Finmatics-Abgleich | Gleichen Sie die Daten Ihrer Mandanten mit Finmatics ab. |
Funktionen in der Bearbeitungsmaske der Firmen (F6):
Kopieren Datensatz | In der Eingabemaske der Firmen kann eine Firma im Ansichtsmodus (F2) über das Menü Bearbeiten kopiert werden. Klicken Sie dazu zuerst auf Kopieren Datensatz und gleich im Anschluss auf Einfügen Datensatz. Danach müssen Sie noch eine Firmennummer vergeben. Kopiert werden: Stammdaten inkl. Adressen, Telefonnummern, Bankverbindungen und Institutionszuordnungen. Nicht kopiert werden: Sämtliche Personen, die unter der Quellfirma geführt werden sowie eine Zuordnung der Quellfirma zu einem Konzern. Hinweis
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Einfügen Datensatz | siehe Erklärung oberhalb. |
In diesem Editor kann ein Kopf gestaltet werden, auf den verschiedene NTCS Module im Zuge der Erstellung von Dokumenten zugreifen können (z. B. NTCS Standardbrief, LEA Honorarverrechnung ...). Wenn Sie hier einen Kopftext hinterlegen, wird dieser Text automatisch mit dem Feld Standardbrief Kopftext am Firmenstamm abgeglichen. Über dieses Feld haben Sie die Möglichkeit, eine Übersetzung zu hinterlegen, falls Sie den Standardbrief mit Fremdsprachen verwenden möchten. Welche Sprache der Standardbrief verwendet, stellen Sie je Standardbrief-Vorlage in den Briefeinstellungen (rechte Maustaste auf Vorlage → Briefeinstellungen) im Feld "Sprache" ein. | |
In diesem Editor kann ein Fuß gestaltet werden, auf den verschiedene NTCS Module im Zuge der Erstellung von Dokumenten zugreifen können (z. B. NTCS Standardbrief, LEA Honorarverrechnung ...) Wenn Sie hier einen Fußtext hinterlegen, wird dieser Text automatisch mit dem Feld Standardbrief Fußtext am Firmenstamm abgeglichen. Über dieses Feld haben Sie die Möglichkeit, eine Übersetzung zu hinterlegen, falls Sie den Standardbrief mit Fremdsprachen verwenden möchten. Welche Sprache der Standardbrief verwendet, stellen Sie je Standardbrief-Vorlage in den Briefeinstellungen (rechte Maustaste auf Vorlage → Briefeinstellungen) im Feld "Sprache" ein. | |
In diesem Editor kann ein Kopf gestaltet werden, auf den verschiedene NTCS Module im Zuge der Erstellung von Dokumenten zugreifen können (z. B. NTCS Standardbrief, LEA Honorarverrechnung ...) Wenn Sie hier einen Kopftext für Folgeseiten hinterlegen, wird dieser Text automatisch mit dem Feld Standardbrief Kopftext Folgeseiten am Firmenstamm abgeglichen. Über dieses Feld haben Sie die Möglichkeit, eine Übersetzung zu hinterlegen, falls Sie den Standardbrief mit Fremdsprachen verwenden möchten. Welche Sprache der Standardbrief verwendet, stellen Sie je Standardbrief-Vorlage in den Briefeinstellungen (rechte Maustaste auf Vorlage → Briefeinstellungen) im Feld "Sprache" ein. | |
In diesem Editor kann ein Fuß gestaltet werden, auf den verschiedene NTCS Module im Zuge der Erstellung von Dokumenten zugreifen können (z. B. NTCS Standardbrief, LEA Honorarverrechnung ...) Wenn Sie hier einen Fußtext für Folgeseiten hinterlegen, wird dieser Text automatisch mit dem Feld Standardbrief Fußtext Folgeseiten am Firmenstamm abgeglichen. Über dieses Feld haben Sie die Möglichkeit, eine Übersetzung zu hinterlegen, falls Sie den Standardbrief mit Fremdsprachen verwenden möchten. Welche Sprache der Standardbrief verwendet, stellen Sie je Standardbrief-Vorlage in den Briefeinstellungen (rechte Maustaste auf Vorlage → Briefeinstellungen) im Feld "Sprache" ein. | |
| Standardbrief Wordtexte | Für das Arbeiten mit MS Word - Vorlagen im NTCS Standardbrief können hier Köpfe bzw. Füße aus MS Word hinterlegt werden. Hier hinterlegte Kopf-/Fußtexte werden automatisch mit den entsprechenden Feldern am Firmenstamm abgeglichen:
Über diese Felder haben Sie auch die Möglichkeit, Übersetzungen zu hinterlegen, falls Sie den Standardbrief mit Fremdsprachen verwenden möchten. Welche Sprache der Standardbrief verwendet, stellen Sie je Standardbrief-Vorlage in den Briefeinstellungen (rechte Maustaste auf Vorlage → Briefeinstellungen) im Feld "Sprache" ein. |
Sie können hier zentral je Absenderfirma ein Briefpapier für den NTCS Standardbrief hinterlegen. Dieses Briefpapier wird verwendet, wenn Sie in den Briefeinstellungen der Briefvorlage (rechte Maustaste auf der Vorlage → Briefeinstellungen) die Anzeige bzw. den Druck eines Briefpapiers aktivieren, aber auf der Vorlage selbst kein Briefpapier hinterlegen. Die Grafik wird auf eine Seite skaliert, daher ist es empfehlenswert, ein Format mit Größen zu verwenden, welche den Proportionen eines A4-Formats (210mm : 297mm) entsprechen. Bei 300 dpi entspricht das einer Auflösung von 2480 x 3508 Pixel. Zulässige Dateitypen sind Jpeg (jpg), Bitmap (bmp), TIF (tif), Metafile (wmf), Enhanced Metafile (emf). Verwenden Sie dazu die Felder "Druckart für Briefpapier" bzw. "Anzeigeart für Briefpapier" in den Briefeinstellungen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Briefeinstellungen. |
Hintergrundinformationen
Umgang mit Firmen, die Sie nicht mehr benötigen:
Eine Firma kann nur dann gelöscht werden, wenn ausschließlich Stammdaten vorhanden sind. In der Regel werden Sie zu einer Firma bereits Daten erzeugt haben, die das Löschen der Firma verhindern. Eine Firma wird auf fast allen Datensätzen in nahezu jeder Datenbanktabelle hinterlegt. Es ist daher nicht möglich, diese Daten aus der Datenbank zu entfernen.
Es besteht allerdings die Möglichkeit, eine Firma als inaktiv zu kennzeichnen. Verwenden Sie dazu das Feld "Aktiv" am Firmenstamm.
In diesem Feld können Sie eine Institution auf aktiv/inaktiv setzen. Besonderheiten dieses Feldes bei Firmengruppen, Firmen, Filialen: Folgendes Verhalten gilt gleichermaßen für Firmengruppen, Firmen und Filialen. Es wird am Beispiel einer Firma beschrieben: Wenn die Firma "Aktiv" ist, ist diese Firma aktuell gültig und sichtbar. Firmen, die inaktiv sind, werden in der Firmenliste automatisch ausgeblendet. Über das Fenstermenü → "Ansicht", können Sie in der Liste zwischen aktiven, inaktiven und allen Firmen umschalten. Inaktive Firmen werden in der Suche und in der Schnellsuche standardmäßig nicht angezeigt, können aber bei Bedarf manuell eingegeben werden. Jede Firmengruppe, Firma oder Filiale ist eigens auf inaktiv zu setzen. Eine Firmengruppe kann nur dann auf inaktiv gesetzt werden, wenn alle zugeordneten Firmen bereits inaktiv sind. Eine Firma kann nur dann auf inaktiv gesetzt werden, wenn alle zugeordneten Filialen bereits inaktiv sind. Dieses Feld wird beim Update von Person auf Firma automatisch vom Kundenstamm auf die zugehörige Mandantenfirma upgedatet. Wenn Sie das nicht möchen, können Sie das Update mit einer Update-Feldsperre unterbinden. |
Testfirma
Im Paket LOHN werden zum Zweck einer Testlohnabrechnung fallweise Kopien von Originalfirmen als temporäre Testfirmen erstellt. Bei diesen Kopien ist am Firmenstamm das Feld "Testfirma" auf "Ja" gesetzt.
Testfirmen werden in der Firmenliste in grüner Schrift dargestellt.
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte den LOHN Support.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.
Lernvideo: