Kontaktpersonen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → KontaktpersonenKontaktpersonen sind natürliche Personen, die anderen Personen oder Institutionen über ein Personenkennzeichen zugeordnet sind. Eine Kontaktperson existiert nie für sich alleine sondern hat immer eine Zugehörigkeit, z. B. zu einem Kunden, und dient dort als direkte Ansprechperson, an die Sie sich wenden können.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfeld
Geben Sie die Person oder Institution ein, deren Kontaktpersonen in der Liste angezeigt werden sollen. Entsprechend Ihrer Eingabe wird automatisch der richtige Reiter geöffnet. Ist das Feld leer, werden alle Kontaktpersonen angezeigt. Wenn Sie das Fenster in Bezug auf eine Zugehörigkeit öffnen (z. B. Strg + K in der Kundenliste), wird das Feld automatisch befüllt und ist für die manuelle Bearbeitung gesperrt.
Kontaktpersonen
In diesem Bereich werden alle Personen angezeigt, die als Kontaktperson angelegt wurden, oder mit der Funktion "Kontakt zuordnen" als Kontakt zugeordnet wurden. Die Anzeige erfolgt je Zuordnung, d. h., wenn eine Person mehrfach als Kontakt zugeordnet ist, wird sie in der Liste auch mehrfach angezeigt. Im Standard werden nur aktive Kontaktpersonen angezeigt. Wenn Sie auch inaktive Kontaktpersonen sehen möchten (Personen mit Kontaktende), können Sie die Anzeige über den Menüpunkt Ansicht umschalten. Inaktive Personen werden dann, wie im Screenshot, hellgrau dargestellt.
Mit den Reitern über der Personenliste können Sie zwischen den Kontaktpersonen von Kunden/Lieferanten bzw. Institutionen wechseln.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Kontakt zuordnen | Öffnet den Dialog zum Zuordnen von Kontakten. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn ein Bezug zu einer Zugehörigkeit hergestellt werden kann. In der Liste der Kontaktpersonen muss dafür das Einstiegsfeld befüllt sein. |
 Als Hauptzuordnung markieren | Markiert den aktuellen Datensatz als Hauptzuordnung. Damit wird DIESE Zuordnung der Kontaktperson zu seiner Hauptzuordnung und eine allfällige andere Hauptzuordnung wird entfernt. Die Spalte "HZ" erhält ein grünes Häkchen . |
 Aktive anzeigen | In der Liste der Personen werden nur aktive Personen angezeigt. |
| Inaktive anzeigen | In der Liste der Personen werden nur inaktive Personen angezeigt. |
| Alle anzeigen | In der Liste der Personen werden aktive und inaktive Personen angezeigt. |
 Ausdruck Etiketten | Öffnet einen Dialog zum Ausdruck von Etiketten. Hier können für alle in der Liste enthaltenen Personen Etiketten gedruckt werden. |
 Anrufen | Öffnet das Telefonprotokoll und übergibt die Daten der Kontaktperson. |
 E-Mail senden | Öffnet eine leere E-Mail mit der E-Mail-Adresse der Kontaktperson. |
 Adresslisten Standardbrief | Öffnet einen Dialog, in dem links alle Adresslisten angezeigt werden und rechts alle Adresslisten, in denen die Kontaktperson mit der markierten Zuordnung bereits enthalten ist. In der Folge kann dieser Kontakt weiteren Adresslisten hinzugefügt oder aus Adresslisten entfernt werden. Diese Funktionen sind abhängig von:
Nähere Informationen siehe Standardbrief kurz und bündig. |
 VCard erstellen/mailen | Erstellt aus den Daten des markierten Kunden eine VCard (VCF-Datei). Es erscheint ein Dialog mit der Möglichkeit, diese VCard sofort per Mail an jemanden zu senden, an einem beliebigen Ort zu speichern oder mittels QR-Code an Ihr Smart-Phone zu übergeben. |
 Routenplaner | Öffnet den Routenplaner. Als Ausgangsposition (Startadresse) wählen Sie zwischen:
Als Ankunftsort (Zieladresse) wählen Sie zwischen:
|
 Anonymisieren | Mit dieser Funktion starten Sie die Anonymisierung/Löschung der markierten Person entsprechend den Einstellungen in den Personalien DSGVO. Detaillierte Informationen zur Einzelanonymisierung und den Funktionen im Rahmen der DSGVO finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. |
 Neue E-Mail Archivierungsregel | Öffnet das Fenster zum Hinzufügen einer neuen Regel für die automatische kundenspezifische Archivierung von E-Mails. Nähere Informationen siehe Outlook Automatische E-Mail-Archivierung. |
 WWS-Adressen verbergen/anzeigen | Mit dieser Funktion können Kontaktzuordnungen mit den WWS Personenkennzeichen 102, 103, 104, 105, 109 ein- bzw. ausgeblendet werden. |
 An WIADOK übertragen |  Mit dieser Funktion können Sie Personenstammdaten an den WIADOK-Publisher übertragen. Details und Voraussetzungen finden Sie in der ausführlichen Themendokumentation zu WIADOK. Diese Funktion ist ausschließlich für das Kanzleimanagement in Deutschland vorgesehen. |
Hintergrundinformationen
Bei Kontaktpersonen kann zwischen zwei Arten unterschieden werden:
- "Echte" Kontaktpersonen, welche nur zu diesem Zweck angelegt wurden. Diese Personen entsprechen der Personenart "KO".
- Personen, die bereits zu anderen Zwecken in der NTCS erfasst wurden, aber ebenfalls als Kontaktperson benötigt werden. In diesem Fall wird einfach mit der Funktion Kontakt zuordnen eine Kontaktzuordnung durchgeführt. Es ist dabei egal, welcher Personenart die Person angehört.
In der späteren Anwendung besteht zwischen diesen beiden Arten kein Unterschied. Vermeiden Sie daher, wenn möglich, die mehrfache Anlage von Personenstammdaten!
Es empfiehlt sich, dass es sich bei einer Kontaktperson immer um eine natürliche Person handelt, da sie bei der Zugehörigkeit als direkte Ansprechperson dient, an die Sie sich wenden können.
Beispiele
 |
|
Anlage / Zuordnung von Kontaktpersonen
Bei der Anlage einer neuen Kontaktperson sollten Sie zuerst über die Funktion "Kontakt zuordnen" prüfen, ob die benötigte Person bereits in der Datenbank existiert. Starten Sie die Funktion und öffnen Sie anschließend beim Feld "Kontakt" mit F4 die Personensuche. In diesem Fenster können Sie in allen Personen Ihrer Firma/Firmengruppe nach der Person suchen. Achten Sie darauf, auch inaktive Kontaktpersonen zu prüfen. Wenn Sie die gewünschte Person hier finden, können Sie sie gleich zuordnen.
Hinweis
 | Im Feld "Kontakt" werden Mitarbeiter bei der Schnellsuche nicht berücksichtigt, da diese Personenart in der Regel selten als Kontaktperson verwendet wird. Falls Sie einen Mitarbeiter als Kontaktperson zuordnen möchten, drücken Sie in diesem Feld F4 und selektieren anschließend den gewünschten Mitarbeiter. |
Befüllen Sie nach Bedarf die restlichen Felder und speichern Sie die Zuordnung mit "OK".
Die Person existiert somit nur einmal mit ihren primären Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Anrede ...). Die Daten der Kontaktzuordnung (Personenkennzeichen, Durchwahl ...) können jedoch für jede Zuordnung abweichend hinterlegt werden.
Hinweis
| Zuordnung von inaktiven Kontaktpersonen: Sofern es sich bei der zugeordneten Kontaktperson um eine inaktive Person der Personenart "KO" handelt, wird die Person durch das neuerliche Zuordnen automatisch wieder auf "aktiv" gesetzt |
Einen Überblick über die verfügbaren Felder bei einer Kontaktzuordnung finden Sie unter folgendem Link:
Sollten Sie die Person über diesen Weg nicht finden, bzw. wenn Sie sich sicher sind, dass die Person noch nicht angelegt wurde, können Sie mit F5 eine Neuanlage starten. Um eine redundante Stammdatenführung zu vermeiden, findet an dieser Stelle eine automatische Prüfung statt, ob die Kontaktperson bei dieser Zuordnung bereits existiert. Es werden die Felder "Name", "Vorname", "Geschlecht" und "Geburtsdatum" vergleichen. Werden Daten gefunden, werden Sie mit folgender Meldung gewarnt.
Bei der Anlage einer Kontaktperson bzw. bei einer Kontaktzuordnung kann die Kontaktperson über ein Personenkennzeichen im gleichnamigen Feld einer bestimmten Rolle zugewiesen werden:
Hinterlegen Sie hier, in welcher Rolle/Funktion die Kontaktperson bei der Zugehörigkeit tätig ist. Dazu haben Sie hier Zugriff auf die Liste der Personenkennzeichen, die Sie beliebig erweitern können, um die nötigen Rollen abzubilden. |
Beachten Sie zusätzlich folgende Einstellung: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Gesellschafter als Kontakt:
Ist in diesem Parameter die Nummer eines Personenkennzeichens (Stammdaten → Weitere Stammdaten → Personenkennzeichen) hinterlegt, wird ein Gesellschafter automatisch auch als Kontakt zugeordnet. Ist der Parameter leer, erfolgt keine Kontaktzuordnung. Die automatische Anlage erfolgt bei jeder Neuanlage oder Bearbeitung eines Gesellschafters. |
Ausscheiden und Löschen von Kontaktpersonen
Kontaktpersonen, die Sie nicht mehr benötigen, sollten nicht gelöscht werden. Wir empfehlen, in diesem Fall auf der Kontaktzuordnung das Feld "Kontaktende" zu befüllen.
| Kontaktende | Über das Kontaktende können Kontaktpersonen, zu denen kein Kontakt mehr besteht, entsprechend gekennzeichnet und ausgeschieden werden. Dies ist auch die von BMD empfohlene Vorgehensweise, anstatt die Kontaktperson bzw. Kontaktzuordnung zu löschen.
Hinweis
Für Kontaktzuordnungen kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Kontaktende erreicht ist. So kann auch ein Kontaktende in der Zukunft eingegeben werden, und die Kontaktperson wird automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Eine Kontaktperson wird durch den Stapel auf "inaktiv" gestellt, wenn:
Stapel
In der Liste der Kontaktpersonen können Sie über das Menü "Ansicht" zwischen aktiven und ausgeschiedenen Kontaktpersonen umschalten. Das Kontaktende steht ebenfalls im Zusammenhang mit dem Feld "Hauptzuordnung". Wird auf einer Hauptzuordnung ein vergangenes Kontaktende eingegeben, wird das Kennzeichen "Hauptzuordnung" automatisch entfernt. Beim Ausscheiden eines Kunden/Lieferanten über das Fenster Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten kann das Feld bei allen Kontaktzuordnungen automatisch mit dem Austrittsdatum befüllt werden. Relevanz des Feldes im Standardbrief: Für Kontaktpersonen mit Kontaktende wird im Standardbrief kein Brief mehr erzeugt, auch wenn diese in der Adressatenliste enthalten sind. | ||||||||
Wenn die Person "aktiv" ist, ist die Personennummer aktuell gültig und sichtbar. Alle anderen Personen (= inaktiv) sind aktuell ungültig (= ausgetreten). Das Aktiv-Kennzeichen wird automatisch deaktiviert, wenn im Feld Austrittsdatum bzw. bei Kontaktpersonen im Feld Kontaktende ein Datum der Vergangenheit erfasst wird, und wird auch wieder gesetzt, sobald das Feld geleert wird. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten. Ebenso kann in den Personenlisten unter dem Menüpunkt "Ansicht" auf inaktive Personen umgeschaltet werden. Besonderheiten bei Kunden/Lieferanten Über Parameter können Sie einstellen, was beim Ausscheiden von Kunden/Lieferanten mit FIBU-Konten geschehen soll: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:
Besonderheit bei Mitarbeitern Für Mitarbeiter kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Austrittdatum erreicht ist. So kann auch ein Austrittsdatum in der Zukunft eingegeben werden, und der Mitarbeiter wird dennoch automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Stapel
Besonderheit bei Kontaktpersonen Wird eine Kontaktperson auf "inaktiv" gesetzt, so wird auf deren Hauptzuordnung das Kennzeichen Hauptzuordnung automatisch entfernt. Wird die inaktive Kontaktperson später wieder reaktiviert, und es gibt zu dieser Zeit keine andere Hauptzuordnung dieser Kontaktperson, wird das Kennzeichen automatisch bei jener Kontaktzuordnung gesetzt, bei der die Reaktivierung vorgenommen worden ist. Unter Stammdaten → Personen → Kontaktpersonen ist das Feld "Aktiv" nur dann editierbar, wenn es sich um "echte" Kontaktpersonen mit der Personenart "KO" handelt! Beispielsweise kann ein Kunde, der als Kontaktzuordnung verwendet wird, in diesem Fenster nicht auf "inaktiv" gesetzt werden. Achtung!
Für Kontaktpersonen kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Kontaktende erreicht ist. So kann auch ein Kontaktende in der Zukunft eingegeben werden, und die Kontaktperson wird automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Eine Kontaktperson wird durch den Stapel auf "inaktiv" gestellt, wenn:
Stapel
|
Wenn Sie eine Kontaktperson dennoch löschen möchten, kann es sein, dass Sie dabei folgende Meldung erhalten:
In diesem Fall ist ein Löschen der Kontaktperson nicht mehr möglich! Ursache: Eine Kontaktperson kann am Kundenstamm im Feld "Ansprechpartner" als Hauptansprechpartner hinterlegt werden. Wenn für den Kunden in der LEA fakturiert wird, während die entsprechende Kontaktperson als Ansprechpartner hinterlegt war, besteht die Möglichkeit, dass diese Kontaktperson automatisch für die zugehörigen WWS Auftragspositionen ermittelt und hinterlegt wird. Die Ermittlung des Ansprechpartners erfolgt dann, wenn im Honorarnotenformular die Felder für die Ermittlung von Kontaktpersonendaten gesetzt sind und im LEA Parameter Personenkennzeichen Kontaktperson kein Personenkennzeichen hinterlegt ist und auch auf der Honorarposition keine spezielle Kontaktperson ausgewählt wird. Das Entfernen dieser Daten ist nicht möglich, Sie können die Kontaktperson dann nur mehr auf "inaktiv" setzen, aber nicht mehr löschen.
Weitere wichtige Felder auf der Kontaktperson bzw. Kontaktzuordnung
| Hauptzuordnung | Zeigt an, ob es sich bei dieser Kontaktzuordnung um eine Hauptzuordnung handelt. Das Feld wird benötigt, wenn eine Kontaktperson mehrere Zugehörigkeiten hat, um die wichtigste Zuordnung zu kennzeichnen. Jede Kontaktperson kann immer nur je eine Hauptzuordnung zu einer Person und einer Institution haben. Hinweis
| ||||||
| Durchwahl | Durchwahl DIESER Kontaktzuordnung. Die Durchwahl wird beispielsweise im Telefonprotokoll mit der Hauptnummer der Zugehörigkeit (z. B. Kunde) zusammengesetzt, um eine vollständige Nummer zu erhalten. Sie müssen somit nicht die komplette Telefonnummer auf allen Kontaktpersonen warten. | ||||||
| Personenart | Welcher Personenart gehört die Person an? Dieses Feld wird automatisch befüllt. KL = Kunde/Lieferant MA = Mitarbeiter GE = Gesellschafter AN = Angehöriger DI = Diverse Person KO = Kontaktperson |
V-Card importieren
Bei der Anlage von Kunden, Lieferanten, Diversen Personen und Kontaktpersonen kann in der Neuanlagemaske (F5) im gelben Menü unter Extras → "VCard importieren" eine elektronische Visitenkarte (Vcard) importiert werden. Es öffnet sich ein Fenster zur Dateisuche, in dem Sie die entsprechende vcf-Datei auswählen können. Anschließend werden die Daten aus der VCard ermittelt und in den Eingabefeldern vorgeschlagen. Folgende Felder werden (wenn in der VCard vorhanden) als Vorschlag übernommen:
- Name
- Vorname
- Titel/Anrede
- Beruf
- Geschlecht
- Straße
- Land
- Postleitzahl
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Homepage
Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn Sie zuvor die Firmennummer und Personennummer der zu erstellenden Person bestätigt haben!
 | Siehe auch: |
Lernvideo: