Outlook: Automatische E-Mail-Archivierung
Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter: Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen Übersicht
Um die E-Mails eines Kunden, Lieferanten, Diverser Person und weiterer Personenarten automatisch archivieren zu können, müssen dafür Regeln hinterlegt werden. In diesen Regeln wird festgelegt, welche E-Mails mit welchen Beschlagwortungsdaten automatisch über die bmddocs.dok Schnittstelle importiert werden sollen.
Folgende Felder stehen Ihnen für die automatische E-Mail-Archivierung zur Verfügung:Aktiv | Hier können Sie eine Regel ein- oder ausschalten. |
Regelname | Ein eindeutiger Regelname erleichtert die Administration. |
E-Mail-Adresse | Geben Sie hier die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen im Outlook an. Mit %-Zeichen ist auch ein Teilvergleich möglich (z. B. mail@co.at, Muster Hans oder %MUSTER%). Wenn Sie nichts eingeben, werden alle Adressen akzeptiert. |
Adressart | Entscheiden Sie hier, welche Adresse geprüft werden soll. |
Windows-User-ID | Geben Sie hier den Windows-User bekannt, für den die Regel gelten soll. Wenn Sie keinen User eingeben, dann gilt die Regel für alle Benutzer. |
Archiv-Nr. | Geben Sie hier die Archivnummer für die Archivierung ein, zum Beispiel 1. |
Kategorie | Geben Sie hier die Archivkategorie ein. |
KundenNr | Geben Sie hier die Kundennummer ein. |
Sachbearbeiter | Sachbearbeiter für die Archivierung |
Projektnummer | Projektnummer für die Archivierung |
Kennzeichen | Normale Regel - Archivieren: E-Mails, die die gesetzten Einstellungen besitzen, sollen archiviert werden. Ausnahmeregel - nicht archivieren: E-Mails, die die gesetzten Einstellungen besitzen, werden nicht archiviert. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Parameter in INI-Datei speichern | Diese Funktion muss nach jeder Änderung der Regeln ausgeführt werden. Dadurch werden die Regeln in die BMD.ini verspeichert und können somit vom Programm angewendet werden. |
 Mailadresse prüfen | Durchforscht alle Regeln (inklusive Spezialregel) nach der eingegebenen E-Mail-Adresse und zeigt alle Regeln für die E-Mail-Adresse in Form einer Logdatei. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der Parameter unter Tools → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Automatische E-Mail-Archivierung auf "Ja" gestellt ist. |
| Spezialregel speichern | Erzeugt für alle im System angelegten E-Mail-Adressen eine Regel. Berücksichtigt werden alle Personenarten, die unter einer Firma, die mit "ist eigene Firma" gekennzeichnet ist, angelegt worden sind. Für die Regel werden Firma und Person aus den zugehörigen Parametern unter Tools → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Automatische E-Mail-Archivierung herangezogen. Die so erstellten Regeln scheinen nicht im Fenster "Automatische E-Mail-Archivierung" auf, sondern werden in einer Spezialdatei abgespeichert. Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn der Parameter unter Tools → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Automatische E-Mail-Archivierung → "Spezialregel für Kundenerkennung aktivieren" auf "Ja" gestellt ist. |
