Automatische E-Mail-Archivierung
Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter: Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen Inhalt
Überblick
Wird die automatische E-Mail-Archivierung aktiviert, so archiviert das Outlook neu eingehende Mails automatisch in das Archivverzeichnis (bmddocs).
Von dort aus können die Mails dann im DMS über die Funktion "Import BMD Dokumente" ins DMS geladen werden. Eine manuelle Beschlagwortung ist somit nicht mehr notwendig, da die Beschlagwortung über die Regeln vordefiniert wird. Im Outlook ist über die Spalte "BMD Archiv" ersichtlich, ob eine E-Mail-Regel gefunden und die Mail somit archiviert werden konnte oder nicht.
Voraussetzungen und Einstellungen
- Das BMD NTCS DMS muss installiert und eingerichtet sein.
- Die BMD Office-Add-Ins müssen installiert sein.
- Jeder Benutzer muss Zugriff auf das Archivverzeichnis haben.
Hinweis
 | Funktioniert das manuelle Archivieren aus Outlook, kann man davon ausgehen, dass die Voraussetzungen dafür gegeben sind. |
TOOLS Parameter
Wichtige Einstellungen für die Office-Integration finden sich unter: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-ins → Automatische E-Mail-Archivierung
Administratoren können unter "Allgemeine Einstellungen" globale Parameter für alle Mitarbeiter festlegen.
Im Reiter "Benutzerbezogene Einstellungen" kann sich jeder Benutzer die automatische Mail-Archivierung aktivieren.
Parametereinstellungen für die automatische E-Mail-Archivierung
Automatische E-Mail-Archivierung | Aktivieren |
Archivnummer | Standardarchiv, in welches die Mails gespeichert werden sollen. |
Ungelesene Mails archivieren | Archiviert alle Mails, die bei geschlossenem Outlook eingelangt sind. |
Soll die Schaltfläche für das Erzeugen der Spezialregel aktiv sein. | |
Verzeichnis für Spezialregel-Datei | Soll die Spezialregel in ein bestimmtes Verzeichnis gelegt werden. |
Standard Firma für Spezialregel | Welche Firma soll für die Regeln verwendet werden. |
Standard Personen-ID für Spezialregel | Welche Person soll für die Regeln verwendet werden. |
Gesendete Mails automatisch archivieren | Noch nicht in Betrieb. |
Beim Speichern wird über eine Meldung darauf hingewiesen, dass die Daten in die BMD.ini gespeichert worden sind. Dies ist notwendig, damit der Prozess anschließend funktioniert.
Regeln
Unter TOOLS → Tools → Administration → E-Mails → Outlook: Automatische E-Mail-Archivierung werden die Regeln für die Beschlagwortung festgelegt.
FeldbeschreibungAktiv | Das Feld "Aktiv" muss aktiviert sein, damit die Regel greift. |
Regelname | Das Feld "Regelname" ermöglicht eine beliebige Bezeichnung für die Regel. |
E-Mail-Adresse | Im Feld "E-Mail-Adresse" ist einzutragen, welche Adresse in der Mail vorhanden sein muss, damit archiviert wird (es werden auch CC und BCC Adressen gefunden!). Dabei kann man die E-Mail-Adresse an sich, den Namen der E-Mail-Adresse oder aber einen Teil der Adresse mit %xxx% eingeben. Wird nichts eingegeben, so werden alle Adressen akzeptiert. Bei mehreren zutreffenden Regeln wird jene verwendet, die als erstes gefunden wird. |
Adressart | Im Feld "Adressart" ist einzutragen, an welcher Stelle diese Adresse in der E-Mail stehen muss, damit archiviert wird. |
User-ID | Die Regel gilt nur für den im Feld "Windows User-ID" eingetragenen Benutzer, wird nichts angegeben dann gilt die Regel für alle Benutzer. Mit F8 öffnet sich hier eine Anzeige aller NTCS Benutzer, die allerdings nur als Hilfe dient (da NTCS und Windows Benutzer nicht zwingend gleich sind). |
Kennzeichen | Soll die Regel vorübergehend ausgenommen werden, so kann man das hier mit "Ausnahmeregel - nicht archivieren" bewerkstelligen. |
In den folgenden Feldern wird festgelegt, wie das Mail archiviert werden soll, wenn alle oben angegebenen Daten auf die E-Mail zutreffen:
Archiv-Nr. | Archiv, in das die eingehende E-Mail archiviert wird. |
Kategorie | Kategorie des Archivs, in das die eingehende E-Mail archiviert wird. |
Kunden-Nr | Auswahl des Kunden, für den diese Regel gelten soll. |
Sachbearb-Nr | Auswahl des Sachbearbeiters, für den E-Mails archiviert werden sollen. |
Projektnummer | Auswahl des Projekts, zu dem archiviert werden soll. |
Reihenfolge | Falls mehrere Regeln zutreffen - an welcher Stelle soll diese Regel berücksichtigt werden? |
Hinweis
| Dieses Fenster lässt sich auch direkt aus dem Kundenstamm öffnen: Menü Funktionen → Sonderfunktionen → Neue E-Mail Archivierungsregel (Für die erstmalige Verwendung muss die Sonderfunktion zuerst im Burger-Menü aktiviert werden.)  Vorteil bei dieser Variante: Die Kundennummer wird in der Regel automatisch vorgeschlagen. |
Spezialfälle
Wenn Sie Mails einer gesamten Domäne archivieren möchten, können Sie im Feld "E-Mail-Adresse" die Domäne mit einem führenden * eingeben und erreichen somit, dass all jene Mails mit dieser Regel archiviert werden. Beispiel: *bmd.at
Möchten Sie alle E-Mails mit einem bestimmten Namensteil archivieren, können Sie diesen Teil innerhalb zweier Prozentzeichen stellen. Beispiel: %bmd%
Möchten Sie alle E-Mails mit einem bestimmten Namensteil archivieren, können Sie diesen Teil innerhalb zweier Prozentzeichen stellen. Beispiel: %bmd%
Regelüberwachung
Die angelegten Regeln werden verwaltet unter TOOLS → Tools → Administration → E-Mails → Outlook: Automatische E-Mail-Archivierung:
Weitere Informationen finden Sie unter: Outlook Automatische E-Mail-ArchivierungImport BMD Dokumente
Alle E-Mails, die als Absender/Empfänger eine in den Regeln eingetragene E-Mail-Adresse aufweisen, werden in die bmddocs.dok Schnittstelle eingetragen und können im DMS mit der Funktion Import BMD Dokumente (Strg + B) importiert werden.
Beispiel für eine Arbeitsanweisung
Aktion | Priorität | Wer | Wann |
Einstellungen für die vollautomatische E-Mail-Archivierung treffen und Mitarbeiter informieren, wie die Regeln für die Archivierung angewendet werden sollen. Wichtig dabei: Es soll nur eine "Dummy"-Archivkategorie verwendet werden. | MUSS | Leitung | Einmalig |
Grobe Regeln für vollautomatische E-Mail-Archivierung pflegen. | MUSS | Administrator | Manchmal |
Kundenbezogene Regeln im Zuge der Kundenstammdatenpflege laufend anlegen. | KANN | Stammdatenpflegende Mitarbeiter | Laufend |
Spezialregeln durch Funktion erzeugen. | KANN | Administrator | Manchmal |
Alle automatisch archivierten Dokumente anhand der "Dummy"-Kategorie filtern und nachbearbeiten:
| MUSS | Stabsstelle | Laufend |
Achtung!
 | Durch E-Mails, die an mehrere Personen verteilt werden, können mitunter Probleme entstehen. Eine kritische Betrachtung des Themas finden Sie hier. |
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Lernvideo: