Manuelle E-Mail-Archivierung
Grundlegende Informationen zur Administration finden Sie unter: Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen Überblick
Das Office-Add-in für Windows Word, Excel, Outlook und PowerPoint ermöglicht ein manuelles Archivieren aller E-Mails aus den Posteingängen der lokalen Outlook-Clients.
Dabei entscheidet der jeweilige Mitarbeiter, welche E-Mails er archivieren möchte und stößt über die Schaltfläche eine Archivierung in die BMD NTCS an. Es stehen ihm mehrere Optionen zur Verfügung, abhängig davon, ob er die Schaltfläche in einer geöffneten E-Mail bedient oder über die Outlook-Hauptmenüleiste.
Funktionen
Archivieren | Öffnet die Beschlagwortung für die markierte oder geöffnete E-Mail. |
Archivieren und löschen | Öffnet die Beschlagwortung für die markierte oder geöffnete E-Mail und verschiebt sie in Outlook in die gelöschten Elemente. |
Anhang archivieren | Öffnet die Beschlagwortung und archiviert beim Speichern den Anhang der markierten oder geöffneten E-Mail. |
An FIBU senden | Ermöglicht die direkte Übergabe einer Eingangsrechnung mittels BMD Scan-Auslesefunktionen in die Buchhaltung. |
Aufgabe anlegen | Öffnet eine neue NTCS Aufgabe, wobei der Betreff ins Aufgabenfeld "Betreff" und der Text der E-Mail ins Aufgabenfeld "Langtext" übergeben wird. |
Info | Zeigt an, welche Version das Office-Add-in aufweist und wo sich die INI-Dateien befinden. Außerdem wird angezeigt, wo sich die Logdatei befindet. |
Ist die E-Mail-Adresse der Person in NTCS vorhanden, dann wird sie in der Beschlagwortungsmaske bereits vorgeschlagen.
Auch für die Ermittlung des Sachbearbeiters gibt es Automatismen. Per Parameter kann entschieden werden, ob der Ersteller des DMS-Datensatzes, der Absender oder der Empfänger der E-Mail eingetragen werden soll. Rückfallebene dabei ist der Ersteller des DMS-Datensatzes, Voraussetzung ist die korrekte Wartung der E-Mail-Adressen am Mitarbeiterstamm.
Der Parameter befindet sich in den DMS-Parametern unter Archivieren → Ermittlung Sachbearbeiter bei Mailarchivierung.
Beispiel für eine Arbeitsanweisung
Aktion | Wer | Wann |
Richtlinie über archivierenswerte E-Mails in der Organisation verankern: Archivieren
Nicht archivieren
| Leitung | Einmalig |
Bei ein- und ausgehenden E-Mails entscheiden, ob archiviert wird. | Jeder Mitarbeiter | Laufend |
Beim Archivierungsdialog das Postkennzeichen setzen und im anschließenden Postdialog die Frist setzen, falls nötig. | Jeder Mitarbeiter | Laufend |
Achtung!
 | Wenn Outlook beim Herunterfahren nicht korrekt geschlossen werden kann (geschieht oft, ohne dass es vom Anwender bemerkt wird) kann es vorkommen, dass die Office-Add-in-Schaltfläche beim nächsten Start von Outlook nicht mehr in der Menüleiste vorhanden ist. Sie kann dann in den deaktivierten Elementen von Outlook gefunden und wieder an die Oberfläche gebracht werden. |
Essenzielle Parameter
Über den Parameter "Archivwechsel bei externer Archivierung" können Sie definieren, ob bei einer Archivierung einer E-Mail das Feld "Archiv-Nr." bearbeitet werden darf. Der Parameter "Ermittlung Sachbearbeiter bei Mailarchivierung" legt die Ermittlung des Sachbearbeiters fest.
Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren:
Über diesen Parameter können Sie die Archivauswahl bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung (z. B. BMD Office-Add-Ins) steuern. Wenn Sie diesen Parameter auf 1 - Ja stellen, wird bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung eine neue Feldauswahl geladen, bei der das Feld Archiv-Nr. bearbeitbar ist. Hier können Sie die vorgeschlagene Archivnummer dann mit der gewünschten überschreiben. Bei einer Archivierung direkt im DMS gibt es diese Möglichkeit nicht. Wird die Ausprägung 2 - Ja, mit Archivsuchdialog definiert, wird bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung immer der Archivsuchdialog geöffnet, wo Sie das Archiv auswählen können, in das Sie archivieren möchten. Hinweis
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Mit diesem Parameter legen Sie fest, wie der Sachbearbeiter für das archivierte E-Mail ermittelt werden soll: Die Einstellung 0 - Standard übernimmt die Mitarbeiternummer des aktuellen Benutzers in dieses Feld. Wenn Sie diesen Parameter auf 1 - Von E-Mail-Adressen setzen, wird der Sachbearbeiter in erster Instanz aus der E-Mail-Adresse des Absenders ermittelt. Wenn diese E-Mailadresse nicht zugeordnet werden kann, wird die erste E-Mailadresse des Empfängers für die Suche verwendet. Kann auch hier keine Person ermittelt werden, gilt in letzter Instanz das gleiche Vorgehen wie unter der Einstellung "Standard". |
Weiters sind bei den E-Mail-Archivierungen auch folgende TOOLS Parameter relevant:
TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Sonstige Einstellungen
Beim Archivieren von Anhängen von E-Mails wird standardmäßig der Betreff der E-Mails als Dokumentenname im DMS herangezogen. Soll anstatt des Betreffs der eigentliche Dokumentenname an NTCS übergeben werden, so kann dies mit diesem Parameter eingestellt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Mailbetreff als Archivbetreff verwenden 1 - Dateiname des Anhangs als Archivbetreff verwenden |
Das DMS kann auf Wunsch die Archivierung bestätigen. |
Sollen in Outlook mehrere Mails gleichzeitig selektiert und archiviert werden? |
