Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → DMS → Dokumentenliste

In dieser Liste werden sämtliche Dokumente angezeigt. Die Dokumentenliste kommt unter anderem bei mangelnder Kenntnis über ein bestimmtes Dokument zum Einsatz, da das Suchen eines Dokuments in der Liste einfacher ist als in der Dokumentenübersicht. Sind z. B. von einem Schriftstück nur die Notiz bzw. der Zusatztext bekannt, ist es möglich, sämtliche Dokumente (beispielsweise ab einem gewissen Datum) durchsuchen zu lassen.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Im oberen Bereich der Dokumentenliste stehen Ihnen 11 Einstiegsfelder (4 davon zählen zur Standardfeldauswahl) zur Verfügung, anhand dieser Sie die Liste der Dokumente filtern können. Welche Felder angezeigt werden sollen, können Sie über die Feldauswahl festlegen.

Eine detaillierte Beschreibung der Einstiegsfelder finden Sie in der dazugehörigen

Feldauswahl.

Hinweis

Bitte beachten Sie in Bezug auf die Einstiegsfelder folgende Parametereinstellung.

Dokumente in Dokumentenliste sofort anzeigen

Wird dieser Parameter deaktiviert, werden die Datensätze in der Dokumentenliste erst beim Bestätigen des letzten Eingabefeldes oder durch Strg + Eingabe geladen.

Dokumente

In diesem Bereich werden Ihnen alle Dokumente abhängig von den Einstiegsfeldern aufgelistet. Es stehen Ihnen größtenteils dieselben Bearbeitungsfunktionen wie in der Dokumentenübersicht zur Verfügung.

Hinweis

Die Dokumentenliste bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl für die Listenansicht als auch für die Neuanlage- bzw. Bearbeitungsmaske eine firmenbezogene Feldauswahl zu speichern. Im Fenster zur Speicherung der Feldauswahl können Sie das Feld "Firmenbezogen" aktivieren und dann im Feld "FirmenNr" die gewünschte Firma, für die diese Feldauswahl gelten soll, auswählen.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, zum Beispiel abweichende Feldauswahlen für die Archivierung in Mandantenarchiven bzw. eigenen Archive einzustellen. Der Vorteil ist, dass abhängig vom Archiv automatisch alle benötigten Felder für die Archivierung geladen werden. Damit wird Ihnen die Archivierung mit den richtigen Informationen erleichtert.

Voraussetzung, um firmenbezogene Feldauswahlen laden zu können, ist, dass die Firmen mit den Archiven verknüpft sind. Erst dann kann beim Ändern der Archiv-Nr. im Einstiegsfeld die gewünschte firmenbezogene Feldauswahl geladen werden.

Bitte beachten Sie, dass firmenbezogene Feldauswahlen aktuell nur in der Dokumentenliste möglich sind und für die Dokumentenübersicht vorerst nicht zur Verfügung stehen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

In der Dokumentenliste stehen größtenteils die gleichen Funktionen wie in der Dokumentenübersicht zur Verfügung. Weitere Informationen zu den Funktionen entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht. Die Funktionen, die nur in diesem Fenster zur Verfügung stehen, werden unterhalb aufgelistet.

Export/Import
Export Baum	Mit dieser Funktion besteht die Möglichkeit eines mehrstufigen Dokumentenexports. Das heißt, es wird beim Export die Ordnerstruktur lt. Baum angelegt und die Dokumente werden dann in den jeweiligen Ordner exportiert.

Hinweis

Die Funktion Volltextsuche steht in diesem Fenster als Einstiegsfeld zur Verfügung.

Standardfeldauswahl Dokumentenliste

Standardfeldauswahl Dokumentenliste

Baum

Der Baum bietet eine Möglichkeit, Dokumente schnell nach mehreren voreingestellten Kriterien anzuzeigen.

Grundsätzlich kann der Baum mit dem Archivexplorer in der Dokumentenübersicht verglichen werden. Es stehen hier auch die bereits definierten Bäume vom Reiter "Archivexplorer" zur Verfügung. Die Anlage von Bäumen funktioniert auch identisch wie in der Dokumentenübersicht, alle Infos dazu finden Sie in der Hilfe Einstellungen Archivexplorer.

Um alle Punkte nachzulesen, die anders funktionieren wie im Archivexplorer der Dokumentenübersicht, lesen Sie in der Themenhilfe Arbeiten mit dem Archivexplorer.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Ansicht

Vollansicht

Mit dieser Funktion können Sie Knoten sichtbar machen, auf denen sich keine Dokumente befinden. Zum Beispiel könnte man, wenn einem Baum das Feld "Kategorien" zugeordnet ist, alle Kategorien als Knoten anzeigen.

Bei Personen, Sachbearbeitern, Projektknoten sowie bei Archiv, Kategorien und Schlagwortknoten funktioniert die Vollansicht nur, wenn im entsprechenden Einstiegsfeld etwas ausgewählt wird. Ausgehend von dieser Basis werden bei Vollansicht Personen bzw. Projekte dazugeladen, auf denen keine Dokumente archiviert sind.

Hinweis

Diese Funktion ist nur im Baum in der Dokumentenliste verfügbar!

Anzeige Summen

Neben jedem Knoten kann jetzt die Anzahl der in der Liste angezeigten Dokumente angezeigt werden.

Anzeige Bezeichnung


Kurzname	Hier können Sie den Kurznamen von Personen als Knotenbezeichnung anzeigen, sofern dieser in den Stammdaten hinterlegt ist.
Vollständiger Name	Hier können Sie den vollständigen Namen von Personen als Knotenbezeichnung anzeigen.

Dokumentenvorschau

In diesem Bereich werden Ihnen die Dokumente in einer Vorschau angezeigt. Der Vorteil liegt darin, dass das Dokument nach dem Markieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenvorschau.

Dokumentendetails

In diesem Bereich können Sie sich die Detailinfos eines Dokuments anzeigen lassen.

Sie sehen hier die zusätzlichen Informationen zum selektierten Dokument aus dem Bereich Dokumente. Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene Feldauswahl selbst festlegen.

Verweise

In diesem Bereich können Sie sich die Verweise eines Dokuments anzeigen lassen.Hier ist ersichtlich, auf welche Dokumente das selektierte Dokument verweist. Mit der Funktion

können Sie das Fenster Dokumentenverweise öffnen. In diesem Fenster können Sie die Dokumente zuordnen, auf welche dieses Dokument verweisen soll. Weitere Informationen zum Verteilen von Dokumenten finden Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.

Bitte beachten Sie die Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht für sämtliche Informationen betreffend Archivieren, spezielles Speicherverhalten und weiterführende Informationen zum DMS!