Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

 CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht

Fensterbereiche 

Einstiegsfelder

Ein weiteres Einstiegsfeld ist die "Volltextsuche", die Sie über die Feldauswahl einblenden können. Diese ist mit der rechten Maustaste in diesem Bereich → Feldauswahl aufzurufen oder über das 3-Punkte-Menü  → Feldauswahl .

Einstiegsfelder

Archiv

Mit der Auswahl eines Archivs können Sie festlegen, zu welchem Archiv die Dokumente in der Dokumentenübersicht angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird hier das im Parameter hinterlegte Standardarchiv angezeigt. Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Standardarchiv Standardarchivnummer In diesem Parameter können Sie festlegen, in welches Archiv Sie standardmäßig Ihre Dokumente ablegen möchten bzw. wird dieses für alle automatisierten Zugriffe auf das BMD Archiv verwendet. Zum Beispiel wird die Dokumentenübersicht bzw. -liste, automatisch immer mit dem hier hinterlegten Archiv gestartet. Dieser Parameter hat aber nur eine Auswirkung, wenn Sie auch mehrere Archive in Verwendung haben. Hinweis Sollten die Benutzer des DMS unterschiedliche Standardarchive benötigen, kann jeder Benutzer über die Funktion Eigenes Archiv festlegen sein gewünschtes Standardarchiv festlegen. Diese Funktion finden Sie in der Dokumentenübersicht bzw. -liste unter Extras im Fenstermenü.

Reiter

Hinweis 

Die zur Verfügung stehenden Reiter müssen in den DMS-Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS →  Layouteinstellungen) aktiviert werden, um sie dann im Fenstermenü in der Dokumentenübersicht unter Ansicht ein- oder auszublenden. Im Menüpunkt Ansicht können Sie sich 16 der 18 möglichen Reiter anzeigen lassen. Anzeige Reiter 1 In diesem Parameter können Sie festlegen, welcher Reiter an 1. Stelle in der Dokumentenübersicht angezeigt werden soll.

Beispiel 

Ist zum Beispiel der Kunden-Navigator mit einem Kunden befüllt und es wird die Funktion "Dokumente" ausgeführt, öffnet sich die Dokumentenübersicht mit dem Reiter "Kunden/Lieferanten" bzw. beim Mitarbeiter-Navigator der Reiter "Sachbearbeiter" bei Start der Funktion direkt mit einem Mitarbeiter in den Einstiegsfeldern befüllt.

Am Reiter zuletzt verwendet/Favoriten werden Ihnen jene Dokumente angezeigt, die Sie kürzlich bearbeitet, archiviert etc. haben. Durch welche Funktion genau diese Dokumente unter diesem Reiter angezeigt werden, entnehmen Sie bitte der Beschreibung des Parameters Anzahl zuletzt verwendete Dokumente unterhalb. Welche Anzahl an Dokumenten Ihnen auf diesem Reiter angezeigt werden, können Sie im Parameter Anzahl zuletzt verwendete Dokumente definieren. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS →  DMS-Einstellungen. Anzahl zuletzt verwendete Dokumente In diesem Parameter können Sie die maximale Anzahl der Dokumente festlegen, die Sie am Reiter Zuletzt verwendet/Favoriten in der Dokumentenübersicht sehen möchten. Auf diesem Reiter werden Ihnen dann jene Dokumente angezeigt, bei denen Sie zuletzt eine der folgenden Funktionen ausgeführt haben: Neuanlage des Dokuments Bearbeiten und Speichern der Metadaten des Dokuments Dokument ansehen Dokment bearbeiten Erstellen einer Dokumentennotiz Dazu empfehlen wir das Lernvideo  Was sind die zuletzt verwendeten Dokumente und die Favoriten im DMS?.

Hinweis 

Der Reiter "Kundenkonzerne" ist eine Ausnahme, weil die Archivierung nicht direkt auf den Konzern erfolgt. Auf dem Reiter "Kundenkonzerne" werden die Dokumente der Personen angezeigt, die im Fenster Kundenkonzerne zu diesem Konzern zugeordnet sind.

Funktionen

Checklisten

Checkliste öffnen Mit dieser Funktion können Sie dem selektierten Dokument eine Checkliste zuordnen bzw. eine bereits zugeordnete Checkliste öffnen.  Checklistenfortschritt Mit dieser Funktion können Sie sich den Fortschritt der zugeordneten Checkliste ansehen.  Checkliste entfernen Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine zugeordnete Checkliste eines Termins zu löschen.  Checklistenübersicht Mit dieser Funktion können Sie sich eine Übersicht der Checklisten ansehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

Workflow

Workflowübersicht  Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie den Fortschritt des Workflows kontrollieren können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Aufgabe durch einen Workflow erzeugt worden ist.    Workflow starten Diese Funktion ermöglicht es, einen CRM Workflow für den ausgewählten Kunden zu initiieren. Wenn diese Funktion genutzt wird, öffnet sich das Fenster "Workflow starten", in dem die Person übergeben wird. Es werden ausschließlich Workflows vom Typ "CRM Workflow" angeboten.

Ansicht

Aktive anzeigen	Es werden alle aktiven Datensätze in der Liste angezeigt.
Inaktive anzeigen	Es werden nur die inaktiven Datensätze in der Liste angezeigt.
Alle anzeigen	Es werden die aktiven und inaktiven Datensätze angezeigt.

Dokument

Dokument ansehen	Das Dokument kann mit dieser Funktion schreibgeschützt geöffnet werden. Der gleiche Effekt wird erzielt, wenn das Dokument mit Doppelklick angesteuert wird. Achtung: Manche Anwendungen (z. B. Word) lassen zwar ein Bearbeiten, jedoch kein Speichern mehr zu; manche Anwendungen (Outlook) lassen auch kein Bearbeiten zu! Details siehe Speicherverhalten von Dokumenten im DMS. Hinweis  Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden nur angesehene und nicht bearbeitete Dokumente automatisch aus dem Arbeitsverzeichnis entfernt.
Dokument bearbeiten	Damit öffnet sich das Dokument zur Bearbeitung. Gleichzeitig erhält der Datensatz im DMS einen "Check-out-Status": Die - von einem selbst - zur Bearbeitung geöffneten Dokumente werden in der Spalte "Check-out" mit dem Stiftsymbol angezeigt, die von anderen Mitarbeitern geöffneten Dokumente mit dem Symbol "Schlüssel". Details siehe Speicherverhalten von Dokumenten im DMS. Hinweis  Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung. Hinweis  Wenn Sie mit der Funktion "Dokument bearbeiten" archivierte E-Mails bearbeiten möchten, die sich nicht im Entwurfsstadium befinden, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass die Bearbeitung von E-Mail-Dokumenten nur dann zulässig ist, wenn sich das Dokument im Entwurfsstatus befindet. Anschließend wird das Dokument nur zum Ansehen geöffnet. Wenn Sie archivierte E-Mails, die sich noch im Entwurfsstadium befinden, bearbeiten möchten und die Änderung auch zurück ins DMS archivieren möchten, müssen Sie den Parameter Mailentwurf bearbeiten auf Ja setzen. Anschließend können Sie mit der Add-In-Funktion "Archivieren und Senden" die gesendete E-Mail als Version zum Entwurf ins DMS archivieren. Vorrausetzung dafür ist, dass die Entwurfs-E-Mail mit der Funktion "Dokument bearbeiten" zum Bearbeiten geöffnet worden ist. Diesen Parameter finden Sie unter Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Office-Add-Ins → Sonstige Einstellungen. Mailentwurf bearbeiten Über diesen Parameter können Sie einstellen, ob im DMS archivierte E-Mails, die sich noch im Entwurfsstadium befinden, zur Bearbeitung geöffnet werden können oder nicht. Sie haben dann über die Add-In-Funktion "Archivieren und Senden" die Möglichkeit, die bearbeitete bzw. gesendete E-Mail als Version zum Entwurf ins DMS dazu zu archivieren. Vorrausetzung dafür ist, dass die Entwurfs-E-Mail im DMS mit der Funktion "Dokument bearbeiten" zum Bearbeiten geöffnet worden ist.
Per E-Mail versenden	Diese Funktion ermöglicht Ihnen ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden, definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mailadressen angezeigt und Sie können auswählen an welche E-Mailadresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mailadresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit dem Button "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mailprogramm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird. Auswahl E-Mail-Adressen bei Versenden

Funktionen

Dokumente in Bearbeitung	Arbeitskopie archivieren Diese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS. Arbeitskopie verwerfen Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt den Check-out-Status zurück. Außerdem gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt. Hinweis  Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn ... der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe Admin oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist. der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist. im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.  Liste aller Dokumente in Bearbeitung Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung. Hinweis  Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung. Hinweis  Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.
Neue Dokumentennotiz	Mittels dieser Funktion öffnet sich der BMD Editor (RTF-Dokument) und stellt ein leeres Dokument zur Verfügung, das nach dem Übernehmen direkt bei der aktuell ausgewählten Person archiviert wird. Diese Funktion ist nur bei den Reitern Kunden/Lieferanten, Diverse Personen, Kontaktpersonen, Gesellschafter und Mitarbeiter aktiv.
Dokument versenden	Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben. Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv. Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung gesetzt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen. Hinweis Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt. Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht. Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten. Mit Begleitbrief versenden Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann. Hinweis  Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus dem Leistungsumfang auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen. Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen. In diesem Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen. Mit ID Austria signieren (nur PDF) Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren. An CZ-Databox Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant! Hinweis  Informationen zum Versenden von Dokumenten mit einem Passwort erhalten Sie in der Dokumentation zum Dokument versenden aus DMS.
Erstelle	Neue Aufgabe Öffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben. Neuer Termin Öffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben. Neue Frist Öffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.  Neuer Workflow Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster Workflowsuche, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das machen, bekommen Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten. Hinweis  Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage. Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow. Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt. Weitere Informationen zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.
Verschieben/Verteilen/Verweise	Verschieben zu Person Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle im NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle im NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet. Hinweis DMS-Workflow Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt. Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.  Verschieben in Archiv Mit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen.  Verschieben in Archiv Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung. 0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben. 1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben. Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung. Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen.  Bearbeiten bei Verschieben in Archiv Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet.  Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben. Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.  Verschieben auf Pfad Diese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können. In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumenten-Versionen bis auf die aktuellste gelöscht werden. Der Pfad zum Speicher-Medium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Pfade angelegt bzw. adapiert werden. Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich. Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.  Verteilen an Personen Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen ein Dokument zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt , die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt . Hinweis  Wird eine Person gelöscht, von der ein Dokument auf eine andere Person verteilt ist, wird die Verteilung aufgelöst und das Dokument wird auf die verteilte Person übertragen. Wird eine Person gelöscht, von der mehrere Dokumente auf andere Personen verteilt sind, wird das Dokument mit der niedrigsten Dokumentennummer zum Hauptdokument und die Verteilung des Hauptdokuments auf die anderen Personen bleibt vorhanden. Verteilen in Archiv Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt , die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt .  Dokumentenverweise Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise. Hinweis  Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren. Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld "Originaldokument") von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.  Verknüpfung erstellen Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen. Hinweis  Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Hierbei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.  Dokument für Verknüpfung suchen Es öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen. Hinweis  Die drei Funktionen Verschieben zu Person, Verschieben in Archiv und Verschieben auf Pfad sind inaktiv, sobald sich ein Dokument in Bearbeitung befindet. Damit Sie das in Bearbeitung befindliche Dokument verschieben können, müssen Sie eine der beiden Funktion "Arbeitskopie archivieren" bzw. "Arbeitskopie verwerfen" ausführen, im Fenstermenü unter Funktionen → Dokumente in Bearbeitung. Die Prüfung der Datenbesitzergruppen (DOG) beim Verschieben von Dokumenten wurde erweitert. Weitere Informationen erhalten Sie in den Hintergrundinformationen unter Verschieben von Dokumenten mit Datenbesitzergruppen.
Favoriten	Das Dokument kann als Favorit gekennzeichnet werden bzw. aus den Favoriten entfernt werden. In der Dokumentenübersicht ist es möglich, einen Reiter einzublenden, in dem alle Ihre Favoriten angezeigt werden. Dafür stehen folgende Funktionen unter dem Punkt "Favoriten" zur Verfügung:  Zu Favoriten hinzufügen Fügt das Dokument zu den Favoriten hinzu.  Aus Favoriten entfernen Entfernt das Dokument aus den Favoriten.
Dokumentenarchivierung mit Vorschau	Ermöglicht das Archivieren eines Dokuments mit einem Fenster für die Vorschau auf das Dokument. Informationen dazu befinden sich in der Fensterhilfe der Funktion Dokumentenarchivierung mit Vorschau.
Sammelverzeichnis öffnen	Mit diesem Befehl öffnet der BMD Explorer das Sammelverzeichnis und listet alle darin vorhandenen Dateien auf. Sie können die gelisteten Dokumente einfach mit der Schaltfläche "Übernehmen" oder "Übernehmen mit Dup" (Duplikat) übernehmen. Es wird bei der Übernahme des Dokuments die Beschlagwortungsmaske des DMS geöffnet und die Dokumente können wie gewohnt archiviert werden. Den Pfad zu diesem Sammelverzeichnis müssen Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen → Sammelverzeichnis bekannt geben! Sammelverzeichnis In diesem Parameter können Sie ein Sammelverzeichnis hinterlegen, welches zur Ablage beliebiger Dokumente dient. Wird ein Schriftstück nicht sofort archiviert, kann es zwischenzeitlich in diesem Sammelordner aufbewahrt werden. Wenn Sie beispielsweise in der Dokumentenübersicht den Explorer im Menü Funktionen → Sammelverzeichnis öffnen wird automatisch der Inhalt dieses Ordners angezeigt. Beim ersten Start der Dokumentenarchivierung mit Vorschau werden auch die Dokumente des hier hinterlegten Verzeichnisses angezeigt, danach merkt sich dieses Fenster immer das zuletzt geöffnete Verzeichnis.
Dokumentenversionen	Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.
Neue Version aus Datei	Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen. Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.
Post	Poststück ansehen Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument. Neuen Posteingang zuordnen Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf. Neuen Postausgang zuordnen Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf. Neues versandf. Poststück zuordnen Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf. Massensendung bearbeiten Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.
Kopieren/Einfügen	Kopieren  Mit dieser Funktion können Sie den selektierte Dokumentendatensatz kopieren. Es kann immer nur ein Datensatz kopiert werden, das gleichzeitige Kopieren mehrere Dokumentendatensätze ist nicht möglich.  Einfügen Mit dieser Funktion können Sie den zuvor kopierten Dokumentendatensatz wieder einfügen. Beim eingefügten Dokument wird im Betreff der Wortlaut "Kopie von ..." vorangestellt.  In Zwischenablage einfügen Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.
Dokument sperren	Diese Funktion sperrt das Dokument zum Bearbeiten. Das Ansehen ist weiterhin für alle User möglich. Durch Anklicken der Funktion wird eine Datenbesitzergruppe auf das Dokument gelegt und nur die Benutzer, die in dieser Gruppe sind, können das Dokument bearbeiten. Für alle anderen Benutzer ist die Funktion "Dokument bearbeiten" inaktiv (grau). Folglich sind auch die Funktionen "Neue Version aus Datei", "Dokument sperren" und "Löschen" inaktiv. Vorgehensweise: Unter den Berechtigungen ist eine Datenbesitzergruppe zu erstellen. Benutzer, die das Dokument bearbeiten dürfen, sind dieser Datenbesitzergruppe zuzuordnen. In den DMS-Einstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen → "Vorschlag Datenbes. für Dokument bearbeiten" ist diese Datenbesitzergruppe einzutragen. Mit Klick auf die Funktion "Dokument sperren" wird diese Datenbesitzergruppe auf das Dokument gelegt. Vorschlag Datenbes. für Dokument bearbeiten In diesem Parameter können Sie eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, die durch die Funktion Dokument sperren automatisch auf den Dokumentendatensatz übernommen wird. Durch dieses Sperren kann das Dokument nur mehr durch berechtigte Benutzer laut Datenbesitzergruppe bearbeitet werden.
Externer Link	In Zwischenablage kopieren Der Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MSWord-Dokument eingefügt werden. Als E-Mail senden Das Dokument wird direkt in einer Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person! Hinweis  Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden. Externer Link als E-Mail Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten. Als Download-Link Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.
Quelldaten öffnen	Öffnet die Quelle des Dokuments, Beispiel: Bei Honorarnoten aus der LEA wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet. Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen. Hinweis Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.
Schreibschutz	Mit der Funktion "Schreibschutz" können Sie bestimmte Dokumente vor einer Bearbeitung schützen. Bei schreibgeschützten Dokumenten wird im Feld "Schreibgeschützt" am Dokument folgendes Symbol  angezeigt. Ist ein Dokument schreibgeschützt, können Sie folgende Funktionen nicht betätigen: Dokument bearbeiten, Neue Version aus Datei, Dokument sperren und Löschen. Zusätzlich müssen Sie noch die Berechtigung Dokument schützen deaktivieren, damit bei Dokumenten mit Schreibschutz-Status die oben genannten Funktionen nicht möglich sind. Jeder Benutzer, der diese Berechtigung hat, kann auch bei schreibgeschützten Dokumenten diese Funktionen ausführen. Diese Berechtigung können Sie unter Tools → Berechtigungen → Berechtigungen vergeben. Schreibschutz ändern Diese Funktion ermöglicht Ihnen, den Schreibschutz von Dokumenten zu verändern. Genauere Informationen dazu erhalten Sie im Fenster Schreibschutz am Dokument. Dokument schützen Mit dieser Funktion können Sie den Schreibschutz auf das selektierte Dokument setzen.
Externes Dokument	Mit dieser Funktion können Sie eine Neuanlage eines externen Dokuments starten. Das heißt, die Beschlagwortungsmaske wird sofort mit der Comboboxausprägung Externes Dokument im Feld virtuell/extern gestartet. Der Unterschied zur normalen Archivierung ist, dass die physische Datei, die im Feld Originaldokument ausgewählt ist, beim Speichern nicht auf den Speicherpfad des Archivs verschoben wird, sondern im Ursprungsverzeichnis liegen bleibt und in weiterer Folge auch von dort geöffnet wird. Hinweis  Zum Beispiel können sehr große Dateien, bei denen der Archivierungsvorgang (d. h. die Übertragung der Datei über den Archivierungsdienst auf das Serververzeichnis) lange dauern würde, als externe Dokumente gespeichert und aus dem DMS zum Ansehen geöffnet werden. Da sich externe Dokumente nach dem Speichern nicht wie normal im Speicherverzeichnis des Archivs befinden, sind hier nicht alle Funktionen aktiv, die bei "normalen" Dokumenten möglich sind. Zum Beispiel sind die Funktionen Dokument bearbeiten und Neue Version aus Datei inaktiv, da die Bearbeitung nicht über das DMS gestartet wird, sondern aus dem externen Programm.
Signatur/Unterschrift (nur PDF)	Mit ID Austria signieren Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die ID Austria-Signatur. Hinweis  Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen. Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die ID-Austria-Signatur im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.  Signaturpad  Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich xyzmo Client mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument geben können. Hinweis  Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatursoftware schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt. Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt. Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO Signierung nachlesen.  Unterschriften Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können. Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
Chronik	Zeigt die Chronik der aktuell markierten Person.
RTF-Dokument in PDF konvertieren	Mit dieser Funktion können Sie bereits archivierte RTF-Dokumente in eine PDF-Datei konvertieren. Damit diese Funktion aktiv ist, muss es sich um ein RTF-Dokument handeln und es darf nicht ausgecheckt sein. Diese Funktion ist an die Funktion "Dokument bearbeiten" gebunden. Ist diese inaktiv, bleibt auch die Funktion "RTF-Dokument in PDF konvertieren" inaktiv. Weiters besteht die Möglichkeit, mehrere RTF-Dokumente gleichzeitig per Multiselect zu einer PDF-Datei zu konvertieren.
Zusammenfassen	Mithilfe dieser Funktion kann aus einem PDF-Dokument eine textliche Kurzfassung durch den Fox erstellt werden. Diese wird unter dem Feld "Zusammenfassung" am Dokument gespeichert.

 

Ansicht

Darstellung

Text und Bild Ist diese Option ausgewählt, werden bei den Kategorieüberschriften neben dem Text noch die Icons angezeigt. Text Ist diese Option ausgewählt, werden nur die Bezeichnungen der Kategorien angezeigt.

Reiter

Der Benutzer hat die Möglichkeit, die Ansicht zu verändern. Zusätzlich werden unter Ansicht die im DMS-Parameter Layouteinstellungen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS) aktivierten Reiter gelistet. Diese können mittels Mausklick ein- bzw. ausgeblendet werden. Es ist nicht möglich, alle Reiter auszublenden. Der letzte vorhandene Reiter bleibt sichbar - selbst wenn man versucht, ihn auszublenden, passiert nichts. Die Reiter lassen sich per Rechtsklick auf den Reiter verschieben - im dadurch geöffneten Kontextmenü stehen dann die zugehörigen Funktionen zur Verfügung, mit denen man den Reiter nach links oder nach rechts bewegen kann.

Ausdruck

Ausdruck Dokument

Mit dieser Funktion können Sie die aktuell selektierten Dokumente ausdrucken. Hinweis  Sie können mehrere PDF/TIF-Dokumente aus der Dokumentenübersicht im Hintergrund drucken, ohne dass nach jedem ausgedruckten Dokument der Fokus Ihrer aktuellen Anwendung verloren geht. Das heißt, Sie können zum Beispiel den Ausdruck mehrerer Dokumente aus dem DMS starten und währenddessen eine E-Mail im Outlook schreiben, ohne dass sich die NTCS in den Vordergrund drängt.

 

Extras

Suche	Volltextsuche Mit diesem Befehl können elektronisch produzierte Dokumente inhaltlich durchsucht werden. Diese Suche funktioniert bei allen Dokumentarten (.doc, pdf etc.), ausgenommen Bilddateien (.jpg, .gif etc.). Genauere Informationen dazu finden Sie in den Dokumentationen zur Volltextsuche im DMS und Konfiguration der Volltextsuche im DMS. Schlagwortsuche Mit diesem Befehl öffnet sich die Liste der Schlagwortsuche, aus der Sie das Schlagwort auswählen. Der Reiter Schlagworte wird in den Vordergrund geladen und es werden sofort alle Dokumente aufgelistet, die mit dem gewählten Schlagwort versehen wurden.
Export/Import	Hier können im Hintergrund archivierte Dokumente (Ausdrucke ...) ins DMS übernommen werden bzw. die Notebookanbindung für Dokumente gestartet werden. Diese Funktion kann im Berechtigungssystem gesperrt werden!   Import BMD Dokumente Über diese Funktionen werden BMD Dokumente (Ausdrucke) wie z. B. Rechnungen, Honorarnoten importiert. Es können Dokumente aus BMD 5.5 in das NTCS DMS importiert werden. Vorbedingungen: Kontrolle auf Korrektheit der Einstellungen. BMD 5.5 Einstellungen zur NTCS - userbezogen "Sammelordner Archivierung" + "Exportdatei Archivierung " kontrollieren. BMD 5.5 Einstellungen zur NTCS - GLOBAL (F12) "Sammelordner Archivierung" + "Exportdatei Archivierung" kontrollieren. Kontrolle des NTCS Parameters "Dokumentenimportdatei" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. Vorgehensweise beim Import: Nach Klick auf "Import BMD Dokumente" öffnet sich ein Fenster, in welchem der Pfad eingegeben werden muss, von dem die Dokumente importiert werden sollen. Mit Klick auf "Starten" werden die Dokumente importiert und befinden sich ab sofort im NTCS DMS. Dieser Import ist auch über einen Aufruf startbar. Die Platzhalter … durch die Pfade ersetzen: \\...\BMDNTCS_PGM\bmdntcs.exe /FUNC=MCS_MDDOKUMENTMGR_IMPORTNEWDOCS /DBALIAS=...\BMD:BMD /USERID=... /PWD=... /FILE=D:\bmddokument\bmddocs.dok /NOMESSAGES=1 /FINISH Im Parameter zur Dokumentenimportdatei können Sie einen Vorschlag für den Pfad hinterlegen. Dieser wird Ihnen bei Öffnen des Importfensters angezeigt. Diesen Pfad können Sie bei jedem Import im Importfenster manuell durch einen anderen ersetzen (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Dokumentenimportdatei). Dokumentenimportdatei Tragen Sie hier die Importdatei BMDDOCS.DOK ein, welche die Beschlagwortung der Dokumente beinhaltet. Die Datei muss angelegt sein, z. B. im Transfer-Verzeichnis. Es muss sich um dieselbe Datei handeln, wie sie schon im Programm BMDDOCS (BMD Archiv Schnittstelle) hinterlegt ist. Manche Programme (z. B. PR16 → Ausdruck Mahnungen) erzeugen neben dem echten Papierausdruck auch ein Dokument für das BMD Archiv. Diese Datei wird auch verwendet, wenn Sie z. B. aus dem BMD Report einen Ausdruck nicht direkt, sondern über das Sammelverzeichnis archivieren. Export Dokumente Über diese Funktion können Dokumente für den mobilen Einsatz (Notebook) in ein Verzeichnis exportiert werden. Durch die Einstellung "Nur Dokument" beim Exportformat kann man die Dokumentenversionen mitexportieren lassen. Wählt man "Dokument und Metadaten", so ist es nicht möglich, die verschiedenen Dokumentenversionen mitexportieren zu lassen. Durch die Einstellmöglichkeiten bei "Datenquelle" kann man genau eingrenzen, was man exportieren möchte. Nach dem durchgeführten Export bekommen Sie eine Meldung, dass der Export erfolgreich durchgeführt wurde. Wenn Sie beim Exportformat "Dokument und Metadaten" ausgewählt haben, öffnet sich zusätzlich das Fenster "Exportprotokoll", das aufzeigt, ob alle Dokumente erfolgreich exportiert worden sind. Durch den Export mit Metadaten sind alle Voraussetzungen erfüllt, um die Dokumente wieder erfolgreich ins NTCS DMS zu importieren. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Export Dokumente.  Export Baum Mit dieser Funktion wird die Baumstruktur samt den Dokumenten an einen gewünschten Zielordner exportiert. Diese Funktion ist nur aktiv in den Reitern "Zuletzt verwendet/Favoriten" und "Archivexplorer". Import Dokumente Über diese Funktion können Dokumente bei Bedarf importiert werden. Dazu ist das Verzeichnis anzugeben und das Importformat ist auszuwählen. Im Vorschaufenster wird angezeigt, welche und wie viele Dokumente importiert werden. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Import Dokumente.   Dialogik-Daten importieren Mit dieser Funktion können Sie die Daten von Dialogik importieren. Transfer Lohnportal Mit dieser Funktion können Sie bereits archivierte Dokumente ins Lohnportal BMD Com oder BMD Web für die jeweilige Person hochladen. Sie müssen lediglich die gewünschten Dokumente markieren und im Anschluss diese Funktion ausführen. Bevor der Transfer ins Lohnportal durchgeführt wird, erhalten Sie noch eine Abfragemeldung, in der Sie die Übertragung noch bestätigen müssen. Die hochgeladenen archivierten Dokumente findet man im Lohnportal in der Combobox unter der Ausprägung "Sonstige". DSGVO-Datenübermittlung Mit dieser Funktion können Sie ausgewählte Dokumente einer Person aus dem DMS exportieren, um dem Recht auf Datenübermittlung im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachzukommen. Detaillierte Informationen zu dieser Funktion finden Sie in der Hilfe zum Fenster DSGVO-Datenübermittlung, sowie in der Dokumentation zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unter dem Punkt Datenübermittlung von Dokumenten aus dem DMS.
Kommandozeilen	Über die Kommandozeilen kann zentral festgelegt werden, welche Dokumentenart (Extention z. B. *.TIF) mit welchem Programm geöffnet werden soll. Siehe dazu die Fensterhilfe Kommandozeilen.
Bearbeitungsprotokolle	Bearbeitungsprotokoll Dokument Dokumentiert, welche Funktionen mit diesem Dokument ausgeführt wurden. Genaue Informationen dazu finden Sie unter der Hilfe zum Fenster Bearbeitungsprotokoll. Bearbeitungsprotokoll User Dokumentiert, welche Funktionen dieser User ausgeführt hat. Genaue Informationen dazu finden Sie unter der Hilfe zum Fenster Bearbeitungsprotokoll. Bearbeitungsprotokoll Kunde/Lieferant Dokumentiert, welche Funktionen bei den Dokumenten dieser Person ausgeführt wurden. Genaue Informationen dazu finden Sie unter der Hilfe zum Fenster Bearbeitungsprotokoll.
Info	Serverstatus anzeigen Detaillierte Anzeige von Serverinformationen. Dokumenteninformation anzeigen Detailanzeige zum Dokument. Dokumentenstatistik Die Dokumentenstatistik zeigt Statistikinformationen (Anzahl der Dateien, Bytes insgesamt, Nicht lesbare Dokumente, Virtuelle Dokumente) an. Kontrolle externe Änderungen Mit dieser Funktion können Sie die selektierten Dokumente auf Änderungen außerhalb vom BMD DMS überprüfen. Sollten Dokumente gefunden werden, die extern verändert wurden, wird Ihnen eine Liste mit allen extern veränderten Dokumenten angezeigt. Hinweis  Die Kontrolle, ob ein Dokument extern verändert wurde, erfolgt auch beim Ansehen bzw. Bearbeiten eines Dokumentes. Sollte das Dokument extern verändert worden sein, erfolgt ein entsprechender Hinweis ansonsten wird das Dokument einfach geöffnet. Voraussetzung hierfür ist das Setzen des entsprechenden Parameters. Kontrolle externer Änderungen Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird vor dem Ansehen oder Bearbeiten geprüft, ob das Dokument außerhalb von BMD DMS verändert wurde. Sollte bei der Prüfung eine Änderung festgestellt worden sein, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass dieses Dokument außerhalb des DMS bearbeitet wurde. Dadurch können Sie externe Manipulationen auf den Dokumenten erkennen und verhindern, die Sie sonst nicht bemerken würden. Hinweis Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig auf externe Änderungen prüfen lassen. Dazu müssen Sie in der Dokumentenübersicht bzw. -liste die gewünschten Dokumente selektieren und die Funktion Kontrolle externe Änderungen unter Extras → Info im Fenstermenü ausführen. Nach dem Durchlauf dieser Prüfung erhalten Sie eine Liste von jenen Dokumenten, die extern verändert wurden.
Arbeitsverzeichnis öffnen	Öffnet das Verzeichnis, in dem die Dokumente temporär gespeichert sind. Wird ein Dokument geöffnet (zum Ansehen oder Bearbeiten), so wird es in diesem Verzeichnis kurzzeitig abgelegt. Sobald man das Dokument oder das DMS schließt, sind in diesem Verzeichnis keine Dokumente mehr. Welches Verzeichnis Sie als Arbeitsverzeichnis wählen, geben Sie im Parameter (unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Arbeitsverzeichnis) bekannt. Arbeitsverzeichnis In diesem Parameter können Sie das lokale Arbeitsverzeichnis am Client bzw. Terminal Server hinterlegen, in dem die Dokumente beim Bearbeiten abgelegt werden. Diese Einstellung hat nur eine Auswirkung, wenn Sie mit einer Arbeitskopie arbeiten, Details siehe beim Parameter Dokumentenzugriff. Ist hier kein Verzeichnis eingetragen, werden die Daten in den userbezogenen Anwendungsdaten, Unterverzeichnis BMDNTCS\ BMDArchiv abgelegt. Das Arbeitsverzeichnis kann aus dem DMS über Menü Extras → Arbeitsverzeichnis öffnen geöffnet werden.
FTP-Gesamtupdate	Mittels dieser Funktion startet der Upload der Dokumente auf den FTP Server. Dazu muss im Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → FTP Parameter der FTP Server hinterlegt werden. Ferner kann am Dokument im Feld FTP-Pfad der Pfad eingetragen werden. Servername/IP-Adresse für BMD Archivdienst Wenn Sie das Speicherverfahren 1 - Speicherung über Server verwenden, müssen Sie in diesem Parameter den Server eintragen, auf dem der BMD Archiverungsdienst BMDNtcsSvc läuft bzw. auf dem die Dokumente abgelegt werden sollen.
Eigenes Archiv festlegen	Es können mehrere Archive angelegt werden. Mit dieser Funktion sollte das eigene Archiv festgelegt werden, um den Arbeitskomfort mit NTCS zu erhöhen (z. B. damit das eigene Archiv bei Archivierungen in sämtlichen Programmteilen gleich vorgeschlagen wird). Siehe dazu auch die Fensterhilfe Archive.
Revisionsprüfung Archiv <=> FIBU	Damit ist lückenlos nachvollziehbar, ob zu Buchungen Dokumente vorhanden sind, sofern sie einem entsprechenden Sachkonto der jeweiligen FIBU zugeordnet wurden. Verglichen werden die FIBU-Buchungen mit den Dokumenten im Archiv. Als Ergebnis wird eine Protokoll-Datei erstellt. Siehe dazu auch die Fensterhilfe Revisionsprüfung Archiv <=> FIBU. Diese Funktion ist allerdings nur am Reiter "Sachkonto" aktiv.
Gelöschte Dokumente	In diesem Fenster befinden sich die, aus dem DMS gelöschten Dokumente. Die Dokumente können dort entweder ganz gelöscht oder wiederhergestellt werden.
Dokument entfernen	Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird das Dokument gelöscht und ist danach im DMS auch in den gelöschten Dokumenten nicht mehr auffindbar. Sämtliche Dokumentendaten werden gelöscht und das Dokument wird in den Deleted-Ordner verschoben, mit dem Unterschied, dass der Dokumentenname aus Betreff, Kategorie, PersonenNr und DokumentenNr besteht. Das heißt, dass das Dokument am Server im Deleted Ordner physisch noch vorhanden ist, die Dokumentendaten werden aber nicht als XML-File geschrieben, somit kann das Dokument nicht mehr wiederhergestellt werden. Die Funktion Dokument entfernen ist nur möglich, wenn Sie das Feld Dok. entfernen möglich auf der Dokumentenkategorie und das gleichnamige Feld auch am entsprechenden Archiv auf JA gesetzt haben.
Ablaufdatum berechnen	Mit dieser Funktion können Sie das Ablaufdatum für die Dokumente eines oder aller Archive berechnen lassen. Die Funktion kann allerdings nur ausgeführt werden, wenn auf der Dokumentenkategorie im Feld "Ablaufdatum in Jahren" ein Wert eingetragen ist.

Dokumentenvorschau

Über die Funktion Layout ändern  → Bereiche bzw. über das Burger Menü → Layout können Sie die Dokumentenvorschau einblenden. Der Vorteil liegt darin, dass das Dokument nach dem Markieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen.

Hinweis 

Für die Anzeige des Dokuments in der Dokumentenvorschau wird eine Kopie im lokalen Temp-Verzeichnis des Benutzers erzeugt, die dann für die Anzeige verwendet wird. Dadurch wird ermöglicht, dass dieses Dokument über die Funktion Dokument ansehen problemlos geöffnet werden kann, auch wenn die Dokumentenvorschau gleichzeitig aktiv ist. Die erzeugte Kopie für die Vorschau wird beim Schließen der NTCS wieder gelöscht.

Hinweis 

Wenn Sie sich die Dokumentenvorschau als eigenständiges Fenster einblenden möchten, können Sie das ebenso über die Funktion Layout ändern  durchführen. In der Hilfe FAQ Fensterbereich in eigenes Fenster wird dies anhand des Beispieles der Dokumentenvorschau im Fenster der Dokumentenübersicht beschrieben. Alle allgemeinen Informationen zur Layoutgestaltung finden Sie in der Hilfe zur Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout.

 

Hinweis 

Um angehängte Dokumente von archivierten E-Mails in der Dokumentenübersicht aufzurufen, können Sie diese in der Dokumentenvorschau unterhalb der Vorschau des Dokuments mit nur einem Mausklick öffnen. In der Dokumentenvorschau werden Ihnen unterhalb der E-Mail in einer Leiste die Anhänge angezeigt.

Dokumentendetails

In den Dokumentendetails können Sie zusätzliche Informationen zu einem selektierten Dokument anzeigen lassen. Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, können Sie mithilfe einer eigenen Feldauswahl über das 3-Punkte-Menü  → Feldauswahl  festlegen.

Verweise

 

Hinweis 

In der Liste der Dokumente werden jene Dokumente durch das Symbol  in der Spalte "Verweise" gekennzeichnet, die auf ein Dokument verweisen bzw. auf die verwiesen wird.

Hinweis

Durch unvollständige Downloads, fehlerhaftes Kopieren etc. können defekte PDFs entstehen. Beim Archivieren prüft das Programm, ob das PDF defekt ist und bricht in diesem Fall die Archivierung ab. Beim Archivieren im Hintergrund erfolgt ein Eintrag in den Logs. Es wird dadurch verhindert, dass sich erst Jahre später - wenn man das Dokument dann wirklich benötigt - herausstellt, dass es defekt ist.

Hinweis Archivwechsel

Im Normalfall kann im Neuanlagefenster zum Archivieren eines Dokuments kein Archivwechsel mehr durchgeführt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Archivierung Dokument.

• Handelt es sich um ein Mandantenarchiv, wird die am Mandantenarchiv hinterlegte Standardperson für die Archivierung herangezogen. Sollte keine Standardperson hinterlegt sein, wird automatisch die diverse Person DMS-Standardperson angelegt und auf diese archiviert.
  
  
• Handelt es sich um kein Mandantenarchiv, wird die Archivierung im Dialog aufgerufen, in dem Sie die entsprechende Person auswählen können, auf die das Dokument archiviert werden soll.

Zum Thema Mandantenarchive empfehlen wir das Lernvideo  Wie erstellt man ein Mandantenarchiv und wofür benötigt man es?

Wenn Sie ein Dokument mit einem Dateinamen im reservierten Format, z. B. 163552762223774.png (= "Archivnummer" - "15-stellige Dokumentennummer"), speichern, und in weiterer Folge per Drag & Drop mit den BMD Office-Add-Ins oder aus dem BMD Scan wieder archivieren, erhalten Sie die unten stehende Abfragemeldung "Möchten Sie eine neue Version erzeugen oder die bestehende überschreiben?", wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

• Das Dokument befindet sich im Check-out-Status.
• Dieses Dokument wurde vom aktuell archivierenden Benutzer ausgecheckt.
• Dieses liegt aktuell am gleichen Ort wie jener, der im Feld Arbeitsverzeichnis am Dokument gespeichert ist.

Sollte eines der oben genannten Kriterien nicht zutreffen, erhalten Sie eine Meldung, dass das Dokument mit diesem Dateinamen bereits im DMS existiert, aber die Änderungen nicht übernommen werden können. Sie haben dann die Möglichkeit, das Dokument zum Ansehen zu öffnen bzw. als neues Dokument zu archivieren.

Diese Meldung tritt zum Beispiel dann auf, wenn Sie ein Dokument zum Ansehen im BMD Scan öffnen, Änderungen durchführen und anschließend auf die Schaltfläche Archivieren im BMD Scan klicken. Da das Ursprungsdokument nicht ausgecheckt ist, ist keine direkte Versionierung möglich. Sie können das Dokument dann entweder neu archivieren oder das Dokument lokal zwischenspeichern und über die Funktion Neue Version aus Datei nachträglich mit dem bereits bestehenden Dokument versionieren. 

Hinweis 

Der Parameter "Dokumentenzugriff" bietet nur die Möglichkeit an, dass man immer versionieren kann (Ausprägung "0 - Arbeitskopie mit Versionierung"). Wenn es nicht erwünscht ist, dass man Dokumente überschreiben kann, muss das mit den Einstellungen auf der Dokumentenkategorie (Feld Dokumente versionieren - Immer versionieren) bzw. direkt am Dokument (Feld "Versionieren" - Immer versionieren) gesteuert werden.

Hinweis 

Zum Beispiel können Sie das Archiv für diese Archivierungsart gleich vorgeben und somit den Archivsuchdialog unterdrücken. Als Dokumentenherkunft ist der Comboboxeintrag Betriebssystem - Datei-Explorer zu wählen. Allgemeine Informationen zu den DMS-Vorschlagswerten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster DMS-Vorschlagswerte.

Hinweis 

Zum Beispiel können Sie das Archiv für diese Archivierungsart gleich vorgeben und somit den Archivsuchdialog unterdrücken. Als Dokumentenherkunft ist der Comboboxeintrag Tools - BMD Archivdrucker zu wählen. Allgemeine Informationen zu den DMS-Vorschlagswerten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster DMS-Vorschlagswerte.

Es gibt die Möglichkeit, auf der Kategorie 2 im Feld "Kategorie" eine Dokumentenkategorie zu hinterlegen, um diese miteinander zu verbinden. Wenn Sie den Parameter "Zuordnung Kategorie 2 zu Kategorie prüfen" auf "Ja" setzen, dann werden im Auswahldialog der Kategorien 2 nur jene vorgeschlagen, die auch dieser Dokumentenkategorie zugeordnet sind. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → BMD DMS → CRM Parameter → DMS Einstellungen.

Zuordnung Kategorie 2 zu Kategorie prüfen

Wenn Sie diesen Parameter auf "Ja" setzen, dann werden im Auswahldialog der Kategorien 2 nur jene vorgeschlagen, die auch der im Feld "Kategorie" ausgewählten Dokumentenkategorie zugeordnet sind.

Ist beim Archivierungsvorgang das Kategorie-Eingabefeld leer und es wird zuerst die Kategorie 2 befüllt, dann wird die Dokumentenkategorie automatisch ins Feld "Kategorie" übernommen, wenn die Kategorie 2 eine Zuordnung zu einer Dokumentenkategorie besitzt.

 

Ermittlung von Datenbesitzergruppen bei Neuanlage und Bearbeiten von Dokumenten

Bei Neuanlage eines Dokuments wird der Datenbesitzer für Ansehen vom Vorschlagswert der Person bzw. des Projektes ermittelt - auch, wenn Sie bei der Neuanlage im Nachhinein die Person bzw. das Projekt noch einmal ändern, und der Datenbesitzer dadurch schon bei der ersten Eingabe einer Person bzw. des Projekts ermittelt wurde. Voraussetzung dafür ist, dass der Parameter DMS: "Datenbes. Ansehen" ermitteln aktiviert ist. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM.

DMS: "Datenbes. Ansehen" ermitteln

Beim Speichern eines Dokumentendatensatzes wird der Inhalt des Datenfeldes "Datenbesitzer Ansehen Vorschlag" vom aktuellen Projekt (Priorität 1) oder vom aktuellen Kunden (Priorität 2) ermittelt und an das Dokumentendatenfeld "Datenbesitzer Ansehen" übergeben.

Hinweis 

Sollten Sie am Dokument zusätzlich zur Person auch ein Projekt eingeben und sowohl auf der Person als auch am Projekt eine Datenbesitzergruppe für Ansehen Vorschlag hinterlegt sein, können Sie über folgende Parameter die Prioritäten festlegen, von welchen Daten die Datenbesitzergruppe zuerst ermittelt werden soll. Diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Datenbesitzergruppe-Vorschlagswerte. Priorität 1 Erste Priorität für die Ermittlung der Datenbesitzergruppen-Vorschlagswerte Priorität 2 Zweite Priorität für die Ermittlung der Datenbesitzergruppen-Vorschlagswerte Priorität 3 Dritte Priorität für die Ermittlung der Datenbesitzergruppen-Vorschlagswerte Bitte beachten Sie, dass im DMS die Datenbesitzergruppe vom Mitarbeiter nicht ermittelt werden kann. Das heißt, ist der Mitarbeiter in den Parametern bei den ersten beiden Prioritäten hinterlegt, wird das bei der Ermittlung der Datenbesitzergruppe für das Dokument ignoriert, und die nächste Priorität herangezogen.

Beim Bearbeiten eines bestehenden Dokuments könnte schon vorher ein manuell vergebener Datenbesitzer auf dem Dokument stehen. Daher erfolgt beim Ändern der Person bzw. des Projekts eine Prüfung, ob die bisherige Datenbesitzergruppe am Dokument dem Vorschlagswert der bisherigen Person bzw. des bisherigen Projekts entspricht. Trifft dies zu, wird die Datenbesitzergruppe automatisch auf den Datenbesitzer Vorschlagswert der neu eingegebenen Person bzw. des neuen Projekts geändert.

Stimmt die bisherige Datenbesitzergruppe am Dokument NICHT mit dem Datenbesitzer Vorschlagswert der bisherigen Person bzw. des Projekts überein, dann ist zu vermuten, dass die Datenbesitzergruppe am Dokument manuell eingetragen wurde, und Sie bekommen folgende Hinweismeldung:

• Beim Archivieren eines Dokuments wird die DOG automatisch ermittelt und danach NICHT manuell geändert. Beim Verschieben des Dokuments auf einen anderen Kunden wird automatisch die am Kundenstamm hinterlegte DOG des Zielkunden ermittelt und die ursprüngliche DOG wird automatisch ersetzt. Ist hier aber keine hinterlegt, wird die ursprüngliche DOG beibehalten.
  
  
• Beim Archivieren eines Dokuments wird die DOG automatisch ermittelt und später MANUELL geändert. Beim Verschieben des Dokuments auf einen anderen Kunden wird automatisch die im Kundenstamm hinterlegte DOG ermittelt. Wurde diese jedoch zuvor MANUELL geändert, kann die neu ermittelte DOG nicht automatisch upgedatet werden und es erscheint folgende Abfrage: Hier müssen Sie entscheiden, ob die ursprüngliche DOG beibehalten oder die neu ermittelte vom Kundenstamm auf das Dokument geschrieben werden soll.
  
  
  
  

Prüfung Berechtigung für Mitarbeiterdaten

Wenn Sie sich ein Dokument ansehen, und es erscheint diese Hinweismeldung, dann sind Sie aufgrund von Einstellungen in den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt, das Dokument zu sehen.

"Sie besitzen aufgrund der Einstellung "Berechtigung für Mitarbeiterdaten" in der Dokumentenkategorie keine ausreichenden Rechte dieses Dokument zu öffnen oder zu bearbeiten!"

Auf der Dokumentenkategorie können Sie im Feld  Berechtigung für Mitarbeiterdaten den Bereich auswählen, der beim Öffnen von Dokumenten mit dieser Kategorie geprüft werden soll. Die Kriterien, die geprüft werden sollen, können Sie im Fenster Berechtigungen für Mitarbeiterdaten definieren.

Unter einem virtuellen Dokument versteht man nur den Dokumentendatensatz, ohne dass diesem ein physisches Dokument zugeordnet ist. In der Dokumentenübersicht wird ein virtuelles Dokument mit folgendem Symbol  dargestellt.

Achtung!

Die Erfassung eines virtuellen Dokuments ist nur im Zuge einer Neuanlage möglich, bereits archivierte Dokumente können nicht mehr in ein virtuelles Dokument umgewandelt werden. Auch aus einem virtuellen Dokument kann später kein "echtes" Dokument mehr erstellt werden. Bestimmte Folgeaktionen wie zum Beispiel das Starten eines DMS-Workflows, Erzeugen eines Poststücks etc. sind auch bei virtuellen Dokumenten möglich.

Hinweis 

Sie können auch generell einstellen, dass nur mehr virtuelle Dokumente gespeichert werden sollen. Dazu müssen Sie den Parameter Virtuelle Verspeicherung unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Spezielle Parameter auf Ja stellen.   Virtuelle Verspeicherung Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden die Dokumente als virtuelle Dokumente im DMS abgelegt. Unter virtuellen Dokumenten versteht man die Anlage eines Dokumentendatensatzes im DMS, ohne ein echtes Dokument zu archivieren. Hinweis Wenn dieser Parameter aktiviert ist, haben Sie auch keine Möglichkeit ein physisches Dokument bei der Archivierung auszuwählen, das heißt, das Feld Originaldokument in der Neuanlagemaske ist schreibgeschützt. Danach können nur mehr virtuelle Dokumente im BMD DMS gespeichert werden. Beim Start des Archivierungsvorgangs wird das Feld 98 virtuell automatisch auf Ja gesetzt und kann auch von Ihnen nicht verändert werden.

Hinweis 

Wenn im Parameter "Arbeitsverzeichnis" Systemvariablen enthalten sind, werden diese auch ausgewertet: z. B. %PATH%\Temp\... Die Umgebungsvariablen finden Sie in der Systemsteuerung, indem Sie unter "System" einsteigen und in der Suche nach "Umgebungsvariablen für dieses Konto bearbeiten" suchen.

Upload von Dokumenten auf einen FTP-Server

 

Beispiel 

Es ist möglich, Dokumente im DMS zu kennzeichnen und auf einem FTP-Server bereitzustellen. Dazu brauchen Sie eine FTP-Umgebung und müssen die Zugangsdaten dafür in den DMS-Parametern hinterlegen: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → FTP-Parameter

Achtung!

Beim Speichern wird das Dokument gegebenenfalls aktualisiert. Es wird jedoch nicht heruntergelöscht, wenn Sie das Dokument im Archiv löschen! Wird ein Dateiname eingegeben, der schon existiert, dann überschreibt das aktuellere Dokument das ältere. Falls Sie Hilfe beim Einrichten der FTP-Umgebung brauchen, wenden Sie sich bitte an den BMD Technik-Support.

1. Wenn das Dokument über den Office-Button (normaler Vorgang) eingecheckt wird, wird die Extension automatisch verwendet, welche das Dokument aktuell aufweist. Sie können das nicht beeinflussen.
   
   
2. Wenn das Dokument - ohne einzuchecken - gespeichert und geschlossen wird, erhalten Sie beim Schließen des Archivs einen Dialog, mit dem abgefragt wird, welches Dokument eingecheckt werden soll. In diesem Dialog sind die betroffenen Dokumente rot hinterlegt, Dateiextension und Datum der letzten Änderung werden angezeigt. Das Häkchen bei "Archivieren" wird auf dem Dokument positioniert, welches als letztes geändert wurde, kann aber von Ihnen umgesetzt werden. Jenes Dokument, welches gelöscht werden soll, erhält zur Verdeutlichung ein "Papierkorb"-Symbol". Achtung: Es kann nur eines der beiden Dokumente archiviert werden, jedoch können beide gelöscht werden! Das jeweils nicht archivierte Dokument wird in den DELETED-Ordner verschoben, darauf wird jeder User einmalig über ein Hinweisfenster aufmerksam gemacht (welches man für zukünftige Fälle unterdrücken lassen kann).
   
   
3. Auch beim manuellen Einchecken über die rechte Maustaste, verhält sich das Programm wie unter Punkt 2 angeführt.
   Mitprotokolliert wird jeder dieser Fälle in der Logdatei BMDARCHIV.LOG.

Achtung!

Dokumente werden nur dann in die Liste gleicher Dokumente aufgenommen, wenn es sich um Dokumente vom Typ *.xls(x), *.doc(x), *.csv, *.rtf, *.pps(x), *.ppt(x) oder *.tif(f) handelt.

1.	Der Parameter Dokumentenzugriff unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen muss auf Arbeitskopie mit Versionierung gestellt sein, damit grundsätzlich die Versionierung von Dokumenten funktioniert. Zusätzlich müssen Sie den Parameter Abfrage Versionierung unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren auf Ja stellen.   Dokumentenzugriff Von diesem Parameter hängt grundsätzlich ab, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht Dokumentenversionen zu erstellen. Arbeitskopie mit/ohne Versionierung (Standard) Bei dieser Einstellung wird in jedem Fall eine lokale Arbeitskopie erstellt. Diese Einstellung kann mit beiden Speicherverfahren (Speicherung über Server oder Direkte Speicherung) verwendet werden. Mit Versionierung bedeutet, dass beim neuerlichen Einchecken eines zum Bearbeiten geöffneten Dokuments, eine neue Version erstellt wird. Ohne Versionierung wird das ursprüngliche Dokument am Server überschrieben. Arbeiten am Originaldokument Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass lokale Kopien des Dokuments erstellt werden. Um diese Einstellung verwenden zu können, muss die Direkte Speicherung verwendet werden. Es kann keine systemunterstützte Versionierung durchgeführt werden. Hinweis Die hier definierte Parametereinstellung ist für den DMS-Parameter Abfrage Versionierung (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren → Abfrage Versionierung) relevant. Abfrage Versionierung Wenn Sie diesen Parameter auf JA stellen, erfolgt bei der Archivierung z. B. aus einer MS-Office-Anwendung über die Schaltfläche BMD Archiv eine Abfrage, ob die aktuellen Änderungen eine neue Version erzeugen oder die bestehende überschreiben sollen. Dieses Verhalten ist an die Einstellung im Parameter Dokumentenzugriff (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Dokumentenzugriff) gekoppelt. Zeigt dieser nicht den Wert Arbeitskopie mit Versionierung, wird auch diese Abfrage unterdrückt. Hinweis Die Versionierung kann auch direkt auf der Dokumentenkategorie oder am Dokument selbst eingestellt werden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Fensterhilfe Dokumentenversionen.
2.	Sie müssen das Dokument aus dem DMS zur Bearbeitung, über die Funktion Dokument bearbeiten öffnen. Dieses Dokument müssen Sie mit geänderter Extension außerhalb des BMD DMS speichern. Die verwendete neue Extension muss sich in den ersten drei Zeichen zur Extension des Dokumentes im DMS unterscheiden, ansonsten kommt die oben angeführte Meldung nicht.
3.	Bevor Sie den Archivierungsvorgang starten, müssen Sie darauf achten, dass sich das entsprechende Dokument noch im Check-out-Status befindet. Ob sich ein Dokument im Check-out-Status befindet, erkennen Sie anhand dieses Symbols  im Feld Check-out. Sollte sich das Dokument nicht im Check-out-Status befinden, bekommen Sie unten stehende Hinweismeldung mit der Info, dass sich das Dokument im schreibgeschützten Modus befindet und eine Archivierung nicht möglich ist.
4.	Danach müssen Sie dieses Dokument über die Funktion Senden an → BMD Archiv in das DMS archivieren. Diese Funktion finden Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Dokument klicken. Wenn die beschriebenen Punkte 1-3 erfüllt sind, bekommen Sie die Meldung mit den verschiedenen Möglichkeiten zur Archivierung.   Über die Funktion  Arbeitskopie archivieren unter "Funktionen → Dokumente in Bearbeitung" können Sie die gleiche Meldung erzeugen. Wenn Sie diese Funktion verwenden möchten, müssen Sie das Dokument nicht außerhalb des BMD DMS speichern, Sie können das Dokument bzw. die Extension direkt im Arbeitsverzeichnis ändern. In das Arbeitsverzeichnis kommen Sie über die Funktion Arbeitsverzeichnis öffnen unter "Extras".

Standardfeldauswahl Dokumentenübersicht

 Standardfeldauswahl Dokumentenübersicht 

 

Siehe auch: Archive Dokumentenkategorien Archivierung Dokument Archivermittlung bei Archivierung ins DMS Gelöschte Dokumente Dokumentenarchivierung mit Vorschau  Dokumentenversionen Speicherverhalten von Dokumenten im DMS Volltextsuche im Archiv Arbeiten mit einer Baumstruktur im DMS FAQ DMS  Lernvideo: Welche Wege bietet NTCS, um ein Dokument zu archivieren?  Lernvideo: Wie funktioniert die Dokumentenarchivierung mit Vorschau?  Lernvideo: Wie kann man aus einem Dokument eine Aufgabe erzeugen?  Lernvideo: Wie kann ich ein Dokument aus dem DMS entfernen?  Lernvideo: Was sind die zuletzt verwendeten Dokumente und die Favoriten im DMS?  Lernvideo: Wie kann ich die Karteireiter in der Dokumentenübersicht anpassen?  Lernvideo: Wie erstelle ich Dokumentenkategorien mit automatischer Aufgabenanlage?  Lernvideo: Wie lege ich einen Schreibschutz auf ein Dokument?  Lernvideo: Wie erstelle ich einen DMS-Workflow?  Lernvideo: Wie funktioniert der Workflow zwischen BMD Scan, DMS, Post und Aufgabenverwaltung?  Lernvideo: Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung mit Aufforderungsdialog, und welche Einstellungen sind zu treffen?  Lernvideo: Wie erstellt man ein Mandantenarchiv und wofür benötigt man es?  Lernvideo: Wie arbeite ich richtig mit dem Archivexplorer?  Lernvideo: Wie können Dokumente einfach mit Drag & Drop archiviert werden?  Lernvideo: Wie funktioniert die automatische E-Mail-Archivierung und welche Einstellungen sind zu treffen?  Lernvideo: Wie verwende ich die Vorschlagswerte des DMS zur Archivierung einer Honorarnote?  Lernvideo: Wie kann man gelöschte Dokumente wiederherstellen?  Lernvideo: Welche Varianten und Motive gibt es für die E-Mail-Archivierung?  Lernvideo: Wie arbeite ich richtig mit dem Kunden-Navigator?  Lernvideo: Wie erstelle ich einen Dokumentenverweis?  Lernvideo: Wie kann ein Dokument mittels Link nach extern bereitgestellt werden?

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