UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.

FAQ
1.  Ablauf Eingangsrechnungskontrolle mit Warenwirtschaft
2.  Eingangsrechnung erfassen
3.  WE-Zuordnung
4.  WE-Kontrolle
5.  Rechnungsart
5.1.  Frachtrechnung
5.2.  Spesenrechnung
6.  Vorkontierung
7.  FAQ
 

 Ablauf Eingangsrechnungskontrolle mit Warenwirtschaft

Bei der ER-Kontrolle kann die Rechnung vom Lieferanten mit den "Preisen lt. Warenannahme" verglichen werden. Werden Einkaufspreise oder Einkaufswerte geändert, werden die Lagereinstandspreise über Differenzbuchungen im Lager korrigiert. Durch eine Lageraufrollung werden eventuelle Abgangsbuchungen mit den korrigierten Preisen bewertet. Wird mit der Eingangsrechnungskontrolle (ER-Kontrolle) gearbeitet, ergibt sich folgender Ablauf:
  1. Bestellung erfassen (Bestellerfassung)
  2. Warenannahme
  3. Warenannahme verspeichern (Ohne die Verspeicherung der Warenannahme ist keine Zuordnung der Warennannahme zu einer Eingangsrechnung möglich.)
  4. Archivieren des Lieferscheins (In der Warenannahmeübersicht können über rechte Maustaste auf den Warenannahmekopf eingescannte Dokumente zugeordnet und archiviert werden.)
  5. Erfassen Eingangsrechnung in der FIBU (ER-Kontrolle)
  6. Zuordnung Warenannahme zu Eingangsrechnung (WE-Zuordnung)
  7. Kontrolle der Werte in der ER-Kontrolle (WE-Kontrolle)
  8. Kontierung der Eingangsrechnung
  9. Freigabe der Eingangsrechnung für die FIBU

 Eingangsrechnung erfassen

Im Bereich Warenwirtschaft → Einkauf → ER-Kontrolle finden Sie die Eingangsrechnungen.

Mit der Funktion F5 kann eine neue Eingangsrechnung angelegt werden. Dabei sind folgende Pflichtfelder zu befüllen:
  • Belegdatum
  • Lieferantenkonto
  • Buchungstext
  • Betrag (Standardmäßig wird beim Feld "Betrag" der Bruttobetrag eingegeben.)
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Hinweis 
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Besonderheit bei der ER-Kontrolle im Zusammenhang mit manuellen Kursänderungen
Manuelle Kursänderungen in Bestellungen (z. B. wenn ein Kurs vereinbart und dieser für die Bestellung fixiert wurde), müssen bei der Erfassung der Eingangsrechnung ebenfalls manuell erfasst werden. Dabei ist zu beachten, dass bei der Rechnungskontrolle nicht standardmäßig mit dem Kehrwert erfasst wird. In der Warenwirtschaft wird aber immer mit dem Kehrwert der Kurse gearbeitet.

Daher ist beim manuellen Erfassen von Kursen in der ER-Kontrolle auf das Feld "Kehrwert" zu achten.

Beispiel 
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Eine Bestellung mit manuell geändertem Währungskurs: 1 USD = 0,92 EUR soll nun in der ER-Kontrolle erfasst werden.
Der Warenwert ist 500 USD = 460 EUR

Ohne Kehrwert wird nicht korrekt umgerechnet, sondern 500 USD als 543,48 EUR ausgegeben.

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Mit Kehrwert wird korrekt umgerechnet: 500 USD sind 460 EUR.

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Achtung! 
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Sind in der Fibu keine Fremdwährungskonten erlaubt (wird das Konto in EUR geführt), würde mit dem falschen Umrechnungswert in die Fibu verbucht werden.

 WE-Zuordnung

Bereich Warenwirtschaft → Einkauf → ER-Kontrolle → Fenstermenü → WWS →  WE-Zuordnung

Über die WWS ER-Kontrolle (WE-Zuordnung) können Warenannahmen einer Eingangsrechnung zugeordnet werden.

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Die WWS ER-Kontrolle (WE-Zuordnung) ist in drei Fenster aufgeteilt:
  • Links oben: Nicht zugeordnete Warenannahmen (Lieferscheine) des Lieferanten.

  • Links unten: Einzelne Warenannahmepositionen, die noch nicht zugeordnet sind.

  • Rechts: Zugeordnete Warenannahmepositionen zu der Eingangsrechnung.
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Mit dem gelben Pfeil nach rechts können Warenannahmen bzw. Warenannahmepositionen zur Eingangsrechnung zugeordnet werden. Soll die Zuordnung von Warenannahmepositionen wieder von der Eingangsrechnung entfernt werden, ist dies über den gelben Pfeil nach links möglich.

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Ist eine Eingangsrechnung bereits verbucht worden, können Warenannahmepositionen noch entfernt und/oder hinzugefügt werden. Die WE-Kontrolle kann wie gehabt erneut durchgeführt werden. Im Lager werden die entsprechenden Korrekturen durchgeführt.

Ist die Funktion nicht gewünscht, kann diese über Berechtigungen für einzelne Benutzer deaktiviert werden. Siehe dazu im Bereich Finanzbuchhaltung → Buchen → ER-Kontrolle:
  • WWS Kontrolle (verbuchte)
  • WWS Zuordnung (verbuchte)

Folgende Funktionen sind im Fenster WWS ER-Kontrolle (WE-Zuordnung) verfügbar:

A_KOMMISSIONIERUNGEK.bmp WarenannahmeDie Warenannahme kann hier geöffnet werden. Dabei wird die Warenannahme sofort auf den Lieferanten und alle nicht fertig kommissionierten Bestellungen des Lieferanten eingeschränkt.
A_JOIN.bmp ÜbernehmenMit der Funktion "Übernehmen" werden die zugeordneten Warenannahmepositionen auf die Eingangsrechnung übernommen.
Funktionen

Folgende Felder sind verfügbar:

1324744512000032910.png Feldauswahl WWS ER-Kontrolle (Nicht zugeordnete Warenannahmen): Standardfelder
1324744512000032910.png Feldauswahl WWS ER-Kontrolle (Nicht zugeordnete Warenannnahmen): Alle Felder

1324744512000032910.png Feldauswahl WWS ER-Kontrolle (Nicht zugeordnete Warenannahmepositionen): Standardfelder
1324744512000032910.png Feldauswahl WWS ER-Kontrolle (Nicht zugeordnete Warenannahmepositionen): Alle Felder

1324744512000032910.png Feldauswahl WWS ER-Kontrolle (Zugeordnete Warenannahmepositionen): Standardfelder
1324744512000032910.png Feldauswahl WWS ER-Kontrolle (Zugeordnete Warenannahmepositionen): Alle Felder

 WE-Kontrolle

Bereich Warenwirtschaft → Einkauf → ER-Kontrolle → Fenstermenü → WWS →  WE-Kontrolle

In der WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle) werden die zugeordneten Warenannahmen mit der Eingangsrechnung gegenübergestellt:

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Im oberen Bereich (gelb hinterlegt) ist ersichtlich, um welche Eingangsrechnung (u. a. Belegnummer) es sich handelt. Dabei werden folgende Informationen der Eingangsrechnung dargestellt:
  • Lieferant
  • Externe Belegnummer
  • Interne Belegnummer
  • Rechnungsbetrag
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Im mittleren Bereich sind die zugeordneten Warennahmepositionen mit den entsprechenden Werten ersichtlich. Dabei sind folgende Felder verfügbar:

1324744512000032910.png Feldauswahl WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle): Standardfelder
1324744512000032910.png Feldauswahl WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle): Alle Felder


Im unteren Bereich (Summenbereich) wird der Einkaufswert der Bestellung (Einkaufswert exkl. USt, Steuer und Einkaufswert inkl. USt) dem Rechnungswert der Eingangsrechnung (Rechnungsbetrag inkl. USt) gegenübergestellt und die Differenz berechnet.

Ist eine Differenz vorhanden, muss abgeglichen werden, wo die Differenz entstanden ist, und gegebenfalls der Einkaufspreis oder Einkaufswert geändert werden.

Hinweis 
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Jede Änderung, die hier durchgeführt wird, führt zu einer entsprechenden Wertkorrektur des Einstandspreises im Lager! Diese Korrektur im Lager findet mit dem Schließen des Fensters WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle) statt.

Folgende Funktionen sind im Fenster WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle) verfügbar:

A_Rabatttabelle.bmp Aufschläge aufteilen
Die Funktion "Aufschläge aufteilen" kann für eine oder mehrere markierte Positionen ausgeführt werden. Folgendes Fenster öffnet sich bei Auswahl der Funktion:

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Folgende Felder können dabei eingegeben werden:

Berechungsreihenfolge:
Auswahl der Reihenfolge für die Berechnung, wenn sowohl Aufschlag als auch Rabatt eingegeben werden. Dabei kann ausgewählt werden, ob der Aufschlag vor oder nach dem Rabatt berechnet werden soll.
Berechnungsart für Betrag:
Soll die Berechnung vor oder nach der Prozent-Berechnung je Position oder je Stück erfolgen. Dabei kann zwischen vier Varianten ausgewählt werden:
  • vor %-Berechnung je Position
  • nach %-Berechnung je Position
  • vor %-Berechnung je "Stk."
  • nach %-Berechnung je "Stk."
Berechnungsart für Prozent:
Auswahl, ob die Berechnung stufenweise oder immer von derselben Bemessungsgrundlage erfolgen soll.
Prozent 1:
Eingabe von Aufschlagsprozentsatz 1
Prozent 2:
Eingabe von Aufschlagsprozentsatz 2
Prozent 3:
Eingabe von Aufschlagsprozentsatz 3
Prozent 4:
Eingabe von Aufschlagsprozentsatz 4
Rabattbetrag:
Eingabe eines Aufschlagsbetrags

A_Rabatttabelle.bmp Rabatte aufteilen
Die Funktion "Rabatte aufteilen" kann für eine oder mehrere markierte Positionen ausgeführt werden. Folgendes Fenster öffnet sich bei Auswahl der Funktion:

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Folgende Felder können dabei eingegeben werden:

Berechungsreihenfolge:
Auswahl der Reihenfolge für die Berechnung, wenn sowohl Aufschlag als auch Rabatt eingegeben werden. Dabei kann ausgewählt werden, ob der Aufschlag vor oder nach dem Rabatt berechnet werden soll.
Berechnungsart für Betrag:
Soll die Berechnung vor oder nach der Prozent-Berechnung je Position oder je Stück erfolgen. Dabei kann zwischen vier Varianten ausgewählt werden:
  • vor %-Berechnung je Position
  • nach %-Berechnung je Position
  • vor %-Berechnung je "Stk."
  • nach %-Berechnung je "Stk."
Berechnungsart für Prozent:
Auswahl, ob die Berechnung stufenweise oder immer von derselben Bemessungsgrundlage erfolgen soll.
Prozent 1:
Eingabe von Rabattprozentsatz 1
Prozent 2:
Eingabe von Rabattprozentsatz 2
Prozent 3:
Eingabe von Rabattprozentsatz 3
Prozent 4:
Eingabe von Rabattprozentsatz 4
Rabattbetrag:
Eingabe eines Rabattbetrags

A_EURO.bmp Einkaufspreis ändern
Hier kann der Einkaufspreis eingegeben werden. Ergibt sich die Differenz rein aus dem Einkaufspreis, kann die Funktion "Einkaufspreis ändern" aufgerufen werden. Je nach Parametereinstellung wird der geänderte Einkaufspreis in die lieferantenbezogene Einkaufspreistabelle gespeichert. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung

Definition, ob beim Ausstieg aus der WE-Kontrolle der Einkaufspreis gespeichert werden soll, sofern dieser von der Preistabelle abweicht.

0 - Nein

1 - Ja: Der Einkaufspreis wird mit dem Tagesdatum (Ab-Datum) in die Lieferantenpreistabelle zurückgespeichert. Gibt es zu dem Lieferanten noch keinen lieferantenbezogenen Einkaufspreis, so wird eine neue Tabelle angelegt.

2 - Abfrage: Es erscheint eine Abfrage, ob der Einkaufspreis als neuer Einkaufspreis zurückgespeichert werden soll.
BIL_SM_ZWI.bmp Einkaufswert ändern
Hier kann der Einkaufswert eingetragen werden. Die Differenz wird im Lager sofort korrigiert (Zugangsbuchung mit Menge 0 und Wertdifferenz). Ergibt sich eine Wertdifferenz auf Grund von Rabatten/Aufschlägen, ändert sich ebenfalls der Einkaufswert, da es für Rabatt-/Aufschlagsänderungen keine eigene Funktionalität gibt.

Mit folgendem Parameter kann eingestellt werden, ob auch der Einkaufspreis automatisch angepasst werden soll. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung

In der WE-Kontrolle der ER-Kontrolle gibt es die Funktion "Einkaufswert ändern".
Dabei wird standardmäßig der Wert geändert und die Differenz als Spesen hinterlegt. Der EK-Preis wird dadurch nicht geändert.

Mit diesem Parameter kann definiert werden, ob mit der Funktion "Einkaufswert ändern" der EK-Preis automatisch angepasst werden soll oder ob die Differenz als Spesen aufscheinen sollen.

0 - Differenz als Spesen
1 - Preisänderung (Standard)

Beispiel: Ausprägung "1 - Preisänderung"
Eine Bestellung mit dem Artikel ABC mit einem Einkaufspreis von 100 EUR (exkl.) wird angelegt und die Warenannahme durchgeführt.
In der ER-Kontrolle wird der Betrag mit 150 EUR statt mit 120 EUR (inkl.) angegeben.
In der WE-Kontrolle wird mit der Funktion "Einkaufswert ändern" der Betrag auf 125 EUR (= 150 / 1,2) geändert.
In der Warenannahmeübersicht sind daraufhin der geänderte Einkaufspreis und Einkaufswert ersichtlich.

A_KORE.bmp Ändern KORE-Dimensionen
Beim Ändern der KORE-Dimensionen können Kostenstelle, Kostenträger, KORE-Abteilung, KORE-Dimension und KORE-Geschäftsbereich eingegeben werden.

A_KONTO.bmp Konto und Prozentsatz ändernDie Kontonummer und der Steuerprozentsatz können - bezogen auf eine oder per Multiselect auf mehrere Position(en) - geändert werden.
A_MENGE.bmp ER Menge ändernWird auf der Eingangsrechnung eine geringere Menge verrechnet als im Zuge der Warenannahme angenommen, so kann mit dieser Funktion die "ER-Menge" reduziert werden. Erlaubt ist nur eine Menge, die niedriger als die Originalmenge ist.
A_MENGE.bmp ER Gratismenge ändernHier kann die Gratismenge geändert werden.
A_FALSE.bmp Position(en) entfernen
Die markierte Position kann entfernt werden. Wird diese Funktion verwendet, kommt eine Abfrage, ob die Eingangsrechnungsposition entfernt werden soll. Wird eine Position entfernt, steht diese wieder für die Zuordnung zu einer Eingangsrechnung zur Verfügung.
A_EURO.bmp Differenz aufteilen (Alle Pos.)
Die Differenz wird auf alle Warenannahmepositionen, die der Eingangsrechnung zugeordnet sind, aufgeteilt. Dabei kann aufgrund folgender Optionen aufgeteilt werden:
  • Aufteilung nach Wert
  • Aufteilung nach WE-Einkaufswert
  • Aufteilung nach Gewicht
  • Gleichmäßige Aufteilung
Die Differenz wird auf alle Positionen aufgeteilt.

Beispiel
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Die Aufteilung soll nach Einkaufswert erfolgen. Positionen mit höherem Einkaufswert bekommen prozentuell mehr Differenz zugewiesen.

Bei der Aufteilung nach Wert wird nach den bereits vorhandenen Positionsspesen aufgeteilt.

Bei der gleichmäßigen Aufteilung erhält jede Position den gleichen Anteil der Differenz.
A_EURO.bmp Differenz aufteilen
Die Differenz wird auf die markierte Position aufgeteilt.

Wird die Differenz auf mehrere Positionen durch Mehrfachmarkierung aufgeteilt, kann auch hier ausgewählt werden, wie aufgeteilt werden soll:
  • Aufteilung nach WE-Einkaufswert
  • Aufteilung nach Gewicht
  • Gleichmäßige Aufteilung
Bei der gleichmäßigen Aufteilung erhält jede Position den gleichen Anteil der Differenz.
A_DELETE.bmp Spesen löschen (Alle Pos.)Die Spesen aller Positionen werden gelöscht. Diese Funktion kann auch verwendet werden, wenn die Differenz falsch aufgeteilt wurde. Nach dem Löschen der Spesen ist die Differenz im unteren Bereich wieder ersichtlich und kann erneut aufgeteilt werden.
A_DELETE.bmp Spesen löschenDie Spesen der markierten Position werden gelöscht.
A_EURO.bmp Speseneingabe
Pro Position können Spesen eingegeben werden. Bei der Berechnungsart kann ausgewählt werden, ob die eingegeben Spesen zu vorhandenen Spesen addiert oder ob vorhandene Spesen ersetzt werden sollen.

Werden mehrere Positionen ausgewählt, wird abgefragt, wie die Spesen aufgeteilt werden sollen:
  • Aufteilung nach WE-Einkaufswert
  • Aufteilung nach Wert
  • Aufteilung nach Gewicht
  • Gleichmäßige Aufteilung
Bei der gleichmäßigen Aufteilung erhält jede Position den gleichen Anteil der eingegebenen Spesen.
A_EURO.bmp WBK erfassen
Warenbeschaffungskosten können für die markierte Position erfasst werden. Neben dem Wert muss eine WBK-Gruppe ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen hier WBK-Gruppen aus der Kategorie "Wareneingangsrechnung". Die WBK-Gruppe und der Wert sind dann im unteren Bereich des Fensters bei der Aufstellung ersichtlich. Wird die Funktion "WBK erfassen" erneut für eine Position ausgewählt, werden die neuen Warenbeschaffungskosten so behandelt:
  • Auswahl einer weiteren WBK-Gruppe: Die Warenbeschaffungskosten werden zum Einkaufswert addiert.
  • Auswahl der gleichen WBK-Gruppe wie zuvor: Die Warenbeschaffungskosten werden durch den neuen Wert ersetzt.
A_EURO.bmp WBK erfassen (Alle Pos.)Warenbeschaffungskosten können für alle Positionen erfasst werden.
A_EURO.bmp WBK erfassen (Differenz)Mit dieser Funktion kann die Differenz als WBK übernommen werden. Dazu muss eine WBK-Gruppe ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen hier WBK-Gruppen mit der Kategorie "Wareneingangsrechnung". Die ausgewählte WBK-Gruppe und der Wert, der sich aus der Differenz ergibt, sind dann im unteren Bereich des Fensters bei der Aufstellung ersichtlich.
A_DELETE.bmp WBK löschenWarenbeschaffungskosten können mit dieser Funktion gelöscht werden. Beim Löschen wird die WBK-Gruppe abgefragt, damit nur die Warenbeschaffungskosten der ausgewählten WBK-Gruppe gelöscht werden.
A_EURO.bmp Einkaufspreis speichern
Mit dieser Funktion können Preise manuell gespeichert werden. Der Einkaufspreis wird dabei genauso gespeichert wie bei der automatischen Preisspeicherung, die parametrisiert beim Beenden der WE-Kontrolle durchgeführt werden kann.

Mehrfachauswahl von Positionen ist möglich.
A_Rabatttabelle.bmp Rabatte/Aufschläge zurücksetzen
Wird die Funktion ausgeführt, muss folgende Meldung bestätigt werden:

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A_TRUE.bmp Kontrolliert-Kennzeichen setzen/entfernen
Um während der ER-Kontrolle eine besserer Übersicht zu bewahren, welche Position bereits kontrolliert wurde, gibt es die Funktion "Kontrolliert-Kennzeichen setzen/entfernen". Im Feld "Kontrolliert" ist das Kennzeichen ersichtlich.
A_Sachkonto.bmp Kontoneuermittlung
Soll das Konto auf der Position neu ermittelt werden, kann die Funktion "Kontoneuermittlung" ausgeführt werden. Dabei sind beim Lieferanten folgende Optionen möglich:
  • Eingangsrechnungslieferant
  • Auslieferadresse
  • Wareneingangslieferant
  • Inlandskonto
A_JOIN.bmp Wareneingangszuordnung bearbeitenMit dieser Funktion kann die bestehende WE-Zuordnung angepasst werden. Nach Übernahme der Änderung wird diese sofort in der WE-Kontrolle angezeigt.
Funktionen

A_Empty.bmp Dokument RegisterWird die Option "Dokument Register" verwendet, wird das zugeordnete Dokument als Reiter im mittleren Bereich dargestellt. Dabei kann zwischen der Wareneingangsliste und dem Dokument gewechselt werden.
A_Empty.bmp Dokument UntenWird die Option "Dokument Unten" verwendet, wird das zugeordnete Dokument unter dem Summenbereich als Reiter dargestellt.
A_Empty.bmp Dokument RechtsWird die Option "Dokument Rechts" verwendet, wird das zugeordnete Dokument über die gesamte rechte Seite gelegt.
A_Empty.bmp DetailinfoIn der Detailinfo können zusätzlich zum Summenbereich (unterer Bereich im Fenster) die Reiter "Abgaben" und "Warenbeschaffungskosten" eingeblendet werden.
A_Empty.bmp RechnungspositionenWerden die Daten aus einer XML-Datei importiert, können die Rechnungspositionen aktiviert werden. In den Rechnungspositionen werden die Daten lt. XML dargestellt.
Ansicht

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A_PRINT.bmp Drucken Lagerbeleg
Aufruf zum Drucken des Lagerbelegs. Folgende Einstellungen sind dafür notwendig:
  • Zur Ablaufart LAGER muss ein Ausdrucksmodell angelegt sein, damit ein Lagerbeleg gedruckt wird. In den Druckereinstellungen muss kein Report hinterlegt werden, sondern im Feld "WWS Auswertungs Nr" im Ausdrucksmodelldetail ist eine Auswertung zu hinterlegen.

  • Der Parameter "Automatischer Lagerbelegdruck" im Bereich Warenwirtschaft → Einstellungen → Parameter → WWS ER-Kontrolle → Bearbeiten Eingangsrechnung muss aktiviert sein:
    Definition, ob bei Änderungen im Lagerjournal ein automatischer Belegdruck erfolgen soll.

    0 - Nein: Es erfolgt kein Belegdruck.
    1 - Ja: Es erfolgt ein Belegdruck, sofern im Parameter unter Lagerverwaltung → Allgemein → "Autom. Belegdruck bei Lagerbuchung" die Ausprägung "1 - Ja" eingestellt ist.

  • Der Parameter "Autom. Belegdruck bei Lagerbuchung" im Bereich Warenwirtschaft → Einstellungen → Parameter → Lagerverwaltung → Allgemein muss aktiviert sein:
    Definition, ob bei einer Lagerbuchung ein automatischer Belegdruck erfolgen soll.

    0 - Nein (Standard): Es erfolgt kein automatischer Belegdruck.

    1 - Ja: Bei manuellen Lagerbuchungen erfolgt ein automatischer Belegdruck. Der Parameter "Belegnummernvergabe" (Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Lagerverwaltung → Allgemein) muss zudem auf der Ausprägung "1 - Zentraler Nummernkreis" oder "2 - Belegart-abhängiger Nummernkreis" stehen.

    Hinweis
    Für den Druck des Beleges ist ein Ausdrucksmodell mit der Ausdrucksablaufart "LAGER" notwendig.
    In den Inventur- und Kassenparametern kann der automatische Belegdruck zusätzlich aktiviert werden. In diesen Fällen muss auch dieser Parameter auf "1 - Ja" stehen.

    Bei einer Firmengruppe mit zentraler Stammdatenverwaltung hat dieser Parameter nur dann eine Auswirkung, wenn dieser allgemein oder für die Hauptfirma gesetzt wird.
A_Empty.bmp BildschirmlisteEine Bildschirmliste mit den Warenannahmepositionen kann gedruckt werden.
Ausdruck

A_EURO.bmp ER-Kontrolle WBK
Hier sind nur manuell erfasste Kontendaten sichtbar. Mit rechter Maustaste auf die Zeile "WBK" im Summenbereich können für die WBK-Gruppe Daten fixiert werden. Neben der Fixierung wird die WBK-Bezeichnung angezeigt. Für die Datenkontrolle bzw. Überprüfung dieser Daten kann dieses Fenster verwendet werden.

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Extras

Im Summenbereich (unterer Bereich) sind folgende Funktionen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) möglich:

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Mit rechter Maustaste auf die Zeile "Steuer" sind folgende Funktionen möglich:
  • Steuerbetrag ändern
  • Manuelle Steueränderung löschen

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Mit rechter Maustaste auf die Zeile "Abgabe" kann der Abgabenwert geändert werden.
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Mit rechter Maustaste auf die Zeile "WBK" sind folgende Funktionen möglich:
  • WBK löschen
  • WBK ändern
  • WBK Konto fixieren (Daten, die mit dieser Funktion erfasst werden, sind im Summenbereich ersichtlich. Eine detailliertere Ansicht ist über Extras → ER-Kontrolle WBK möglich).

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Befindet sich der Mauszeiger über der WBK-Summenzeile, so werden die betroffenen Zeilen farbig hervorgehoben:

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 Rechnungsart

Bei der Anlage einer Eingangsrechnung wird das Feld "Rechnungsart" im Standard mit der Ausprägung "Eingangsrechnung" vorgeschlagen. Handelt es sich bei der Eingangsrechnung aber um eine Frachtrechnung oder um eine Spesenrechnung, kann das Feld "Rechnungsart" entsprechend umgestellt werden.
Die Rechnungsart ist nur in Verbindung mit der WWS von Bedeutung und kann nur verändert werden, sobald in der Warenwirtschaft eine Warenannahme gebucht worden ist. Allerdings kann die Rechnungsart auch nur dann verändert werden, wenn noch kein Lieferschein (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet ist. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Verfügung:
  •  Eingangsrechnung
  •  Frachtrechnung
  •  Spesenrechnung

Das Feld "Rechnungsart" kann nur geändert werden, wenn zu der Eingangsrechnung noch keine Warenannahme zugeordnet ist.

Im Folgenden finden Sie Informationen zu Fracht- und Spesenrechnung.

 Frachtrechnung

Frachtrechnungen können zu Warenannahmen zugeordnet werden, damit im Lager der Einstandspreis entsprechend korrigiert wird. Fracht- und Spesenrechnungen werden auf den Warenwert aufgeschlagen und müssen somit auf das Konto der Warenannahme gebucht werden, um Kontrollen durchführen zu können.

Um einer Warenannahme eine Frachtrechnung zuordnen zu können, muss im ER-Kontrollkopf die Rechnungsart "Frachtrechnung" ausgewählt werden.

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Die Warenzuordnung der entsprechenden Lieferscheine erfolgt wie in der WE-Zuordnung beschrieben. In diesem Fall werden jedoch nicht nur die Warenannahmen zum Bestelllieferanten angezeigt, sondern die Warenannahmen zu allen Lieferanten.

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Standardmäßig kann nur eine Frachtrechnung zu einer Eingangsrechnung zugeordnet werden. Soll es aber eine Mehrfachzuordnung geben, kann folgender Parameter gesetzt werden:

Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → WWS ER-Kontrolle → Zuordnung:

Definition, ob sich eine Wareneingangsposition auf mehrere Frachtrechnungen beziehen kann.

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In der WE-Kontrolle können die Frachtkosten auf die Positionen aufgeteilt werden. Dazu die gewünschte Position markieren (ebenso ist ein Multiselect möglich) und die Funktion "Frachtkosten ändern" ausführen.

Bei Frachtrechnung sind in der WE-Kontrolle folgende zusätzliche Funktionen verfügbar:

A_DELETE.bmp Frachtkosten löschen (Alle Pos.)Mit dieser Funktion werden die Frachtkosten auf allen Positionen gelöscht.
A_DELETE.bmp Frachtkosten löschenMit dieser Funktion werden die Frachtkosten auf der markierten Position gelöscht. Mehrfachmarkierung ist möglich.
BIL_SM_ZWI.bmp Frachtkosten ändern
Die Frachtkosten werden auf die markierte Position aufgeteilt.

Werden die Frachtkosten auf mehrere Positionen durch Mehrfachmarkierung aufgeteilt, kann ausgewählt werden, wie die Aufteilung erfolgen soll:
  • Aufteilung nach WE-Einkaufswert: Einkaufswert der Warenannahme
  • Aufteilung nach Wert: Wert der (Fracht)Spesen, die hier in der Frachtrechnungskontrolle erfasst wurden.
  • Aufteilung nach Gewicht: Positionsgewicht der Warenannahme
  • Gleichmäßige Aufteilung: Bei gleichmäßiger Aufteilung erhält jede Position den gleichen Anteil der Frachtkosten.

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Alternativ können auch die Funktionen "Differenz aufteilen" und "Differenz aufteilen (Alle Pos.)" gewählt werden.
Funktionen
 
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 Spesenrechnung

Ähnlich wie die Frachtrechnung können auch Spesenrechnungen erfasst und zu Warenannahmen zugeordnet werden.

Um einer Warenannahme eine Spesenrechnung zuordnen zu können, muss im ER-Kontrollkopf die Rechnungsart "Spesenrechnung" ausgewählt werden.

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Die Warenzuordnung der entsprechenden Warenannahmen erfolgt wie in der WE-Zuordnung beschrieben. In diesem Fall werden jedoch nicht nur die Warenannahmen zum Bestelllieferanten angezeigt sondern die Warenannahmen zu allen Lieferanten.

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Bei Spesenrechnungen können immer mehrere Spesenrechnungen zu einer Warenannahme zugeordnet werden.

In der WE-Kontrolle können die Spesen auf die Positionen aufgeteilt werden.
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 Vorkontierung

Nach dem Schließen der ER-Kontrolle kann automatisch vorkontiert werden.

Dazu gibt es den Parameter im Bereich FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → ER-Kontrolle → WWS:

Werden Lieferscheine aus NTCS WWS zugeordnet, kann die Kontierung automatisch aus der WWS übernommen werden. 

0 - keine automatische Vorkontierung
1 - autom. Vorkontierung bei Betragsgleichheit: Mit dieser Ausprägung werden die Positionen automatisch kontiert, wenn der Rechnungsbetrag mit der Erfassung in der WWS übereinstimmt.
2 - autom. Vorkontierung: Die Positionen werden automatisch kontiert, auch wenn der Rechnungsbetrag nicht mit der Erfassung in der WWS übereinstimmt.

Die Funktion kann ebenso manuell über das Fenstermenü → WWS → "Vorkontierung" aufgerufen werden. Über die Funktion werden die Buchungszeilen erzeugt. Diese sind danach im unteren Bereich der Eingangsrechnung zu sehen.

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Wird die Vorkontierung aufgerufen, obwohl schon eine Kontierung vorhanden ist, kommt eine Meldung, ob die bestehende Vorkontierung ersetzt werden soll. Mit "Ersetzen" wird die Vorkontierung erneut ausgeführt:

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 FAQ

Eingangsrechnung erfassen
Kann in der ER-Kontrolle festgelegt werden, wann eine Rechnung zur Zahlung fällig ist?
Gibt es eine Möglichkeit, ein Valutadatum bei der Eingangsrechnung festzulegen?
Werden die Konten neu ermittelt, wenn bei der Eingangsrechnung eine zur Bestellung abweichende UID-Nummer eingetragen wird?

WE-Zuordnung
Wie kann die Zuordnung der Warenannahme zu einer Eingangsrechnung erfolgen?
Kann die Zuordnung einer Warenannahme auch zu einer bereits verbuchten Eingangsrechnung erstellt werden?
Warum ist in der ER-Kontrolle der Menüpunkt "WWS" nicht zu sehen?
Wie kann die Kontenfindung nach der WE-Zuordnung neu angestoßen werden?

WE-Kontrolle
Wie kann in der ER-Kontrolle das Konto oder der Steuerprozentsatz geändert werden?
Wann kann in der WE-Kontrolle der Einkaufspreis in Einkaufspreiseinheit geändert werden?

Rechnungsart
Was ist der Unterschied zwischen Frachtrechnung und Spesenrechnung?

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