Feldauswahl Abwesenheitsmanager: Alle Felder

Hier finden Sie die Beschreibung zu allen verfügbaren Feldern im Abwesenheitsmanager:

Feldauswahl Abwesenheitsmanager

Aktiv

Über dieses Feld können Sie steuern, ob die Abwesenheit des Mitarbeiters aktiv ist. Nur bei aktiven Abwesenheiten werden die am Abwesenheitsdatensatz getätigten Einstellungen von NTCS berücksichtigt. Ist der Abwesenheitsdatensatz inaktiv, dient dieser nur als Information und hat keine Auswirkungen auf den Ablauf in NTCS.

Aufgabe CRM Makro

In diesem Feld können Sie ein Makro zur Ermittlung der Vertretungsart und des Stellvertreters für den Bereich Aufgaben hinterlegen. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie ein bereits bestehendes Makro auswählen, über das F8-Symbol

vor diesem Feld gelangen Sie in den Makro-Editor, in dem Sie das gewünschte Makro erfassen können. Ein Makro zur Mitarbeiterermittlung kann zum Beispiel verwendet werden, wenn für eine bestimmte Aufgabenkategorie ein spezieller Mitarbeiter als Stellvertreter dienen soll, der vom generellen Stellvertreter der Abwesenheit abweicht.

Hinweis

Der Unterschied zwischen diesem Feld und dem Feld Makro liegt darin, dass Makros für andere Abwesenheiten wieder verwendet werden können und normale Makros nur speziell für diese eine Abwesenheit verwendet werden können.

Weitere Informationen zur Mitarbeiterermittlung über Makro erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager.

Aufgabe Makro

In diesem Feld können Sie ein Makro zur Ermittlung des Stellvertreters, dem die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters angelegt werden sollen, hinterlegen. Über das F8-Symbol

Berechtigungen für Mitarbeiterdaten übertragen

Über dieses Feld können Sie grundsätzlich bestimmen, ob alle Berechtigungen für Mitarbeiterdaten des abwesenden Mitarbeiters auf den Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit übertragen werden sollen. Im Gegensatz zu den temporären Berechtigungen passiert dies bei den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten automatisch.

Hinweis

Dieses Feld ist nur beim Eintragen einer eigenen Abwesenheit aktiv. Das heißt, nur wenn der abwesende Mitarbeiter gleich der angemeldete Mitarbeiter im NTCS ist, können die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten übertragen werden.

Für den Fall, dass Sie nur ausgewählte Berechtigungen für Mitarbeiterdaten auf den Stellvertreter übertragen möchten, können Sie über das F8-Symbol

vor diesem Feld das Fenster für die Zuordnung der gewünschten Berechtigungen für Mitarbeiterdaten öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungszuordnung.

Hinweis

Wenn Sie beim Klick auf dieses Feld unten stehende Meldung bekommen, dann haben Sie im Feld Stellvertreter noch keinen Mitarbeiter definiert.

Bis Datum

In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum und die Uhrzeit eintragen, bis zu dem der Mitarbeiter abwesend ist. Standardmäßig wird Ihnen hier das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, diesen Vorschlag können Sie aber jederzeit abändern.

ER-Kontrolle CRM Makro

In diesem Feld können Sie ein Makro zur Ermittlung der Vertretungsart und des Stellvertreters für den Bereich ER-Kontrolle hinterlegen. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie ein bereits bestehendes Makro auswählen, über das F8-Symbol

vor diesem Feld gelangen Sie in den Makro-Editor, in dem Sie das gewünschte Makro erfassen können. Ein Makro zur Mitarbeiterermittlung kann zum Beispiel verwendet werden, wenn für bestimmte Lieferanten ein spezieller Mitarbeiter als Stellvertreter dienen soll, der vom generellen Stellvertreter der Abwesenheit abweicht.

Hinweis

Der Unterschied zwischen diesem Feld und dem Feld ER-Kontrolle Makro liegt darin, dass Makros für andere Abwesenheiten wieder verwendet werden können und normale Makros nur speziell für diese eine Abwesenheit verwendet werden können.

Weitere Informationen zur Mitarbeiterermittlung über Makro erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager.

ER-Kontrolle Makro

In diesem Feld können Sie ein Makro zur Ermittlung des Stellvertreters, dem die ER-Kontrolle Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters angelegt werden sollen, hinterlegen. Über das F8-Symbol

vor diesem Feld gelangen Sie in den Makro-Editor, in dem Sie das gewünschte Makro erfassen können. Ein Makro zur Mitarbeiterermittlung kann zum Beispiel verwendet werden, wenn für eine bestimmte Eingangsrechnung ein spezieller Mitarbeiter als Stellvertreter dienen soll, der vom generellen ER-Kontrolle Stellvertreter der Abwesenheit abweicht.

ER-Kontrolle Stellvertretung

In diesem Feld können Sie einen abweichenden Stellvertreter für die ER-Kontrolle hinterlegen. Wird kein Mitarbeiter hinterlegt, so wird der allgemeine Stellvertreter auch für die ER-Kontrolle verwendet

Erstelldatum

In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem diese Abwesenheit erstellt wurde.

Ersteller

In diesem Feld wird der Benutzer angezeigt, der diese Abwesenheit erstellt hat.

Erstellkennzeichen

In diesem Feld wird Ihnen das Erstellkennzeichen der Abwesenheit angezeigt. Folgende Ausprägungen kann dieses Feld annehmen:

Manuell	Diese Ausprägung wird angezeigt, wenn Sie die Abwesenheit direkt im Abwesenheitsmanager erstellt haben.
Aus Termin manuell	Dieses Kennzeichen wird vergeben, wenn Sie die Abwesenheit zu einem bereits angelegten Termin direkt aus den Terminen erzeugen. Das Erzeugen einer solchen Abwesenheit geht über die Funktion Abwesenheit erzeugen im Terminkalender.
Aus Termin automatisch	Diese Ausprägung wird angezeigt, wenn die Abwesenheit bei der Anlage eines Termins automatisch erstellt wird. Diese Abwesenheiten können direkt im Abwesenheitsmanager nicht gelöscht werden, sondern können entweder nur durch das Löschen des Termins aus dem diese entstanden ist wieder entfernt werden oder über die Funktion Abwesenheit löschen im Terminkalender. Das Bearbeiten dieser Abwesenheiten ist grundsätzlich schon möglich, aber die Datumsfelder der Abwesenheit können nicht bearbeitet werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Abwesenheiten aus Termin erzeugen.

Freifeld 1

Dieses 1-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 2

Dieses 1-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 3

Dieses 20-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 4

Dieses 20-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 5

Dieses 255-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 6

Dieses 255-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 7

Dieses Freifeld kann für eine weitere Datumseingabe individuell verwendet werden.

Freifeld 8

Dieses Freifeld kann für eine weitere Datumseingabe individuell verwendet werden.

Frist CRM Makro

In diesem Feld können Sie ein Makro zur Ermittlung der Vertretungsart und des Stellvertreters für den Bereich Fristen hinterlegen. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie ein bereits bestehendes Makro auswählen, über das F8-Symbol

vor diesem Feld gelangen Sie in den Makro-Editor, in dem Sie das gewünschte Makro erfassen können. Ein Makro zur Mitarbeiterermittlung kann zum Beispiel verwendet werden, wenn für eine bestimmte Fristart ein spezieller Mitarbeiter als Stellvertreter dienen soll, der vom generellen Stellvertreter der Abwesenheit abweicht.

Hinweis

Weitere Informationen zur Mitarbeiterermittlung über Makro erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager.

Frist Makro

In diesem Feld können Sie ein Makro zur Ermittlung des Stellvertreters, bei dem die Fristen des abwesenden Mitarbeiters angelegt werden sollen, hinterlegen. Über das F8-Symbol

vor diesem Feld gelangen Sie in den Makro-Editor, in dem Sie das gewünschte Makro erfassen können. Ein Makro zur Mitarbeiterermittlung kann zum Beispiel verwendet werden, wenn für eine bestimmte Fristart ein spezieller Mitarbeiter als Stellvertreter dienen soll, der vom generellen Stellvertreter der Abwesenheit abweicht.

Letzter User

In diesem Feld wird der Benutzer angezeigt, der diese Abwesenheit zuletzt bearbeitet hat.

Mitarbeiter

In diesem Pflichtfeld wird der Mitarbeiter angezeigt, der für den angegebenen Zeitraum (Von Datum und Bis Datum) abwesend ist. Bei einer Neuanlage wird Ihnen der Mitarbeiter vorgeschlagen, der im Einstiegsfeld Mitarbeiter in der Abwesenheitsübersicht ausgewählt ist, diesen Vorschlag können Sie nicht verändern.

Notiz

Hier können Sie eine Notiz zu dieser Abwesenheit erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.

Stellvertretung

In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Mitarbeiter hinterlegen, der für den angegebenen Zeitraum (Von Datum und Bis Datum) den abwesenden Mitarbeiter vertritt.

Achtung!

Bei der Auswahl des Stellvertreters erfolgt eine automatische Prüfung, ob dieser Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt anwesend ist. Wenn Sie hier einen abwesenden Mitarbeiter als Stellvertreter definieren, bekommen Sie folgende Abfrage und Sie können entscheiden, ob Sie einen neuen Stellvertreter auswählen möchten oder nicht.

Das heißt, grundsätzlich besteht die Möglichkeit, einen abwesenden Mitarbeiter als Stellvertreter zu hinterlegen. Welche Auswirkung die Hinterlegung eines abwesenden Stellvertreters hat, erfahren Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager beim Punkt Mehrstufige Vertretung.

Termin CRM Makro

In diesem Feld können Sie ein Makro zur Ermittlung der Vertretungsart und des Stellvertreters für den Bereich Termine hinterlegen. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie ein bereits bestehendes Makro auswählen, über das F8-Symbol

vor diesem Feld gelangen Sie in den Makro-Editor, in dem Sie das gewünschte Makro erfassen können. Ein Makro zur Mitarbeiterermittlung kann zum Beispiel verwendet werden, wenn für ein bestimmtes Terminkennzeichen ein spezieller Mitarbeiter als Stellvertreter dienen soll, der vom generellen Stellvertreter der Abwesenheit abweicht.

Hinweis

Weitere Informationen zur Mitarbeiterermittlung über Makro erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager.

Termin Makro

In diesem Feld können Sie ein Makro zur Ermittlung des Stellvertreters, dem die Termine des abwesenden Mitarbeiters angelegt werden sollen, hinterlegen. Über das F8-Symbol

vor diesem Feld gelangen Sie in den Makro-Editor, in dem Sie das gewünschte Makro erfassen können. Ein Makro zur Mitarbeiterermittlung kann zum Beispiel verwendet werden, wenn für ein bestimmtes Terminkennzeichen ein spezieller Mitarbeiter als Stellvertreter dienen soll, der vom generellen Stellvertreter der Abwesenheit abweicht.

Text

In diesem Feld können Sie einen Abwesenheitstext erfassen.

Vertretungsart für Aufgaben

Über diese Combobox können Sie definieren, wie der Stellvertreter im Zeitraum Ihrer Abwesenheit über die anfallenden Aufgaben informiert wird. Es stehen Ihnen folgende fünf Möglichkeiten zur Verfügung:

Keine Vertretung

Wenn Sie diese Option wählen, erfolgt bei der Anlage einer Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter.

Stellvertreter ohne Benachrichtigung

Wenn Sie diese Ausprägung wählen, kann der Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters erledigen. Der Stellvertreter muss dazu in die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters einsteigen, weil bei dieser Ausprägung weder eine Delegierung, Verteilung noch eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgt.

Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail)

Bei dieser Option bekommt der Mitarbeiter eine Benachrichtigungsmail, wenn für den abwesenden Mitarbeiter eine Aufgabe erfasst wurde. Für diese E-Mail können Sie eine eigene HTML-Vorlage definieren, die Sie im folgenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow hinterlegen können.

An Stellvertreter delegieren

Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese Aufgabe ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden.

An Stellvertreter verteilen

Bei dieser Option wird bei Neuanlage einer Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese zusätzlich an den Stellvertreter des Mitarbeiters verteilt. Das heißt, diese Aufgabe ist dann sowohl beim abwesenden Mitarbeiter als auch beim Stellvertreter des Mitarbeiters ersichtlich.

Hinweis

Aufgaben, die aus einem Workflow entstanden sind, können über den Abwesenheitsmanager auch nicht verteilt werden. Diese werden dann automatisch delegiert, sollte diese Option bei Aufgaben gewählt sein.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Aufgaben, die über die ER-Kontrolle angelegt werden, durch diese Einstellung nicht berücksichtigt werden. Dazu müssen Sie abweichende Einstellungen für die ER-Kontrolle im Feld ER-Kontrolle Vertretungsart treffen.

Vertretungsart für ER-Kontrolle

Über diese Combobox können Sie definieren, wie der Stellvertreter im Zeitraum Ihrer Abwesenheit über die anfallenden ER-Kontrolle-Aufgaben informiert wird. Es stehen Ihnen folgende fünf Möglichkeiten zur Verfügung:

Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail)	Bei dieser Option bekommt der Mitarbeiter eine Benachrichtigungsmail, wenn für den abwesenden Mitarbeiter eine ER-Kontrolle-Aufgabe erfasst wurde. Für diese E-Mail können Sie eine eigene HTML-Vorlage definieren, die Sie im folgenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow hinterlegen können.
Stellvertreter ohne Benachrichtigung	Wenn Sie diese Ausprägung wählen, kann der Stellvertreter für den Zeitraum der Abwesenheit die ER-Kontrolle-Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters erledigen. Der Stellvertreter muss dazu in die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters einsteigen, weil bei dieser Ausprägung weder eine Delegierung noch eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgt.
An Stellvertreter delegieren (E-Mail)	Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer ER-Kontrolle-Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese ER-Kontrolle-Aufgabe ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden. Zusätzlich wird nach der Delegierung eine E-Mail an den Stellvertreter des abwesenden Mitarbeiters gesendet.
An Stellvertreter delegieren	Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer ER-Kontrolle-Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese ER-Kontrolle-Aufgabe ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden, ohne dass dieser per E-Mail über die neue ER benachrichtigt wird.
Keine Vertretung	Wenn Sie diese Option wählen, erfolgt bei der Anlage einer ER-Kontrolle-Aufgabe für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung NUR Aufgaben betrifft, die durch die ER-Kontrolle entstehen. Alle anderen Aufgaben werden hier nicht berücksichtigt.

Vertretungsart für Fristen

Über diese Combobox können Sie definieren, wie der Stellvertreter im Zeitraum Ihrer Abwesenheit über die entstehenden Fristen informiert wird. Es stehen Ihnen folgende vier Möglichkeiten zur Verfügung:

Keine Vertretung	Wenn Sie diese Option wählen, erfolgt bei der Anlage einer Frist für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter.
Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail)	Bei dieser Option erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigungsmail, wenn für den abwesenden Mitarbeiter eine Frist erfasst worden ist. Für diese E-Mail können Sie eine eigene HTML-Vorlage definieren, die Sie im folgenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow hinterlegen können.
An Stellvertreter delegieren	Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage einer Frist für den abwesenden Mitarbeiter diese sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, diese Frist ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden.
An Stellvertreter verteilen	Bei dieser Option wird bei Neuanlage einer Frist für den abwesenden Mitarbeiter diese zusätzlich an den Stellvertreter des Mitarbeiters verteilt. Das heißt, diese Frist ist dann sowohl beim abwesenden Mitarbeiter als auch beim Stellvertreter des Mitarbeiters ersichtlich.

Vertretungsart für Termine

Über diese Combobox können Sie definieren, wie der Stellvertreter im Zeitraum Ihrer Abwesenheit über die anfallenden Termine informiert wird. Es stehen Ihnen folgende vier Möglichkeiten zur Verfügung:

Keine Vertretung	Wenn Sie diese Option wählen, erfolgt bei der Anlage eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter keine Benachrichtigung an den Stellvertreter.
Stellvertreter nur benachrichtigen (E-Mail)	Bei dieser Option bekommt der Mitarbeiter eine Benachrichtigungsmail, wenn für den abwesenden Mitarbeiter ein Termin erfasst wurde. Für diese E-Mail können Sie eine eigene HTML-Vorlage definieren, die Sie im folgenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Workflow hinterlegen können.
An Stellvertreter delegieren	Wenn Sie diesen Comboboxeintrag wählen, wird bei der Neuanlage eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter dieser sofort an den Stellvertreter delegiert. Das heißt, dieser Termin ist dann nur mehr beim Stellvertreter des Mitarbeiters zu finden.
An Stellvertreter verteilen	Bei dieser Option wird bei Neuanlage eines Termins für den abwesenden Mitarbeiter dieser zusätzlich an den Stellvertreter des Mitarbeiters verteilt. Das heißt, dieser Termin ist dann sowohl beim abwesenden Mitarbeiter als auch beim Stellvertreter des Mitarbeiters ersichtlich.

Von Datum

In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum und die Uhrzeit eintragen, ab dem/ab der der Mitarbeiter abwesend ist. Standardmäßig wird Ihnen hier das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, diesen Vorschlag können Sie aber jederzeit abändern.

Änderungsdatum

In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung der Abwesenheit angezeigt.