Schnittstelle DatevPro
Grundlegende Informationen zum Import von Buchungen finden Sie unter Buchungen importieren.Inhalt
Allgemeines
Dieses Dokument beschreibt die Übernahme mittels der vorgefertigten Import-Schnittstelle. Hier finden Sie alle erforderlichen Informationen zu den Einstellungen, die vorab für den Import getroffen werden können.
Die Einrichtung bzw. der sämtliche Supportaufwand in Verbindung mit Datenimporten sind nicht im Wartungsvertrag enthalten und somit kostenpflichtig.
Die Einrichtung bzw. der sämtliche Supportaufwand in Verbindung mit Datenimporten sind nicht im Wartungsvertrag enthalten und somit kostenpflichtig.
Vorbereitungen
Um die DATEV pro-Schnittstelle nutzen zu können, werden Importmodelle - jeweils für die Stammdaten und für die Buchungen - benötigt. Das entsprechende Makro (für den Import der Buchungen) bzw. die erforderliche Feldbeschreibung und das Importmakro (für den Import der Stammdaten) erhalten Sie als Zipdateien bzw. TXT-Dateien nach Erwerb der Lizenz auf Anfrage von unseren FIBU Supportmitarbeitern (fibu@bmd.at).Importmodell - Stammdaten
Der Import für die Personenstammdaten kann manuell gestartet werden oder im Zuge des Buchungsimports erfolgen. Der manuelle Aufruf findet unter FIBU→ Import und Export → Personenkonten importieren statt. Soll der Import automatisch mit den Buchungen erfolgen, so muss das in den Parametern am Importmodell der Buchungen hinterlegt werden.
Das dazu nötige Stammdaten Importmodell kann, wie im nächsten Punkt beschrieben, im Programm "Personenkonten importieren" angelegt bzw. importiert werden.
Import des Konten Importmodells
Nach Erwerb der Lizenz erhalten Sie auf Anfrage von einem unserer FIBU Supportmitarbeiter das entsprechende Makro in Form einer Zipdatei. In dieser Zipdatei sind die Feldauswahl und das Makro implementiert. Dieses Modell muss unter den Konten-Importmodellen einmal importiert werden.
Dazu steigen Sie in das Paket Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Import und Export → Personenkonten importieren ein und wählen dort im Feld "Konten Importmodell" die F4-Funktion:
Dazu steigen Sie in das Paket Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Import und Export → Personenkonten importieren ein und wählen dort im Feld "Konten Importmodell" die F4-Funktion:
Im Fenster der Konten-Importmodelle kann unter Extras → Import die Zipdatei importiert werden.
Nach dem Import steht Ihnen ein allgemeines Modell für die DatevPro-Stammdaten zur Verfügung:
Nach dem Import steht Ihnen ein allgemeines Modell für die DatevPro-Stammdaten zur Verfügung:
Importmodell - Buchungen
Um die Schnittstelle nutzen zu können, wird ein Importmodell benötigt.
Das entsprechende Makro erhalten Sie als Zipdatei nach Erwerb der Lizenz auf Anfrage von unseren FIBU Supportmitarbeitern (fibu@bmd.at).
Diese Zipdatei muss unter den Importmodellen einmalig importiert werden.
Diese Zipdatei muss unter den Importmodellen einmalig importiert werden.
Starten Sie dazu das Paket FIBU → Import und Export → Buchungen importieren und dort im Feld "Importmodell" die Funktion F4 "Suchen":
Im Fenster der Importmodelle kann unter Extras → Import die Zipdatei der Schnittstelle importiert werden.
Nach dem Import steht Ihnen ein allgemeines Modell für die DATEV pro-Schnittstelle zur Verfügung: 
Dieser Datensatz kann mit F6 bearbeitet werden, um beispielsweise die Bezeichnung oder den Vorschlagswert für den Pfad der Importdatei anzupassen.
Sie haben die Möglichkeit, den Pfad mit Platzhaltern zu hinterlegen.
Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
- Firmennummer = $firmennr$
- Fibu-Nummer = $fibunr$
- Jahr = $jahr$
Parameter
Über den Menüpunkt Extras → Import Parameter können die Parameter zur Schnittstelle aufgerufen werden.
Allgemeine Parameter
Folgende Parameter gibt es für die DATEV pro-Schnittstelle:
Barcode | Sollen im Zuge des Imports Dokumente an die Buchungen gehängt werden, steht das Feld "Barcode" zur Verfügung. Näheres dazu finden Sie unter Punkt 2.3.4. "Import mit Dokumenten" . |
| Buchungssymbol allgemein | Buchungssymbol für Buchungen, die kein Kreditoren bzw. Debitorenkonto betreffen. Dieses Buchungssymbol dient also als Rückfallsebene. |
Buchungssymbol Bank | Buchungssymbol für Bankbuchungen. Beim Sachkonto wird das Feld "Kassen-/Bank-Kz" geprüft, ob Bank eingestellt ist. |
| Buchungssymbol Debitoren | Buchungssymbol für Debitorenbuchungen |
Buchungssymbol Kasse | Buchungssymbol für Kassenbuchungen. Beim Sachkonto wird das Feld "Kassen-/Bank-Kz" geprüft, ob Kasse eingestellt ist. |
| Buchungssymbol Kreditoren | Buchungssymbol für Kreditorenbuchungen |
| Datei umbenennen | Einstellung, ob die DATEV pro - Datei nach dem Import in die FIBU umbenannt und verschoben werden soll. Der ursprüngliche Dateiname wird mit dem Tagesdatum versehen. 0 = Datei nicht umbenennen 1 = Datei umbenennen 2 = Datei umbenennen und verschieben in Unterordner (Firmennummer und FIBU-Nummer) |
| Datev Kontogrenzen Kunden | Kontengrenzen, die in DATEV pro verwendet werden. Diese Einstellung ist wichtig dafür, dass die Kontengruppe richtig erkannt wird und somit die Buchungssymbole richtig eingesetzt werden. Daten1 = Untergrenze Kundenkonten Daten2 = Obergrenze Kundenkonten |
| Datev Kontogrenzen Kunden 2 | Nur notwendig, wenn zwei Nummernkreise für Kunden verwendet werden. |
| Datev Kontogrenzen Lieferanten | Kontengrenzen, die in DATEV pro verwendet werden. Diese Einstellung ist wichtig dafür, dass die Kontengruppe richtig erkannt wird und somit die Buchungssymbole richtig eingesetzt werden. Daten1 = Untergrenze Lieferantenkonten Daten2 = Obergrenze Lieferantenkonten |
Datev Kontogrenzen Lieferant 2 | Nur notwendig, wenn zwei Nummernkreise für Lieferanten verwendet werden. |
Erweiterung Kundenkonten | Wert, der zur DATEV pro-Kundennummer hinzugezählt werden soll. Werden in DATEV pro und in BMD die gleiche Kundennummern verwendet ist diese Einstellung nicht notwendig. |
Erweiterung Lieferantenkonten | Wert, der zur DATEV pro-Lieferantennummer hinzugezählt werden soll. Werden in DATEV pro und in BMD die gleiche Lieferantennummern verwendet ist diese Einstellung nicht notwendig. |
Kontenumwandlungsfaktor | Wert, mit dem eine Kontonummer multipliziert oder dividiert werden soll. Werden in DATEV pro und BMD die gleichen Kontonummern verwendet, ist diese Einstellung nicht notwendig. Daten1 = Faktor für Sachkonten Daten2 = Faktor für Kundenkonten Daten3 = Faktor für Lieferantenkonten Daten4 = 1 für Umwandlung lt. Fremdreferenzkonto (nur für Sachkonten möglich) Beispiele für die Eingabe: /10 oder *100 |
Zahlungskonditionen | Da es in DATEV pro keine eigenen Felder für die Fälligkeiten in der Buchungsdatei direkt gibt, können alle anderen ungenutzen Felder dafür verwendet werden. Hier können die jeweilige Spaltennummern der CSV-Datei angegeben werden, in welcher sich die Informationen befinden. Daten1=FeldNr für Faelligkeitsdatum Daten2=FeldNr für Skontotage Daten3=FeldNr für Skontoprozent Daten4=FeldNr für Zahlungsziel in Tagen |
Hinweis
 | Stimmen die Konten in Datev Pro nicht mit den Konten der NTCS überein, dann kann dies über die oben angeführten Parameter gelöst werden. Betrifft es die Personenkonten, müssen in den oben angeführten Parametern zwingend die "Datev Kontengrenzen Kunden" bzw. "Datev Kontengrenzen Lieferanten" hinterlegt werden und zusätzlich in den Zeilen "Erweiterung Kundenkonten" bzw. "Erweiterung Lieferantenkonten" die nötigen Eingaben erfolgen. Alternativ kann sowohl für Personenkonten als auch Sachkonten mit dem Parameter in der Zeile "Kontenumwandlungsfaktor" gearbeitet werden. Der Rechenfaktor ist je nach betroffener Kontengruppe laut obiger Parametererklärung in den verschiedenen Datenspalten zu hinterlegen. Ist bei den Sachkonten eine Umrechnung nicht möglich, kann die Einstellung "Umwandlung laut Fremdreferenzkonto" hilfreich sein. Dazu ist in der NTCS unter Stammdaten → Konten die Spalte "Fremd-Referenzkonto" hinzuzufügen und zu befüllen. Die einzelnen Konten können hier mit der Funktion "Spalte bearbeiten" eingetragen werden. Damit der Import laut „Fremd-Referenzkonto“ (nur für Sachkonten möglich!) durchgeführt wird, muss in der Zeile „Kontenumwandlungsfaktor“ im Feld „Daten4“ die Ziffer Eins eingetragen werden. |
Stammdatenparameter
Über das Auswahlmenü kann auf die Stammdatenparameter umgeschaltet werden.
Dort sind folgende Parameter verfügbar:
| Kontenimport | Einstellung ob Stammdaten beim Import automatisch importiert werden sollen. Zusätzlich muss das Stammdatenmodell im Personenkontenimport variabel existieren. 0 = Kein Import 1 = Stammdaten werden importiert 2 = Automatische Anlage Personenkonten ohne Stammdatendatei (Bei dieser Einstellung muss im Feld Daten2 der Pfad und Dateiname für eine Zwischendatei angegeben werden, wo die neu anzulegenden Personen im CSV-Format abgespeichert werden.) |
Stammdaten Datev-Quelldatei | Pfad und Dateiname der DATEV pro - Stammdatendatei. Damit diese Datei importiert wird, muss der Parameter Kontenimport ebenfalls gesetzt sein. |
Stammdaten Encoding | Encoding für Stammdatenimport 0 = ansi 1 = oemtoansi (Standard) 2 = UTF-8 3 = unicode |
| Stammdaten Modell-Nr | Standardmodellnummer ist 101 für den DATEV pro - Import. Stammdatenmodell muss im Personenkontenimport variabel als allgemeines Kontenimportmodell angelegt sein. |
Stammdaten Zessionskennzeichen | Wird hier ein Zessionskennzeichen hinterlegt, so wird dieses Kennzeichen im Zuge des Imports auf jedem Kunden eingetragen. |
Steuercodeumschlüsselung
Über das Auswahlmenü kann auf die Steuercodeumschlüsselung umgeschaltet werden:
Es gibt dabei den Paramtertyp STEUERCODE (=Deutschland) und STEUERCODEAT (=Österreich). Die Steuercodes werden je nach Land am Firmenstamm für die Schnittstelle verwendet.
Grundsätzlich werden bei der DatevPro Schnittstelle die Steuercodes aus der Datei der Spalte "BU-Schlüssel" verwendet und lt. folgender Umschlüsselungstabelle auf den BMD-Steuercode und Prozentsatz umgeschlüsselt. Wird in der Umschlüsselungstabelle kein Steuercode und Prozentsatz gefunden, dann wird der Steuercode und Prozentsatz vom Sachkonto verwendet.
Die Felder sind wie folgt zu befüllen:
| Datenkey | DATEV pro - Steuerschlüssel |
| Daten1 | BMD Steuercode |
| Daten2 | BMD Prozentsatz |
Daten3 | Buchungssymbol. Ist nur notwendig für das Ausschalten der Steuerautomatik, damit netto von einem Erlöskonto auf ein anderes umgebucht werden kann. Das Buchungssymbol dafür muss demensprechend angelegt sein. Wird hier ein Buchungssymbol mitgegeben, übersteuert dies alle anderen Buchungssymbole. |
Feldzuordnungen
Über das Auswahlmenü kann auf Feldzuordnung umgeschaltet werden.
Feldzuordnungen sind standardmäßig nicht notwendig, wenn die Datei in einem Original DatevPro Satzaufbau geliefert wird. Diese dienen dazu, dass bei abweichendem Spaltenaufbau eine Datei trotzdem eingelesen werden kann. Werden die Feldzuordnungen verwendet, dauert der Import der Buchungen dadurch etwas länger, deswegen müssen die Feldzuordnungen beim obersten Parameter "_Feldzuordnungen aktivieren_" grundsätzlich aktiviert werden.
Die Felder sind wie folgt zu befüllen:
| Datenkey | Feldbezeichnung: Die Felder, welche über die Feldzuordnung einlesbar sind, sind bereits angelegt. Es können hier keine Felder selbst hinzugefügt werden. |
| Daten1 | Spaltennummer des Feldes in der DatevPro Datei. (Bei 0 beginnend, also Spalte A=0, Spalte B=1 ...) |
Dokumente
Für den Import von Buchungen mit Dokumenten gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.
- Bereits archiviertes Dokument anfügen: Hier erfolgt die Ermittlung des Dokumentes mittels Barcode.
- PDF neu archivieren: Hier wird das PDF mit der Belegnummer an die Buchung angehängt.
- PDF neu archivieren mithilfe einer XML-Mappingdatei: Hier erfolgt über die Mappingdatei die Zuordnung der Dokumente zu den Buchungen.
Bereits archiviertes Dokument anhängen
Beim Import der DatevPro-Datei ist es möglich, ein Dokument aus dem Archiv an die Buchung zu hängen.
Dazu muss im Archiv auf dem Dokument das Feld "Barcode" mit einer eindeutigen Nummer befüllt sein.
Zusätzlich wird im Parameter "Barcode" im Feld Daten1 die Spalte der Datei angegeben, in der der Barcode übergeben wird (Spalte A=0, B=1 ...)
PDF aus Verzeichnis archivieren
Werden mit der CSV-Datei auch PDF-Dokumente mitgeschickt, können die unter folgenden Voraussetzungen archiviert werden:
- Archiv in NTCS ist eingerichtet
- Die PDF-Dateien müssen im gleichen Verzeichnis wie die CSV-Datei liegen.
- Im Dateinamen der PDF muss die Belegnummer vorkommen, wie sie in der Datei im Belegfeld 1 mitgegeben wird. Davor und danach kann noch ein anderer Text stehen (xxxBelegnrxxx.pdf)
Sind diese Voraussetzungen gegeben, wird automatisch die PDF-Datei archiviert und an die Buchung gehängt. Es sind keine weiteren Einstellungen notwendig.
Pro Buchung kann nur ein Dokument übergeben werden.
PDF mittels XML-Mappingdatei zuordnen und archivieren
Anhand einer XML-Mappingdatei erfolgt die Zuordnung der PDF-Dokumente zu den Buchungen. Die XML-Datei, PDF-Dokumente und CSV-Datei werden von Datev entsprechend ausgegeben.Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:
Die Bezeichnung der PDF-Dateien darf nicht geändert werden.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, wird automatisch die PDF-Datei der jeweiligen Buchung zugeordnet und archiviert. Weitere Einstellungen sind nicht notwendig.
Import in BMD
Der Einstieg erfolgt über Finanzbuchhaltung → Import und Export → Buchungen importieren.
Allgemein:
Firma | Firma, in die die Datei importiert werden soll. |
FIBU | FIBU, in die die Datei importiert werden soll. |
Über das Importmodell ist eine Vorerfassung/Speicherung der einzugebenden Datenfelder wie z. B. der Dateiname der Importdatei möglich. Somit muss nur noch das Modell geladen werden, weitere Einstellungen/Eingaben sind nicht mehr notwendig. Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe Import-/Exportmodell. | |
Dateiname | Eingabe Dateipfad der Datei. Mit F4 kann auch gesucht werden. Mit der Schaltfläche  können die zuletzt im Windows verwendeten Dateien aufgerufen werden. Voraussetzung ist die entsprechende Einstellung im Windows. Wenn z. B. eine Datei aus einer E-Mail gespeichert wird, kann diese in den Ordner für zuletzt verwendete Dateien gespeichert und somit gleich über diese Schaltfläche aufgerufen werden. |
Hinweis
| Beim Import von Zahlungsbuchungen kann keine Auszifferung mit der Rechnungsbuchung übergeben werden. |
Der weitere Import der Buchungen über die Schnittstelle wird genauso gehandhabt, als würden BMD Dateien importiert werden. Die weiteren Beschreibungen dazu finden Sie deshalb unter Buchungen importieren.
