Filialkonzept NTCS-LEA (improvisierte Lösung)
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter LEA - Organisation Stammdaten.Überblick
In dieser Dokumentation ist die Organisation eines Filialkonzepts für die NTCS LEA beschrieben. Von einem derartigen Filialkonzept ist die Rede, wenn eine NTCS LEA mit EINER Firma (= EINE Buchhaltung) und mehreren Standorten eingesetzt werden soll.
Es handelt sich hier deshalb um eine improvisierte Lösung, da es bisher kaum Anwendungsbeispiele dafür gibt und ansonsten das gesamte Kanzleimanagement und LEA mit neuen Datenfeldern und Funktionen filialfähig gemacht werden müsste.
Es handelt sich hier deshalb um eine improvisierte Lösung, da es bisher kaum Anwendungsbeispiele dafür gibt und ansonsten das gesamte Kanzleimanagement und LEA mit neuen Datenfeldern und Funktionen filialfähig gemacht werden müsste.
Folgende Ziele sollen mit dem Filialkonzept hauptsächlich erreicht werden:
- Ermittlung von Zugangsdaten (z. B. für FinanzOnline) des jeweiligen Standorts
- Absender-Adresse je Standort auf Steuererklärungen
- Zuordnung der Quotenfälle zum jeweiligen Standort in der Quotenverwaltung
- Standortbezogene Absender-Adresse im Standardbrief
- Standortbezogenen Absender-Adresse in der Honorarnote (abweichend zur Verrechnungsfirma!)
Der nachfolgende organisatorische Aufbau ist, damit alle oberhalb erwähnten Ziele erreicht werden können, zwischen den Paketen FIBU, Bilanz, Steuern, CRM und LEA abgestimmt und kann somit übergreifend eingesetzt werden.
Organisatorischer Aufbau
Schritt 1: eigene Firma
Die echte Kanzlei (die Firma, der die eigene Buchhaltung zugeordnet ist) ist als Firma anzulegen (z. B. Firma 1)
Schritt 2: Filialen
Die Filialen sind ebenfalls als Firmen abzubilden. Diese sind anschließend als STB-Firma auf den jeweiligen Kunden zu hinterlegen.
Somit werden folgende der oben angeführten Ziele erfüllt:
Somit werden folgende der oben angeführten Ziele erfüllt:
- Ermittlung von Zugangsdaten (z. B. für FinanzOnline) des jeweiligen Standorts
- Absender-Adresse je Standort auf Steuererklärungen
- Zuordnung der Quotenfälle zum jeweiligen Standort in der Quotenverwaltung
- Standortbezogene Absender-Adresse im Standardbrief
Schritt 3: Filial-Stammdaten
Um das letzte Ziel (Standortbezogene Absender-Adresse in der Honorarnote - abweichend zur Verrechnungsfirma!) zu erreichen, ist es nötig, eine abstrakte Geschäftsführung oder Abteilungsleitung anzulegen und diese am Kundenstamm einzutragen. Dieser entspricht teilweise einer tatsächlichen Abteilungsleitung (AL) oder Geschäftsführung (GF) und dem Standort!
Diese abstrakten GF/AL müssen folgendermaßen aufgebaut sein:
Diese abstrakten GF/AL müssen folgendermaßen aufgebaut sein:
Teil 1: Stammdaten des tatsächlichen AL/GF
| AL/GF-Name: | Ist der Nachname des AL/GF (scheint so in LEA Auswertungen und beim Fakturieren nach AL/GF auf) |
| AL/GF-Vorname: | Ist der Vorname des AL/GF (scheint so in LEA Auswertungen und beim Fakturieren nach AL/GF auf) |
Teil 2: Stammdaten des Standorts
| AL/GF-Berufstitel: | 50 Zeichen für Standortbezeichnung oder -adresse |
| AL/GF-E-Mail-Adresse: | 100 Zeichen für eventuelle Standortadresse (ist aber nicht optimal, bei Verwendung des AL/GF als Mitarbeiter AL/GF, wegen z. B. Genehmigungsaufgaben usw.) |
| AL/GF-Kurzname: | 30 Zeichen für Standortbezeichnung oder -adresse |
In weiterer Folge müssen in den Standardbrief-Vorlagen und in den Honorarnoten-Formularen z. B. die Felder "Berufstitel" und "Kurzname" der Geschäftsführung oder Abteilungsleitung platziert werden. Somit scheint an dieser Stelle die Filiale/der Standort auf.
Hintergrundinformationen
Folgende Umstände sind in Bezug auf die NTCS LEA in Verbindung mit diesem Filialkonzept zu beachten:
Standort
Wenn es einen Standort im Ausland oder EU-Ausland gibt, so wird es Probleme bei der Erlöskonten- und Umsatzsteuerfindung geben. Denn hierbei werden momentan immer die UID-Nummer bzw. die Adressdaten der Verrechnungsfirma für die Ermittlung herangezogen.
Auswertungen
Wenn Auswertungen je Standort benötigt werden, darf nicht auf Basis des Feldes "Verrechnungsfirma" gearbeitet werden. Stattdessen ist das Feld "AL-Nr."/"GF-Nr." zu verwenden.
Ausdrucksmodelle und Druckereinstellungen für Ablaufarten
In den Ausdrucksmodellen und in den Druckereinstellungen für Ablaufarten kann nur mit dem Standarddrucker und Standardschacht gearbeitet werden, wenn die NTCS auch auf anderen Standorten zur Fakturierung verwendet wird!
Ein anderer Ansatz wäre noch, an allen Standorten einen beliebigen Standort-Drucker zu verwenden. Dafür muss in den Ausdrucksmodellen / Druckereinstellungen der jeweilige Drucker ausgewählt werden - an allen Standorten muss dann jeweils der Drucker für den Rechnungsdruck dieselbe Windows-Druckerbezeichnung aufweisen.
Rechnungsformulare
Sollten die Rechnungsformulare in Bezug auf das Layout (bzw. Kopf-/Fußbausteine) je Standort unterschiedlich sein, so müssen dementsprechende Makros ins Rechnungsformular eingebunden werden. Diese/s Makro/s müsste/n die Daten/Textbausteine je AL/GF/Standort laden!
FIBU-Verbuchung
Sollte es nötig sein, dass die Filiale auch im Zuge der FIBU-Verbuchung je Buchung an die NTCS FIBU weitergegeben wird, so kann dies erreicht werden, indem im WWS Parameter BuErf-Import-/Exportmodell der Rechnung ein entsprechendes Importmodell für Honorarnoten hinterlegt wird. Zu finden ist dieser Parameter unter Stammdaten → LEA → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → firmenbezogene oder allgemeine Einstellungen → Buchungserfassungsdateien.
Hier kann ein Importmodell hinterlegt werden, welches mittels "Makro zur Nachbearbeitung" die gewünschte Filiale ermittelt und auf die Buchungen schreibt.
Hier kann ein Importmodell hinterlegt werden, welches mittels "Makro zur Nachbearbeitung" die gewünschte Filiale ermittelt und auf die Buchungen schreibt.
Hinweis
 | Bei weiteren Fragen zu diesem Filialkonzept der NTCS LEA wenden Sie sich bitte an den NTCS LEA Support. |
 |