Erste Schritte
Grundlegende Informationen zur NTCS allgemein finden Sie unter Einfache Handhabung.Erste Schritte LEA
Das Paket NTCS LEA umfasst die Leistungserfassung- und abrechnung (LEA für Steuerberater) sowie die Projektleistungserfassung (PLE für Wirtschaftskunden). Die BMD NTCS LEA ist sehr leistungsfähig und kann auf verschiedenste Art und Weise eingesetzt werden. Ziel des Überblicks über die ersten Schritte ist es, Ihnen die gängigen Arbeitsschritte und Funktionsweisen zu vermitteln, jedoch nicht die speziell für Ihr Unternehmen notwendigen Einstellungen zu erarbeiten. Darauf aufbauend wird zu einzelnen Funktionshilfen und Dokumentationen verlinkt, die Ihnen weitere Informationen zu den einzelnen Schritten bieten.
Erste Schritte LEA für Steuerberater
Standardablauf LEA für Steuerberater
Diese Grafik bietet Ihnen einen ersten Überblick für den Standardablauf, der für Steuerberater im Paket LEA vorgesehen ist:
Voraussetzungen
Die NTCS LEA/PLE steht für die NTCS Leistungserfassung und –Abrechnung, sowie die Zentrale Leistungserfassung. Die BMD NTCS LEA ist sehr leistungsfähig und kann auf verschiedenste Art und Weise eingesetzt werden.
In der Themendokumentation Leistungserfassung und -abrechnung werden die einzelnen Bereiche beschrieben, die als Voraussetzung für den Betrieb der LEA dienen. Darin wird ein guter Überblick über die einzelnen Schritte der LEA gegeben. Sie finden im Themendokument Beschreibungen zu folgenden Themen:
- Import LEA Standards
- Parametereinstellungen
- Stammdaten
- Formulare und Rechnungstexte
- Standardablauf
- Weiterführende Informationen und Hintergrundinformationen
Überprüfung der Lizenz für Rechtsversionen in LEA und PLE
- Für die Verwendung der Programmteile der Leistungserfassung ist eine der folgenden Artikellizenzen Voraussetzung:
nsstechzle, nssteczzle, nsstedezle, nsstehrzle, nsstehuzle, nssteitzle, nssteskzle, nssteslzle - Für die Verwendung des Programmteils Honorarnoten ist eine der folgenden Artikellizenzen Voraussetzung:
nssteslilv, nssteskilv, nssteitilv, nsstehuilv, nsstehrilv, nsstedeilv, nssteczilv, nsstechilv
NTCS Benutzer anlegen und einem Mitarbeiter zuordnen
Um sich in der NTCS anzumelden, um relevante Standards zu importieren und um mit den einzelnen Programmteilen vernünftig arbeiten zu können, müssen User (= Benutzer) mit entsprechenden Berechtigungen existieren. Die Benutzer müssen in weiterer Folge jeweils einem Mitarbeiter zugewiesen werden.
Durch die Zuordnung der User-ID beim Mitarbeiter wird in der Leistungserfassung beim Einstieg in den Programmteil gleich der richtige Mitarbeiter vorgeschlagen. Die Verbindung des Mitarbeiters über die User-ID zu seinen Benutzereinstellungen ist in beinahe allen Funktionsbereichen der NTCS bedeutend und sollte sofort bei Anlage eines Mitarbeiters erfolgen.
Menüaufruf:
Werkzeuge → Tools → Berechtigungen → Benutzer
Leistungserfassung → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter
Nähere Information finden Sie unter NTCS Benutzer.
Standarddaten betreffend Banken, Finanzämter etc. werden NTCS-weit verwendet. Neben diesen allgemeinen Standarddaten werden für den Ablauf der NTCS LEA spezielle Standarddaten verwendet, die vorab über den Programmteil Import importiert werden müssen.
Menüaufruf: Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export → Import
Für einen Überblick, welche Standarddaten für den Betrieb der NTCS LEA speziell importiert werden sollten und welche Sie NUR unter speziellen Umständen importieren dürfen, finden Sie eine detaillierte Beschreibung im Kapitel Import LEA Standards der Themendokumentation Leistungserfassung und -abrechnung.
Eine weitere Beschreibung aller im Import angeführten Möglichkeiten finden Sie in der Fensterhilfe Import.
Parameter einstellen
Für den Betrieb der LEA ist das Setzen bestimmter Parameter Voraussetzung, einige Parameter bieten ergänzend dazu vielfältige Möglichkeiten, um die NTCS LEA individuell einzustellen.
Menüaufruf:
Detaillierte Informationen zu den Voraussetzungen dazu finden Sie im Kapitel Parametereinstellungen der Themendokumentation Leistungserfassung und -abrechnung.
Die Möglichkeiten der LEA Parameter werden in der Fensterhilfe LEA Parameter im Detail erläutert.
Ein Pfad ist für die temporäre Aufbereitung von Rechnungsdokumenten für Honorarnoten nötig, um diese am Bildschirm in der Vorschau ansehen zu können.
Detaillierte Informationen zu der Anlage finden Sie im Kapitel Pfade in der Themendokumentation Leistungserfassung und -abrechnung.
Es gibt eine Reihe von allgemeinen Stammdaten, die NTCS-weit verwendet werden und auf die auch die LEA aufsetzt. Das sind einerseits Firmen- und Personenstammdaten (Firmen, Mitarbeiter, Kunden etc. ), die um spezifische LEA Daten ergänzt werden müssen, und andererseits weitere Stammdaten wie Institutionen, Anreden, Länder etc. Diese Stammdaten müssen bereits durch eine CRM Inbetriebnahme vorhanden sein, um den Betrieb der LEA zu ermöglichen. Ist das gewährleistet, müssen in der Folge noch LEA Stammdaten angelegt werden.
Firmen- und Personenstammdaten um LEA Daten ergänzen
Damit Ihre Mitarbeiter Leistungen für Ihre Kunden erfassen können, müssen Mitarbeiter und Kunden vorhanden sein. Honorarnoten können unter jeder beliebigen eigenen Firma verrechnet werden, daher sind die eigenen Firmen ebenfalls zu warten. Durch die Zuweisung einer eigenen Fibu zur jeweiligen Verrechnungsfirma können die Honorarnoten auch automatisch verbucht werden.
- In den Stammdaten müssen für den Mitarbeiter bestimmte Felder befüllt sein, um die Funktionen der Leistungserfassung nutzen zu können. Um Soll-Ist-Differenzen korrekt ermitteln zu können, ist es notwendig, dass für die verschiedenen Sollzeiten Tagesmodelle angelegt werden, die im Anschluss zu Wochenmodellen zusammengefasst werden. Damit sichergestellt wird, dass die NTCS die zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Stammdaten verwendet (z. B. für die Bewertung von Leistungen aus der Leistungserfassung), können gewisse Stammdaten als "Historische Mitarbeiterdaten" geführt werden. Historisch geführt werden jene Felder, die im Stamm mit einem kleinen Kennzeichen (Uhrensymbol) versehen sind.
- In den Stammdaten können für den Kunden bestimmte Felder befüllt werden, um eine organisatorische Zuordnung sicherzustellen (Abteilungsleitung und Geschäftsführung oder Rechnungsempfänger) oder z. B. über den Leistungsumfang sicherzustellen, dass nur bestimmte Tätigkeiten in der Leistungserfassung zur Verfügung stehen.
- Es ist auch darauf zu achten, dass Daten wie Währung und Adressdaten auf der eigenen Firma (Verrechnungsfirma) richtig und vollständig befüllt sind.
- Sobald Ihre eigene Fibu korrekt unter Ihner eigenen Verrechnungsfirma zugeordnet ist, ist eine automatische Verbuchung in die FIBU möglich.
Menüaufruf:
Detailliertere Informationen zum Aufbau und zur Organisation der Stammdaten in Bezug auf die LEA finden Sie in der Themendokumentation Organisation Stammdaten.
Weitere Informationen zu den Feldern, die in den Stammdaten für die LEA gewartet werden müssen/können, finden Sie im Kapitel Personenstammdaten sowie im Kapitel Eigene Fibu der Dokumentation Leistungserfassung und -abrechnung.
LEA Tätigkeiten und Artikel anlegen
Die Anlage und Wartung von LEA Stammdaten, die im Menü unter "Tätigkeiten und Artikel" angesiedelt sind, stellt sicher, dass die Anwender Leistungen erfassen können und der Ablauf im Programm funktioniert.
Um eine Leistung auf eine Tätigkeit bzw. einen Artikel zu erfassen und auf der Ebene der Tätigkeitsgruppen fakturieren zu können, müssen Überlegungen zum strukturellen Aufbau im Vorfeld der Anlage getroffen werden. Tätigkeiten bezeichnen alle Leistungen, die stundenweise für Kunden erbracht werden und die im Anschluss in der Leistungserfassung zur Verfügung stehen. Ein Artikel wird verwendet, wenn Kosten für die eigene Firma verursacht und daher als Betrag an den Kunden weiterverrechnet werden. Artikel werden somit als Gegenstück für Tätigkeiten für alle Leistungen verwendet, die nicht in Form von Arbeitsstunden erfasst werden können. Die Tätigkeitsgruppen sind als Überordnung von Tätigkeiten und Artikeln zu verstehen. Die Zuordnung zu den Tätigkeiten (und Artikeln) ist unbedingt notwendig, weil von der Honorarnotenaufbereitung über die Rechnungsbearbeitung bis hin zum Ansehen und Druck der Honorarnote zumeist alles über Tätigkeitsgruppen gesteuert wird.
Bei der Anlage von Tätigkeitshauptgruppen, Tätigkeitsgruppen, Tätigkeiten und Artikeln können die Nummern frei gewählt werden. Es ist dringend anzuraten, dafür eine einheitliche Struktur mit dreistelligen Nummern für Tätigkeits(haupt)gruppen und Tätigkeiten zu wählen. Artikel sollten zweistellige Nummern, oder wenn Sie sehr viele Artikel abrechnen, vierstellige Nummern aufweisen. Das erleichtert den Anwendern das Arbeiten mit der LEA. Weiters muss bei der Vergabe der Nummern darauf geachtet werden, dass die Sortierung auf dem Ausdruck der Honorarnote ebenfalls nach den Nummern aufsteigend erfolgt.
Die Struktur der Tätigkeitshauptgruppen, Tätigkeitsgruppen, Tätigkeiten und Artikel kann ganz unterschiedlich aufgebaut sein bzw. aufgebaut werden. Dabei werden einige grundsätzliche Leistungsgruppen wie Buchhaltung, Lohnverrechnung und beispielsweise Bilanztätigkeiten mit Sicherheit benötigt.
Um bei einem Kunden Leistungen erfassen zu können, ist es notwendig, dem System mitzuteilen, welche Tätigkeiten beim jeweiligen Kunden zulässig sind. Für Tätigkeiten, die einem Kunden nicht zugeteilt sind, ist keine Leistungserfassung möglich. Die grundlegende Funktion des Leistungsumfangs besteht darin, die Verbindung zwischen Kunden und Tätigkeiten herzustellen.
Um bei einem Kunden Leistungen erfassen zu können, ist es notwendig, dem System mitzuteilen, welche Tätigkeiten beim jeweiligen Kunden zulässig sind. Für Tätigkeiten, die einem Kunden nicht zugeteilt sind, ist keine Leistungserfassung möglich. Die grundlegende Funktion des Leistungsumfangs besteht darin, die Verbindung zwischen Kunden und Tätigkeiten herzustellen.
Im Fenster Kontentabellen werden die Erlös- und Aufwandskontentabellen verwaltet. Diese stellen eine korrekte Umsatzsteuerberechnung bzw. eine korrekte Erlöskontenfindung sicher.
Menüaufruf:
Einen Überblick über die möglichen Einstellungen und weiteren Zusammenhänge finden Sie im Kapitel LEA Stammdaten der Themendokumentation Leistungserfassung und -abrechnung.
Tipps und Informationen zu möglichen Organisationsformen finden Sie im Kapitel LEA Stammdaten der Themendokumentation Organisation Stammdaten.
Hinweis Standards/Organisationsvorschlag
 | BMD stellt für diese Bereiche einen Standard bzw. einen Organisationsvorschlag zur Verfügung, den Sie verwenden können oder als Orientierung nutzen können. Dieser Standard umfasst fünf Excel-Dateien, die in einer vorgegebenen Reihenfolge importiert werden müssen. Für folgende Stammdaten ist jeweils eine Excel-Datei vorgesehen: Kontentabellen, Tätigkeitshauptgruppen, Tätigkeitsgruppen, Tätigkeiten und Artikel. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themendokumentation LEA Stammdaten Standards importieren. |
LEA Stundensätze und Artikelpreise anlegen
Die Anlage und Wartung von LEA Stammdaten, die im Menü unter "Stundensätze und Artikelpreise" angesiedelt sind, stellt sicher, dass sowohl Tätigkeiten als auch Artikel mit "Preisen" hinsichtlich Honorar und Selbstkosten bewertet werden können.
Historisch geführte Stundensätze legen fest, mit welchem Satz eine Tätigkeit je Mitarbeiter und Stunde zu welchem Zeitpunkt bewertet wird ("Preise für die Tätigkeit"). Stundensätze können für jede Kombination von Zeiträumen, Mitarbeitern, Kunden, Projekten, Tätigkeits(haupt)gruppen und Tätigkeiten hinterlegt werden. Dabei wird zwischen Selbstkostensätzen, Herstellkostensätzen und Verrechnungssätzen unterschieden.
Die ebenfalls historisch geführten Artikelpreise legen fest, welcher Artikel zu welchem Preis an den Kunden verrechnet wird ("Preise für die Artikel"). Es ist aber nicht für alle Artikel sinnvoll, fixe Artikelpreise zu führen (z. B. Fahrtspesen): In diesen Fällen wird die Höhe des an den Kunden verrechenbaren Betrags direkt in der Leistungserfassung eingegeben. Auch hier sind Kombinationen zwischen Zeiträumen, Mitarbeitern, Kunden und Projekten möglich. Unterschieden wird zwischen Verrechnungspreisen und Selbstkostenpreisen.
Menüaufruf:
Einen Überblick über die möglichen Einstellungen und weiteren Zusammenhänge finden Sie im Kapitel LEA Honorarfaktoren der Themendokumentation Leistungserfassung und -abrechnung.
LEA Honorarfaktoren anlegen
Die Anlage und Wartung von LEA Stammdaten, die im Menü unter "Honorarfaktoren" angesiedelt sind, stellt sicher, dass mit dem Kunden abgesprochene Preisvereinbarungen bei der Fakturierung der Honorarnoten angewendet werden können.
Im Folgenden sollen ein paar Beispiele kurz erläutert werden:
- Eine Pauschale ermöglicht, eine vorab definierten Honorarbetrag für bestimmte Kunden zu verrechnen. Die Pauschalen werden bei Erstellung der Honorarnoten angewendet und beeinflussen damit die Honorargestaltung.
- Eine Teilrechnung ist eine eigene Rechnungsart, für die im Gegensatz zur "normalen" Honorarnote gilt, dass sie zwar normal kontiert und für Auswertungen wie Erlöse behandelt wird, aber keine tatsächlichen Leistungen beinhaltet. Ein Akonto wird üblicherweise eigens kontiert und bietet wie die Teilrechnung die Möglichkeit, ohne tatsächlichen Leistungsdatensatz zu fakturieren. Beide Fakturierungsarten benötigen eine Schlussrechnung, um den Geschäftsfall abzuschließen.
- Eine Monatsrechnungsvorlage kann erstellt werden, um periodisch Honorarnoten mit gleichbleibenden Beträgen an Kunden zu verrechnen, wobei die entsprechenden Leistungen erst nachträglich verrechnet und diesen Monatsrechnungen zugeordnet werden.
Menüaufruf:
u. v. a. m.
Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumenation Überblick Abrechnungsvarianten der NTCS LEA.
Einstellungsmöglichkeiten für Ausdrucke, die im Menü der Stammdaten unter "Ausdrucke" angesiedelt sind, stellen sicher, dass die Honorarnote auf dem gewünschten Weg (als Ausdruck, per E-Mail, mit Ablage im DMS etc.) und mit dem gewünschten Aussehen beim Kunden ankommt.
Verschiedene Einstellungen können bezüglich des Honorarnotenformulars getroffen werden, um die Honorarnote so individuell wie möglich zu gestalten. Da LEA Standard-Honorarnotenformulare ausgeliefert werden, können diese in der Reportverwaltung der Rechnungsformulare kopiert und an Ihre individuellen Vorstellungen angepasst werden.
In den Rechnungstexten können "Beschreibungen" pro verrechneter Tätigkeitsgruppe hinterlegt werden, um ausführliche Informationen auf der Honorarnote anzudrucken.
Die Rechnungsebenen bestimmen, welche Positionen in welcher Hierarchie verrechnet werden können.
Die Druckereinstellungen für Ablaufarten verknüpfen das gewünschte Honorarnotenformular mit den Fakturierungsabläufen.
Menüaufruf:
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfedokumentation Honorarnotengestaltung.
In der WebAkademie wird zu diesem Thema das 
Seminar "Die professionelle Honorarnote" und das Webinar "Die professionelle Honorarnote" angeboten.
Seminar "Die professionelle Honorarnote" und das Webinar "Die professionelle Honorarnote" angeboten. Der Einstieg in die NTCS LEA erfolgt unter dem Paket Leistungserfassung (LEA).
Im Folgenden wird der Ablauf von der Leistungserfassung über die Aufbereitung der Honorarnoten bis hin zu der Fakturierung und den Auswertungsmöglichkeiten kurz dargestellt. Für einen Überblick des Standardablaufs verwenden Sie die Grafik unter Erste Schritte LEA. Für weitere Informationen zu jedem Programmpunkt steht die Fensterhilfe direkt im Programm zur Verfügung.
Den Standardablauf finden Sie auch etwas ausführlicher im Kapitel "Standardablauf" in der Themendokumentation Leistungserfassung und -abrechnung.
Leistungen erfassen
Die tägliche Leistungserfassung kann jeder Mitarbeiter für sich unter Leistungserfassung → Leistungserfassung → Tageserfassung, Einzelerfassung u. v. a. m. vornehmen.
Um Leistungen zu fakturieren und später auszuwerten, müssen diese zuerst erfasst und autorisiert (freigegeben) werden. Die Leistungserfassung bietet verschiedene Funktionen rund um die Aufzeichnung der abrechnungsrelevanten Daten.
Neben Kontroll-, Änderungs- und Ausdrucksmöglichkeiten bietet das Programm aber auch Schnittstellen in andere Programmteile an, um Leistungen zu importieren. Die hier vorhandenen Leistungen bilden die Grundlage für die Berechnung des Honorars, die vom Kunden gefordert werden kann. Aber auch interne Leistungen, die als unproduktive Aufwände niemandem verrechnet werden können, sind hier zu erfassen, um für die gesamten Sollstunden Arbeitsberichte nachzuweisen.
Leistungserfassung: Leistungen erfassen  | Details Die Tageserfassung stellt die schnellste und einfachste Art dar, die Leistungen in das System einzugeben. Die Eingabe erfolgt mittels Zeileneingabe. Die Wochenerfassung bietet die Möglichkeit, für eine gesamte Kalenderwoche alle Leistungen einzugeben. In der Einzelerfassung können Stunden und Barauslagen getrennt voneinander erfasst werden. Im Unterschied zur Tageserfassung wird dabei ein eigenes Eingabeformular verwendet. In der Ansicht der Barauslagen kann eine tageweise Eingabe der Barauslagen erfolgen. Im Unterschied zur Tageserfassung können in diesem Programmteil keine Tätigkeiten eingegeben werden. Somit wird eine rasche Erfassung von Barauslagen ermöglicht. Über die Stoppuhr wird die Leistungserfassung über eine minutengenaue Zeitaufzeichnung ermöglicht. Die Leistungsübersicht dient vor allem zur Suche von Leistungen je Kunde, je Mitarbeiter und/oder nach Datum. Zusätzlich ist aber auch hier die Erfassung von Arbeitsberichten und Barauslagen möglich. |
Tag abschließen / Leistungen autorisieren
Damit Leistungen auch fakturiert und vollständig ausgewertet werden können, müssen Sie mit den Funktionen "Tagesabschluss" und/oder "Autorisierung" (je nach Parametersteuerung) abgeschlossen werden. Dies kann direkt in den Programmen der Leistungserfassung angestoßen werden oder aber auch unter Leistungserfassung → Leistungserfassung → Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Abteilungsleitung u. v. a. m.
Beide Funktionen stellen eine Kontrolle der Leistungsabgabe dar. Diese Informationen sind nützlich, damit beim Fakturieren nicht auf fehlende Leistungen vergessen werden kann.
Tagesabschluss/Autorisierung: Tag abschließen/Leistungen autorisieren  | Details Unter Tagesabschluss Mitarbeiter erhalten Sie einen schnellen Überblick über mehrere Mitarbeiter hinweg, ob diese ihre Leistungen fertiggestellt haben bzw. in welchem Status sich ein Tag befindet. Unter Tagesabschluss Abteilungsleitung, Tagesabschluss Geschäftsführung oder Tagesabschluss Abteilung erhalten Sie als übergeordnete Stelle einen schnellen Überblick, ob die Ihnen organisatorisch zugeordneten Mitarbeiter ihre Leistungen fertiggestellt haben bzw. in welchem Status sich ein Tag befindet. |
Leistungen abrechnen
Die Leistungsabrechnung kann von der fakturierenden Stelle vorgenommen werden, sobald die Leistungen erfasst und autorisiert sind.
Leistungsabrechnung: Leistungen abrechnen  | Details Die eigentliche Leistungsabrechnung erfolgt dreistufig:
|
Unterstützung bei der Abarbeitung bietet - falls gewünscht - eine Honorarnoten-Freigabe mit Workflow.
Bei Bedarf kann zudem eine LEA Kassenanbindung (Kassensystem für Barrechnungen) erfolgen.
Zeilenverrechnung starten
Über den Programmteil Zeilenverrechnung (unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung) kann die Anzahl an Buchungszeilen und Lohnabrechnungen aus der BMD FIBU bzw. aus dem BMD LOHN importiert werden (siehe Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen bzw. Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen). Weiters ist über diesen Programmteil der Import der NTCS Postkosten (siehe Postkosten über LEA weiterverrechnen) möglich. Eingesetzt werden kann auch ein Import von Lizenzgebühren aufgrund der angelegten BMD Com-Benutzer (siehe BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen) und ein Import von Abfragekosten aufgrund archivierter SVS-Dokumente (SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen). Alle importierten Zeilen werden als Barauslagen in der Leistungserfassung angelegt. In der Folge können Buchungszeilen, Dienstnehmer usw. sowie Postkosten, Lizenzgebühren und Abfragekosten ebenso wie die manuell erfassten Leistungen aufbereitet und fakturiert werden.
Honorarnoten aufbereiten
Im Programmteil Honorarnoten aufbereiten (unter Leistungserfassung → Leistungabrechnung) wird vom Anwender bekannt gegeben, nach welchen Regeln Honorarnoten generiert und aufbereitet werden. Dabei werden offene, d. h. sich noch nicht in einer bestehenden Honorarnote befindliche, autorisierte Leistungen herangezogen.
Die am häufigsten gebräuchliche Variante ist der Aufbereitungsmodus "Rechnungsempfänger".
Weitere Aufbereitungsmodi sind folgende:
- Kundenkonzern, Projekt, Sammelprojekt, Firma
- Pauschalen
- Monatsrechnungen
- Akontos
- Teilrechnungen
- Fertige Arbeitsgänge
- Letzte Honorarnote/Leistungen älter als
- Rechnungsvorlagen (Deutsche LEA)
Parametergesteuert können einzelne Modi ausgeblendet werden, um dem Anwender nur jene Modi zur Verfügung zu stellen, welche tatsächlich benötigt werden.
Neben dem Aufbereitungsmodus stehen aber noch weitere Funktionen zur automatischen Erstellung der Honorarnote nach unterschiedlichsten Auswahlkriterien zur Verfügung (zum Beispiel Einschränkung auf bestimmte Tätigkeitsgruppen oder den Bezugszeitraum).
Honorarnoten fakturieren
Der Programmteil Honorarnoten (unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung) ist der zentrale Arbeitsplatz für die Honorarverrechnung. Hier werden Honorarnoten erstellt und bearbeitet. Dabei ist es möglich, die Honorarnoten frei zu gestalten. Weiters werden über die Rechnungsfunktionen die Honorarnoten gedruckt, in die FIBU verbucht, aber auch wenn nötig gutgeschrieben bzw. storniert. Alle Honorarnoten der Vergangenheit können über den Rechnungsstatus schnell recherchiert werden und auch Honorarvorschläge oder Leistungsnachweise werden hier gedruckt.
Die Reiter bestimmen, welche Arten von "Honorarnoten" in der Liste angezeigt werden:
- Rechnungen
- Teilrechnungen
- Akontos
- Gutschriften
- Storno
- Versandbereite Rechnungen
- Alle (Hier finden Sie Rechnungen, Teilrechnungen, Akontos, Gutschriften und Stornos.)
Parametergesteuert können die Reiter für Teilrechnungen und Akontos ausgeblendet werden, um dem Anwender nur jene Varianten zur Verfügung zu stellen, welche tatsächlich benötigt werden.
Vom Programmteil Honorarnoten ausgehend können Sie je Honorarnote die Rechnungsbearbeitung aufrufen. In diesen Programmteil gelangen Sie mit der Funktion Rechnung bearbeiten. Hier nehmen Sie die Kontrolle und Nachbearbeitung hinsichtlich der enthaltenen Leistungen und der errechneten/vorgeschlagenen Honorarbeträge vor. Sämtliche Leistungen werden je nach Sortierung gruppiert dargestellt. Vielfältige Funktionen über die Menüleiste erlauben eine entsprechend variable Gestaltung der Honorarnote.
Mit der Funktion Rechnung ansehen (Strg & H) gelangt man in jenen Programmteil, in welchem die vorgeschlagenen Texte kontrolliert bzw. angepasst werden, bevor die Honorarnote schlussendlich dem Kunden zugestellt wird.
Nach diesen Bearbeitungsvorgängen kommen die Rechnungsfunktionen zur Anwendung, welche den Druck der Rechnung mit Nummer und den Rechnungsabschluss umfassen. Flankierende (d. h. nicht zwingend durchzuführende, aber häufig verwendete) Funktionen sind der Kontrollausdruck und die Fibu-Verbuchung:
- Kontrollausdruck starten: Mit dem Kontrollausdruck drucken Sie für alle markierten Honorarnoten einen Rechnungsentwurf am Bildschirm, ohne eine Rechnungsnummer zu vergeben.
- Rechnung mit Nummer drucken: Mit dieser Funktion fixieren Sie Ihre Honorarnote, indem Sie ein Rechnungsdatum vergeben. Die Honorarnote erhält durch diesen Vorgang eine Rechnungsnummer. Je nach getroffenen Einstellungen wird sie am Drucker gedruckt, in die Belegfreigabe gestellt oder per E-Mail versendet und gilt daher grundsätzlich als "dem Kunden zugestellt".
- In Fibu verbuchen: Diese Funktion verbucht alle markierten Honorarnoten in die Fibu der Verrechnungsfirma.
- Rechnung abschließen: Diese Funktion führt für die markierten Honorarnoten den Rechnungsabschluss durch. Erst nach dem Rechnungsabschluss sind Honorarnoten auch statistisch relevant, indem die Leistungen der Honorarnote als fakturiert gelten.
Auswertungen erstellen und aufrufen
Die Auswertungen der LEA werden über das Programm LEA Auswertungsdesigner (Leistungserfassung → Auswertungen) erstellt und verwaltet und dem Anwender z. B. über das Programm LEA Auswertungen zur Verfügung gestellt.
Die erstellten Auswertungen werden auch an anderen Stellen im Programm gestartet, zum Beispiel in der Leistungserfassung oder in den Honorarnoten, jeweils unter dem Menüpunkt "Ausdruck".
Auswertungen erstellen und aufrufen: Leistungen auswerten  | Details Auswertungen umfassen folgende Auswertungstypen:
Zahlreiche Statistiken analysieren die Daten der Leistungserfassung und der Leistungsabrechnung: DB I und DB II, Honorarstatistik, Umsatzliste, MA-Bewertung, offene Leistungen, Stundenstatistik u. v. m. Zusätzlich zum Ausdruck ist auch eine Top-down-Analyse auf dem Bildschirm über das Showprogramm möglich. BMD liefert, um diese Statistiken zu nutzen, viele Standardauswertungen aus: Weitere Informationen dazu finden Sie auch in der Themendokumentation LEA Auswertungen erstellen und anwenden. Eine spezielle Form der Auswertung stellt die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle dar: Sie ermöglicht einen Überblick über die Zeitausgleichs-, Über- und Urlaubsstunden der Mitarbeiter. |
Erste Schritte LEA für Wirtschaftskunden
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