Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.

Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Zeilenverrechnung

Mit dem Programmteil "Zeilenverrechnung" können Daten aus anderen BMD Programmteilen ermittelt werden, die automatisch für die Anlage von diversen Leistungen weiterverwendet werden und Ihnen somit eine manuelle Erfassung ersparen. Diese importierten Datensätze werden unter dem Begriff "Zeilen" zusammengefasst. Leistungen, die aus den ermittelten Zeilen entstehen, können als reine Information oder unmittelbar für eine Weiterverrechnung an den Kunden genutzt werden.

Konkret handelt es sich um folgende Informationen:

Die Anzahl der durchgeführten Buchungen aus der FIBU kann ermittelt werden (siehe Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen).
Die Anzahl der durchgeführten Lohnabrechnungen aus dem LOHN kann ermittelt werden (siehe Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen).
Die Postkosten aus der NTCS Post können ermittelt werden (siehe Postkosten über LEA weiterverrechnen).
Die Anzahl der Lizenzen aufgrund der BMD Com-Benutzer kann ermittelt werden (siehe BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen).
Die Anzahl der Dokumente, die über das SVS-Cockpit abgeholt werden, kann ermittelt werden (siehe SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen).

Alle importierten Zeilen werden als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angelegt. In der Folge können Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, Lizenzgebühren oder Abfragekosten usw. sowie Postkosten über die Verwaltung der Honorarnoten fakturiert werden.

Achtung! Wichtige Hinweise vor der ersten Übernahme

Bitte beachten Sie vor dem ersten Start der Übernahme, dass viele allgemeine Einstellungen vorgenommen werden müssen, diverse LEA Parameter korrekt zu setzen sind und Kostenfaktoren angelegt werden müssen. Diese Themen sind umfassend in den jeweiligen Themendokumentationen (Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen, Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen, BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen, SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen und Postkosten über LEA weiterverrechnen) beschrieben.
Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang auch die Einstellungen unter Ermittlungszeitraum bearbeiten, um zu verhindern, dass zu viele Zeilen (die bereits auf anderem Weg verrechnet worden sind) übernommen werden - eine Übernahme aus einem BMD 5.5 Rechnungswesenprogramm kann nicht rückgängig gemacht werden.
BMD empfiehlt daher, die erstmalige Übernahme (nach abgeschlossener Konfiguration der Zeilenverrechnung) mit einem einzigen Kunden vorzunehmen und zu prüfen, ob diese korrekt funktioniert hat.

Achtung! Wichtiger Hinweis, wenn Sie Lohnverrechnungen von BMD 5.5 auf NTCS umstellen!

BMD empfiehlt Ihnen, VOR der Umstellung einer Lohnverrechnung auf den NTCS LOHN unbedingt die Zeilenverrechnung nochmals zu starten, um alle fertigen Abrechnungen, die noch im BMD 5.5 LOHN gemacht worden sind, auch wirklich in der LEA vorzufinden!

Hinweis Checkliste im Problemfall

Eine umfassende Checkliste zur Hilfestellung im Problemfall finden Sie in der Themenhilfe Checkliste - Analyse Zeilenverrechnung.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Importeinstellungen

Die Felder des Bereichs "Importeinstellungen" müssen vor jeder Übernahme korrekt befüllt/ausgewählt werden.

Datenbereich

Folgende Felder des Datenbereichs stehen zur Verfügung:

Firma

Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn der LEA Parameter Firmeneinschränkung möglich aktiviert ist. In diesem Fall muss hier konkret eingegeben werden, aus welcher NTCS Firma bzw. aus welcher ILV BMD 5.5 die Buchungszeilen/Dienstnehmer ermittelt werden sollen.

Leistungsdatum

Hier muss jenes Datum eingetragen werden, unter dem die Barauslagen angelegt werden sollen (= Leistungsdatum).

Hinweis Vorschlag des Leistungsdatums

Ist die Periodenkontrolle für die Leistungserfassung (LEA Parameter Periodeneinstellung Leistungserfassung) aktiviert, wird in diesem Feld nicht das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, sondern der Periodenstichtag als letzter Tag der gültigen Periode. Somit wird für den Fall vorgesorgt, dass Barauslagen nicht irrtümlich für das Tagesdatum angelegt werden, wenn diese noch mit Vormonat fakturiert werden sollen. Der Datumsvorschlag kann jedoch jederzeit bewusst übersteuert werden.

Kunde

oder

Kunde/Interessent

Hier muss festgelegt werden, für welche/n Kunden die Zeilen importiert werden sollen (Mehrfachauswahl oder Auswahl "Alle" ist ebenso möglich).

Mit aktivem LEA Parameter Interessenten zulassen, der auch eine Erfassung von Leistungen für Interessenten ermöglicht, heißt das Einstiegsfeld Kunde/Interessent. Dementsprechend kann dann über dieses Einstiegsfeld auch eine Auswahl eines bestimmten Interessenten bzw. über die F8-Auswahl mehrerer Interessenten erfolgen.

Ermittlungsquellen

In diesem Bereich aktivieren Sie die zu übernehmenden Ermittlungsquellen.

Buchungszeilen

Dieses Feld muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme Buchungszeilen aus der Finanzbuchhaltung übernehmen wollen (siehe auch Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen).

Lohnabrechnungen

Dieses Feld muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme Lohnabrechnungen aus der Lohnverrechnung übernehmen wollen (siehe auch Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen).

BMD Com-Lizenzen

Dieses Feld muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme BMD Com-Lizenzen aus der Verwaltung der BMD Com-Benutzer ermitteln wollen (siehe BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen). Geben Sie weiters im Feld Monat bekannt, für welchen Abrechnungsmonat Sie Zeilen ermitteln wollen.

Monat

Das Feld ist nur aktiv, wenn Sie die Option BMD Com-Lizenzen gewählt haben. Hier geben Sie den Abrechnungsmonat bekannt, für den Sie die Zeilen ermitteln möchten.

SVS-Cockpit

Dieses Feld muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme die Anzahl der (aus dem SVS-Cockpit abgeholten und) im DMS archivierten SVS-Dokumente ermitteln wollen (siehe SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen).

Hinweis Einstellung zum Ermittlungsstart fehlt

Haben Sie zuvor noch keinen Ermittlungsstart eingestellt (siehe Kapitel Ermittlungsstart einstellen der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen), ist es spätestens zu diesem Zeitpunkt der Aktivierung unbedingt notwendig. Aus diesem Grund öffnet sich im Falle eines fehlenden Ermittlungsstarts das Fenster Ermittlungszeitraum bearbeiten, in dem Sie ausschließlich die Werte für die Ermittlung SVS-Cockpit-Dokumente ab (Jahr/Monat) einstellen können. Geben Sie hier den korrekten Ermittlungsstart ein. Belassen Sie die Werte jedoch wie vorgeschlagen auf "-" (= kein konkreter Ermittlungsstart), kann die Aktivierung der Ermittlungsquelle SVS-Cockpit nicht gespeichert werden.

Postkosten

Dieses Feld muss aktiviert werden, wenn Sie bei dieser Übernahme Zeilen aus der NTCS Post ermitteln wollen (siehe auch Postkosten über LEA weiterverrechnen). Geben Sie weiters in den Feldern Von Datum und Bis Datum bekannt, aus welchem Zeitraum Sie Zeilen ermitteln wollen.

Von Datum

Das Feld ist nur aktiv, wenn Sie die Option Postkosten gewählt haben. Die Einschränkung auf ein Von-Datum ist nur für den Import der Postkosten möglich und entspricht dem Postdatum, ab welchem ermittelt werden soll. Vorgeschlagen wird der erste Tag des aktuellen Monats.

Bis Datum

Das Feld ist nur aktiv, wenn Sie die Option Postkosten gewählt haben. Die Einschränkung auf ein Bis-Datum ist nur für den Import der Postkosten möglich und entspricht dem Postdatum, bis zu welchem ermittelt werden soll. Vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum.

Datenquellen

In diesem Bereich sehen Sie die Datenquellen, aus welchen aktuell bei Start der Übernahme ermittelt wird.

BMD NTCS Datenquellen

Unter diesem Knoten wird der Zeitraum angezeigt, aus dem die Fibudaten, Lohndaten bzw. Dokumente, die aus SVS-Cockpit-Abfragen entstanden sind, ermittelt werden. Der angezeigte Zeitraum wird je nach passender Datenquelle aus den LEA Parametern Ermittlung Buchungszeilen (Fibudaten), Ermittlung Lohnabrechnungen (Lohndaten) bzw. Beginnjahr/Beginnmonat (SVS-Cockpit) übernommen.

In den ersten beiden genannten Parametern wird ausgehend vom aktuellen Monat eingestellt, wie viele Jahre zurück die Ermittlung der Fibu- bzw. Lohndaten geschehen soll. Der Ermittlungszeitraum passt sich hier also automatisch mit Monatswechsel an.

In den beiden letztgenannten Parametern wird fixiert, ab welchem Jahr und ab welchem Monat die Ermittlung der Anzahl der archivierten SVS-Dokumente gestartet werden soll. Dies ergibt einen Stichtag, der sich im Zeitablauf nicht automatisch anpassen kann.

Achtung!

Über das Fenster Ermittlungszeitraum bearbeiten kann der Start des Ermittlungszeitraums ebenfalls definiert werden. Das ist unter Umständen im bereits laufenden Betrieb nötig, wenn sich z. B. wesentliche Einstellungen zur Zählweise der Buchungszeilen und Lohnabrechnungen ändern. Die dort getroffene Einstellung ist vorrangig.

Haben Sie für die Fibudaten oder Lohndaten eine diesbezügliche Einstellung getroffen, wird Ihnen in diesem Bereich eine vorhandene Einschränkung verdeutlicht, indem die Einstellung selbst und der Text "(Ermittlungszeitraum bearbeitet)" angezeigt werden.

Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Fensterhilfe Ermittlungszeitraum bearbeiten.

BMD 5.5 Datenquellen

Dieser Knoten ist nur sichtbar, wenn Sie noch Buchungszeilen und Lohnabrechnungen aus der BMD 5.5 übernehmen. Daher zeigt das Programm nur dann Informationen unter dem Knoten "BMD 5.5 Datenquellen" an, sobald Sie im Fenster Einstellungen 5.5 mindestens ein Fibu- oder ein Lohn-Verzeichnis hinterlegt haben.

Unter diesem Knoten wird an erster Stelle der ILV-Name mit der ILV BMD 5.5 (welche Übernahmeinformationen speichert) angezeigt. Darunter werden die Fibu- und Lohn-Verzeichnisse, aus welchen die Buchungszeilen und Lohnabrechnungen ermittelt werden sollen, gelistet. Die Fibu- und Lohn-Verzeichnisse sind in den Einstellungen 5.5 (unter "Extras") auf den Reitern Fibu-Verzeichnisse und Lohn-Verzeichnisse zu hinterlegen. Bitte beachten Sie für die korrekte Anlage aller nötigen Verzeichnisse das Kapitel Richtige Anlage der Verzeichnisse in der Themenhilfe Zeilen aus BMD 5.5 Fibu oder Lohn ermitteln.

Hinweis

Für die Übernahme aus BMD 5.5 müssen die neuen Fibu- bzw. Lohn-Verzeichnisse jedes Jahr ergänzt werden. BMD empfiehlt außerdem, nicht mehr benötigte Verzeichnisse zu entfernen. Die Zeilenverrechnung kann dadurch massiv beschleunigt werden, da dann veraltete Verzeichnisse nicht mehr durchsucht werden müssen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:


Übernahme starten	Die Funktion "Übernahme starten" startet die Übernahme der Zeilenverrechnung, dabei werden die Zeilen ermittelt. Nach dem Start erhalten Sie nochmals eine Meldung "Start Übernahme?", die Sie bestätigen müssen: Nach der Übernahme erhalten Sie das Übernahmeprotokoll mit allen Zeilen, die erfolgreich als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Leistungsübersicht) angelegt werden konnten.
Zeilenverrechnungsdaten analysieren	Mit der Funktion "Zeilenverrechnungsdaten analysieren" wird das Fenster Zeilenverrechnungsdaten analysieren aufgerufen. Hier werden viele Informationen gesammelt dargestellt, um den Grund für Problemfälle analysieren zu können.

Funktionen
Übernahmeprotokoll	Die Funktion "Übernahmeprotokoll" öffnet das Fenster Übernahmeprotokoll, in dem die Protokollinformationen je Übernahme nachträglich angesehen werden können.
Übernahmesicherungen	Mit der Funktion "Übernahmesicherungen" wird das Fenster der Übernahmesicherungen gestartet. Dort sehen Sie genau, wann Übernahmen aus der NTCS FIBU bzw. dem NTCS LOHN stattgefunden haben. Es gibt dort auch die Möglichkeit, die letzte Übernahme zurückzusetzen.

Extras
Kostenfaktoren	Die Funktion "Kostenfaktoren" wechselt in das Fenster Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung. Die Anlage von Kostenfaktoren stellt eine Voraussetzung für die Zeilenverrechnung dar!
Einstellungen 5.5	Die Funktion "Einstellungen 5.5" wechselt in das Fenster Einstellungen 5.5. Hier werden ausschließlich Einstellungen betreffend BMD 5.5 vorgenommen. Diese sind nur nötig, wenn Sie Zeilen aus BMD 5.5 Rechnungswesenprogrammen (FIBU, LOHN) ermitteln möchten.
Einstellungen NTCS	Die Funktion "Einstellungen NTCS" wechselt in das Fenster Einstellungen NTCS. Hier werden konkrete Einstellungen für die Ermittlung der Zeilen aus NTCS Rechnungswesenprogrammen (FIBU, LOHN), aus der NTCS Post und aus der Verwaltung der BMD Com-Benutzer getroffen.
Ermittlungszeitraum bearbeiten	Die Funktion "Ermittlungszeitraum bearbeiten" öffnet das Fenster Ermittlungszeitraum bearbeiten. Sie legen hier bei Bedarf fest, ab welchem Buchungsmonat/-jahr bzw. Bezugsmonat/-jahr die Zeilen übernommen werden sollen, wobei diese Einstellung für Zeilen aus dem LOHN und Zeilen aus der FIBU abweichend voneinander eingestellt werden kann. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Fensterhilfe Ermittlungszeitraum bearbeiten.

Tipps und Hintergrundinformationen

Wichtiger Hinweis - Bewertung der Zeilen mit Selbstkosten

Ab der Version 28.01 werden Zeilenverrechnungsartikel auch mit Selbstkosten bewertet, sofern entsprechende Selbstkostenpreise dafür in den Artikelpreisen angelegt worden sind. Da in den bisherigen Versionen eine Bewertung mit Selbstkosten im Rahmen der Zeilenverrechnung noch nicht möglich war, erhalten Sie einen Hinweis beim ersten Einstieg in das Fenster "Zeilenverrechnung". Dieser Hinweis scheint nur dann auf, wenn Sie mindestens einen aktiven Artikel in den Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung hinterlegt haben, die auch tatsächlich einen aktuellen Selbstkostenpreis aufweisen.

Die Meldung bestätigen Sie mit "Ok". Entscheiden Sie in diesem Fall bitte sofort an dieser Stelle, ob Sie die neue Funktionalität nutzen wollen. Wenn ja, kontrollieren Sie vor dem Start der nächsten Übernahme die Selbstkostenpreise der entsprechenden Artikel auf Aktualität und Vollständigkeit. Wenn Sie die Selbstkostenpreise irrtümlich oder nur zu Testzwecken angelegt haben und daher keine Bewertung der Selbstkosten wünschen, löschen Sie diese.

Import endet mit Fehlern/Hinweisen

Unter Umständen erhält man nach dem Start der Übernahme eine Meldung, dass der Import mit Fehlern/Hinweisen geendet hat. Je nachdem, ob keine oder nur manche Zeilen übernommen werden konnten, besitzt die Meldung ein unterschiedliches Aussehen.

Zeigt die Meldung lediglich an, dass der Import mit Fehlern/Hinweisen geendet hat, bedeutet das, dass die Übernahme von Zeilen nur teilweise erfolgt ist. Im Hintergrund der Meldung öffnet sich zudem das Übernahmeprotokoll, in welchem die erfolgreich übernommenen Zeilen gelistet werden.

Zeigt die Meldung hingegen an, dass der Import mit Fehlern/Hinweisen geendet hat und keine importierbaren Leistungen gefunden worden sind, bedeutet dies: Es konnten keine Zeilen erfolgreich übernommen werden, es stehen jedoch Zeilen für die Übernahme bereit.

Durch Bestätigen der jeweiligen Meldung mit "Ja" erfahren Sie im Fenster Hinweis-/Fehlerliste Übernahme Zeilenverrechnung mehr über die Hintergründe der Problempositionen.

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