Um Auswertungsdaten aus der LEA zu erhalten, steht im Paket LEA der paketbezogene Auswertungsdesigner mit seinen vielzähligen Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Neben der Möglichkeit, die LEA Standardauswertungen STB bzw. die LEA Standardauswertungen UNT zu nutzen, können auch Auswertungen angepasst und/oder selbst entworfen werden.

Grundsätzlich werden die Auswertungen im LEA Auswertungsdesigner verwaltet, die konkrete Auswertung wird aber meistens mithilfe sogenannter Smart-Interfaces, welche dem Benutzer vordefinierte Filterabfragen stellt, an anderen passenden Stellen im Programm gestartet. Die Anwender der Auswertung erhalten somit ein einfach gehaltenes Abfragefenster und nicht die Einstellungen zur Auswertung selbst, welche somit vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Diese Ablaufdokumentation soll helfen, zu einer individuell angepassten Auswertung zu gelangen.

2. Vorbereitungen

BMD stellt viele Standardauswertungen zur Verfügung, welche man jedenfalls importieren sollte. Es ist nämlich oft weniger aufwändig, eine bereits bestehende Auswertung anzupassen oder mit einer Kopie zu arbeiten, als diese von Grund auf neu zu designen.

Sind im LEA Auswertungsdesigner (Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner) im Bereich "Auswertungen" noch keine Auswertungen vorhanden, können diese importiert werden.

Eine Möglichkeit, die Auswertungen zu importieren, finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export → Import. Links ist die Gruppe "LEA" auszuwählen und rechts ist die Option "Auswertungen" durch Auswahl der Auswertungen mit der F8-Funktion

zu aktivieren.

Mit F8 gelangen Sie in das Fenster Standardauswertungen importieren, in dem Sie links die Auswertungen anhaken können, die Sie gerne importieren möchten.

Eine weitere Möglichkeit befindet sich direkt im LEA Auswertungsdesigner unter Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen importieren. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, links die Auswertungen anzuhaken, die Sie importieren möchten.

Da Standardauswertungen mit dem Kennzeichen BMD Standard gekennzeichnet sind, ist es ausgeschlossen, dass durch einen Import selbst entworfene Auswertungen überschrieben oder gelöscht werden. Bei den Standardauswertungen selbst können nur Einstellungen gewisser Felder abgeändert werden. Diese Einstellungen beziehen sich nicht auf den generellen Aufbau der Auswertung, sondern behandeln eher organisatorische Details (z. B. handelt es sich um eine aktive Auswertung, ist sie mit einem Datenbesitzer geschützt oder ist sie mit einer Notiz versehen). Diese Einstellungen bleiben der Auswertung dauerhaft erhalten, auch bei einem neuerlichen Import bleiben sie wie sie zuvor vom Administrator gesetzt worden sind. Im Auswertungsdesigner können Standardauswertungen nicht mit eingeschränktem Filter gestartet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Hinweis Standardauswertungen dauerhaft anpassen.

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3. Design einer Auswertung

3.1. Überblick

Im LEA Auswertungsdesigner (Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner) werden die Auswertungen erstellt und verwaltet. Im Neuanlage- oder Bearbeitungsmodus einer Auswertung ist der Spaltendesigner das wesentliche Element zur Gestaltung des Auswertungsaufbaus, zudem stehen hier Datenfiltermöglichkeiten und Optionen zum Layout zur Verfügung.

3.1.1. Datenermittlung

Jede Auswertung ist einem Auswertungstyp zugeordnet. Diese sind unveränderbar und bestimmen die Datenermittung: Am Auswertungstyp erkennt das Programm selbständig, welche Daten für die Auswertung benötigt werden.

Die Unterschiede der Auswertungstypen im Detail:

Arbeitsberichte

Die Daten für die Arbeitsbericht-Auswertungen ermitteln sich aus allen erfassten Leistungen - unabhängig davon, in welchem Leistungsstatus sie sich befinden. Es ist also nicht notwendig, dass die Leistungen autorisiert worden sind. Ebenso ist dabei unerheblich, ob diese Leistungen offen, abgerechnet oder ausgebucht sind.

Achtung!

Filterfelder dieses Auswertungstyps dürfen daher nur befüllt werden, wenn diese Daten auch tatsächlich in der Leistung eingegeben werden. Daher ist es sinnlos, nach Firmen, Kundenkonzernen, Sammelprojekten etc. zu filtern, da diese erst beim Autorisieren ermittelt werden.

Weiters muss darauf geachtet werden, dass unvollständige Leistungen nicht ausgewertet werden können, wenn der Teil des Leistungsdatensatzes fehlt, nach dem die Auswertung sortiert wird (z. B., wenn nach Kunde sortiert wird, der Kunde jedoch noch nicht eingegeben worden ist).

Leistungsstatistiken

Der Unterschied zum Typ "Arbeitsberichte" liegt darin, dass die Leistungen, die in Auswertungen fließen sollen, autorisiert sein müssen.

Offene Leistungen aktuell

Für diesen Auswertungstyp werden alle Leistungen herangezogen, die noch nicht abgerechnet oder nicht ausgebucht sind. Sie müssen jedoch autorisiert sein.

Offene Leistungen per

Mithilfe dieses Auswertungstyps kann man aufbereiten, welche Leistungen zum Ende einer Periode nicht abgerechnet oder nicht ausgebucht gewesen sind. Damit ist es möglich, offene Leistungen zu einem bestimmten Stichtag zu rekonstruieren.

Bedingung: Die Leistungen müssen autorisiert sein.

Honorarvorschläge

Alle Leistungen, die in einer Honorarnote enthalten sind, können mit diesem Auswertungstyp ausgewertet werden. Der Zustand der jeweiligen Honorarnote ist dabei unerheblich. Das heißt, man erhält mit den Auswertungen dieses Auswertungstyps Roh-Honorarvorschläge ebenso wie Leistungsverzeichnisse, Leistungsnachweise für Kunden oder auch Honorarnotenlisten.

Honorar- und DB-Statistiken

Die Daten für die Honorar- und DB-Statistiken umfassen alle Leistungen, die innerhalb der Periode abgerechnet oder ausgebucht worden sind. Abgerechnet sind Leistungen für die Auswertungslogik erst, wenn sie mit der Rechnungsfunktion Rechnung abschließen mit dem Rechnungsabschluss versehen sind.

Bestandsveränderungen

Dieser Auswertungstyp vereint die Gesichtspunkte der "Offenen Leistungen per" und "Honorar- und DB-Statistiken".

Weitere Auswertungstypen

Weitere Auswertungstypen werden von BMD für Individualauswertungen vergeben. Sie werden im Regelfall nur für diejenigen Kunden sichtbar bzw. verwendbar sein, für die Auswertungen angefertigt worden sind.

Gestaltungshilfe

Ist eine Neuanlage einer Auswertung nötig, muss man sich somit im ersten Schritt im Klaren sein, unter welchem Auswertungstyp diese anzulegen ist.

In der Regel ist es sinnvoll, die bestehenden Auswertungen durchzusehen, ob bereits eine Standardauswertung für den beabsichtigten Bestimmungszweck existiert. Hilfreich dabei ist die Funktion Musterauswertung (unter Funktionen). Diese zeigt beispielhaft, wie die Auswertung mit Musterdaten aussieht.

Weiters finden sich Informationen über den Zweck und die Motive einer Standardauswertung in den Themen LEA Standardauswertungen STB bzw. LEA Standardauswertungen UNT. Die Musterauswertungen zu den einzelnen Auswertungen sehen Sie auch im Fenster Standardauswertungen importieren, in dem Sie die Auswertungen im Fenster der Reihe nach durchklicken können.

Ist eine passende Auswertung dabei, bei der Sie kleine Änderungswünsche am Aufbau (wie zusätzliche Spalte, andere Sortierung etc.) haben, ist es ratsam, die bestehende Auswertung zu kopieren und mit der Kopie weiterzuarbeiten. Dies gilt ebenso, wenn das Layout oder gestalterische Elemente (wie Kopfzeile etc.) angepasst werden sollen. Dazu bieten sich die Funktionen "Kopieren" und "Einfügen" oder "Einfügen unter" an (rechte Maustaste auf Auswertung).

Für die Auswertung, welche dabei entsteht, sind zwingend eine Bezeichnung und ein Spaltendesign (siehe Datensortierung und Datenergebnis) festzulegen. Erst im letzten Schritt sollten Layoutwünsche angepasst und eingestellt werden (siehe Layout).

Hinweis Standardauswertung dauerhaft anpassen

Bei Standardauswertungen ist die Bearbeitung einer Auswertung mit der Funktion F6 für "Bearbeiten" nicht gesperrt. Es soll damit dem Administrator ermöglicht werden, minimale Anpassungen, die meist organisatorische Aspekte behandeln (wie z. B. Datenbesitzer und Druckereinstellungen), direkt auf der Standardauswertung dauerhaft festzulegen.

Felder, die somit direkt für eine Standardauswertung geändert werden dürfen, sind folgende:

Auch ein neuerlicher Import einer Standardauswertung verändert den Wert dieser Felder nur, wenn im neu festgelegten BMD Standard der Standardwert geändert worden ist und das Feld bisher noch unverändert den alten Standardwert aufweist. Vom Anwender abweichend vom Standard getroffene Einstellungen dieser Felder bleiben somit erhalten.

Jene Felder, die strukturelle Änderungen bewirken könnten (z. B. Einstellungen zum Report) sind nicht bearbeitbar. Das Ansehen der im Spaltendesigner getroffenen Einstellungen ist erlaubt, daher ist der Aufruf des Spaltendesigners über das Feld Spaltendesigner mit der Funktion F8 möglich.

Es ist nicht möglich, eine Standardauswertung aus einem paketbezogenen Auswertungsdesigner mit verschiedenen Filtereinstellungen, die direkt in der Auswertung in den Feldern hinterlegt worden sind, zu starten. Die Filterfelder sind aus diesem Grund gesperrt.

Alle Felder, die aus diesem Grund nicht abänderbar sind, erhalten die Begründung "Bei BMD Standardauswertungen nicht zulässig" als Hinweis und als Information in der Statuszeile rechts unten am Bildschirm.

Das Löschen einer BMD Standardauswertung ist ebenfalls erlaubt (sofern auch etwaig vorhandene dazugehörige Smart-Interfaces zuvor gelöscht werden). Einer neuerlicher Import der BMD Standardauswertung ist dann jederzeit problemlos möglich.

Eine Beschreibung zu den anderen nützlichen Funktionen im LEA Auswertungsdesigner finden Sie in unserem Hilfesystem in der Fensterhilfe LEA Auswertungsdesigner im Bereich Funktionen im Fenster.

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3.1.2. Datensortierung und Datenergebnis

Das wesentliche Element der Auswertungsgestaltung ist der Spaltendesigner. Diesen erreichen Sie am schnellsten über die Funktion Spaltendesigner im LEA Auswertungsdesigner.

Der Bereich Spalten enthält alle verfügbaren Spalten, die in die Gruppen Spezial, Sortierung (nach Datenherkunft gruppiert) und Daten eingeordnet sind. An erster Stelle ist immer die Spalte Gesamt platziert, die Einstellungsmöglichkeiten für die Gesamtsummenzeilen bietet.

Sortierung (gelb)	Die gewählten Sortierspalten (= Sortierkriterien) ergeben zusammen die Sortierung: Sie gibt Auskunft darüber, nach welchen Merkmalen die Leistungen für diese Auswertung sortiert werden sollen.
Daten (blau)	Die gewählten Datenspalten sind zusammen mit den Spezialspalten die eigentlichen Informationsspalten, in welchen man die Auswertungsergebnisse ablesen kann. Die Datenspalten sind Spalten, bei welchen die Datenermittlung vorgegeben ist ...
Spezial (violett)	... wohingegen die Spezialspalten für Berechnungen mithilfe von Formeln, Makros, Kennzahlen etc. herangezogen werden können.

Jene Spalten, die konkret in dieser Auswertung in Verwendung stehen, sind im Bereich Spaltenübersicht angeführt. Im Bereich Spalteneinstellungen kann je Spalte das Format und speziell die für die jeweilige Spalte verfügbaren Optionen eingestellt werden. Im Bereich Layout finden Sie eine Vorschau mit fiktiven Daten.

Gestaltungshilfe

Zuerst ist die Sortierung festzulegen, indem aus dem Bereich Spalten unter dem Knoten "Sortierung"

passende, sinnvoll kombinierte Sortierspalten (= Sortierkriterien) gewählt werden. Die Anordnung der Spalten spielt insofern eine Rolle, da zuerst nach dem an der ersten Stelle stehenden Kriterium sortiert wird. Verfeinert wird die Sortierung mit jedem nachfolgenden Kriterium.

Dann sind dem Programm die gewünschten Datenspalten bekanntzugeben, indem diese ebenfalls aus dem Bereich Spalten unter dem Knoten "Daten"

ausgewählt werden. Auf demselben Weg können auch, falls für eigene Berechnungen erforderlich, die Spezialspalten unter dem Knoten "Spezial"

in die Übersicht geholt werden.

Entscheiden Sie im Anschluss, welche Einstellungen für die Spalte "Gesamt" für Ihre Auswertung zutreffen sollen.

Je nach Art der folgenden Spalte sind anschließend die Formateinstellungen für alle Spalten zu treffen und, falls gewünscht, weitere Einstellungen für Sortierspalten bzw. Einstellungen für Spezial- und für Datenspalten zu vergeben.

Die Auswahl der Sortierung und die getroffenen Optionen haben zum Teil erhebliche Auswirkungen auf die Aussagekraft und die Lesbarkeit der Auswertung, da sie das Bild der Auswertungstabelle mitbestimmen. Daher kann es zweckmäßig sein, dieselbe Auswertung einmal mit einer gröberen, übersichtlicheren Sortierung anzulegen und ein zweites Mal mit einer detaillierteren, informativeren Sortierung.

Achten Sie auch auf ideale Spaltenüberschriften (Verwendung von aussagekräftigen Abkürzungen oder Umbrüchen für die Spaltenüberschrift im Feld Spalte), dies erleichtert eine optimale Darstellung der Auswertung.

Bitte beachten Sie auch, dass die gewählte Breite der einzelnen Spalten mitentscheidend für das Layout der Auswertung ist. Orientieren Sie sich dabei grundsätzlich an den zu erwartenden Inhalten der Auswertungszellen, da Informationen, die nicht Platz finden, abgeschnitten dargestellt werden. Achten Sie daher besonders bei Spalten, die einen längeren textlichen Inhalt aufweisen könnten (z. B. Leistungstext), auch auf die Informationen zu den Feldern Maximale Textlänge und Zeilenumbruch.

Informationen dazu finden Sie auch im Kapitel Layout (Kapitel Ideale Spaltenbreite/Schriftgröße), weil manche Einstellungen, die Sie für eine Spalte vornehmen, erst mit Layouteinstellungen in den Feldern der Auswertung das Erscheinungsbild der Auswertung mitbestimmen.

Eine Beschreibung zu den nützlichen Funktionen im Spaltendesigner finden Sie in unserem Hilfesystem in der Fensterhilfe Spaltendesigner im Bereich Spaltenübersicht.

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3.1.3. Datenfilterung

Die Datenmenge, welche in die Auswertung fließt, wird mithilfe von Filterfeldern eingeschränkt: Nur Leistungen mit bestimmten Leistungsmerkmalen werden in die Auswertung einbezogen.

Filterfeldern begegnet man mehrfach im Programm. Ist es gewünscht, die Auswertung fix mit Einschränkung auf bestimmte Leistungsmerkmale starten zu lassen, ist es sinnvoll, diese bereits im Bearbeitungsmodus der Auswertung einzustellen.

Bei den Filterfeldern ist zu beachten, dass es manche mit Mehrfachauswahl von Filterkriterien gibt - erkennbar am F8-Symbol

Die Filterfelder können beliebig miteinander kombiniert werden und ergänzen sich.

Gestaltungshilfe

Wie oben erwähnt, ist die Befüllung der Filterfelder in diesem Bereich nur sinnvoll, wenn diese Filterung dauerhaft und bei jedem Aufruf die Datenmenge beeinflussen soll.

Ausnahme: Beim Testen einer Auswertung, oder wenn die Eingabe in die Filterfelder anschließend nicht abgespeichert wird, kann die Filterung auch an dieser Stelle eingestellt werden.

Hinweise

Sollte bei einem/mehreren Filterfeld/ern einer Auswertung der Wert <Ungültig> stehen, so beachten Sie bitte die Hilfe zum Punkt Ungültige Auswertungs-Filterwerte.

Auswertungen vom Typ Honorarvorschläge besitzen an dieser Stelle zwar auch Filterfelder, ein Einsatz dieser Filterfelder ist aber nicht anzuraten (siehe Punkt 4.2.2. Honorarnoten).

3.1.4. Layout

Der erste Schritt des Layouts (= Aussehen der Tabelle) ist bereits mit dem Einstellen der Spalten und der Vergabe eines passenden Formates im Spaltendesigner vorgenommen worden. Weitere Tabellenoptionen sowie Formatoptionen, die den gesamten Ausdruck betreffen, werden im Bearbeitungsmodus der Auswertung eingestellt.

Beachten Sie jedoch, dass für bestimmte Felder im Auswertungstyp, unter dem die Auswertung angelegt wird, bereits Standardeinstellungen existieren und diese wiederum von den paketbezogenen Standardeinstellungen abhängig sind. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in den Feldhilfen der jeweiligen Felder.

Hinweis

Bei Bedarf können in den Feldern Formularkopf bzw. Formularfuß Felder des Firmenstamms eingefügt werden (z. B. das Firmenlogo). Dabei ist jedoch zu beachten, dass hier immer die Daten der Hauptfirma der eigenen Firmengruppe angeführt werden, da in einer LEA Auswertung auch mehrere verschiedene Firmen vorkommen können (Ausnahme: Arbeitsschein).

Gestaltungshilfe

Da man bei einer Auswertung nicht nur auf die Richtigkeit der Daten, sondern auch auf die Darstellung der Daten Wert legt, ist es notwendig, sich die möglichen Optionen in den Layoutfeldern durchzusehen, ob eine/mehrere davon für ein "schöneres" und leichter lesbares Erscheinungsbild sinnvoll eingesetzt werden können.

Ideale Spaltenbreite/Schriftgröße

Besonders die ideale Spaltenbreíte samt der passenden Schriftgröße spielen eine wesentliche Rolle: Wenn Sie nicht im Vorfeld darauf achtgeben, kann es passieren, dass die Schriftgröße vielfach kleiner ist als unbedingt nötig (und die Daten daher schwer lesbar werden) oder rechts liegende Spalten abgeschnitten werden (und deshalb fehlen).

Folgende Einflüsse spielen hier eine Rolle:

Überlegen Sie, welches Format und welche Ausrichtung Ihr Ausdruck benötigt. Standard für neu erstellte Auswertungen ist DIN A4 im Hochformat. Das ergibt den verfügbaren Platz am "Papier", der für Ihre gewählten Spalten zur Verfügung steht.
Für die Aufteilung der Spalten an die Breite des "Papiers" wird zuerst auf die Breite der im Spaltendesigner enthaltenen Spalten Rücksicht genommen. Versuchen Sie daher die Spaltenüberschriften im Feld Spalte im Spaltendesigner so knapp wie möglich (aber trotzdem aussagekräftig) zu halten, und die Spaltenbreite an sich nicht an der Überschriftenlänge, sondern an die Breite der erwartbaren Inhalte der Auswertung auszurichten. Inhalte von Auswertungszellen wie ein Datum oder ein Betrag werden sonst jedenfalls abgeschnitten. Berücksichtigen Sie auch die Schriftgröße an sich, im normalen Anwendungsfall ist der Standardwert gut lesbar (Feld Schriftart im Spaltendesigner). Um längere textliche Inhalte besser aufzuteilen, können Sie mit den Feldern Maximale Textlänge und Zeilenumbruch im Spaltendesigner arbeiten.
Da das Feld Autom. Spaltenbreite bei neu erstellten Auswertungen die Option "Ja, ohne Mindestvorspann" aufweist, werden die Spalten im zweiten Schritt automatisch an die Breite des "Papiers" im Verhältnis wie im Spaltendesigner festgelegt angepasst. Breitere Spalten bekommen daher verhältnismäßig mehr Platz als schmälere Spalten. Durch diese Einstellung finden automatisch alle Spalten Platz. Nicht berücksichtigt wird bei der Aufteilung des Platzes hingegen der Inhalt der Spaltenüberschrift, also wie lang die Spaltenüberschrift selbst ist. Auch die Länge der Auswertungsdaten innerhalb einer Spalte spielt hier keine Rolle!
Um zu verhindern, dass aufgrund ungünstig eingestellter Spaltenbreiten die gesamte Auswertung bezüglich der Schriftgröße kleiner als nötig dargestellt wird, können Sie das Feld Schriftgröße automatisch verkleinern in der Auswertung nutzen. Unterschiedliche Anforderungen können mit diesem Feld umgesetzt werden:

Die Aktivierung des Feldes führt dazu, dass die Schriftgröße aller Spaltenüberschriften einheitlich so weit verkleinert wird, bis die Spalten im Verhältnis gedruckt werden und alle Spaltenüberschriften vollständig dargestellt werden können. Die Mindestgröße 4 pt. wird jedoch jedenfalls eingehalten. Dies führt zwar zu einer vollständigen Anzeige der Spaltenüberschrift, aber bestimmungsgemäß zu einer Verkleinerung der Schriftgröße für die gesamte Auswertung.

Bleibt das Feld wie im Standard deaktiviert, erreicht man, dass die Spaltenüberschriften in der im Spaltendesigner bereits gewählten Schriftgröße im Verhältnis der Spaltenbreite gedruckt werden (ohne, dass eine Anpassung/Verkleinerung der Schriftgröße erfolgt). Die Spaltenüberschriften, die nicht zur Gänze Platz finden, werden abgeschnitten, aber um drei Punkte (...) zur Kennzeichnung ergänzt.

Idealerweise haben Sie zuvor bereits im Spaltendesigner ideale Überschriften (Verwendung von aussagekräftigen Abkürzungen oder Umbrüchen in der Überschrift) gewählt, sodass es irrelevant ist, wie das Feld eingestellt worden ist, da bereits alle Spalten plus deren Spaltenüberschriften vollständig Platz finden.

Ideales Erscheinungsbild

Dieses Hilfekapitel ist aktuell in Arbeit.

Sollte sich nicht erklären lassen, wie die Spalten aufgeteilt werden bzw. wie sich die Spaltenbreite ergibt, können Sie ein detailliertes Logging aktivieren und die dortigen Informationen an BMD zur Analyse senden.

Nur wenn mit diesen Möglichkeiten kein zufriedenstellendes Ergebnis erreicht werden kann, ist der Einsatz eines eigenen Reports für die Auswertung anzudenken. Der Einsatz vervielfacht die Komplexität beim Erstellungs- und Wartungsaufwand. Der Report ist beispielsweise komplett neu zu erstellen, wenn Sie nachträglich feststellen, dass noch eine Änderung z. B. in der Anzahl der Spalten vorzunehmen ist.

Daher gilt hier die eindeutige Empfehlung: Das Hinterlegen eines selbst designten Reports im Feld Reportdesign ist nur sinnvoll (da komplexer in Erstellung und Wartung), wenn mit den anderen Optionen kein Auslangen gefunden wird.

Da es erfahrungsgemäß vom ersten Entwurf einer Auswertung bis zum fertigen Entwurf hinsichtlich des Layouts oft mehrere Versuche und unterschiedlich vorgenommene Einstellungen benötigt, möchten wir Sie dabei auch mit unserem

Seminar "LEA Auswertungen" und unserem

Webinar "WebAkademie: LEA Auswertungen" unterstützen. Hier wird genau darauf eingegangen, wie Sie diesen Prozess ideal gestalten können.

Eine Beschreibung zu den weiteren nützlichen Layouteinstellungen im LEA Auswertungsdesigner finden Sie in unserem Hilfesystem in der Hilfe Feldauswahl Auswertungen.

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3.1.5. Deckblatt

Die Einstellungen, welche Filterdetails am Deckblatt angedruckt werden sollen und ob das Deckblatt grundsätzlich gedruckt werden soll, können Sie im Auswertungsdesigner in der jeweiligen Auswertung vornehmen.

Die Einstellungen werden über die Felder Deckblattdruck, Filtermenge, Anzahl Filterausprägungen und Notiz drucken vorgenommen.

Deckblattdruck

Der Deckblattdruck kann in der Auswertung im Auswertungsdesigner über dieses Feld gesteuert werden.

Folgende Ausprägungen sind möglich:

Kein Deckblattdruck
Ja, mit Seitenumbruch: Nach dem Deckblatt wird ein Seitenumbruch eingefügt und dann erfolgt erst der Andruck der Auswertungsdaten. Das Deckblatt entspricht somit wirklich einer eigenen Seite.
Ja, ohne Seitenumbruch: Nach dem Deckblatt werden direkt die Auswertungsdaten angedruckt. Das Deckblatt nimmt somit nur einen Abschnitt der ersten Seite ein.

Als Informationen für das Deckblatt werden neben dem Auswertungsnamen auch noch Filterdetails herangezogen. Daher eignet sich der Deckblattdruck auch zur Analyse, ob Filterwerte gesetzt worde sind.

Beispiel Auswertung "Offene jahresbezogene Tätigkeiten"

Diese Auswertung zeigt bereits direkt in der Auswertung vorgefilterte Daten zu jahresbezogenen Tätigkeiten, die noch nicht fakturiert worden sind. Mit der Einstellung "Ja, ohne Seitenumbruch" erhalten Sie vor der eigentlichen Auswertung einen Bereich, der für das Deckblatt reserviert ist. Hier sehen Sie, welche Filterungen vorgenommen worden sind.

Können durch die vorgenommenen Filterungen keine Auswertungsdaten geliefert werden, erhalten Sie am Deckblatt die zusätzliche Information "Keine Daten bzw. kein Berechnungsergebnis vorhanden!"

Filtermenge

Über dieses Feld bestimmen Sie, welche Filter beim Deckblattdruck angedruckt werden sollen. Die Filterwerte kommen dabei vom Smart-Interface, wenn die Filterwerte dort abweichend von der Auswertung selbst eingegeben worden sind.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Alle Filter
Smart-Interface-Filter

Die Andruck-Reihenfolge der Smart-Interface-Filter kann ebenfalls beeinflusst werden und bestimmt sich aus der Anordnung der Filterfelder in der Smart-Interface-Abfrage.

Beispiel

Auswertung mit Filtermenge "Alle Filter" – Start über Smart-Interface

Auswertung mit Filtermenge "Smart-Interface-Filter" – Start über Smart-Interface

Auswertung mit Filtermenge "Smart-Interface-Filter" – Start über Auswertungsdesigner

Anzahl Filterausprägungen

Dieses Feld gibt an, wie viele unterschiedliche Ausprägungen des Filters im Zuge des Deckblattdrucks angeführt werden sollen.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Alle
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
20
30
40
50

Weitere Filterausprägungen, die aufgrund der vorgenommenen Einstellung nicht mehr angedruckt werden, sind am Deckblatt mit "..." angedruckt.

Beispiel

Auswertung mit Anzahl Filterausprägungen = 1

Notiz drucken

Dieses Feld bewirkt im Zuge des Deckblattdrucks, dass die auf der Auswertung hinterlegte Notiz am Deckblatt mitangedruckt wird.

Beispiel

Auswertung mit Andruck Notiz

4. Aufruf einer Auswertung

4.1. Überblick

Die erstellten Auswertungen stehen nicht nur im LEA Auswertungsdesigner, sondern auch an anderen Stellen für einen schnellen, sinnvollen Aufruf zur Verfügung. Da ein Auswertungsdesigner für Administratoren konzipiert ist (siehe Kapitel Schutz einer Auswertung), gibt es noch eine Reihe von Aufrufen bzw. Funktionen, die dem Anwender helfen sollen, die passende Auswertung in der richtigen Form (Vorschau am Bildschirm, Ausdruck, Datenexport etc.) zu erhalten:

Programmstellen mit Zugriff auf die Auswertungen:

Ausgabeformen:

Die Erstellung der Auswertung selbst wird grundsätzlich im Vordergrund abgewickelt. Wird eine Auswertung über die LEA Auswertungen oder deren Untermenüs (Smart-Interfaces) gestartet, kann diese mit den Ausgabeformen Vorschau anzeigen und Exportieren auch im Hintergrund verarbeitet werden. Dies ist vor allem für Auswertungen mit vielen auszuwertenden Daten nützlich, da eine Erzeugung im Programmhintergrund ein sofortiges Weiterarbeiten in der NTCS ermöglicht. Eine Abwicklung im Vordergrund würde bedeuten, dass NTCS für die Dauer der Aufbereitung blockiert ist und erst ein Weiterarbeiten erlaubt, wenn z. B. der Report mit der Auswertung fertig erzeugt und am Bildschirm angezeigt wird. Näheres zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Auswertung im Hintergrund verarbeiten der Fensterhilfe Smart-Interface (Dialogfenster).

Davon unabhängig ist es auch möglich, alle Auswertungen der LEA Auswertungen oder deren Untermenüs (Smart-Interfaces) stapelgesteuert aufbereiten zu lassen. Detaillierte Informationen zur Verwendung von Smart-Interfaces in einem Stapel finden Sie unter Stapel LEA Auswertungen.

Gestaltungshilfe

Wägen Sie ab, welche Auswertungen an welchen Stellen zur Verfügung stehen sollen.

Beachten Sie, dass Sie nicht benötigte Auswertungen auch inaktiv setzen können.

Ob eine Auswertung im Vordergrund oder im Hintergrund aufbereitet werden soll, ist dem Anwender selbst überlassen und muss von diesem je Aufbereitung entschieden werden. Dies hängt davon ab, ob die Auswertung sofort im Arbeitsablauf benötigt wird und auch davon, ob Sie mehrere Auswertungen kurz hintereinander starten möchten. Zweiteres ist mit der Hintergrundabwicklung praktikabel und sehr schnell möglich. Eine Abwicklung im Programmhintergrund wird mittels einer weiteren Programminstanz sofort angestoßen und es dauert daher nicht wesentlich länger, die Auswertung im Hintergrund aufbereiten zu lassen. Hier sind allerdings unter Umständen mehr Klicks erforderlich, bis Sie zur Auswertung selbst gelangen.

4.2. Programmstellen

4.2.1. Leistungserfassung

In den Programmen der Leistungserfassung (Leistungserfassung → Leistungserfassung → z. B. Tageserfassung) ist es unter Ausdruck → Auswertung möglich, sämtliche Auswertungen des Auswertungstyps Arbeitsberichte aufzurufen. Dieselbe Möglichkeit steht in den Programmen der Tagesabschluss-Übersichten (Leistungserfassung → Tagesabschluss/Autorisierung → z. B. Tagesabschluss Mitarbeiter) zur Verfügung. Für den Anwender wird nach dem Aufruf eine Einschränkungsmöglichkeit auf bestimmte Mitarbeiter und einen bestimmten Leistungszeitraum angeboten.

Damit kann sich jeder Mitarbeiter seine Leistungen in Form einer Auswertung in einer Vorschau auf dem Bildschirm ausgeben lassen bzw. diese ausdrucken.

4.2.2. Honorarnoten und Rechnungsbearbeitung

In der Verwaltung der Honorarnoten bzw. im Fenster Rechnung bearbeiten können Auswertungen gestartet werden, um Leistungsnachweise zu erzeugen, einen Überblick über die offenen Leistungen zu erhalten oder um mittels Showprogramm Honorarpositionen zu vergleichen und analysieren zu können.

4.2.2.1. Leistungsnachweis erzeugen

In der Verwaltung der Honorarnoten bzw. im Fenster Rechnung bearbeiten können alle Auswertungen des Auswertungstyps Honorarvorschläge unter Ausdruck → Honorarvorschlag/Leistungsnachweis aufgerufen werden. Üblicherweise werden an dieser Stelle Leistungsverzeichnisse als Leistungsnachweis (und Honorarvorschlagslisten für Abstimmarbeiten) ausgedruckt. Es werden immer genau jene Honorarpositionen ausgewertet, welche zuvor in der Liste der Honorarnoten markiert sind (Multi-Select ist möglich). Wird die Auswertung aus der Rechnungsbearbeitung gestartet, so wird selbstverständlich nur die in Bearbeitung befindliche Honorarnote ausgewertet.

Wenn Sie in der Bearbeitung einer Auswertung im LEA Auswertungsdesigner direkt Filter gesetzt haben, werden diese Filterkriterien auch beim Auswertungsstart aus dem Fenster Honorarnoten bzw. aus der Rechnungsbearbeitung berücksichtigt. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, bestimmte Leistungen aus dem Leistungsnachweis für den Rechnungsempfänger auszublenden. Bitte beachten Sie aber, dass durch das Ausblenden bestimmter Leistungen das errechnete Honorar des Leistungsnachweises von jenem der Honorarnote abweichen kann (wenn Sie das Honorar in der Auswertung andrucken).

Hinweis

Auswertungstechnisch gelten auch Geschäftsfälle wie Teilrechnung, Akontoforderung, Gutschrift, Storno und Ausbuchung als "Honorarvorschlag", welche bei einem pauschalen Start der Auswertung miteinfließen würden. Um sicherzugehen, dass nur Daten der gewünschten Honorarpositionen ausgewertet werden, ist an anderer Stelle im Programm kein Aufruf von Auswertung des Auswertungstyps "Honorarvorschläge" vorgesehen.

Nach dem Aufruf der Funktion erhält der Anwender zuerst die Möglichkeit über die zwei Reiter, eine Auswertung oder ein Smart-Interface einer Auswertung zu wählen. Üblicherweise genügt die Auswahl einer Auswertung. Möchten Sie aber innerhalb der zuvor gewählten Honorarpositionen auf bestimmte Leistungen einschränken, dann ist der Aufruf eines Smart-Interface der passendere Weg.

Hinweis

Beim Versenden des Leistungsnachweises über den Zeitverzögerten Rechnungsversand (per Mail) kann nicht auf diese Smart-Interfaces zugegriffen werden. Wenn Sie in diesem Fall bestimmte Leistungen im Leistungsnachweis ausblenden möchten, setzen Sie bitte die entsprechenden Filter in der Bearbeitung der Auswertung im LEA Auswertungsdesigner.

Die Schaltfläche "Übernehmen" startet die aktuell markierte Auswertung bzw. das akuell markierte Smart-Interface. Über den Hinweisdialog "Auswertung" wählen Sie im nächsten Schritt die gewünschte Ausgabeform aus.

Aus folgenden Optionen können Sie wählen:

Vorschau	Die Option "Vorschau" startet die Aufbereitung der Auswertung am Bildschirm.
Drucken	Die Option "Drucken" startet den Ausdruck der Auswertung am Drucker.
Exportieren	Die Option "Exportieren" öffnet das Fenster Datenexport. Mit den hier getätigten Eingaben werden die Daten der Auswertung in eine CSV-, XLSX-, HTML-, XML- oder BMDSP-Datei exportiert. In der Bearbeitungsmaske der Auswertung haben Sie über das Feld Exporteinstellung die Möglichkeit, Einstellungen zu definieren, welche nur für die jeweilige Auswertung angewandt werden können.
Abbrechen	Die Option "Abbrechen" bricht die weitere Aufbereitung der Auswertung ab.

Werden Honorarnoten über den Rechnungsstapel erstellt, ist hier eine praktikable Funktion vorgesehen, um in einem Arbeitsgang zur Honorarnote auch Leistungsnachweise auszudrucken.

In den Feldern der Gruppe Honorarvorschlag/Leistungsnachweis werden diesbezüglich Optionen angeboten, im Feld Auswertung ist jede Auswertung vom Auswertungstyp "Honorarvorschläge" verfügbar.

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4.2.2.2. Offene Leistungen auswerten

In der Rechnungsbearbeitung können unter Ausdruck → Offene Leistungen alle Auswertungen des Auswertungstyps Offene Leistungen aktuell aufgerufen werden. Damit kann jener Anwender, der die Honorarnoten bearbeitet, sofort einen Report der Offenen Leistungen des Rechnungsempfängers am Bildschirm erhalten oder einen Ausdruck am Drucker starten.

4.2.2.3. Honorarpositionen über Showprogramm vergleichen und analysieren

In der Verwaltung der Honorarnoten können Sie durch Einblenden des Bereichs Showprogramm über das Layout in einem eigenen Bereich eine Abrechnungsstatistik oder dergleichen mithilfe des eingebetteten Showprogramms anzeigen lassen. Dies ermöglicht Ihnen beispielsweise, die Daten früherer Honorarnoten eines Rechnungsempfängers zur aktuell markierten Honorarnote auf einen Blick zu sehen (z. B. Honorar, DB, Selbstkosten). Da jedes Showprogramm sehr flexibel und auf Ihren Bedarf angepasst designt werden kann, ist es möglich, hier schnelle und aussagekräftige Vergleiche und Analysen auf einen Blick zu tätigen.

4.2.3. LEA Auswertungen samt Untermenüs (Smart-Interfaces)

4.2.3.1. Überblick

Je Auswertungstyp gibt es einen eigenen gleichlautenden Menüpunkt, von wo aus die Auswertungen ebenfalls gestartet werden können (Ausnahme: Auswertungstyp "Honorarvorschläge" - siehe Hinweis). Allerdings wird vor der eigentlichen Auswertung ein Smart-Interface gestartet, das eine beliebige Anzahl von Filterfeldern beinhaltet. Das Smart-Interface wird in Form eines Smart-Interface-Dialogfensters sozusagen vor eine bestehende Auswertung gelegt. Damit kann man die Auswertung einerseits für den Anwender mit bestimmten, selbst wählbaren Filterfeldern praktikabel aufrufen lassen und andererseits die Auswertung selbst vor unbefugtem Zugriff schützen (siehe Kapitel Schutz einer Auswertung). Die Anwender des Smart-Interface sehen damit nur das Dialogfenster, aber nicht die Einstellungen zur Auswertung selbst, welche ja im LEA Auswertungsdesigner getroffen worden sind.

Das Fenster LEA Auswertungen (Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungen) bietet eine Übersicht über alle Smart-Interfaces - wie im LEA Auswertungsdesigner nach Auswertungstypen getrennt. Hier können die Smart-Interfaces nicht nur gestartet, sondern auch erstellt und verwaltet werden.

Direkt darunter im Menü angeordnet sind die Smart-Interfaces je Auswertungstyp (z. B. Honorar- und DB-Statistiken unter Leistungserfassung → Auswertungen → Honorar- und DB-Statistiken). Auch hier können die Smart-Interfaces aufgerufen, erstellt und verwaltet werden.

Die vorhandenen Smart-Interfaces sind da wie dort sichtbar, d. h., es ist nicht relevant, an welcher Stelle man sie erstellt. Die unterschiedlichen Aufrufmöglichkeiten begründen sich nur darin, dass man über Berechtigungen bestimmte User von einer bestimmten Aufrufmöglichkeit aussperren könnte.

Je Auswertung können beliebig viele Smart-Interfaces angelegt werden.

Für die BMD Standardauswertungen existieren bereits Standard-Smart-Interfaces, welche sofort verwendet werden können. Die Bearbeitung und das Speichern sind bei den Standard-Smart-Interfaces für bestimmte Felder erlaubt, um beispielsweise das Aktiv-Kennzeichen zu ändern oder die Anzeige in den Navigatoren zu aktivieren. Die hinterlegte Auswertung, die Bezeichnung, die Feldauswahl, die Felder "E-Mail je" und "Makro" sowie die Sortierung können hier aber nicht bearbeitet werden. Eine hinterlegte Notiz kann zwar mit der F8-Funktion

angesehen werden, öffnet sich aber im Modus "Schreibgeschützt".

Die schnellsten Möglichkeiten, für eine Auswertung ein Smart-Interface zu erstellen, stehen Ihnen direkt im LEA Auswertungsdesigner zur Verfügung:

Sie erhalten beim Speichern einer neu erstellten Auswertung eine Abfrage, ob im Anschluss daran sofort ein Smart-Interface zur Auswertung erstellt werden soll:
Für jede Auswertung kann über das Menü oder über die rechte Maustaste die Funktion Smart-Interface erstellen ausgeführt werden, welche ebenfalls im Anschluss daran sofort ein Smart-Interface zur Auswertung erstellt.

Gestaltungshilfe

Wird ein neues Smart-Interface erstellt, ist zwingend eine Bezeichnung zu vergeben, die Auswahl der Auswertung, die zugrunde liegt, zu treffen und eine Feldauswahl mithilfe der benötigten Filterfelder (siehe Datenfilterung) einzustellen. In der Feldauswahl wird bestimmt, welche Filterungen beim Start des Smart-Interface möglich sein sollen.

Weitere Informationen zu den Standardfeldern eines Smart-Interface finden Sie im Hilfedokument Feldauswahl Smart-Interfaces: Standardfelder.

4.2.3.2. Datenfilterung

Der wesentliche Zweck des Smart-Interface ist, dem Anwender eine Möglichkeit zur Datenfilterung zu geben, um genau zur benötigten Auswertung zu gelangen. Die Feldauswahl der Filterfelder erreicht man über das Feld Feldauswahl im Bearbeitungsmodus eines Smart-Interface.

In der linken Liste befinden sich alle verfügbaren Filterfelder, welche durch Anhaken nach rechts übernommen werden können. Diese Auswahl an Filterfeldern wird anschließend in das Smart-Interface übernommen. (Zusätzlich wird automatisch das Feld Im Hintergrund verarbeiten eingeblendet, wobei es sich aber nicht um ein Filterfeld handelt.)

Bei den Filterfeldern ist zu beachten, dass es manche mit Mehrfachauswahl von Filterwerten gibt - erkennbar am Symbol

Die Filterfelder können beliebig miteinander kombiniert werden und ergänzen sich.

Gestaltungshilfe

Es ist sinnvoll, auf die Reihenfolge der Filterfelder zu achten und diese sinnvoll zu kombinieren.

Speziell bei den Perioden- bzw. Leistungsdatum-Feldern ist zu beachten, dass diese im Smart-Interface in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind - zuerst das betreffende Von-Feld und anschließend das dazugehörige Bis-Feld. Ansonsten kommt es durch das Auto-Vervollständigen zu unerwünschten Filtereingaben.

Zu beachten ist, dass die Auswahl von Filterwerten im Smart-Interface gegenüber der Auswahl von Filterwerten direkt in der Auswertung (im LEA Auswertungsdesigner) vorrangig ist. Das gilt jedoch nur für Filterfelder, welche dem Anwender auch tatsächlich im Smart-Interface zur Verfügung gestellt worden sind.

Weitere Informationen zu den möglichen Filterfeldern eines Smart-Interface finden Sie im Hilfedokument Feldauswahl Filterfelder Smart-Interfaces: Alle Felder.

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4.2.4. Navigatoren

Im Mitarbeiter-Navigator, im Kunden-Navigator und im Projekt-Navigator (unter CRM und DMS → CRM → Navigatoren und Cockpits) können im Ordner "LEA" Statistiken aufgerufen werden, deren Daten im Hintergrund von einer LEA Leistungsstatistik geliefert werden. Konkret handelt es sich dabei um das Smart-Interface "Kundenshowprogramm" für den Kunden-Navigator (und den Projekt-Navigator, falls gewünscht) und das Smart-Interface "Mitarbeitershowprogramm" für den Mitarbeiter-Navigator. Diese Smart-Interfaces sind von BMD vordefiniert und im BMD Auslieferungsstandard der Auswertungen dabei.

Damit kann jeder Anwender eine schnelle Statistik mit grafischer Darstellung zu einem bestimmten Mitarbeiter, Kunden oder Projekt erhalten.

Im Prinzip kann jedes Smart-Interface auch als Kundenstatistik, Projektstatistik oder Mitarbeiterstatistik gestartet werden. Dazu sind lediglich die Felder Im Kunden-Navigator anzeigen, Im Projekt-Navigator anzeigen und/oder Im Mitarbeiter-Navigator anzeigen im Smart-Interface entsprechend zu aktivieren.

Gestaltungshilfe

Zu beachten ist: Sobald mehr als ein Smart-Interface derart gekennzeichnet ist, dass es im Navigator angezeigt werden soll, erhält der Anwender beim Start der Statistik eine Auswahl der verfügbaren Smart-Interfaces.

4.2.5. Schnellstartleisten

Jede Auswertung, für welche ein Smart-Interface definiert worden ist, kann auch in die Schnellstartleiste Meine Schnellstartleiste aufgenommen werden.

Gestaltungshilfe

Für die Zuweisung eines Smart-Interface in die Schnellstartleiste stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung:

Per Drag & Drop
Ziehen Sie das gewünschte Smart-Interface einfach in den gewünschten Ordner der Schnellstartleiste.

Danach öffnet sich das Fenster Schnellstartleiste Parameter, in welchem Sie alle weiteren Einstellungen dazu bekannt geben müssen.
Per Funktion "Neu"
In der Schnellstartleiste können Sie über das Symbol "Zahnrad" das Fenster "Favoriten" aufrufen. Oder Sie erstellen innerhalb der Schnellstartleiste einen neuen Ordner, wenn Sie den Aufruf außerhalb der Favoriten platzieren möchten.

In beiden Fällen ordnen Sie zuerst die gewünschte Funktion "Auswertungen" (MCS_MDZLEAUSWERTINPUTSMIMGR_CREATE) zu. Das funktioniert über eine Neuanlage, wobei Sie über das Feld "Parameter" das Fenster Schnellstartleiste Parameter manuell mit der Funktion F4 aufrufen müssen.

Im Fenster Schnellstartleiste Parameter ist bekannt zu geben, welche Auswertung konkret über die Schnellstartleiste gestartet werden soll. In beiden Fällen sind zusätzlich auch Einstellungen zu treffen, in welcher Ausgabeform die Auswertung wunschgemäß gestartet werden soll. Bitte beachten Sie für weitere Informationen die Fensterhilfe Schnellstartleiste Parameter.

Nach dem Treffen der Einstellungen und dem Abspeichern kann die gewünschte Auswertung mit einem Mausklick gestartet werden.

4.2.6. Stapelauswertungen

Unter Leistungserfassung → Auswertungen → Stapelauswertungen können Stapelauswertungen eingerichtet und gestartet werden. Eine Stapelauswertung ist eine Zusammenfassung von Smart-Interfaces, die in der täglichen Arbeit immer wieder gemeinsam gestartet und benötigt werden. Somit kann mit einer Filterfeld-Abfrage zeitgleich ein Start mehrerer Smart-Interfaces (unabhängig vom Auswertungstyp) erfolgen.

Gestaltungshilfe

Eine vordefinierte Stapelauswertung ist im Auslieferungsstand nicht vorgesehen. Diese ist somit individuell zu erstellen.

Wird eine neue Stapelauswertung erstellt, ist zwingend eine Bezeichnung zu vergeben und eine Feldauswahl einzustellen (zur Verfügung stehen alle Filterfelder). In der Feldauswahl wird wie beim Smart-Interface bestimmt, welche Filterfelder beim Start der Stapelauswertung erscheinen sollen.

Dabei ist besonders zu beachten, dass eine Filterfeld-Auswahl nur für jene Smart-Interfaces der Stapelauswertung gilt, welche auch dasselbe Filterfeld im ursprünglichen Smart-Interface zugeordnet haben.

Im Anschluss sind die gewünschten Smart-Interfaces mit der Funktion Auswertungen zuordnen zuzuordnen.

Die Auswertungen werden in der Reihenfolge, wie sie im Stapel definiert sind, gestartet (siehe Spalte "Reihenfolge"). Zur Ansicht geöffnet wird die zuletzt gestartete Auswertung, zum Umschalten auf die anderen Auswertungen wird am besten die Schnellstartleiste genutzt.

4.2.7. BI-Auswertungen

Mithilfe von "Business Intelligence" (abgekürzt "BI") ist es möglich, bestehende Auswertungen, die unterschiedliche Aspekte auswerten, jedoch miteinander in Verbindung gebracht werden sollen, in einer gemeinsamen BI-Auswertung darstellen zu lassen. Die Auswertungen können dabei aus unterschiedlichen Fachbereichen der NTCS stammen (LEA, WWS, LOHN ...). Somit lassen sich auch paketübergreifende BI-Auswertungen gestalten. Eine BI-Auswertung kann aber auch mehrere Auswertungen eines Pakets verknüpfen.

Gestaltungshilfe

Eine detaillierte Beschreibung, wie BI-Auswertungen erstellt, konfiguriert und genutzt werden können, finden Sie in der Themendokumentation BI-Auswertungen erstellen und anwenden. BMD stellt zurzeit drei BI-Standardauswertungen für das Paket LEA zur Verfügung. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation LEA BI-Standardauswertungen STB bzw. LEA BI-Standardauswertungen UNT. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung von BI-Auswertungen eine eigene Lizenz nötig ist.

4.3. Ausgabeformen

Eine Auswertung wird grundsätzlich über die dafür vorgesehene Start-Funktion gestartet. Abgesehen davon gibt es aber auch die Möglichkeit, die Auswertung über das Showprogramm starten zu lassen.

Da der Start einer Auswertung im LEA Auswertungsdesigner nur in seltenen Fällen erfolgt, ist die dafür nötige Funktion

Starten unter den Funktionen zu finden. Nach dem Starten der Funktion erhalten Sie eine Meldung, in der Sie bekannt geben, welche der möglichen Ausgabeformen Sie wählen möchten (Vorschau, Drucken, Exportieren). Diese Ausgabeformen werden alle im Vordergrund abgewickelt. Das bedeutet, für die Dauer der Aufbereitung der Auswertung ist kein Weiterarbeiten in der NTCS an anderer Stelle möglich.

Erfolgt der Start der Auswertung über ein Smart-Interface, können Sie direkt im Fenstermenü die Funktion

Starten nutzen. Erst im darauffolgenden Dialogfenster des Smart-Interface entscheiden Sie, welche der möglichen Ausgabeformen Sie wählen möchten (Vorschau anzeigen, Drucken, Exportieren).

Im Standard ist hier ebenfalls vorgesehen, dass diese Ausgabeformen im Vordergrund abgewickelt werden. Mithilfe der Ausgabeformen Vorschau anzeigen und Exportieren ist es aber möglich, eine Auswertung im Hintergrund aufbereiten zu lassen. Für diesen Zweck kann das Feld Im Hintergrund verarbeiten aktiviert werden.

In den folgenden Kapiteln erfahren Sie Details zu den möglichen Ausgabeformen.

4.3.1. Vorschau anzeigen

Wenn Sie eine Vorschau der Auswertung am Bildschirm benötigen, gehen Sie nach dem Starten der Auswertung wie folgt vor.

Findet der Ausdruck über den LEA Auswertungsdesigner statt (selten) dann wählen Sie in der Meldung die Option "Vorschau":

Findet der Ausdruck über ein Smart-Interface statt, gelangen Sie zur Vorschau, indem Sie direkt im Dialogfenster des Smart-Interface das Symbol (die Funktion)

Vorschau anzeigen aufrufen.

Wählen Sie vor dem Ausführen der Funktion, in welcher Form die Verarbeitung der Auswertung vor sich gehen soll:

Bleibt beim Ausführen der Funktion das Feld Im Hintergrund verarbeiten deaktiviert, wird die Auswertung im Vordergrund verarbeitet und die Vorschau wird Ihnen in Form eines Reports am Bildschirm ausgegeben. An dieser Stelle kann die Auswertung wie jeder BMD Report als Ausdruck, E-Mail-Anhang etc. weiterverwendet bzw. archiviert werden.
Wird beim Ausführen der Funktion das Feld Im Hintergrund verarbeiten aktiviert, erfolgt die Verarbeitung der Auswertung im Hintergrund. Nach Beendigung der Aufbereitung erhalten Sie die Auswertung über eine interne Nachricht zugestellt, worüber Sie auch benachrichtigt werden. An dieser Stelle kann die Auswertung im PDF-Format angesehen und weiterverwendet, archiviert etc. werden.

Hinweis Mit Leistungsdetail in Vorschau

Wird die Auswertung am Bildschirm in Form eines Reports geöffnet, kann eine nützliche Funktion bei der Datenanalyse hilfreich sein. Dafür muss für die betreffende Auswertung das Feld Mit Leistungsdetail bei Vorschau aktiviert werden. Auswertungszeilen werden dann bei Mouseover mit farbigem Hintergrund angezeigt. Das bedeutet, dass ein weiterer Mausklick auf die Auswertungszeile ein Leistungsdetail startet, in welcher je Auswertungszeile dargestellt wird, aus welchen Leistungen sich diese Auswertungszeile konkret zusammensetzt.

Hinweis Archivierung

Über die Schaltfläche "Archivieren" haben Sie die Möglichkeit, die angezeigte Auswertung zu archivieren. Am DMS-Vorschlagswert mit der Dokumentenherkunft "LEA Auswertungen" können Sie dafür eine Person im gleichnamigen Feld hinterlegen, wenn Sie Ihre Auswertungen gesammelt auf einen bestimmten Kunden archivieren möchten (z. B. einen internen Kunden).

4.3.2. Drucken

Wenn Sie einen Ausdruck der Auswertung am Drucker benötigen, gehen Sie nach dem Starten der Auswertung wie folgt vor.

Findet der Ausdruck über den LEA Auswertungsdesigner statt (selten) dann wählen Sie in der Meldung die Option "Drucken":

Findet der Ausdruck über ein Smart-Interface statt, erhalten Sie einen Ausdruck, indem Sie direkt im Dialogfenster des Smart-Interface das Symbol (die Funktion)

Drucken aufrufen.

In beiden Fällen können Sie im Dialogfenster "Drucken" Ihres Druckers weitere Einstellungen zum Druck vornehmen:

Für den Druck einer Auswertung ist nur eine Verarbeitung im Vordergrund vorgesehen, die Abwicklung kann nicht im Programmhintergrund vorgenommen werden.

4.3.3. Exportieren

Wenn Sie einen Export von generierten Auswertungsdaten benötigen, gehen Sie nach dem Starten der Auswertung wie folgt vor.

Soll der Export über den LEA Auswertungsdesigner stattfinden (selten) dann wählen Sie in der Meldung die Option "Exportieren":

Nehmen Sie im Anschluss daran im Fenster Datenexport weitere Einstellungen zum Datenexport vor. Haben Sie für die Auswertung selbst eine Exporteinstellung getroffen (siehe Hinweis Exporteinstellung je Auswertung definieren), wird diese übernommen.

Soll der Export über ein Smart-Interface stattfinden, gelangen Sie zu den benötigten Daten, indem Sie direkt im Dialogfenster des Smart-Interface das Symbol (die Funktion)

Exportieren aufrufen.

Wählen Sie vor dem Ausführen der Funktion, in welcher Form die Verarbeitung der Auswertung vor sich gehen soll:

Bleibt beim Ausführen der Funktion das Feld Im Hintergrund verarbeiten deaktiviert, wird die Auswertung im Vordergrund verarbeitet.

Zuerst erhalten Sie das Fenster Datenexport, um weitere Einstellungen zum Datenexport vorzunehmen. Beachten Sie insbesondere die Einstellungen zum "Dateiformat" und zum "Dateinamen". Haben Sie für die Auswertung selbst eine Exporteinstellung getroffen (siehe Hinweis Exporteinstellung je Auswertung definieren), wird diese übernommen.

Gemäß diesen Einstellungen wird die Zieldatei mit den Auswertungsdaten erstellt. In der Zieldatei können die Daten weiter bearbeitet, sortiert etc. werden.

Wird beim Ausführen der Funktion das Feld Im Hintergrund verarbeiten aktiviert, erfolgt die Verarbeitung der Auswertung im Hintergrund.

Auch auf diesem Weg nehmen Sie im Anschluss daran im Fenster Datenexport weitere Einstellungen zum Datenexport vor. Beachten Sie insbesondere die Einstellungen zum "Dateiformat" und zum "Dateinamen". Haben Sie für die Auswertung selbst eine Exporteinstellung getroffen (siehe Hinweis Exporteinstellung je Auswertung definieren), wird diese übernommen. Beachten Sie, dass die Einstellungen des Bereichs "Nach dem Exportieren" ("Datei öffnen", "Verzeichnis öffnen") für diesen Vorgang irrelevant sind - Datei wie auch Verzeichnis werden nicht geöffnet.

Nach Beendigung der Aufbereitung erhalten Sie einerseits eine Kopie der exportierten Originaldatei der Auswertung über eine interne Nachricht zugestellt, worüber Sie auch benachrichtigt werden. Andererseits erfolgt auch eine Ablage der exportierten Originaldatei mit den Auswertungsdaten am zuvor festgelegten Exportpfad.

In den Interne Nachrichten kann die Auswertung im zuvor gewählten Dateiformat angesehen werden. Achtung: Mit der Funktion "Dokument ansehen" können Sie zwar Bearbeitungen durchführen und unter einem anderen Namen abspeichern, Sie arbeiten jedoch nicht auf der Originaldatei. Im Bereich Text finden Sie die Information, auf welchem Exportpfad und unter welchem Namen die Originaldatei abgelegt ist. Von dort aus kann sie weiterverwendet, archiviert etc. werden.

Hinweis Formatierte Werte exportieren

In der Auswertung können Sie über das Feld Formatierte Werte exportieren festlegen, ob die im Spaltendesigner eingestellten Sonderformate, z. B. Rundungen und spezielle Datumsformate, beim Export in die CSV-Datei bzw. in die XLSX-Datei übergeben werden sollen.

Hinweis Exporteinstellung je Auswertung definieren

In der Bearbeitungsmaske der Auswertung im LEA Auswertungsdesigner können Sie über das Feld Exporteinstellung Einstellungen für den Export definieren, die für die jeweilige Auswertung angewandt werden sollen. Dieser Vorschlag wird sowohl beim Export der Auswertung über den LEA Auswertungsdesigner als auch über das Smart-Interface berücksichtigt. Die Ausnahme bildet nur der Start der Auswertung über den Stapel Auswertungen Spezial, in dem Sie eine separate Exporteinstellung definieren müssen.

Bei Auswertungen ohne eigene Exporteinstellung wird im Exportdialog wie bisher die zuletzt getroffene Einstellung vorgeschlagen.

4.3.4. Showprogramm

Das Showprogramm zu einer Auswertung erhalten Sie sowohl im LEA Auswertungsdesigner als auch bei den Smart-Interfaces über die Funktion Showprogramm. Es bietet eine grafische Darstellung der Auswertungsdaten in Diagrammform, wobei am Bildschirm die Filterung bis in die Details hinein möglich ist.

Eine Anleitung für das Arbeiten mit dem Showprogramm einer Auswertung finden Sie in der Fensterhilfe Showprogramm.

4.3.5. Organigramm

Das Organigramm zu einer Auswertung erhalten Sie sowohl im LEA Auswertungsdesigner als auch bei den Smart-Interfaces über die Funktion Organigramm. Es bietet eine grafische Darstellung der Auswertungsdaten in Organigrammform, wobei am Bildschirm eine Einschränkung auf gewisse Details möglich ist.

Eine Anleitung für das Arbeiten mit der Organigrammansicht einer Auswertung finden Sie in der Fensterhilfe Organigramm.

4.3.6. Bericht

Die Ergebnisse von Auswertungen können auch in Berichte integriert werden, sowohl in Tabellenform als auch in Diagrammform. Es ist auch möglich, in einen Bericht mehrere unterschiedliche Auswertungen einzulagern. Die Berichte selbst werden entweder im Programmpaket

BILANZ oder

KORE angelegt und können mit bestimmten Einstellungen in den Navigatoren als Aufruf unter Berichte bereitstehen.

Eine Anleitung für das Einfügen von Tabellen in Berichten finden Sie in der Themendokumentation Berichte mit LEA Auswertungen bzw. im Kapitel Auswertung in Standardbrief / Bericht integrieren der Fensterhilfe Smart-Interface (Dialogfenster).

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5. Schutz einer Auswertung

5.1. Überblick

Es gibt zwei unterschiedliche Motive, wenn man vom Schutz einer Auswertung spricht.

Motiv 1 – Auswertungsschutz: Die Auswertung selbst soll nicht verändert werden können.
Motiv 2 – Datenschutz: Gewisse Auswertungsdaten dürfen nur von bestimmten Mitarbeitern aufgerufen werden.

Für beide Motive gibt es Einstellungen und Optionen – alle Optionen können auch miteinander kombiniert eingesetzt werden. Informieren Sie sich diesbezüglich auch in der Themendokumentation Spezielle Datenbesitzerkonzepte in der LEA.

5.1.1. Auswertungsschutz

Programmberechtigungen - Sperre LEA Auswertungsdesigner

Durch die Verwendung von Smart-Interfaces ist es möglich, dass die Anwender nur Auswertungen starten (und daher nicht abändern) können. Das Fenster LEA Auswertungsdesigner wird dabei generell für diese Anwender über die normalen Berechtigungen gesperrt, nur Administratoren sollten Zugriff auf den LEA Auswertungsdesigner erhalten, um die Auswertung selbst mitsamt deren Einstellungen vor Zugriff zu schützen.

Ein Nebeneffekt des Smart-Interface ist, dass die Anwender durch die voreingestellten Filterfelder mit möglichst wenig Aufwand den Start einfach und schnell durchführen können.

Programmberechtigungen - Sperre Smart-Interfaces

Auch die Smart-Interfaces (z. B. Offene Leistungen per) können vor Abänderung durch normale Anwender geschützt werden. Zu diesem Zweck gibt es je Auswertungstyp wiederum die Möglichkeit, die Bearbeitung über normale Berechtigungen zu sperren und nur das Ansehen (und damit den Start) des Smart-Interface zuzulassen.

Achtung: Über das Fenster LEA Auswertungen wäre ein Zugriff trotzdem noch möglich. Daher ist es sinnvoll, in diesem Fall auch dieses Fenster sperren zu lassen.

5.1.2. Datenschutz

Datenbesitzergruppen

Sowohl bei den Auswertungen als auch bei den Smart-Interfaces ist es möglich, auf die Datensätze Datenbesitzergruppen (Felder Datenbesitzer für Ansehen und Datenbesitzer für Bearbeiten) zu hinterlegen. Damit können einzelne Auswertungen für bestimmte Personenkreise gesperrt werden.

Jene Personen, die mittels Datenbesitzergruppe vom Ansehen der Auswertung ausgeschlossen sind, sind in weiterer Folge auch nicht dazu berechtigt, eine Auswertung zu starten.

Sperre Auswahl "Alle" für schützenswerte Filterfelder

Sie können steuern, dass eine Eingabe für bestimmte schützenswerte Filterfelder (Kunde, Mitarbeiter ...) eines Smart-Interface vorgenommen werden muss. Dazu können Sie das Feld Eingabe Smart-Interface im Auswertungstyp auf die Einstellung "Eingabe 'Alle' ist nicht zulässig" stellen. Diese Einstellung gilt dann für alle Smart-Interfaces, die für Auswertungen dieses Auswertungstyps angelegt worden sind. Infolgedessen muss in Filterfeldern des Smart-Interface, die zuvor auch mit der Option "Alle" (= keine Auswahl) gestartet werden konnten, eine Auswahl getroffen werden.

Filterfeld als Pflichtfeld

Wie in jeder Feldauswahl besteht auch die Möglichkeit, ein Filterfeld als Pflichtfeld zu deklarieren. Damit lässt sich auch über diesen Weg die Auswahl "Alle" für ein Smart-Interface-Filterfeld verhindern. Weiters kann damit auch eine Datenbesitzergruppen-Prüfung verknüpft werden.

Filterfelder mit Berechtigung

Jene Smart-Interface-Filterfelder, welche in Klammer die Bezeichnung (mB) für "mit Berechtigung" aufweisen, besitzen eine eigene Berechtigungslogik. Es sind dies folgende Filterfelder:

Einerseits ist bei Verwendung sichergestellt, dass eine Eingabe erfolgen muss - das Belassen der Auswahl "Alle" ist nicht möglich. Das gilt übrigens auch für alle anderen Filterfelder, welche im selben Smart-Interface eingestellt sind. Der Anwender wird auf diesen Umstand hingewiesen, wenn keine Einschränkung stattfindet.

Andererseits kann zusätzlich über die Verwendung von Datenbesitzervorschlagswerten die Auswahl von bestimmten Mitarbeitern als Filterwerte unterbunden werden. Dazu muss für die User-ID des Mitarbeiters, den nur eine bestimmte Datenbesitzergruppe als Filterwert auswählen darf, ein Datenbesitzervorschlagswert angelegt werden. Als Funktion ist hier LEA Honorarnote zu wählen. Der solcherart "gesperrte" Mitarbeiter ist zwar für alle Anwender sichtbar, allerdings erhält ein nicht berechtigter Anwender einen Hinweis, dass die Berechtigung zur Auswahl des Mitarbeiters fehlt. Die Datenbesitzervorschlagswerte befinden sich unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Datenbesitzerzuordnung → Datenbesitzervorschlagswerte.

Filterfeld Projektleiter

Das Smart-Interface-Filterfeld Projektleiter besitzt die Eigenschaft, dass es immer read-only mit jenem Mitarbeiter befüllt wird, der die Auswertung startet (Ermittlung über User-ID). Somit kann der Anwender immer nur jene Projekte auswerten, bei welchen er selbst als Projektleiter im Projektstamm eingetragen ist.

6. Tipps und Hintergrundinformationen

6.1. Auswertungen in Fremdsprache

Auswertungen können auch für ausländische Kunden in einer Fremdsprache übersetzt ausgedruckt werden. Nähere Informationen finden Sie im Spezialthema Fremdsprachige Auswertungen.

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7. FAQ

Welche Auswertungstypen bringen welche Leistungen?

Wie kann bei einer Auswertung das Smart-Interface (Filterfeld) angepasst werden?

Wie können bei einer Auswertung Spalten hinzugefügt oder entfernt bzw. deren Breite verändert werden?

Wie lassen sich eigene Auswertungen erzeugen bzw. BMD Standardauswertungen anpassen?

Warum sind manche Funktionen im Spaltendesigner inaktiv?

LEA Auswertungen erstellen und anwenden