UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.

Inhalt
1.  Welche Auswertungstypen bringen welche Leistungen? 
2.  Wie kann bei einer Auswertung das Smart-Interface (die Filterfelder) angepasst werden?
3.  Wie können bei einer Auswertung Spalten hinzugefügt oder entfernt bzw. deren Breite verändert werden?
4.  Wie lassen sich eigene Auswertungen erzeugen bzw. BMD Standardauswertungen anpassen?
5.  Warum sind manche Funktionen im Spaltendesigner inaktiv?
6.  Wie kann ich mir offene Leistungen zu einem Mandanten bzw. zu allen Mandanten anzeigen lassen?


 Welche Auswertungstypen bringen welche Leistungen? 

In der LEA gibt es viele verschiedene Auswertungen, die je einem Auswertungstyp zugeordnet sind. Dieser Auswertungstyp gibt vor, welche Daten zum Auswerten herangezogen werden. Besonders gut sichtbar ist dies im Fenster LEA Auswertungsdesigner.

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Der Auswertungstyp Arbeitsberichte zeigt alle erfassten Leistungen.

Die Daten für die Auswertungen vom Typ "Arbeitsberichte" ermitteln sich aus allen erfassten Leistungen - unabhängig davon, ob die Leistungen abgegeben und/oder autorisiert sind. Ebenso ist dabei unerheblich, ob diese Leistungen offen, abgerechnet oder ausgebucht sind.

Achtung! 
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Es muss darauf geachtet werden, dass unvollständige Leistungen nicht sinnvoll ausgewertet werden können, wenn jener Teil des Leistungsdatensatzes fehlt, nach dem die Auswertung sortiert wird (z. B. wenn nach Kunde sortiert wird, der Kunde jedoch noch nicht eingegeben worden ist).

​Der typische Aufruf dieses Auswertungstyps befindet sich beispielsweise unter Leistungserfassung → Leistungserfassung → Tageserfassung → Ausdruck → Auswertung.

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Hier ruft sich jeder Mitarbeiter typischerweise den Arbeitsbericht über seine eigenen erbrachten Leistungen auf, indem er vor Ausführen der Funktion seine Mitarbeiternummer in das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" eingibt.

Der Auswertungstyp Leistungsstatistiken zeigt alle abgeschlossen bzw. autorisierten Leistungen UND jene, die bereits fakturiert bzw. ausgebucht worden sind.

Der Unterschied zum Typ "Arbeitsberichte" liegt darin, dass jene Leistungen, die in die Auswertungen fließen sollen, abgeschlossen und autorisiert sein müssen.

Der Auswertungstyp Offene Leistungen zeigt alle abgegebenen bzw. autorisierten Leistungen, NICHT ausgebuchte Leistungen und NICHT jene in Rechnungen mit Rechnungsabschluss.

Für diesen Auswertungstyp werden alle Leistungen herangezogen, die noch nicht abgerechnet oder nicht ausgebucht sind. Sie müssen jedoch abgeschlossen und autorisiert sein.
 
Ein möglicher Aufruf dieses Auswertungstyps befindet sich unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → F3 Rechnung bearbeiten → Ausdruck → Offene Leistungen.

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Der Auswertungstyp Offene Leistungen per zeigt alle abgeschlossen bzw. autorisierten Leistungen zu einem bestimmten Stichtag, NICHT ausgebuchte Leistungen und NICHT jene in Rechnungen mit Rechnungsabschluss.

Mithilfe dieses Auswertungstyps kann man jene Leistungen aufbereiten, welche zum Ende von der Leistungsperiode nicht abgerechnet oder nicht ausgebucht gewesen sind. Damit ist es möglich, offene Leistungen zu einem bestimmten Stichtag zu rekonstruieren. Die Leistungen müssen abgeschlossen und autorisiert sein.

Der Auswertungstyp Honorarvorschläge zeigt alle Leistungen, die in einer Rechnung enthalten sind.

Alle Leistungen, die in einer Honorarnote enthalten sind, kann man mit dem Auswertungstyp "Honorarvorschläge" auswerten. Der Zustand der jeweiligen Honorarnote ist dabei unerheblich. Das heißt, man erhält mit den Auswertungen dieses Auswertungstyps unbearbeitete Honorarnoten ebenso wie externe Leistungsnachweise, interne Leistungsverzeichnisse oder auch Honorarnotenlisten.

Der  typische Aufruf dieses Auswertungstyps befindet sich unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Ausdruck → Honorarvorschlag/Leistungsnachweis.

Der Auswertungstyp Honorar- und DB-Statistiken zeigt alle Leistungen, die in abgeschlossenen Honorarnoten enthalten sind, und ausgebuchte Leistungen.

Die Daten für die Honorar- und DB-Statistiken umfassen alle Leistungen, die innerhalb der Leistungsperiode abgerechnet oder ausgebucht worden sind. Abgerechnet sind Leistungen erst, wenn sie mit der Funktion "Rechnung abschließen" versehen sind.

Der Auswertungstyp Bestandsveränderung beinhaltet Auswertungen, bei denen andere Auswertungstypen kombiniert werden. Dieser Auswertungstyp vereint beispielsweise die Gesichtspunkte "Offene Leistungen per", "Leistungsstatistik" und "Honorar- und DB-Statistik".

Bestandsveränderungen sind im Wesentlichen Umsatzstatistiken, in denen Honorarerlöse des Auswertungszeitraums (Von-/Bis-Periode) um Anfangsbestand (Von-Periode) und Endbestand (Bis-Periode) bereinigt werden.
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 Wie kann bei einer Auswertung das Smart-Interface (die Filterfelder) angepasst werden?

Jede Auswertung kann mit unterschiedlichen Filterfeldern gestartet werden. Die Filterfelder (= Smart-Interface) werden z. B. im Fenster LEA Auswertungen unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungen je Smart-Interface konfiguriert.

Beachten Sie, dass BMD Standard-Smart-Interfaces nur eingeschränkt bearbeitet werden dürfen (z. B. kann das Smart-Interface für einen Navigator zur Verfügung gestellt werden). Filterfelder dürfen hier nicht verändert werden, daher müssten Sie für diese Anpassungen eine Kopie anfertigen. BMD Standard-Smart-Interfaces sind durch Häkchen in der Spalte "BMD" 1406633896000012620_2.png am Smart-Interface erkennbar. 
 
Bei Neuanlage oder Bearbeitung eines Smart-Interface wählen Sie zuerst im Feld "Auswertungen" aus, welche Auswertung Sie verwenden möchten.

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Im Feld "Feldauswahl" sind die gewünschten Filterfelder zu hinterlegen. Über die Schaltfläche vor dem Feld bzw. F8 wird die Auswahl getroffen. Die gewünschten Filterfelder werden durch Anhaken oder Hinzufügen der Liste hinzugefügt.

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Beim Aufbereiten dieser Auswertung über die Funktion 1406633896000012620_5.png "Starten" werden im Smart-Interface dann die gewählten Filterfelder angezeigt.

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Bitte beachten Sie dazu auch das Lernvideo.bmp Lernvideo Wo bestimme ich die Abfragefenster beim Starten einer Auswertung? und die Hilfe zum Fenster LEA Auswertungen.

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 Wie können bei einer Auswertung Spalten hinzugefügt oder entfernt bzw. deren Breite verändert werden?

Als erster Schritt ist im LEA Auswertungsdesigner die Auswertung unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner zu kopieren. Dazu machen Sie einen Rechtsklick auf die gewünschte Auswertung, wählen im Kontextmenü "Kopieren" und danach "Einfügen".

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Danach finden Sie die entsprechende Auswertung in der Liste der Auswertungen mit dem Wort "Kopie" im Betreff. Diese müssen Sie mit "Bearbeiten (F6)" öffnen, um Änderungen durchführen zu können. Im Zuge dessen kann auch gleich der Name im Feld "Bezeichnung" geändert werden. Im Anschluss steigen Sie über die F8-Funktion des Feldes "Spaltendesigner" in den Spaltendesigner ein. 

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Wenn Sie beispielsweise bei der Auswertung "DB-Analyse je Mitarbeiter" die Spalte "Nachlass" entfernen möchten, müssen Sie die Spalte markieren und die Funktion "Entfernen" (F7) wählen. 

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Falls Sie eine Spalte (z. B. Deckungsbeitrag 2) hinzufügen möchten, funktioniert das am schnellsten Weg mit einem Doppelklick auf die gewünschte Spalte im Baum.

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Wenn nun die soeben hinzugefügte Spalte breiter werden soll, so ist dies entweder über das Feld "Breite" oder manuell über das Ziehen der Spalte möglich. Danach sind diese Änderungen über den Button "Speichern" (Strg + S) abzuspeichern. Gegebenenfalls kann hier wieder die Bezeichnung im Feld "Spalte" angepasst werden. 

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Nun muss nur mehr die Auswertung abgespeichert werden. Zu allen Auswertungen, außer zu denen des Auswertungstyps "Honorarvorschläge", ist unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungen noch ein Smart-Interface anzulegen.

Die Anlage eines Smart-Interface ist in der FAQ Wie kann bei einer Auswertung das Smart-Interface (Filterfeld) angepasst werden? detailliert beschrieben.
Beachten Sie dazu auch das Lernvideo.bmp Lernvideo zum Thema Wie funktioniert der Spaltendesigner? und die Hilfe zum Fenster Auswertungsdesigner. 

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 Wie lassen sich eigene Auswertungen erzeugen bzw. BMD Standardauswertungen anpassen?

Im Fenster LEA Auswertungsdesigner können LEA Auswertungen erstellt und verwaltet werden. Sie können das Fenster unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner aufrufen. 

Jede Auswertung wird unter einem bestimmten Auswertungstyp angelegt. Die Auswertungstypen werden von BMD zur Verfügung gestellt und sind unveränderbar. An ihnen erkennt das Programm, welche Daten benötigt werden. Das heißt, die Datenermittlung unterscheidet sich von Auswertungstyp zu Auswertungstyp. Je Auswertungstyp können beliebig viele Auswertungen angelegt werden. 

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Manche Auswertungen, die Sie in Ihrem System vorfinden, werden von BMD als Standard zur Verfügung gestellt (erkannbar am Häkchen in der Spalte "BMD"). Diese können nur eingeschränkt verändert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Hinweis Standardauswertungen dauerhaft anpassen in der Themendokumentation LEA Auswertungen erstellen und anwenden.

Um eine angepasste Auswertung zu erhalten, kann eine BMD Auswertungen über einen Rechtsklick über die Funktionen "Kopieren" und danach "Einfügen" dupliziert werden. Das erstellte Duplikat kann nun durch "Bearbeiten" (F6) angepasst werden.

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Danach finden Sie die entsprechende Auswertung in der Liste der Auswertungen mit dem Wort "Kopie" im Betreff. Diese müssen Sie mit "Bearbeiten (F6)" öffnen, um Änderungen durchzuführen. Im Zuge dessen kann auch gleich der Name im Feld "Bezeichnung" geändert werden. Im Anschluss steigen Sie über die F8-Funktion des Feldes "Spaltendesigner" in den Spaltendesigner ein, worin Sie die Anordnung, die Auswahl, die Sortierung sowie das Format und die Summierung anpassen können. 

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Eigene neue Auswertungen können im Fenster LEA Auswertungsdesigner mit "Neuanlage (F5)" angelegt und adaptiert werden. Für die neu angelegten bzw. die duplizierten Auswertungen ist im nächsten Schritt im Fenster LEA Auswertungen unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungen ein Smart-Interface anzulegen. 

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Dazu wählen Sie den jeweiligen Auswertungstyp, in dem Sie die Auswertung gerade angelegt bzw. dupliziert haben, und starten mit F5 eine Neuanlage. Im Feld "Auswertungen" ist die von Ihnen erstellte Auswertung auszuwählen.

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Im Feld "Feldauswahl" sind jene Felder zu selektieren, die Sie beim Start der Auswertung (Funktion 1406634817000012620_1.png "Starten") aktiv filtern möchten.

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 Warum sind manche Funktionen im Spaltendesigner inaktiv?

Der konkrete Aufbau von Auswertungen erfolgt im Spaltendesigner. Hier können die Auswertungen im Detail angesehen oder bearbeitet werden. Der Einstieg in den Spaltendesigner erfolgt entweder über den LEA Auswertungsdesigner oder über den BI-Auswertungsdesigner:

A_TREE1.bmp Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner → Spaltendesigner
A_TREE1.bmp Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner → F6 Bearbeiten einer Auswertung → Feld "Spaltendesigner"
A_TREE1.bmp Leistungserfassung → Auswertungen → Business Intelligence → BI-Auswertungsdesigner → Spaltendesigner
A_TREE1.bmp Leistungserfassung → Auswertungen → Business Intelligence → BI-Auswertungsdesigner → F6 Bearbeiten einer Auswertung → Feld "Spaltendesigner"

Unter bestimmten Umständen sind die Funktionen Einfügen, Entfernen, Bearbeiten bzw. Ansehen inaktiv und können somit nicht ausgeführt werden. In diesem Fenster wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb oder mit Mouseover über die betreffende Funktion eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen nicht zulässig ist.

Die Begründung wird dann wie in den beiden Abbildungen unterhalb dargestellt:

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Folgende Gründe können dafür ausschlaggebend sein:
  • BMD Standardauswertungen
    Werden Auswertungen im LEA Auswertungsdesigner oder BI-Auswertungsdesigner über Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen importieren hinzugefügt, erhalten diese importierten Auswertungen das Kennzeichen "BMD Standard":

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    BMD Standardauswertungen können im Spaltendesigner nicht abgeändert werden, weshalb die Funktionen inaktiv gestellt sind. Spalten der Gruppe Spezial wie beispielsweise Formeln, Makros etc. können ebenfalls lediglich angesehen werden.

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    Um Standardauswertungen bearbeiten und speichern zu können, kann mit den Funktionen "Kopieren" und "Einfügen" eine Kopie ohne Kennzeichen angelegt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der FAQ Wie lassen sich eigene Auswertungen erzeugen bzw. BMD Standardauswertungen anpassen?

  • Spalten der Gruppe "Spezial"
    Im Spaltendesigner sind die Funktionen Ansehen (bei BMD Standardauswertungen) bzw. Bearbeiten nur aktiv, wenn es sich um Spalten aus der Gruppe Spezial handelt.
    Bei Spalten der Gruppen Sortierung oder Daten ist diese Funktion inaktiv.

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    Mit Mouseover erscheint der Begründungstext, dass die Funktion nur für Spalten mit Konfigurationsdialog (z. B. Formeln, Makros etc.) verwendet werden kann:

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  • Auswahl Spalte "Gesamt"
    Beim Einstieg in den Spaltendesigner wird die erste Spalte Gesamt ausgewählt. Die Spalte "Gesamt" kann nicht entfernt werden. Um eine neue Spalte hinzuzufügen, muss im Bereich Spalten eine Auswahl getroffen werden:

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 Wie kann ich mir offene Leistungen zu einem Mandanten bzw. zu allen Mandanten anzeigen lassen?

Das Fenster "Rechnung" (bekannt aus der Rechnungsbearbeitung) wird an dieser Stelle zur Anzeige der offenen Leistungen genutzt, wenn zuvor die Funktion "Offene Leistungen" oder die Funktion "Offene Leistungen anzeigen" ausgeführt worden ist. Die Ansicht dient der schnellen Information, welche Leistungen für bestimmte Personen oder für bestimmte Projekte aktuell noch offen sind.

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Die Funktion "Offene Leistungen anzeigen" bzw. "Offene Leistungen" kann in dieser Form an verschiedenen Programmstellen aufgerufen werden:
  • zum Beispiel im Fenster Kunden für Kunden und Interessenten unter "Extras" → "Offene Leistungen anzeigen"
  • zum Beispiel im Fenster Projektliste für Projekte unter "Funktionen" → "Offene Leistungen anzeigen"
  • im Kunden-Navigator für Kunden und Interessenten im Ordner "LEA" → "Offene Leistungen"
  • im Projekt-Navigator für Projekte im Ordner "LEA" → "Offene Leistungen"
  • im Fenster Ausbuchungen → "Offene Leistungen anzeigen"
  • im Fenster Umbuchungen → "Offene Leistungen anzeigen"
Detaillierte Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie unter Rechnung (Offene Leistungen anzeigen).

Auch im Bereich der LEA Auswertungen und im Rahmen der Fakturierung (Fenster Honorarnoten und Rechnung bearbeiten) begegnen Ihnen gleichnamige Funktionen. An den dortigen Programmstellen (z. B. im Fenster Offene Leistungen) wird jedoch für die Anzeige nicht das Fenster "Rechnung" genutzt, sondern der BMD Report.

Unterschied "Offene Leistungen" im Fenster "Rechnung" und in den "LEA Auswertungen"
Beachten Sie, dass im Fenster "Rechnung" unter dem Begriff "offen" standardmäßig alle Leistungen verstanden werden, die bereits erfasst sind (!) und sich noch nicht in einer abgeschlossenen Rechnung befinden bzw. nicht ausgebucht sind. Die Autorisierung spielt hier im Gegensatz zu den LEA Auswertungen Offene Leistungen und Offene Leistungen per keine Rolle.
 
Im Bereich der LEA Auswertungen für STB können die offenen Leistungen auch für mehrere oder alle Mandanten bzw. Kunden angezeigt werden. Folgende LEA Standardauswertungen STB können dafür verwendet werden (beachten Sie, dass hier nur offene Leistungen berücksichtigt werden, die bereits autorisiert sind):
  1. Auswertungstyp 3 - Offene Leistungen

    Unter dem Auswertungstyp 3 "Offene Leistungen" stehen Ihnen folgende Standardauswertungen zur Verfügung:

    Offene Leistungen detailliert
    Die Auswertung Offene Leistungen detailliert zeigt die aktuellen, zum Zeitpunkt des Ausdrucks der Auswertung offenen Leistungen gegliedert nach Tätigkeitsgruppe und Bezugszeitraum an. Im oberen Bereich wird eine kompakte Honorarstatistik über die letzten drei Rechnungen des Kunden angezeigt.

    Motiv: Entscheidungsgrundlage dafür, ob für den Kunden jetzt eine Rechnung, ein Akonto oder eine Teilrechnung gestellt werden soll bzw. als Entscheidungshilfe für die Honorargestaltung einer aktuellen Abrechnung.

    Offene Leistungen kumuliert
    Die Auswertung Offene Leistungen kumuliert zeigt die aktuellen, zum Zeitpunkt des Ausdrucks der Auswertung offenen Leistungen gegliedert nach Tätigkeitsgruppen an. Im oberen Bereich wird eine kompakte Honorarstatistik über die letzten drei Rechnungen des Kunden angezeigt.

    Motiv: Entscheidungsgrundlage dafür, ob für den Kunden jetzt eine Rechnung, ein Akonto oder eine Teilrechnung gestellt werden soll bzw. als Entscheidungshilfe für die Honorargestaltung einer aktuellen Abrechnung.

  2. Auswertungstyp 4 - Offene Leistungen per

    Unter dem Auswertungstyp 4 "Offene Leistungen per" stehen Ihnen folgende Standardauswertungen zur Verfügung:

    Halbfertige Leistungen per Stichtag
    Die Auswertung Halbfertige Leistungen per Stichtag zeigt die offenen Leistungen zu einem gewissen Stichtag an.

    Motiv: Ansatz der "halbfertigen" Leistungen für die eigene Bilanz bzw. Überlegung, ob Wertberichtigungen vorgenommen werden müssen.

    Offene Leistungen per Stichtag kumuliert
    Die Auswertung Offene Leistungen per Stichtag kumuliert zeigt die offenen Leistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt (Bis-Periode) an. Im oberen Bereich wird eine kompakte Honorarstatistik über die letzten drei Rechnungen des Kunden angezeigt.

    Motiv: Entscheidungsgrundlage, ob für den Kunden zum jetzigen Zeitpunkt eine Rechnung, ein Akonto oder eine Teilrechnung gestellt werden soll bzw. als Entscheidungshilfe für die Honorargestaltung einer aktuellen Abrechnung. Die Auswertung "Offene Leistungen per Stichtag kumuliert" wird sinnvollerweise für den vergangenen Monat ausgedruckt, für dessen Ultimo man abrechnen möchte.

    Offene Leistungen per Stichtag detailliert
    Die Auswertung Offene Leistungen per Stichtag detailliert zeigt die offenen Leistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt (Bis-Periode) an. Im oberen Bereich wird eine kompakte Honorarstatistik über die letzten drei Rechnungen des Kunden angezeigt. Im Vergleich zur Auswertung "Offene Leistungen per Stichtag kumuliert" werden hier die offenen Leistungen zusätzlich nach Bezugsjahr und Bezugsmonat sortiert.

    Motiv: Entscheidungsgrundlage, ob für den Kunden zum jetzigen Zeitpunkt eine Rechnung, ein Akonto oder eine Teilrechnung gestellt werden soll bzw. als Entscheidungshilfe für die Honorargestaltung einer aktuellen Abrechnung.

Detaillierte Informationen zu unseren Standardauswertungen für STB und wie Sie diese importieren können, finden Sie unter LEA Standardauswertungen STB und Standardauswertungen importieren.

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Siehe auch: