Der Tagesabschluss wirkt auf alle Leistungen eines Tages und steht bestimmungsgemäß jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Der einzelne Mitarbeiter hat somit ein Instrument in der Hand, um bekanntzugeben, dass seine Leistungserfassung an diesem Tag abgeschlossen ist und dass von seiner Seite aus weder neue Leistungen hinzukommen, noch bestehende Leistungen abgeändert werden. Die fakturierende Stelle kann sich sicher sein, dass diese Leistungen zur Fakturierung zur Verfügung stehen und sich nicht mehr verändern werden. Aus diesem Grund sollten auch Wochenend- bzw. Feiertage mit einem Tagesabschluss versehen werden.

Die Autorisierung hingegen wird in erster Linie von der fakturierenden Stelle vorgenommen. Man kann diese als eine Art "Freigabe zur Fakturierung" betrachten. Die Autorisierung wirkt auf die einzelne Leistung und sperrt diese von jeglicher Art der nachträglichen Bearbeitung durch den Mitarbeiter. Eine Autorisierung von Leistungen kann somit erst wirksam vorgenommen werden, wenn der Tag, an dem diese Leistungen erfasst sind, bereits abgeschlossen ist.

1.1. Arbeitsablauf

Somit ergibt sich im Normalfall folgender Ablauf:

Der Mitarbeiter schließt den Tag ab, sobald er seine Leistungen vollständig erfasst hat.
Die fakturierende Stelle kann jene Leistungen autorisieren, die an einem abgeschlossenen Tag enthalten sind.
Nur Leistungen, die autorisiert sind, können in der Folge für die Fakturierung verwendet werden.
In der Rechnungsbearbeitung kann jede Leistung durch die Rechnungsbearbeitungsfunktionen verändert werden. Auch neue Leistungen können, wenn die Erfassung hier vorgenommen wird, für bereits abgeschlossene Tage erfasst werden.

1.2. Aufheben des Abschlusses

Ist ein Fehler bei der Eingabe passiert (der nicht durch Umbuchen oder eine nachträgliche Korrektur direkt in der Fakturierung behoben werden kann) ist sowohl das Auflösen der Autorisierung als auch das Auflösen des Tagesabschlusses nötig.

Die Autorisierung kann jedoch nur aufgehoben werden, wenn die Leistung noch nicht weiterverwendet wurde. Konkret bedeutet das, dass sie nicht in einer Honorarnote, aber auch nicht umgebucht oder ausgebucht sein darf. (Auch eine Weiterverwendung in der Warenwirtschaft schließt eine Aufhebung der Autorisierung aus.)

Wird nur der Tagesabschluss wieder aufgelöst, kann der Mitarbeiter nur neue Leistungen erfassen, aber keine bestehenden Leistungen bearbeiten.

1.3. Anzeige über Symbole und Farben

Zustände über die Leistungen und die Tage, an denen diese erfasst sind, können Sie auch aus den Farben im Kalender in den Fenstern der Leistungserfassung ablesen. Ein grüner Hintergrund

kennzeichnet Tage, welche mit Tagesabschluss abgeschlossen sind. Am Beginn jeder Leistungszeile kennzeichnen Symbole mit Häkchen eine Leistung, die bereits mit dem Tagesabschluss

und bereits mit der Autorisierung

versehen sind.

Weiters gibt es eigene Programmteile namens Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Geschäftsführung, Tagesabschluss Abteilungsleitung und Tagesabschluss Abteilung, um über mehrere Mitarbeiter gesammelt Informationen zum Status der Tage samt den Leistungen zu erhalten.

1.4. Gültigkeit der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

Bei fehlender Berechtigung für Mitarbeiterdaten für "Leistungen ansehen" bzw. "Leistungen bearbeiten" können weder der Tagesabschluss noch die Autorisierung beim Mitarbeiter, für welchen die entsprechende Berechtigung für Mitarbeiterdaten angelegt ist, gesetzt werden. Dies würde ansonsten den Status der Leistung verändern (= Bearbeitung). Weitere Informationen zu den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten finden Sie in der gleichnamigen Fensterhilfe.

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2. Funktionen im Detail

2.1. Funktionen des Tagesabschlusses

2.1.1. Aufruf der Funktionen des Tagesabschlusses

Die Funktionen des Tagesabschlusses befinden sich in der Tageserfassung und in der Einzelerfassung unter Funktionen → Tagesabschluss.

In den Programmteilen Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Abteilungsleitung, Tagesabschluss Geschäftsführung, Tagesabschluss Abteilung sind diese Funktionen wesentlich für den Zweck des Programmes und befinden sich daher direkt in der Menüleiste unter Tagesabschluss.

Im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungs-Varianten gibt es in der Wochenerfassung keine eigens aufrufbare Funktionen für den Tagesabschluss. Sie erfahren im Kapitel Tagesabschluss und Autorisierung der dortigen Fensterhilfe, wie ein Tagesabschluss in der Wochenerfassung durchgeführt werden kann.

Da die Projektleistungserfassung sowie die Projektwochenerfassung nicht tageweise aufgebaut sind, sind die Funktionen zum Durchführen des Tagesabschlusses grundsätzlich in ihrer Funktionsweise gleich, aber nicht namensgleich. Nähere Informationen dazu finden Sie direkt in den dortigen Fensterhilfen.

In der Leistungsübersicht sowie in den Barauslagen stehen keine Funktionen zur Verfügung, um Tage abzuschließen.

2.1.2. Funktionsweise der Funktionen des Tagesabschlusses

Folgende Funktionen stehen für den Tagesabschluss im Detail zur Verfügung.

Tag abschließen

Die Funktion "Tag abschließen" schließt den markierten Tag ab. Die Funktion muss vom Anwender über das Dialogfenster "Tag abschließen" nochmals bestätigt werden.

Für einen abgeschlossenen Tag können in der Leistungserfassung keine weiteren Leistungen mehr erfasst bzw. keine bestehenden Leistungen mehr bearbeitet werden.

Zeitraum abschließen

Die Funktion "Zeitraum abschließen" schließt mehrere Tage ab. Der Anwender erhält das Fenster Zeitraum abschließen, um bekanntzugeben, für welche/n Mitarbeiter und bis zu welchem Datum die Tage abgeschlossen werden sollen:

Für die abgeschlossenen Tage können in der Leistungserfassung keine weiteren Leistungen mehr erfasst bzw. keine bestehenden Leistungen mehr bearbeitet werden.

Hinweise
	In den Tagesabschluss-Fenstern Tagesabschluss Abteilungsleitung, Tagesabschluss Geschäftsführung und Tagesabschluss Abteilung kann diese Funktion auch für alle Mitarbeiter der Liste des Bereichs "Tagesabschluss" in einem Arbeitsgang ausgeführt werden, indem das Feld "Mitarbeiter" geleert wird. Im Tagesabschluss-Fenster Tagesabschluss Mitarbeiter ist dies ebenso möglich, sobald mehr als ein Mitarbeiter gelistet ist. Neben dem Feld "Mitarbeiter" wird Ihnen in der Folge der Hinweistext "Alle angezeigten" angezeigt: In den Leistungserfassungs-Fenstern (z. B. Tageserfassung) und in dem Tagesabschluss-Fenster Tagesabschluss Mitarbeiter (sofern nur ein Mitarbeiter gelistet ist) kann diese Funktion auch für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsgang ausgeführt werden, indem über die F8-Funktion mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden.
	Diese Funktion schließt alle noch nicht abgeschlossenen Tage bis max. 12 Monate vor dem eingegebenen "Bis Datum" ab. Leistungen, die davor existieren und noch nicht abgeschlossen sind, werden aus Performancegründen standardmäßig nicht berücksichtigt. Beachten Sie dazu bitte auch das Kapitel Beginndatum für Zeitraum abschließen/autorisieren.

Tag auflösen

Die Funktion "Tag auflösen" hebt den Tagesabschluss für den markierten Tag wieder auf. Die Funktion muss vom Anwender über das Dialogfenster "Auflösen Tagesabschluss" nochmals bestätigt werden.

Somit dürfen an diesem Tag wieder Leistungen erfasst werden. Auch bestehende Leistungen an diesem Tag - sofern diese noch nicht autorisiert sind - können wieder bearbeitet werden.

Tagesabschluss ab Datum auflösen

Die Funktion "Tagesabschluss ab Datum auflösen" hebt den Tagesabschluss für mehrere Tage wieder auf. Der Anwender erhält das Fenster Tagesabschluss auflösen, um bekanntzugeben, für welche/n Mitarbeiter und ab welchem Datum die Tagesabschlüsse wieder aufgehoben werden sollen.

Somit dürfen an diesen Tagen wieder Leistungen erfasst werden. Auch bestehende Leistungen an diesen Tagen - sofern sie nicht autorisiert sind - können wieder bearbeitet werden.

Hinweise

In den Tagesabschluss-Fenstern Tagesabschluss Abteilungsleitung, Tagesabschluss Geschäftsführung und Tagesabschluss Abteilung kann diese Funktion auch für alle Mitarbeiter der Liste des Bereichs "Tagesabschluss" in einem Arbeitsgang ausgeführt werden, indem das Feld "Mitarbeiter" geleert wird. Im Tagesabschluss-Fenster Tagesabschluss Mitarbeiter ist dies ebenso möglich, sobald mehr als ein Mitarbeiter gelistet ist. Neben dem Feld "Mitarbeiter" wird Ihnen in der Folge der Hinweistext "Alle angezeigten" angezeigt:

In den Leistungserfassungs-Fenstern (z. B. Tageserfassung) und in dem Tagesabschluss-Fenster Tagesabschluss Mitarbeiter (sofern nur ein Mitarbeiter gelistet ist) kann diese Funktion auch für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsgang ausgeführt werden, indem über die F8-Funktion

mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden.

Möchten Sie hingegen unterbinden, dass die Funktion für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsgang durchgeführt werden kann, können Sie den LEA Parameter Ab Datum auflösen nutzen. Mit der Option "nur für aktuellen Mitarbeiter zulassen" ist der Mitarbeiter nicht abänderbar. Der Mitarbeitervorschlag kommt in diesem Fall vom Mitarbeiter, der zuvor in der Leistungserfassung ausgewählt war bzw. von jenem Mitarbeiter, der zuvor in der Tagesabschluss-Ansicht markiert war.

Hinweis

Wenn fehlerhafte Leistungen festgestellt werden, die das Programm daran hindern, den Tagesabschluss durchzuführen, erhalten Sie einen Hinweis auf die Ursache. Diese kann beispielsweise ein unvollständiger Datensatz oder eine unvollständig erfasste Leistung sein. Die erste angeführte Meldung erhalten Sie, wenn man einen Tag abschließt, die zweite Meldung erhalten Sie, wenn man einen Zeitraum abschließt.

Mit der Schaltfläche "Korrigieren"

wechselt das Programm in das Fenster Unvollständige Leistungen. Hier werden nur die unvollständigen bzw. fehlerhaften Leistungen aufgelistet, damit Sie diese schnell auffinden und richtigstellen können.

Mit der Schaltfläche "Korrekte Tage abschließen"

können Sie zumindest alle jene Tage abschließen, die keine unvollständigen Leistungen aufweisen.

Hinweis

Auch andere Gründe können dazu führen, dass der Tagesabschluss nicht durchgeführt werden kann (Beispiel: Das Eintrittsdatum muss überprüft werden.) Sie erhalten in diesen Fällen einen Hinweis mit der Begründung.

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2.2. Funktionen der Autorisierung

2.2.1. Aufruf der Funktionen der Autorisierung

Die Autorisierungsfunktionen befinden sich in der Tageserfassung, in der Einzelerfassung und in den Barauslagen unter Funktionen → Autorisierung.

Im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungs-Varianten gibt es in der Wochenerfassung keine eigens aufrufbare Funktionen für die Autorisierung. Sie erfahren im Kapitel Tagesabschluss und Autorisierung der dortigen Fensterhilfe, wie eine Autorisierung in der Wochenerfassung durchgeführt werden kann.

Da die Projektleistungserfassung sowie die Projektwochenerfassung nicht tageweise aufgebaut sind, sind die Autorisierungsfunktionen grundsätzlich in ihrer Funktionsweise gleich, aber nicht namensgleich. Nähere Informationen dazu finden Sie direkt in den dortigen Fensterhilfen.

Die Projektautorisierung dient als reines Autorisierungsfenster, die verfügbaren Autorisierungsfunktionen finden Sie dort im Fenstermenü.

In der Leistungsübersicht stehen keine Funktionen zur Verfügung, um Leistungen zu autorisieren.

2.2.2. Autorisierung über Stapel

Die Autorisierung ist auch über Stapel im Hintergrund ausführbar, sofern der Tagesabschluss und die Autorisierung in separaten Schritten ausgeführt werden.

Je nach passender Organisationsform können Sie sich für den geeignetsten Stapel entscheiden.

2.2.3. Funktionsweise der Funktionen der Autorisierung

Folgende Funktionen stehen für die Autorisierung zur Verfügung.

Tag autorisieren

Die Funktion "Tag autorisieren" autorisiert sämtliche Leistungen des markierten Tages. Die Funktion muss vom Anwender über das Dialogfenster "Tag autorisieren" nochmals bestätigt werden.

Die autorisierten Leistungen dieses Tages können ab diesem Zeitpunkt für die Fakturierung genutzt und zu Honorarnoten aufbereitet werden. Eine autorisierte Leistung kann somit nicht mehr vom Anwender in der Leistungserfassung geändert werden.

Zeitraum autorisieren

Die Funktion "Zeitraum autorisieren" autorisiert sämtliche Leistungen über mehrere Tage. Der Anwender erhält das Fenster Zeitraum autorisieren, um bekanntzugeben, für welche/n Mitarbeiter und bis zu welchem Datum die Leistungen autorisiert werden sollen:

Die autorisierten Leistungen dieser Tage können ab diesem Zeitpunkt für die Fakturierung genutzt und zu Honorarnoten aufbereitet werden. Eine autorisierte Leistung kann somit nicht mehr vom Anwender in der Leistungserfassung geändert werden.

Hinweis
	Die Funktion kann auch für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsgang durchgeführt werden, bitte achten Sie auf die Hinweise, welche bei der Funktion Zeitraum abschließen diesbezüglich erklärt sind und auch für die Funktion Zeitraum autorisieren sinngemäß gelten.

Tag auflösen

Die Funktion "Tag auflösen" hebt die Autorisierung sämtlicher Leistungen des markierten Tages auf, sofern die Leistung noch nicht in einer Honorarnote enthalten ist (oder ausgebucht/umgebucht ist). Die Funktion muss vom Anwender über das Dialogfenster "Autorisierung auflösen" nochmals bestätigt werden.

Somit dürfen an diesem Tag wieder Leistungen bearbeitet werden.

Autorisierung ab Datum auflösen

Die Funktion "Autorisierung ab Datum auflösen" hebt die Autorisierung sämtlicher Leistungen über mehrere Tage auf. Der Anwender erhält das Fenster Autorisierung auflösen, um bekanntzugeben, für welche/n Mitarbeiter und ab welchem Datum die Autorisierung wieder aufgehoben werden soll.

Somit dürfen an diesen Tagen wieder Leistungen bearbeitet werden.

Hinweis

Die Funktion kann auch für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsgang durchgeführt werden, bitte achten Sie auf die Hinweise, welche bei der Funktion Tagesabschluss ab Datum auflösen diesbezüglich erklärt sind und auch für die Funktion Autorisierung ab Datum auflösen sinngemäß gelten. Dort ist auch erklärt, welche Maßnahme Sie treffen können, um das Auflösen der Autorisierung über mehrere Tage hinweg nur pro Mitarbeiter zuzulassen.

Hinweis

Sollte es nicht möglich sein, die Autorisierung aufzulösen, erhalten Sie einen Hinweis mit Angabe des Grundes, warum das Programm das Auflösen verhindert. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn sich die Leistung in einer Honorarnote befindet, umgebucht oder ausgebucht worden ist:

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3. Weitere Programmabläufe

Die Funktionen "Tagesabschluss" und "Autorisierung" werden auch für weitere Programmabläufe herangezogen.

3.1. Kontrollfunktionen im Zuge des Tagesabschlusses

Die Funktion "Tagesabschluss" eignet sich gut, um Kontrollen und automatische Importe damit zu verbinden. Die meisten davon werden parametergesteuert aktiviert:

Um den Mitarbeiter dazu zu "zwingen", seine Leistungserfassung zeitnahe vorzunehmen und diese auch abzuschließen, kann der LEA Parameter Fehlender Tagesabschluss in Verbindung mit dem LEA Parameter Tage Toleranz eingesetzt werden. Das ist auch je Mitarbeiter unterschiedlich möglich, denn im Mitarbeiterstamm stehen ebenfalls die Felder Fehlender Tagesabschluss und Tagesabschluss Toleranztage zur Verfügung.
Mit dem LEA Parameter Prüfung Tagesabschluss kann die Prüfung, ob die Sollstunden am abzuschließenden Tag erfüllt worden sind, aktiviert werden.
Tage, an denen Leistungen für gesperrte Projekte enthalten sind, werden nicht abgeschlossen (siehe Themendokumentation Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA). Sie erhalten eine Meldung, welche Tage betroffen sind.
Mit aktiviertem LEA Parameter Leistungen ohne Stunden vor Tagesabschluss löschen werden Leistungen auf Tätigkeiten automatisch gelöscht, wenn diese keine Stunden aufweisen.
Mit den LEA Parametern Prüfung Selbstkostensatz und Verrechnungssätze prüfen sind sinnvolle Prüfungen aktiviert, welche die Autorisierung nicht zulassen, wenn kein entsprechender Selbstkostensatz bzw. Verrechnungssatz ermittelt werden kann. Diese können bei Bedarf deaktiviert werden. Mit dem LEA Parameter Prüfung Herstellkostensatz kann eine zusätzliche Prüfung aktiviert werden, welche die Autorisierung nicht zulässt, wenn kein entsprechender Herstellkostensatz ermittelt werden kann. Diese Parameter berücksichtigen jeweils Leistungen, die auf Tätigkeiten erfasst sind.
Mit dem LEA Parameter Von-/Bis-Zeit prüfen kann die Prüfung, ob sich Von- und Bis-Zeit aller Leistungen eines Tages nicht überschneiden bzw. ob die Höhe der Stunden dementsprechend stimmig ist, aktiviert werden.
Mit dem LEA Parameter Import Zeitbuchungen vor TagesAB kann die Überleitung von Zeitbuchungen in die Leistungserfassung derart automatisiert werden, dass bei Ausführen des Tagesabschlusses die Zeitbuchungen des Tages als Leistungen übernommen werden (siehe Verbindungen zwischen den Paketen LEA und ZEIT).
Mit dem LEA Parameter Tagesabschluss Prüfung kann via Makro eine Prüfung pro Tag und Mitarbeiter angestellt werden. Aufgrund des Ergebnisses dieser Prüfung kann der Tagesabschluss durchgeführt oder abgebrochen werden.
Um den Mitarbeiter dazu zu "zwingen", Zusatzmengen über das Fenster Zusatzmengen erfassen vorzunehmen, kann auf der Tätigkeit das Feld Zusatzmengen erfassen gesetzt werden. Bei der Erfassung einer Leistung mit aktiviertem Feld wird beim Speichern sofort das Fenster "Zusatzmengen erfassen" geöffnet, in der die Zusatzmengen erfasst werden können.

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3.2. Fertigstellung im Zuge der Autorisierung

Der Funktion "Autorisierung" kommt zusätzlich eine zentrale, für den Anwender jedoch unsichtbare Aufgabe zu. Sie vervollständigt im Programmhintergrund die Leistung, sodass sie weiterverwendet (bzw. in der LEA verrechnet) werden kann.

Der Anwender gibt bei der Leistungserfassung im Normalfall nur einige wenige Daten ein. Den Rest muss sich das Programm selbst ermitteln. Genau das passiert im Zuge der Autorisierung.

Dabei wird die Leistung um folgende Leistungsbestandteile erweitert (Diese Auflistung enthält nur die wichtigsten Punkte):

Ermittlung der Tätigkeitsgruppen (Tätigkeitsgruppe / Tätigkeitshauptgruppe)
Ermittlung der Abteilungsleitung und der Geschäftsführung (Führung von Organisationseinheiten)
Ermittlung der Verrechnungsfirma und des Rechnungsempfängers
Ermittlung und Anwendung der Stundensätze (Berechnung von Selbstkosten, Herstellkosten, Verrechnungsbetrag)
Ermittlung der Leistungskennzeichen (z. B. Verrechenbar-Kennzeichen, Leistungstyp, Produktivtyp, Ausübung-Kennzeichen)

Da die Autorisierung dafür sorgt, dass die Leistung komplettiert und damit "fertig" ist, kann man damit auch darauf aufbauend weitere Automatiken auslösen:

Der LEA Parameter Ausbuchen, wenn nicht verrechenbar steuert, dass nicht-verrechenbare Leistungen sofort bei Autorisierung ausgebucht werden.
Der LEA Parameter Automatische Bewertung nicht verrechenbarer Leistungen steuert, ob nicht-verrechenbare Leistungen bei der Autorisierung überhaupt mit den zugrundeliegenden Stundensätzen bewertet werden sollen bzw. ob das Honorar automatisch auf Höhe 0 gestellt werden soll.
Der LEA Parameter Umlageleistungen mit 0 bewerten steuert, dass Leistungen, welche auf Tätigkeiten mit hinterlegtem Umlageverfahren erfasst sind, unabhängig vom hinterlegten Stundensatz sofort bei Autorisierung mit 0 bewertet werden.

Auch für die Anbindung an andere Programmteile ist die Autorisierung jener Zeitpunkt, an dem die Übergabe der Leistungsdaten an das andere Programm (KORE, WWS Auftragsvorerfassung) erfolgt.

Der LEA Parameter Zeitpunkt der Verbuchung entscheidet, ob die Leistungen automatisch bei Autorisierung der Leistung in die KORE verbucht werden sollen.
Der LEA Parameter AVE-Daten erzeugen entscheidet unter anderem, ob die Auftragsvorerfassungen zum Zeitpunkt der Autorisierung der Leistungen angelegt bzw. aktualisiert werden sollen.

Folgende Programmteile greifen nur auf autorisierte Leistungen zurück, da die dahinterliegenden Funktionen nur für vollständige Leistungen sinnvoll verwendet werden können:

Die Hilfsprogramme Stundensätze/Artikelpreise korrigieren und Leistungen aktualisieren berücksichtigen nur autorisierte Leistungen.
Die LEA Auswertungen berücksichtigen nur autorisierte Leistungen (Ausnahme: Typ "Arbeitsberichte").

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4. Andere Organisationsformen der Freigabe

Nicht immer ist es sinnvoll oder gewünscht, die Freigabe für die Fakturierung in zwei getrennten Schritten durchzuführen.

Daher gibt es Möglichkeiten, dies zu kombinieren oder in einer anderen Form an einer anderen Stelle eine Autorisierung sicherzustellen.

4.1. Kombination - Nur Autorisierung

Der LEA Parameter Tagesabschluss steuert, ob überhaupt ein Tagesabschluss vor der Autorisierung notwendig ist - und wenn ja, ob dieser für alle Leistungen oder nur für Barauslagen notwendig sein soll.

Hierbei stehen drei unterschiedliche Varianten zur Verfügung:

Wird diese Einstellung auf die Option "Ohne Tagesabschluss" gesetzt, stehen in den Programmen nur die Autorisierungsfunktionen zur Verfügung.
Wird diese Einstellung auf die Option "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" gestellt, so müssen Barauslagen in jedem Fall separat autorisiert werden, Zeitleistungen jedoch niemals. (In dieser Organisationsform ändert sich in der Folge der Menüaufruf der Autorisierungsfunktionen in Funktionen → Autorisierung Barauslagen.)
Wird diese Einstellung auf die Option "Tagesabschluss mit Zeit- u. Kostenleistungen" gestellt, so ist ein Tagesabschluss zwingend notwendig, bevor auch die Autorisierung durchgeführt werden kann.

4.2. Kombination - Nur Tagesabschluss

Der LEA Parameter Autorisierung steuert, ob Tagesabschluss und Autorisierung zwei getrennte Schritte sind oder kombiniert ausgeführt werden. In letzterem Fall stehen in den Programmen nur die Funktionen des Tagesabschlusses zur Verfügung und im Hintergrund wird die Autorisierung automatisch mitausgeführt.

In diesem Zusammenhang muss aber auch überlegt werden, ob das Auflösen des Tagesabschlusses nur den Tag wieder für neue Leistungen freigeben soll oder auch die Autorisierung der Leistungen an diesem Tag wieder auflösen soll. Für diese Anforderung ist der LEA Parameter Auflösen Tagesabschluss entsprechend zu setzen (beachten Sie auch die dortigen Hintergrundinformationen).

4.3. Autorisierung der Leistungen durch Honorarnoten aufbereiten

Der LEA Parameter Leistungen autorisieren stellt der fakturierenden Stelle eine Möglichkeit zur Verfügung, um etwaige noch nicht autorisierte Leistungen im Zuge der Aufbereitung von Honorarnoten automatisch autorisieren zu lassen. Im Programmteil Honorarnoten aufbereiten steht daher parametergesteuert zu diesem Zweck das Feld Leistungen autorisieren bereit. Bei Aktivierung werden alle Leistungen, die den Kriterien entsprechen, nach denen aktuell Honorarnoten aufbereitet werden, autorisiert und ebenfalls in die erzeugte Honorarnote mitaufgenommen.

Diese Einstellung bewirkt einen weiteren erwünschten Nebeneffekt zur Beschleunigung der Fakturierung im Programmteil Honorarnoten. Beim Hinzufügen von offenen Leistungen zu bestehenden Honorarnoten haben Sie in diesem Fall die Möglichkeit, nicht autorisierte Leistungen auswählen zu können. Nähere Informationen dazu finden Sie in den Erläuterungen zum Einstiegsfeld Leistungsstatus in der Fensterhilfe Offene Leistungen hinzufügen.

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5. Tipps und Hintergrundinformationen

5.1. Beginndatum für Zeitraum abschließen/autorisieren

Beim Ausführen der Funktionen Zeitraum abschließen und Zeitraum autorisieren prüft das Programm standardmäßig ein Jahr in die Vergangenheit, ob nicht abgeschlossene Tage bzw. nicht autorisierte Leistungen vorhanden sind. Damit auch Tage/Leistungen, die länger als ein Jahr in der Vergangenheit liegen, abgeschlossen/autorisiert werden können, gilt folgende Regel:

Abzuschließende Tage, die vor dem ältersten abgeschlossenen Datum liegen, werden ebenfalls berücksichtigt (unabhängig davon, ob Leistungen an diesem Tag vorhanden sind),

wenn sie >= dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters sind und
wenn sie nicht weiter als einen Monat vor dem ältesten Tagesabschlussdatum (erster Tag der Leistung) liegen und
wenn sie >= des LEA Parameters Beginn Tageserfassung sind.

Mithilfe des LEA Parameters Zeitraum abschließen/autorisieren bis kann die Prüfung aus dem Punkt 2 auf mehrere Vormonate erweitert werden. Natürlich müssen die Bedingungen aus den anderen Punkten ebenfalls noch gültig sein.

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5.2. Sonderfall Leistung fertigstellen

In Einzelfällen kommt es zur Anforderung, dass die Leistung, bevor sie autorisiert ist, bereits Leistungsbestandteile aufweisen soll, die sie aber eigentlich erst durch die Autorisierung bekommt. In diesem Fall bietet der LEA Parameter Leistung beim Speichern fertigstellen eine Lösung. Die Einstellung bewirkt, dass bei jedem Speichern einer Leistung alle Informationen für die Leistung wie bei der Autorisierung ermittelt werden, aber der Leistungsstatus noch auf "nicht autorisiert = fertig" bleibt. Das zieht zwar Performancenachteile beim Speichern der Leistung nach sich, allerdings können damit folgende Anforderungen abgedeckt werden:

Bei Auswertungen vom Typ "Offene Leistungen" können auch noch nicht autorisierte Leistungen richtig in der Sortierung ausgewiesen werden (z. B. unter dem richtigen Rechnungsempfänger).
Bei Aufbereitung nach Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung mit gleichzeitiger Autorisierung können noch nicht autorisierte Leistungen auch unter der richtigen Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung aufbereitet werden.
Bei Aufbereitung mit Rechnungsempfängern und gleichzeitiger Autorisierung können noch nicht autorisierte Leistungen auch unter dem richtigen Rechnungsempfänger aufbereitet werden.
Wird mit Arbeitsgängen gearbeitet, werden die Leistungen bereits beim Speichern einem Arbeitsgang zugeordnet, damit die Stunden sofort für die Personaleinsatzplanung oder das Klientenmonitoring zur Verfügung stehen.

Hinweis

Wenn dieser LEA Parameter aktiv ist, so werden auch die Kostentypen für die LEA-KORE-Anbindung (aufwandseitig) bereits beim Speichern der Leistung ermittelt.

Damit Stammdaten-Änderungen zwischen dem Speichern und der Autorisierung der Leistung keine problematischen Auswirkungen haben, werden die Kostentypen der Leistung daher bei jedem weiteren Speichervorgang (z. B. nach einer Bearbeitung) und im Zuge der Autorisierung von Leistungen gelöscht und neu ermittelt, sofern auch der LEA Parameter Löschen Dimension auf Leistung aktiv ist.

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5.3. Autorisierung bei abgelehntem Arbeitsschein

Beim Versenden eines Arbeitsscheins kann es vorkommen, dass dieser abgelehnt wird. In diesem Fall kann die Autorisierung nicht durchgeführt werden. Es erscheint eine Meldung mit dem Hinweis, dass die Autorisierung nicht durchgeführt werden kann, da ein oder mehrere Arbeitsscheine abgelehnt worden sind. Der Arbeitsschein muss in diesem Fall korrigiert und eine neue Bestätigung angefordert werden.

Die Autorisierung kann nur durchgeführt werden, wenn der Arbeitsschein bestätigt oder ignoriert wird.

5.4. Automatisches Aufbuchen der Restzeit im Zuge des Tagesabschlusses mit Leistungsvorlagen

In der Leistungserfassung kann unter gewissen Voraussetzungen die Restzeit automatisch mit dem Tagesabschluss aufgebucht werden. Dazu muss unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Leistungsvorlagen eine Leistungsvorlage angelegt und das Kennzeichen Für Tagesabschluss verwenden gesetzt werden.

Folgende Voraussetzungen müssen für den Tagesabschluss durch eine Leistungsvorlage gegeben sein:

Anwendungsfall 1: mit Anzeige Zeiterfassung

Der LEA Parameter Zeiterfassung ist auf "Zeitbuchungen anzeigen" eingestellt.
Aus den Leistungen werden keine Zeitbuchungen erzeugt (LEA Parameter Zeitbuchungen aus Leistung erstellen bzw. Mitarbeiterstamm im Feld "LEA in ZEIT verbuchen").
Der LEA Parameter Prüfung Tagesabschluss ist auf "Nacherfassungspflicht bei Abweichung von Zeitbuchungen" eingestellt.

Anwendungsfall 2: ohne Anzeige Zeiterfassung

Der LEA Parameter Zeiterfassung ist auf "Zeitbuchungen nicht anzeigen" eingestellt.
Aus den Leistungen werden keine Zeitbuchungen erzeugt (LEA Parameter Zeitbuchungen aus Leistung erstellen bzw. Mitarbeiterstamm im Feld "LEA in ZEIT verbuchen").
Der LEA Parameter Prüfung Tagesabschluss ist auf "Nacherfassungspflicht wenn Sollstunden unterschritten wurden" eingestellt.

Das Kennzeichen auf der Leistungsvorlage kann nur über die Funktion "Für Tagesabschluss aktivieren/deaktivieren" gesetzt werden. Ersichtlich wird die derzeitige Einstellung entweder bei der Übersicht der Leistungsvorlagen im Feld "Tagesabschluss" oder im Feld Für Tagesabschluss verwenden in der betreffenden Leistungsvorlage.

Im Zuge des Tagesabschlusses, egal ob für einen Tag oder Zeitraum, wird mit dieser Vorlage eine Leistung erstellt und die vorhandene Restzeit automatisch darauf aufgebucht.

Es kann lediglich eine Leistungsvorlage für das automatische Aufbuchen der Restzeit herangezogen werden.

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5.5. Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitübernahme

Wird in einer Leistung die Funktion F8 "Restzeit übernehmen"

im Bearbeitungsmodus im Feld Stunden oder die Menüfunktion Restzeit übernehmen in den Leistungserfassungsfenstern ausgeführt, kann der Tagesabschluss aufgrund bestimmter Einstellungen automatisch durchgeführt werden.

Folgende Voraussetzungen müssen für diesen Automatismus gegeben sein:

Der LEA Parameter Tagesabschluss darf nicht auf "Ohne Tagesabschluss" eingestellt sein.
"Anzeige Zeiterfassung" muss am Mitarbeiterstamm die Ausprägung "Anzeige mit Restzeitprüfung" haben und der LEA Parameter Zeiterfassung muss aktiviert sein.
Die Einstellung "LEA in ZEIT verbuchen" am Mitarbeiterstamm oder der LEA Parameter Zeitbuchungen aus Leistung erstellen müssen inaktiv sein.
Die Berechtigung zum Tagesabschluss muss beim ausführenden Benutzer vorhanden sein.

Anwendungsfall 1: Offene Zeitbuchungen

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann erfolgen durch die Übernahme der Restzeit direkt im Leistungsdatensatz via F8-Funktion

"Restzeit übernehmen" bei noch offenen bzw. nicht abgeschlossenen Zeitbuchungen mehrere Meldungen.

Im ersten Schritt kommt die Meldung bezüglich der Zeitbuchung "Offene Zeitbuchung abschließen?":

Wird diese Meldung mit "Ja" ausgeführt, wird die offene Zeitbuchung abgeschlossen und die vorhandene Restzeit auf die Leistung automatisch aufgebucht.

Im zweiten Schritt folgt nun die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?":

Sollte in diesem Anwendungsfall die erste Meldung bezüglich der Zeitbuchung mit "Nein" beantworten werden, dann bleibt die zweite Meldung aus.

Anwendungsfall 2: Abgeschlossene Zeitbuchungen

Auch bei bereits abgeschlossenen Zeitbuchungen müssen die gleichen Voraussetzungen gegeben sein, damit die Tagesabschlussautomatik ausgeführt werden kann.

Da bei dieser Variante keine offenen Zeitbuchungen vorhanden sind, kommt sofort die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?". Diese Meldung wird zusätzlich auch durch die Menüfunktion Restzeit übernehmen ausgelöst:

Wird bei beiden Anwendungsfällen direkt im Leistungsdatensatz via F8-Funktion "Restzeit übernehmen"

die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?" ausgelöst und mit "Ja" bestätigt, erscheint im geöffneten Fenster direkt oberhalb des Bereichs der erfassten Leistungen der Hinweis "automatischer Tagesabschluss beim Speichern".

Die Leistung bleibt weiterhin im Bearbeitungsmodus und kann somit nach der Bestätigung mit "Ja" nach wie vor bearbeitet werden. Erst durch den Speichervorgang der Leistung wird auch automatisch der Tagesabschluss angestoßen und durchgeführt. Der Hinweis "automatischer Tagesabschluss beim Speichern" wird im gleichen Schritt wieder entfernt. Mit der Menüfunktion Restzeit übernehmen befindet sich die betroffene Leistung nicht im Bearbeitungsmodus, wodurch dieser Hinweis in diesem Fall ausbleibt.

Wird die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?" mit "Nein" bestätigt, bleibt die Leistung weiterhin im Bearbeitungsmodus bzw. durch die Menüfunktion Restzeit übernehmen wird die vorhandene Restzeit auf die bereits bestehende Leistung übergeben. Im Anschluss erfolgt hier kein automatischer Tagesabschluss.

Hinweis

Das Auftreten der Meldungen ist zusätzlich davon abhängig, welche Ausprägung beim Feld "Anzeige Zeiterfassung" am Mitarbeiterstamm hinterlegt ist:

Anzeige mit Restzeitprüfung
Sofern auch die zuvor angeführten Voraussetzungen erfüllt sind, besteht nur mit dieser Ausprägung die Möglichkeit, beide Meldungen zu erhalten.
Anzeige ohne Restzeitprüfung
Mit dieser Ausprägung spielen Zeitbuchungen nur eine untergeordnete Rolle, daher ist der Tagesabschluss nicht an die Restzeit gebunden.
Bei offenen Zeitbuchungen erfolgt zwar die Meldung "Offene Zeitbuchungen abschließen?", aber die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?" bleibt in diesem Fall aus.
Keine Anzeige
Da mit dieser Ausprägung weder eine Bindung zu den Zeitbuchungen noch zu einer Restzeitprüfung gegeben ist, erfolgen hier auch keine Meldungen.

Achtung!

Die Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitaufbuchung betrifft die Menüfunktion Restzeit übernehmen nur in Bezug auf die Meldung "Leistungen sind im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?". Diese Funktion ist nur für bereits erfasste Leistungen (außerhalb des Bearbeitungsmodus) durchführbar und greift nicht bei offenen Zeitbuchungen. Die Meldungen verhalten sich gleichermaßen.

Die beschriebene Automatik betrifft vor allem Leistungen im Bearbeitungsmodus durch die Bearbeitung des Feldes "Std" entweder durch manuelle Eingabe der vorhandenen Restzeit oder mit der F8-Funktion "Restzeit übernehmen"

. Auch durch das Einfügen von Leistungsvorlagen oder durch KI-Favoriten kann die Meldung bzw. der automatisierte Tagesabschluss angestoßen werden.

Zusätzlich weicht in der Projektwochenerfassung im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungsarten das Verhalten auch bei dieser Tagesabschlussautomatik ab. In diesem Fenster erfolgt der Tagesabschluss über eine eigens aufrufbare Funktion in der Menüleiste oder über die Spaltenüberschrift.

Im Bereich "Leistung" steht unter Funktionen kein "Tagesabschluss" zur Verfügung. Aus diesem Grund erfolgt lediglich eine Meldung bei offenen Zeitbuchungen, aber nicht betreffend Tagesabschluss.
In der Menüleiste der Projektwochenerfassung gibt es die Funktion "Restzeit übernehmen" nicht. Diese Funktion ist nur im Bereich "Leistung" verfügbar.
Hier kann nur direkt im Leistungsdatensatz im Bearbeitungsmodus mit der F8-Funktion "Restzeit übernehmen" die Restzeit übernommen werden.

Hinweis zu "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?"

Sie haben die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob Sie die Automatismen bezüglich der offenen Zeitbuchung oder des Tagesabschlusses mit der Restzeitübernahme nutzen möchten. Wenn Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren, dann wird Ihre Auswahl im Hintergrund gespeichert und führt automatisch die jeweilig ausgewählte Funktion durch. Die Meldung erscheint durch das Setzen des Häkchens in der Checkbox dann nicht mehr.

Dazu folgt zusätzlich eine Hinweismeldung, wenn "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" gewählt wird:

Wenn Sie nachträglich die Auswahl der Meldung nochmals übersteuern möchten, können Sie mit gedrückter Strg-Taste beim Auslösen der F8-Funktion bei "Restzeit übernehmen"

das Abfragefenster erneut öffnen und bearbeiten. Das Abfragefenster des Menüpunkts Restzeit übernehmen wird in diesem Fall ebenfalls über die F8-Funktion gesteuert.

Hinweis für BMD Web

Die individuellen Einstellungen der Meldungen inkl. der Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" können in der NTCS sowie im BMD Web: LEA deaktiviert werden. Wird die Meldung in der NTCS unterdrückt, greift die Einstellung nicht auf das BMD Web. Damit die Meldung auch im BMD Web nicht mehr aufscheint, muss diese direkt im BMD Web unterdrückt werden.

Unterschiede im BMD Web:

Die F8-Funktion steht im BMD Web in der Leistungszeile als Drei-Punkte-Symbolzur Verfügung.
Im Vergleich erfolgt die Meldung bei den KI-Favoriten im BMD Web erst beim Speichervorgang der Leistung und nicht wie direkt im NTCS System spätestens beim Feldwechsel im Leistungsdatensatz.
Die Restzeit wird beim Einfügen von Leistungsvorlagen im BMD Web nicht übernommen.
In der Kombination von BMD Web: LEA und Vorlagen muss somit der Leistungsdatensatz in einem weiteren Schritt bearbeitet werden.

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5.6. Importmöglichkeiten bei Tagesabschluss und/oder Autorisierung

Der Import von Leistungen kann auf verschiedene Arten erfolgen. Am häufigsten findet der CSV-Import (Leistungen importieren) und danach der manuelle Import mit den weiteren Funktionen Zeitbuchungen importieren, Termine importieren oder Telefonprotokolle importieren statt.

Abhängig von den Parametereinstellungen bei Tagesabschluss und Autorisierung sowie den durchgeführten Tagesabschlüssen und/oder Autorisierungen der Leistungstage ergeben sich unterschiedliche Importmöglichkeiten:

An den betroffenen Tagen ist keine vollständige Autorisierung vorhanden und der Parameter Tagesabschluss hat die Ausprägung "Ohne Tagesabschluss".
Mit den oben genannten Funktionen werden alle Leistungen importiert.
Bei den Leistungstagen wurde bereits eine Autorisierung durchgeführt und der Parameter Tagesabschluss hat die Ausprägung "Ohne Tagesabschluss".
Mit dieser Variante werden ebenfalls alle Leistungen importiert, aber die betroffenen Tage bzw. Leistungen sind nur mehr teilweise autorisiert und müssen erneut abgeschlossen werden.
Der Parameter Tagesabschluss hat die Ausprägung "Tagesabschluss mit Zeit- u. Kostenleistungen" oder "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen".
Es ist kein Tagesabschluss durchgeführt worden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob eine Autorisierung vorhanden ist.
Mit den genannten Funktionen werden alle Leistungen importiert.
Der Parameter Tagesabschluss hat die Ausprägung "Tagesabschluss mit Zeit- u. Kostenleistungen" oder "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen".
Bei dieser Variante ist bereits ein Tagesabschluss vorhanden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob mit Autorisierung gearbeitet wird.
Die Funktionen Termine importieren und Telefonprotokolle importieren können durch den Tagesabschluss nicht ausgeführt werden.
Ein CSV-Import durch Leistungen importieren kann immer durchgeführt werden (siehe Import an bereits abgeschlossenen Tagen bezüglich bereits gesetzter Autorisierungen).
Die Funktion Zeitbuchungen importieren ist zusätzlich abhängig von der Parametereinstellung Buchungen sperren, wenn LEA gesperrt ist (siehe Hinweis zu Zeitbuchungen).

Hinweis zu Zeitbuchungen

Um allgemein eine Bearbeitung der Leistungen durch Zeitbuchungen zu verhindern, wenn bereits ein Tagesabschluss und/oder eine Autorisierung in der LEA durchgeführt worden ist, ist der CRM Parameter "Buchungen sperren, wenn LEA gesperrt" standardmäßig aktiviert. Dadurch können Zeitbuchungen nur an offenen Leistungstagen bearbeitet werden, damit eine Abweichung (vor allem in Bezug auf die Restzeit) vermieden wird.

In Ausnahmefällen kann dieser Parameter deaktiviert werden (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zeiterfassung → Buchungsprogramm → Buchungen sperren, wenn LEA gesperrt ist).

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