Personen zuordnen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS Hinweis
 | Der Zuordnungsdialog kann nur geöffnet werden, wenn der folgende Parameter aktiviert ist. Ansonsten steht im Feld "Kunde/Lieferant" nur die einfache Zuordnung (Funktionstaste F4) zur Verfügung. CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein
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In diesem Fenster ist es möglich, mehrere Personen zu einem Projekt zuzuordnen.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Verfügbare Personen
In der Liste im linken Bereich des Fensters werden Ihnen alle zuordenbaren Personen angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, Kunden, Lieferanten und Diverse Personen zuzuordnen. Klicken Sie dazu auf den jeweiligen Reiter. Unter dem Reiter "Kunden und Lieferanten" steht Ihnen zusätzlich eine Combobox zur Verfügung, mit der Sie die angezeigten Personen einschränken können.
Motive für die Zuordnung einer Diversen Person existieren vor allem in der Baubranche:
- Eine Baustelle hat eine abweichende Adresse zur Kundenadresse. Über eine Diverse Person kann mit entsprechendem Personenkennzeichen die Bauadresse am Projekt hinterlegt werden.
- Auf einem Bauprojekt soll auch die örtliche Bauaufsicht hinterlegt sein. In diesem Fall würde sich die Zuordnung der Bauaufsicht als Diverse Person anbieten.
Um eine Person zu einem Projekt zuzuordnen, verwenden Sie die Pfeile in der Mitte des Fensters:
Ordnet die selektierte Person einem Projekt zu.
Entfernt die Zuordnung der selektierten Person zum Projekt.
Ordnet alle angezeigten Personen einem Projekt zu. Durch entsprechende Filter können die Personen eingeschränkt werden.
Entfernt alle zugeordneten Personen eines Projekts. Die Hauptperson kann über dieses Fenster nicht entfernt werden. Um die Zuordnung einer Hauptperson zu löschen, entfernen Sie diese direkt aus dem Feld "Kunde/Lieferant" am Projektstamm.Hinweis
| Sie können in diesem Fenster Personen nur dann zuordnen, wenn das entsprechende Projekt beim Aufruf dieses Fensters im Bearbeiten-Modus (F6) geöffnet gewesen ist. Die Zuordnungsfunktionen sind ansonsten gesperrt! |
Zugeordnete Personen
In der Liste im rechten Bereich des Fensters werden Ihnen alle Personen angezeigt, die zum gewählten Projekt zugeordnet sind. Die Hauptperson entspricht jener Person, die direkt am Projektstamm im Feld "Kunde/Lieferant" über die F4-Funktion eingetragen worden ist und kann in diesem Fenster nicht geändert werden.
Hinweis
| Eine Diverse Person kann ausschließlich über das Fenster "Personen zuordnen" zu einem Projekt hinzugefügt werden (nicht über die F4-Funktion am Feld "Kunde/Lieferant" am Projektstamm). Beachten Sie daher, dass eine Diverse Person keine Hauptperson darstellen kann. |
Hintergrundinformationen
Personen können auch mehrfach zugeordnet werden, sofern jede vorherige Zuordnung der Person zu diesem Projekt über ein Personenkennzeichen verfügt. Eine Mehrfachzuordnung wird für die Verwendung von Projektadressen im Paket WWS benötigt. Dadurch kann eine Person z. B. gleichzeitig als Rechnungs- und als Lieferempfänger agieren. Das Personenkennzeichen wird dabei im Anschluss an die Zuordnung direkt im Zuordnungsdialog über das gleichnamige Feld eingestellt.
Hinweis
| Hat eine zugeordnete Person kein Personenkennzeichen hinterlegt, kann diese Person nur einmal zu einem Projekt zugeordnet werden! Existieren bereits mehrere Zuordnungen derselben Person und wird im Nachhinein auf einer Zuordnung das Personenkennzeichen wieder gelöscht, erfolgt diesbezüglich aber keine Prüfung mehr. Dieses Verhalten soll verhindern, dass durch Automatismen viele gleiche Zuordnungen entstehen. |
| Personenkennzeichen | Werden zu einem Projekt Personen zugeordnet (Projekt-Personen-Zuordnung), kann über dieses Feld anschließend bestimmt werden, welche Rolle die jeweilige Person im Projekt einnimmt. Die Kennzeichen „Rechnungsempfänger“, „zentraler Rechnungsempfänger“ und „Lieferempfänger“ können nur einmal je Projekt verwendet werden. Andere Personenkennzeichen sind beliebig oft verwendbar. Die oben genannten Personenkennzeichen können auch im Zuge der Kostentypen-Findung vom Projekt in die Kostenrechnung übergeben werden. Über die Feldzuordnung der Kostentypen-Findung kann im Feld „Quelle-Feld Bezeichnung“ auf die Personenkennzeichen zugegriffen werden. |
Hinweis
| Ist eine Person bereits einmal als Zuordnung vorhanden und wird später als Hauptperson eingetragen, wird die bestehende Zuordnung zur Hauptzuordnung. Ist eine Person bereits mehrfach mit unterschiedlichen Personenkennzeichen zugeordnet und diese Person wird später zur Hauptzuordnung, wird keine bestehende Zuordnung bearbeitet, sondern durch die Eingabe der Hauptperson nochmals eine zusätzliche Zuordnung angelegt. |
Zusätzlich steht in diesem Zusammenhang im Bereich "Zugeordnete Personen" das Feld Adresse zur Verfügung.
Hinterlegen Sie eine Adresse zur Projekt-Personen-Zuordnung. Dieses Feld wird für die Verwendung von Projektadressen im Paket WWS benötigt. Dieses Feld ist nur bearbeitbar, wenn auf der Projekt-Personen-Zuordnung das Personenkennzeichen "Rechnungsempfänger" oder "Lieferempfänger" eingestellt ist. Folglich stellt diese Adresse die Rechnungsadresse bzw. Lieferadresse dar. Details lesen Sie im Dokument Projekt-Personen-Zuordnung und dem Punkt Mehrfachzuordnungen von Personen. |
Die Zuordnung kann für Rechnungsempfänger und Lieferempfänger inklusive zugehöriger Adresse auch direkt am Projektstamm eingegeben werden. Verwenden Sie dazu die folgenden Felder:
| Rechnungsempfänger | Jene Person, die Sie in diesem Feld eingeben, wird automatisch im Fenster "Personen zuordnen" (F8 beim Feld Kunde/Lieferant) mit dem Personenkennzeichen "Rechnungsempfänger" zum Projekt zugeordnet. Details lesen Sie unter Personen zuordnen. |
| Rechnungsadresse | Jene Adresse, die Sie in diesem Feld auswählen, wird automatisch im Fenster "Personen zuordnen" (F8 beim Feld Kunde/Lieferant) bei der Zuordnung mit dem Personenkennzeichen "Rechnungsempfänger" als Adresse hinterlegt. |
| Lieferempfänger | Jene Person, die Sie in diesem Feld eingeben, wird automatisch im Fenster "Personen zuordnen" (F8 beim Feld Kunde/Lieferant) mit dem Personenkennzeichen "Lieferempfänger" zum Projekt zugeordnet. Details lesen Sie unter Personen zuordnen. |
| Lieferadresse | Jene Adresse, die Sie in diesem Feld auswählen, wird automatisch im Fenster "Personen zuordnen" (F8 beim Feld Kunde/Lieferant) bei der Zuordnung mit dem Personenkennzeichen "Lieferempfänger" als Adresse hinterlegt. |
Beachten Sie, dass sich diese Felder erst auswirken, nachdem Sie die Eingabe am Projektstamm gespeichert haben.
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