Updatebeilage CRM 2019
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS-Update 2018.21.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich des CRM.
Inhalt
CRM
Aufgaben
Links für BMD Web
Bei E-Mails, die im Zuge der Neuanlage von Aufgaben versendet werden, haben Sie jetzt die Möglichkeit, auch die Links zum Ansehen bzw. Ausführen der Aufgaben direkt im BMD Web einzufügen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Aufgaben.
Aufgaben.Workflowaufgabe: Delegieren
Beim Delegieren von Workflowaufgaben wird nun der Aufgaben Erledigen-Dialog fix mit der Comboboxeinstellung Delegieren geöffnet. Dadurch haben Sie jetzt die Möglichkeit beim Delegieren von Workflowaufgaben eine Notiz zu erfassen, sowie den Notizverlauf einzusehen, bevor Sie die Aufgabe delegieren.
Termine
Ressourcen freigeben
Mit der Funktion Ressource(n) freigeben unter Funktionen in der gelben Menüleiste im Terminkalender können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich ein Dialog, in diesem können Sie die nicht mehr benötigten Ressourcen auswählen, die freigegeben werden sollen bzw. Sie haben die Möglichkeit alle Ressourcen des Termins freizugeben.
Benachrichtigungseinstellungen
In der Terminen haben Sie jetzt die Möglichkeit, die E-Mail-Benachrichtigungen je Termin zu steuern bzw. kann jeder Terminteilnehmer bei verteilten Terminen für sich selbst persönliche Benachrichtigungseinstellungen definieren. Die grundsätzlichen Benachrichtigungseinstellungen je Termin können Sie über das Feld Benachrichtigung bei der Neuanlage bzw. beim Bearbeiten eines Termins definieren. Über die Funktion Terminbenachrichtigungs-Einstellungen unter Extras → Sonderfunktionen können Sie für sich selbst definieren, über welche Änderungen dieses Termins Sie eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten möchten und für welche nicht. In beiden Fällen öffnet sich das Fenster Termin-Benachrichtigungs-Einstellungen, in dem Sie diese Einstellungen vornehmen können.
Weitere Informationen zu diesen beiden Punkten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Terminkalender.
Terminkalender. Abwesenheitsmanager
Im Abwesenheitsmanager können Sie jetzt auch die Abwesenheiten anderer Mitarbeiter in deren Outlook übertragen. Damit das funktioniert, müssen Sie den Parameter Abwesenheit ins Outlook übertragen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 1 CRM → Allgemeine Einstellungen → 20 Abwesenheitsmanager auf "JA" stellen und korrekte Synchronisationszugangsdaten bei den Mitarbeitern in NTCS hinterlegen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager.
Eventmanager
Ersatzteilnehmer bei mehrtägigen Events
Bei einem Event mit mehreren Eventtagen, haben Sie jetzt die Möglichkeit Ersatzteilnehmer für einen bestimmten Eventtag zu definieren. Damit die dafür notwendigen Funktionen verfügbar sind, müssen Sie den Parameter Ersatzteilnehmer bei mehrtägigen Events erlauben unter "Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 19 Eventmanager → Allgemeine Einstellungen → 6 Teilnehmer" auf "Ja" setzen.
Teilnehmer vergleichen
Im Eventmanager haben Sie die Möglichkeit die Teilnehmer von mehreren Events zu vergleichen. So können Sie schnell herausfinden, welche Teilnehmer bei ausgewählten Folge-Events noch nicht angemeldet sind, aber beim vorherigen Event angemeldet waren. Um diesen Vergleich herzustellen, können Sie das Fenster Teilnehmer vergleichen unter Teilnehmer in der gelben Menüleiste direkt im Eventmanager starten.
Weitere Informationen zu diesen beiden Punkten erhalten Sie in der Dokumentation zum 
Eventmanager.
Eventmanager.Workflow
Mitarbeiterermittlung
Bei der Mitarbeiterermittlung auf der Aufgabenaktion haben Sie die Möglichkeit den zuständigen Sachbearbeiter der Aufgabe aus der Instanzinfo zu ermitteln. Dazu stellen Sie beim Feld Mitarbeiterermittlung die Combobox auf die Ausprägung Instanzinfo, eine weitere Einstellung zur Mitarbeiterermittlung ist bei der Ausprägung nicht notwendig.
Je nach Workflowart, werden folgende Mitarbeiter in die Workflowinstanzinfo übergeben und in weiterer Folge als Sachbearbeiter für die Workflowaufgabe ermittelt
Für folgende Workflowarten kann diese Art der Mitarbeiterermittlung aktuell verwendet werden:
- Termingenehmigungsworkflow: Jener Mitarbeiter, für den der Termin angelegt wurde.
- Fristenworkflow: Der Sachbearbeiter der Frist.
- DMS-Workflow: Der Sachbearbeiter des Dokuments.
- PI-Anmelde/Abmeldeworkflow: Der Ersteller des Workflows.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Workflow - Aufgabenaktion.
Workflow - Aufgabenaktion.Funktionen
Im Workflow wurden neue Spezial- bzw. Hintergrundfunktionen hinzugefügt bzw. bestehende erweitert. Die neuen Funktionen werden nachfolgend kurz beschrieben, eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie in der Hilfe zu den Workflow - Funktionen.
Spezialfunktion "Telefonat"
Über diese Spezialfunktion kann beim Ausführen der Aufgabe das Telefonprotokoll gestartet werden. In das Telefonprotokoll werden die Person, Kontaktperson, der Betreff und das Projekt übergeben, wenn diese auf der Workflowaufgabe hinterlegt sind.
Spezial- und Hintergrundfunktion "Poststück versandfertig"
Über diese Spezialfunktionen kann beim Ausführen der Aufgabe ein versandfertiges Poststück erstellt werden. Wenn Sie die gleichnamige Hintergrundfunktion verwenden, wird das Poststück automatisch beim Erreichen dieses Workflowschrittes angelegt.
Spezialfunktion "Poststück versenden"
Wenn Sie eine Aufgabe mit dieser Spezialfunktion ausführen, wird das in diesem Workflowablauf angelegte versandfertiges Poststück in einen Postausgang umgewandelt.
Hintergrundfunktion "Postausgang erstellen"
Beim Erreichen dieser Hintergrundfunktion im Workflow wird ein Postausgang erstellt.
Kanzlei
Fristen
Fristen können nun, wie Aufgaben und Termine, aus der Fristen- und Firmenbuchverwaltung in die LEA verbucht werden. Nach dem Verbuchen besteht die Möglichkeit die Frist auch direkt zu erledigen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Fristen.
Fristen.Quotenverwaltung
In der Quotenverwaltung können Sie sich jetzt im Bereich der zugeordneten Steuererklärungen auch das Feld "Zinsfrei bis" aus dem E-Governmentdetail einblenden.
DMS
Dokumente versenden
Der Versand von bereits archivierten Dokumenten mit Passwort wurde erweitert. Jetzt gibt es die Möglichkeit das Passwort direkt vor dem Versand in einem eigenen Dialog festzulegen. Dazu können Sie den Parameter "Passwortabfrage" auf "JA" stellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 3 Dokument versenden.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation 
Dokument versenden aus DMS.
Dokument versenden aus DMS.Dokumente löschen
In den gelöschten Dokumenten am Reiter Gelöschte Dokumente haben Sie jetzt über die Funktion "Endgültig löschen" die Möglichkeit in der Abfragemeldung zu entscheiden, ob Sie das Dokument wirklich endgültig löschen möchten. Das heißt, es wird der Dokumentendatensatz sofort gelöscht inklusive des physischen Dokuments im Speicherverzeichnis.
Sollten Sie das Dokument bereits endgültig gelöscht haben und der Dokumentendatensatz befindet sich schon am Reiter Endgültig gelöschte Dokumente, gibt es auch hier eine Möglichkeit die Dokumentensicherung aus dem DELETED-Ordner zu entfernen. Markieren Sie das gewünschte Dokument in dieser Liste und klicken Sie auf die Funktion "Dokumentensicherung entfernen".
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Gelöschte Dokumente.
Gelöschte Dokumente.Standardbrief
E-Mail-Adressarten
Im Standardbrief haben Sie nun die Möglichkeit, anhand der E-Mail-Adressart zu steuern, an welche E-Mail-Adresse einer Kontaktperson bzw. einer Person der Versand von Standardbriefen erfolgen soll. Über die Schaltfläche 
können Sie die E-Mail-Adressart festlegen, unter der die E-Mail-Adresse für den Versand ermittelt werden soll. Die eingestellte E-Mail-Adressart ist immer rechts in der Schaltfläche neben der Bezeichnung E-Mail-Adressart: ersichtlich.
können Sie die E-Mail-Adressart festlegen, unter der die E-Mail-Adresse für den Versand ermittelt werden soll. Die eingestellte E-Mail-Adressart ist immer rechts in der Schaltfläche neben der Bezeichnung E-Mail-Adressart: ersichtlich. Kundenpasswort
Im Standardbrief bei den Comboboxausprägungen Alle Personen, Kunden/Interessenten und Lieferanten/Mögl. Lieferanten können Sie in den Briefvorlagen das Feld Passwort für Lesen/Öffnen einfügen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das definierte "Passwort für Lesen/Öffnen" aus den Stammdaten an Ihre Kunden bzw. Lieferanten als Information zu versenden.
Weitere Informationen zu diesen beiden Punkten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
Standardbrief.
Standardbrief.BMD Scan
Abschaltbare Bildoptimierung
Wird ein Dokumentenscanner mit Bildoptimierung (OCR-Bildverbesserung) verwendet, kann es mitunter kontraproduktiv in BMD Scan werden, falls hier beim Anwenden der OCR-Funktion noch einmal eine Bildverbesserung gemacht wird.
Über den Parameter "Bildvorverarbeitung durchführen" lässt sich die BMD Scan eigene Bildverbesserung deaktivieren. Diesen Parameter finden Sie unter Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → 11 BMDNxtScan → Allgemeine Einstellungen → 7 OCR-Erkennung → Bildvorverarbeitung durchführen:
Ampel-Prüfung zwischen UID Nummer oder IBAN
Im BMD Scan wird jetzt bei der OCR-Ampel geprüft, ob die UIDNr oder IBAN vorhanden ist und schaltet die Ampel auf Grün, wenn einer der Werte erfolgreich erkannt wurde:
OCR Unterstützung für Währungen
Die OCR-Erkennung kann nun auch Währungszeichen finden und in die Metadaten übernehmen. Mit dieser Unterstützung wird versucht, die richtige Währung im OCR-Ablauf zu übernehmen.
QR-Code mit fehlenden Inhalten durch OCR-Erkennung ergänzt
Wird am Dokument ein QR-Code mit fehlenden Inhalten gefunden (z. B. ein RKSV-Code ohne UID-Nummer), dann wird anschließend automatisch eine OCR-Erkennung durchgeführt und versucht den fehlenden Wert zu finden und zu ergänzen:
Weitere Informationen zu diesen Punkten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster 
BMD Scan.
BMD Scan.BMD Com²·º - CRM-Funktionen
Automatische Dokumentenfreigabe mit E-Mail-Information
Auf der Dokumentenkategorie kann die automatische Freigabe für BMD Com nun auch inklusive E-Mail-Information erfolgen.
Dazu steht auf der Dokumentenkategorie im Feld Freigabe Kunde Vorschlag die neue Ausprägung Aktiv - mit E-Mail-Info zur Verfügung.
Folgende Merkmale gelten für diesen E-Mail-Versand:
- Die Information kann derzeit nur an einen BMD Com-Benutzer je Kunde versendet werden.
- Zum betreffenden Zeitpunkt nicht gültige Benutzer (gesperrt, gültig ab/bis) erhalten keine Information.
- Die Information erhalten nur Benutzer, die über eine passive/aktive Lizenz verfügen, denn nur diese können die Dokumente in BMD Com auch ansehen.
- Es werden die bisherigen Einstellungen für die E-Mailinformation bei Dokumentenfreigabe herangezogen (z. B. eine bereits konfigurierte und hinterlegte HTML-Vorlage).
Databox: Dokumentenupload mittels Drag & Drop möglich
Um diese neue Variante zu ermöglichen, wurde der Upload neu gestaltet. Diese Uploadsystematik bildet die Basis für künftige Erweiterungen im Hinblick auf die Ausweitung paketbezogener Uploadvarianten.
In der (Belegablage) Databox wurden unter "Dateien hochladen" die Typen "Papierlos Buchen" und "Vorerfassung" zum Punkt "FIBU" zusammengefasst.
Die Uploads für Databox und Buchungsimportdatei funktionieren, wie bisher.
Details finden Sie unter BMD Com²·º - CRM - Funktionen im Kapitel "(Belegablage) Databox".
Mandantenvorerfassung
Mittels der Mandantenvorerfassung kann Sie Ihr Mandant über Änderungen seiner Stammdaten und Kontaktpersonen informieren.
Die vom BMD Com-Benutzer eingegebenen Änderungen haben ausschließlich Vorerfassungs-Charakter.
Ein zuständiger Kanzleimitarbeiter entscheidet endgültig, welche davon nach NTCS übernommen werden.
Der BMD Com-Benutzer muss über eine aktive Benutzerlizenz verfügen.
Details finden Sie unter BMD Com²·º - CRM - Funktionen im Kapitel "Mandantenvorerfassung".
Neue Möglichkeiten bei der Oberflächengestaltung
Um einen schnelleren Einstieg in die gewünschte Funktion zu ermöglichen, können Sie die Paketgruppierung jetzt über den Parameter "Ansicht Menü" deaktivieren und gleich alle lizenzierten bzw. berechtigten Funktionen am Startbildschirm anzeigen. Diesen Parameter finden Sie unter Tools/Überblick über alle Tools-Parameter/BMD COM/Allgemeine Einstellungen/Oberfläche. Wenn Sie hier die Ausprägung 2 - Nur Funktionen anzeigen wählen, dann werden gleich nach der Anmeldung die Funktionen aller Pakete angezeigt, wie in der Abbildung unterhalb ersichtlich.
Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich um eine überschaubare Anzahl an Funktionen handelt, die Sie in BMD Com nutzen.
Ebenso haben Sie in derselben Parametergruppe die Möglichkeit, vermehrten Einfluss auf die Farbgestaltung in der Oberfläche zu nehmen.
Details finden Sie unter BMD Com - Allgemeine Einstellungen im Kapitel "Corporate Design".